Escreva qualquer e-mail rapidamente com estas 3 etapas fáceis

Se você é lento para escrever e-mails, não se preocupe. Com base nos vários tópicos nas mídias sociais, você não está sozinho – milhares de pessoas estão se perguntando como escrever e-mails mais rápido todos os dias. Uma olhada nas conversas que ocorrem nos canais deixa claro que muitos de nós estão preocupados com o que as pessoas ao seu redor pensam sobre os e-mails serem uma tarefa tão tediosa. Sem mencionar o esgotamento mental que causa para si mesmos. A boa notícia é que qualquer pessoa pode aprender a escrever e-mails mais rapidamente. E é disso que trata o post do blog que você está lendo agora. ‍

Em seguida, vamos mergulhar nos motivos pelos quais os e-mails demoram tanto para serem escritos, apresentar um processo fácil de 3 etapas para escrever qualquer e-mail mais rapidamente com a ajuda da IA ​​e encerrar com dicas sobre como escrever e-mails rapidamente a partir de hoje.

Por que o e-mail demora tanto para escrever?

Vamos tirar isso aí. As pessoas escrevem em velocidades diferentes, e não há nada para se envergonhar disso. Se você quiser testar se é lento na digitação, mas as razões pelas quais os e-mails demoram tanto para escrever para muitos de nós são muito mais multifacetadas.

Deixando de lado condições como dislexia e TDAH, uma das razões mais comuns pelas quais as pessoas são lentas em escrever e-mails é nossa tendência a pensar demais nelas. Por trás desse problema comum está o medo de ser mal interpretado. Muitas vezes, é impulsionado pela falta de poder utilizar dicas como linguagem corporal, gestos com as mãos, ritmo e tom da fala e expressões faciais que nos ajudam a transmitir a mensagem como pretendíamos ao nos comunicarmos pessoalmente.

Outro motivo típico é a tendência de escrever e-mails muito longos. Pode estar relacionado ao problema mencionado anteriormente, a capacidade de escrever de forma concisa ou simplesmente tentar comunicar algo por e-mail que seria melhor transmitido em uma reunião ou por meio de um telefonema.

Lidar com ortografia e gramática pode ser difícil para quem precisa se comunicar por e-mail em seu idioma não nativo, especialmente no trabalho. Mesmo que sua eficiência na linguagem de negócios da sua empresa seja em um nível profissional, você pode se encontrar pesquisando palavras ou frases específicas, obcecado por vírgulas ou ponderando sobre a etiqueta de e-mail adequada.

Para manter esta parte do artigo curta o suficiente, nem vamos começar com as pragas do trabalho moderno chamado multitarefa e alternância de conteúdo.

No entanto, ainda precisamos abordar o fato de que às vezes é simplesmente difícil colocar seus pensamentos no papel. Mesmo que suas ideias fiquem claras como um dia dentro de sua cabeça, elas não se traduzem bem no texto. Quando você está olhando para uma tela vazia com um cursor piscando, esse fenômeno, também conhecido como síndrome da tela em branco, pode tirar o melhor de qualquer um de nós. Especialmente quando você precisa escrever um e-mail importante.

Não importa por que você se considere lento para escrever e-mails, não tenha medo, a ajuda está próxima. Continue lendo e podemos garantir que você os escreverá mais rapidamente em pouco tempo.

Como escrever e-mails mais rápido com 3 etapas fáceis

O processo de 3 etapas a seguir e os exemplos que o acompanham apresentarão a você uma maneira de escrever e-mails rapidamente. Até nos atrevemos a afirmar que não é apenas rápido, mas a maneira mais rápida de se comunicar por e-mail. Você será o juiz.

1. Escreva pontos curtos

Para começar, escreva algumas frases sobre as partes essenciais em que seu e-mail deve consistir. Não se preocupe muito com o fraseado ou a gramática, mas tente anotar os pensamentos à medida que eles surgem naturalmente na sua cabeça. Depois disso, você está pronto para o próximo passo.

2. Decida o tipo de e-mail que deseja escrever

Agora que você sabe o que quer dizer, é hora de considerar que tipo de e-mail você está prestes a enviar. Quem é o destinatário e o que você está tentando alcançar com o e-mail? Talvez você esteja entrando em contato com clientes em potencial, perguntando sobre o status de um projeto de um de seus fornecedores ou lembrando seu gerente sobre um prazo que está se aproximando.

Na galeria de modelos do Flowrite, você pode encontrar modelos prontos para os e-mails mais comuns que as pessoas escrevem diariamente. Além disso, você pode criar seus modelos personalizados para o tipo de e-mail que você envia com mais frequência ou para os que você gasta muito tempo.

3. Veja o e-mail escrever sozinho

Esta é a parte onde a mágica acontece. Depois de selecionar o modelo certo, você pode sentar e relaxar enquanto Flowrite escreve um e-mail completo com base em seus marcadores. Se você não estiver satisfeito com o resultado, poderá gerar uma nova versão com o clique de um botão. Se algo ainda estiver desativado, basta fazer as alterações manualmente e você estará pronto para enviar.

