Como escrever um memorando em 8 etapas

Quer você tenha feito uma mudança na política interna que precisa compartilhar ou esteja liderando um projeto que os investidores precisam conhecer, um memorando é a melhor maneira de comunicar informações valiosas dentro de sua organização. Os memorandos são uma boa forma de divulgar essas informações aos seus colegas, inquilinos, voluntários ou outros membros internos da organização.

Quando você deve enviar um memorando? Como você escreve um memorando? Responderemos a essas perguntas e forneceremos um guia passo a passo para criar um memorando, além de compartilhar muitos exemplos de memorandos.

Índice

O que é um memorando?

Qual é o propósito de um memorando?

Escreva um memorando em 8 etapas

Como um memorando é diferente de . . .

Exemplos de memorandos

Perguntas frequentes sobre memorandos

O que é um memorando?

Um memorando, abreviação dememorando, é uma forma de informar um grupo de pessoas sobre um problema, solução ou evento específico. Um memorando deve ser breve, direto e fácil de ler. Informa os destinatários e fornece um plano de ação com os próximos passos específicos.

Você pode enviar um memorando como carta impressa, fax ou PDF anexado a um e-mail. Embora o uso generalizado de e-mail tenha substituído essencialmente os memorandos em muitas circunstâncias, os memorandos ainda são úteis para algumas mensagens importantes.

Qual é o propósito de um memorando?

Os memorandos são elaborados para comunicações internas oficiais de uma empresa ou organização. Freqüentemente, são enviados para uma organização inteira , mas também são úteis para informar um único departamento, equipe ou grupo menor de pessoas. Os memorandos dispersam as informações necessárias usando um formato simples e fácil de seguir.

Quando escrever um memorando

Você deve escrever um memorando quando precisar retransmitir itens comerciais oficiais com eficiência. O objetivo do seu memorando deve ser informar, chamar a atenção para um problema ou responder a uma pergunta. Os seguintes propósitos são adequados para um memorando:

• transmitir mudanças internas
• divulgar notícias
• compartilhar um próximo evento
• atualizar as diretrizes de segurança pública
• aumentar a conscientização sobre um problema
• resolver um problema
• faça um pedido
• compartilhar atualizações do projeto

Como formatar um memorando

Se você estiver enviando um memorando por e-mail, ele deverá ser formatado como PDF. Isso mantém o estilo que você aplicou ao documento. Tradicionalmente, os memorandos usam fonte de doze pontos para o corpo e fonte de quatorze a dezesseis pontos para os títulos. Mantenha a fonte e o design simples.

Um memorando deve incluir o seguinte.

• Cabeçalho
  • Para
  • De
  • Data
  • Assunto
• Declaração de abertura
• Contexto
• Call to action e declaração de tarefa
• Discussão
• Fechando

Você também tem a opção de incluir anexos para apoiar a mensagem que está transmitindo em seu memorando. Se o seu memorando tiver mais de uma página, você deverá ter um resumo para encerrar seus pontos.

Escreva um memorando em 8 etapas

Os memorandos devem ser sempre profissionais e educados – independentemente do tópico que você está apresentando. Mantenha o foco nos fatos e nos planos de ação. Você não deve usar emoji em memorandos comerciais . Seja breve, direto e claro e inclua apenas as informações necessárias.

1 título

O cabeçalho lista quem está recebendo o memorando, quem está enviando o memorando, a data em que o memorando foi escrito e o assunto do memorando. Você pode ver como formatar esta seção abaixo.

Para:[Nomes completos e cargos ou departamento dos destinatários]

De:[Seu nome completo e cargo]

Data:[data de hoje]

Assunto:[Sobre o que trata o memorando]

Como você se dirigiu aos destinatários do título, não há necessidade de incluir uma saudação.

2 Declaração de abertura

Esta seção pode ter entre uma e três frases. A declaração de abertura é onde você declara brevemente o propósito do seu memorando. Inclua apenas um resumo das informações mais importantes nesta seção. Mais tarde você poderá entrar em detalhes.

Experimente começar com “Estou escrevendo para informá-lo. . .”

3 Contexto

Em três a dez frases, forneça contexto. Contexto é onde você permite que as pessoas saibam sobre o que você está escrevendo, por que está escrevendo e qualquer outra informação crítica.

