6 dicas rápidas para escrever e-mails que realmente fazem as coisas acontecerem

Quantos e-mails você envia por dia? Com mais de 200 bilhões de e-mails sendo enviados todos os dias, há uma boa chance de pelo menos alguns deles virem de você. Mas se você não estiver estruturando seus e-mails corretamente, pode estar dificultando a sua vida e a do destinatário.

Esteja você solicitando suporte ao cliente, planejando uma festa ou enviando um e-mail de trabalho, as dicas a seguir ajudarão você a criar e-mails eficientes e eficazes que realmente fazem as coisas.

Escreva uma linha de assunto descritiva, porém concisa

Os profissionais de marketing por e-mail sabem disso há muito tempo.

A linha de assunto de um e-mail é tão importante quanto o texto dentro dele. Por que isso? Porque se você não conseguir fazer com que o destinatário abra seu e-mail, nenhuma das palavras no corpo do e-mail importa.

Para escrever uma ótima linha de assunto, mantenha-a o mais breve e descritiva possível. Pense em uma manchete de jornal: é curta, chama a atenção e diz exatamente o que esperar do artigo. Isso é tudo que seu assunto precisa ser. Evite a vaga “Pergunta Rápida” e similares. Se sua pergunta for tão rápida, é só perguntar no assunto!

Você pode até roubar um pouco mais de conhecimento dos profissionais de marketing por e-mail aqui. Milhares de e-mails enviados mostram que 65 caracteres é o ponto ideal para linhas de assunto que fazem seus e-mails serem lidos.

Mantenha sua mensagem o mais curta possível

Guy Kawasaki é um guru do marketing que merece parte do crédito pelo sucesso de um produto pouco conhecido chamado Apple Macintosh. Ele é um autor famoso e um comerciante respeitado globalmente. Como você pode imaginar, ele é um homem que recebe muitos e-mails. E todos esses e-mails levaram Guy a divulgar esta regra sobre e-mails:

Os e-mails devem ter cerca de cinco frases. Em suas próprias palavras, “Menos de cinco frases é muitas vezes abrupto e rude, mais de cinco frases é perda de tempo”.

Embora nem todo e-mail possa ser escrito em cinco frases, é uma boa regra ajudar a manter seus e-mails o mais breves possível. A maioria dos emails precisa incluir apenas cinco detalhes básicos:

• Quem é você
• O que você quer
• Por que você está perguntando ao destinatário
• Por que eles deveriam fazer o que você está pedindo
• Qual é o próximo passo

Divida seu texto para torná-lo digitalizável

Se o seu destinatário estiver olhando para uma caixa de entrada de backup, a última coisa que eles vão querer ver é uma enorme parede de texto em seu e-mail. Mesmo se você ficar perto da regra de cinco frases, ainda é possível criar uma parede de texto se você não for cuidadoso.

Em vez de um parágrafo longo, divida seu e-mail em partes facilmente digitalizáveis. Tente usar listas com marcadores em vez de listas de frases sempre que possível e mantenha seus parágrafos com apenas algumas frases ou linhas.

A escaneabilidade tornou-se ainda mais importante agora que a maioria dos e-mails é lida em telefones ou tablets.

Inclua um call to action claro

Se você deseja obter uma resposta ao seu e-mail, ajuda dizer aos destinatários o que fazer. Se você precisar que eles respondam, diga a eles exatamente quais informações você precisa e quantas perguntas separadas precisam ser respondidas. Se você precisar que eles cliquem em um link e preencham um formulário, seja igualmente claro sobre isso.

Novamente, os profissionais de marketing sabem há muito tempo sobre a importância de instruções claras. Você pode escrever o melhor e-mail do mundo, mas se você não disser claramente aos destinatários o que você precisa que eles façam, é muito fácil para eles empurrar seu e-mail para o lado.

Revise seu e-mail para erros ortográficos e gramaticais

Os erros ortográficos e gramaticais não apenas dificultam a compreensão de seus e-mails, mas também diminuem sua credibilidade aos olhos de seus destinatários, conforme demonstrado em um estudo da Clemson University. O estudo constatou que autores de conteúdo com erros de ortografia foram percebidos como menos confiáveis ​​e precisos do que autores com ortografia e gramática corretas.

Não fique feliz quando se trata de clicar no botão Enviar. Você pode evitar prejudicar sua credibilidade revisando minuciosamente todos os e-mails. E para e-mails especialmente importantes, você pode até ler o e-mail em voz alta para garantir que seus olhos não pulem nenhum erro.

Verifique se há links incorretos ou anexos ausentes

Se você estiver incluindo links ou anexos essenciais, verifique-os sempre. Ao copiar e colar vários links, é fácil duplicar acidentalmente um hiperlink ou clicar incorretamente em um botão. E anexos ausentes são um problema tão comum que o Gmail até criou um aviso automático para eles.

Não importa para quem você está enviando um e-mail, incorpore essas dicas em seu próximo e-mail. Além de seu e-mail ser mais eficaz, seus destinatários agradecerão por economizar tempo!

Colin Newcomer é um escritor freelancer com experiência em SEO e marketing de afiliados. Ele ajuda os clientes a aumentar sua visibilidade na web escrevendo principalmente sobre marketing digital, WordPress e tópicos B2B.