Tudo isso é possível graças ao nosso uso do mais recente avanço em inteligência artificial, e há muito mais para ajudá-lo a parar de se esforçar para escrever e-mails. Você fica obcecado com a forma como o receptor pode perceber certas escolhas de palavras ou frases? Você pode selecionar o tom que Flowrite escreve o e-mail para você. Preocupado com erros de ortografia e gramática? Nossa ferramenta é fluente em inglês. Síndrome da tela em branco? Esqueça os marcadores, selecione o modelo certo e o Flowrite gerará um e-mail de exemplo para você. ‍

5 dicas para escrever e-mails rapidamente

"E se o Flowrite não se encaixar no meu fluxo de trabalho", você diz? Bem, obviamente desafiamos você a experimentá-lo, mas aqui estão algumas dicas acionáveis ​​que você pode implementar para escrever e-mails rapidamente sem qualquer ajuda extra de assistentes de e-mail de IA ou qualquer tecnologia.

Siga a estrutura de e-mail padrão

Para agilizar sua escrita, é fundamental seguir a estrutura convencional dos e-mails. Isso tornará sua escrita mais rápida e ajudará o destinatário a ler sua mensagem mais rapidamente.

Caso você não esteja familiarizado com o formato clássico de e-mail, aqui está o 101:

• Uma linha de assunto
• Saudações
• Conteúdo – não mais que três parágrafos
• Fechamento
• Assinatura
  

Você deve separar essas partes com quebras de parágrafo para tornar seu e-mail fácil de digerir. A maneira de melhorar ainda mais a velocidade da escrita é iniciar cada parágrafo de conteúdo com a coisa mais importante. Uma vez que essa maneira de escrever e-mails vem naturalmente, você pode passar dos pensamentos à entrega muito mais rápido.

Escreva do jeito que você fala

Seja escrito ou falado, o propósito da linguagem é comunicar pensamentos, ideias e sentimentos. No entanto, ao se comunicar por e-mail, especialmente em uma capacidade profissional, as coisas geralmente ficam mais complicadas do que deveriam, tornando-nos mais lentos.

Tendemos a usar uma estrutura de frases mais complexa ao escrever do que ao falar. Dependendo do público, também podemos usar contrações para tornar os e-mails muito mais formais do que o normalmente necessário. Sem falar no uso de vocabulário e jargões mais formais. Você entendeu, então eu nem vou começar a falar sobre os intermináveis ​​pontos de apoio com detalhes e explicações dos processos de pensamento de uma pessoa.

Injetar um pouco de estilo de fala em seus e-mails os torna mais conversacionais, envolventes e, acima de tudo, mais curtos, o que significa que você os escreverá mais rapidamente.

Escreva primeiro, depois edite

Quando você tenta aperfeiçoar cada palavra e estrutura de sentença que escreve, inevitavelmente reescreve à medida que avança. Escusado será dizer que esta é uma maneira lenta de escrever qualquer coisa – muito menos e-mails. Basta levar suas ideias para a tela e, quando terminar. Percorra o texto uma vez para editar erros de digitação e formatação. Após essa limpeza, você deve estar pronto para enviar, mas se a intuição disser isso, você ainda pode revisar o e-mail uma vez – mesmo em voz alta.

Coloque-se no relógio

Defina um temporizador. Todos nós temos um em nossos telefones, então não há desculpas. Dê a si mesmo cinco minutos e, quando o alarme tocar, você estará pronto. Não importa onde você parou, é hora de encerrar. No final do e-mail, você pode até declarar que ficará feliz em elaborar mais, se necessário. Isso força você a pensar, digitar e chegar ao ponto mais rapidamente. Se o limite de 5 minutos estiver fora de seu alcance, encontre outra meta aspiracional pela qual lutar – é tudo uma questão de melhoria, não de perfeição.

Conte as palavras

Como já estabelecemos, a quantidade de tempo que leva para escrever um e-mail nem sempre se correlaciona com o número de palavras que você acaba escrevendo. Algumas frases podem demorar desnecessariamente para serem escritas se você estiver preocupado com a forma como sua mensagem será percebida. No entanto, se seus e-mails forem muito longos, vale a pena começar a usar um contador de palavras para quebrar o hábito. Alguns clientes de e-mail têm isso embutido e, para outros, há toneladas de extensões de navegador disponíveis. Defina um limite e tente cumpri-lo. Precisa de uma referência? Bem, isto depende. Mas com base na análise de mais de 40 milhões de e-mails, o tamanho certo para um e-mail de vendas é de 50 a 200 palavras. Trabalhe seu caminho para isso.

Esta postagem do blog ajudou você a escrever e-mails mais rapidamente? Caso não, você pode encontrar muitos outros posts sobre o assunto em nosso blog. Cobrimos tudo, desde hacks de produtividade até dicas de escrita e ferramentas que ajudarão você a parar de lutar com a escrita.