Esta seção pode incluir o seguinte:

• evidências de apoio
• por que sua organização tomou a decisão que você está discutindo no memorando
• informações básicas
• uma declaração de problema
• como você encontrou o problema
• momentos ou datas importantes
• outros pontos-chave

4 Call to action e declaração de tarefa

Esta seção pode ter duas a três frases ou uma lista com marcadores. É aqui que você descreve as próximas etapas para seus destinatários. Escreva sobre o que o destinatário deve fazer depois de ler o memorando ou como você planeja resolver o problema descrito.

Tente escrever: “Por favor, [tarefa que você gostaria de concluir] até [data de vencimento]” ou “Agradeço sua cooperação neste assunto”.

5 Discussão

O objetivo desta parte é persuadir os destinatários a seguir as ações recomendadas. Exponha todos os detalhes que sustentam suas ideias, começando pelas informações mais críticas. Forneça fatos, ideias e pesquisas específicas de apoio que respaldem seu memorando, organizando as informações da mais forte para a mais fraca.

6 Fechamento

A seção de encerramento é uma oportunidade para encerrar seu memorando com uma nota cortês. Recomendamos que você compartilhe aqui também o que deseja que seus destinatários realizem ações mais uma vez. Geralmente, os memorandos não incluem uma despedida. Mas se você quiser ter um, seja breve.

7 adições opcionais

Você pode incluir um resumo ou anexos em seu memorando, se necessário. Você deve incluir um resumo se o seu memorando tiver mais de uma página. Os resumos ajudam os destinatários a digerir mais facilmente as informações que você compartilhou.

Você pode colocar o resumo logo antes de sua declaração final. Um resumo pode listar recomendações importantes, um resumo de informações importantes, referências, métodos ou recursos que você usou. Se as informações em seu memorando precisarem de mais esclarecimentos, você poderá colocá-las nesta seção. Os resumos podem ter algumas frases ou uma lista com marcadores de informações importantes.

Suas informações suplementares devem incluir qualquer documentação que você queira compartilhar, como gráficos, listas, tabelas ou fotos. Se você optar por incluir anexos, inclua uma nota sobre o que você anexou abaixo do encerramento.

Se você estiver enviando seu memorando por e-mail, esses anexos adicionais poderão ser adicionados ao seu e-mail. Se você enviar seu memorando por carta ou fax, inclua-os após a última página do documento do memorando.

Consulte seus anexos como: “Anexado: [nome do anexo], [data de criação]”.

8 Revisar

Agora que você escreveu seu memorando, é hora de revisá-lo! Siga as etapas abaixo para garantir que seu memorando seja o mais claro e conciso possível. Lembre-se: quanto mais curto, melhor.

• Corte qualquer material desnecessário.
• Esclareça seus pontos principais.
• Revise erros de ortografia, gramática e pontuação.
• Verifique seus fatos e recursos.
• Obtenha feedback de um colega antes de enviar.

Como um memorando é diferente de . . .

Um memorando é uma comunicação concisa, mas informal dentro de uma organização para divulgar uma mensagem oficial. Mas como isso difere de um e-mail, uma carta, uma circular ou uma ata? Vamos esclarecer as definições desses documentos comerciais padrão.

Qual a diferença entre um memorando e um e-mail?

Os memorandos costumam ter um tom e uma linguagem mais formais do que os e-mails, que são mais eficazes quando são curtos e diretos . No futuro, a empresa poderá utilizar o seu memorando como um documento oficial que será impresso, divulgado em papel ou distribuído profissionalmente para um grande grupo de pessoas em formato legível.

Qual a diferença entre um memorando e uma carta?

Normalmente, as cartas são endereçadas a indivíduos fora da organização. Destinam-se a mensagens externas mais longas comunicando um tópico específico. Estes podem ter um tom informal ou formal.

Qual a diferença entre um memorando e um comunicado de imprensa?

Os memorandos são geralmente usados ​​para comunicações internas, enquanto os comunicados de imprensa são destinados a comunicações externas. Um comunicado de imprensa é normalmente um documento mais longo e detalhado do que um memorando.

Qual a diferença entre um memorando e uma circular?

Circulares são para distribuição em massa. Por outro lado, os memorandos são para um grupo seleto de pessoas. As circulares normalmente têm vários tópicos e frases de chamariz. Os memorandos devem abordar apenas um assunto, de forma breve.

Qual a diferença entre um memorando e minutos?

As atas de reunião são documentos oficiais que contêm as notas de uma reunião. Embora um memorando possa referir-se a atas em seus anexos suplementares, você não deve usar um memorando como formato para atas de reunião ou vice-versa.

Exemplos de memorandos

Pode ser um desafio começar a escrever sem um exemplo de memorando. Aqui estão dois exemplos dos formatos de memorando mais comumente usados.

Exemplo 1: Mudanças internas

Quando uma organização faz alterações políticas, processuais ou de pessoal de alto nível, um memorando interno de mudança deve ser escrito. O departamento de RH pode enviar este e-mail ou pode vir da equipe de liderança ou de outro departamento.

Para: Todos os funcionários

De: Kelly Source, Gerente de Recursos Humanos

Data: 20 de julho de 2022

Assunto: Mudanças no sistema de folga remunerada

Estou escrevendo para informá-lo sobre as recentes alterações em nosso sistema de tomada de força. Estamos mudando de plataforma para PalmLeaf HR. Este sistema entrará em vigor em 1º de outubro de 2022.

Ao mudar para o PalmLeaf HR, nossa empresa está tentando simplificar o envio de suas solicitações de PTO. Você pode encontrar tutoriais para navegar nesta plataforma fácil de usar anexados a este memorando.

Você receberá um e-mail de integração diretamente do PalmLeaf HR esta semana. Certifique-se de configurar sua conta até 30 de setembro de 2022.

Se você estiver tendo problemas para configurar sua conta, envie-nos um e-mail com quaisquer dúvidas para [email protected].

Obrigado pela sua cooperação durante esta transição. Esperamos que isso facilite o gerenciamento do seu PTO.

Em anexo: Guia PalmLeafHR, janeiro de 2022

Exemplo 2: memorando comercial geral

Um formato geral de memorando comercial pode ser usado para praticamente qualquer item comercial. Seja um projeto em andamento ou uma análise interna, esse formato versátil vai servir.

Para: Ava Colon, Phil Comma e Dave Period

De: Peter Office, analista de dados sênior

Data: 20 de maio de 2022

Assunto: Análise de Receita

Estou escrevendo para abordar o relatório de análise de receita solicitado por sua equipe. Esta análise abrange fluxos de receitas de 2010 até o primeiro trimestre de 2022.

Este relatório foi solicitado pela equipe de vendas em janeiro de 2022, quando Dave Period assumiu o cargo de Coordenador Chefe de Vendas. A análise foi compilada no Tableau e os relatórios estão anexados.

Neste momento, peço que você revise os dados e me avise se houver mais alguma coisa que você gostaria que eu analisasse mais profundamente. A melhor maneira de visualizar o painel é por meio do convite do Tableau em sua caixa de entrada de e-mail.

Aqui estão os principais pontos da minha análise:

• Nossa principal fonte de receita é nosso principal produto, as camisas de estilo havaiano.
• A segunda principal fonte de receita são os chapéus de corrida.
• Nossa receita é gerada por vendas impulsionadas principalmente por esforços de marketing por e-mail.
• Houve alguns períodos durante os quais os dados não estavam disponíveis e, portanto, não foram incluídos nesta análise.

Obrigado por reservar um tempo para revisar esta análise. Sinta-se à vontade para enviar qualquer dúvida ou preocupação para mim em [email protected]. Se você estiver tendo dificuldades técnicas para acessar o painel, entre em contato com nosso departamento de TI em [email protected] para obter assistência.

Apegado:

• Guia do Tableau, 2022
• Relatório de análise de receitas de 2010–2021, maio de 2022

Perguntas frequentes sobre memorandos

O que é um memorando?

Um memorando, abreviação dememorando, é uma breve comunicação interna que informa um grupo sobre um problema, solução ou evento específico. Os memorandos podem ser enviados como carta impressa ou fax ou anexados a um e-mail como PDF.

Qual é o propósito de um memorando?

Um memorando tem como objetivo informar um grupo de pessoas sobre um tópico complexo, uma mudança de política ou outro assunto oficial breve dentro de uma organização.

Qual é a estrutura básica de um memorando?

Um memorando deve incluir o seguinte.

• Cabeçalho
  • Para
  • De
  • Data
  • Assunto
• Declaração de abertura
• Contexto
• Chamada para ação
• Discussão
• Fechando