Como escrever um memorando em 8 passos

Se você teve uma mudança de política interna que precisa compartilhar ou está liderando um projeto que os investidores precisam conhecer, um memorando é a melhor maneira de comunicar informações valiosas dentro de sua organização. Os memorandos são uma boa maneira de divulgar essas informações para seus colegas, inquilinos, voluntários ou outros membros internos da organização.

Quando você deve enviar um memorando? Como você escreve um memorando? Responderemos a essas perguntas e forneceremos um guia passo a passo para criar um memorando, além de compartilhar muitos exemplos de memorandos.

O que é um memorando?

Um memorando, abreviação de memorando , é uma maneira de informar um grupo de pessoas sobre um problema, solução ou evento específico. Um memorando deve ser breve, direto e fácil de ler. Ele informa os destinatários e fornece um plano de ação com os próximos passos específicos.

Você pode enviar um memorando como uma carta em papel, fax ou PDF anexado a um e-mail. Embora o uso generalizado do e-mail tenha substituído os memorandos em muitas circunstâncias, os memorandos ainda são úteis para algumas mensagens importantes.

Qual é o propósito de um memorando?

Os memorandos são projetados para comunicações internas oficiais de uma empresa ou organização. Eles geralmente são enviados para uma organização inteira, mas também são úteis para informar um único departamento, equipe ou grupo menor de pessoas. Os memorandos dispersam as informações necessárias usando um formato simples e fácil de seguir.

Quando escrever um memorando

Você deve escrever um memorando quando precisar retransmitir itens comerciais oficiais de forma eficiente. O objetivo do seu memorando deve ser informar, chamar a atenção para um problema ou responder a uma pergunta. As seguintes finalidades são adequadas para um memorando:

• transmitir mudanças internas
• divulgar notícias
• compartilhar um próximo evento
• atualizar as diretrizes de segurança pública
• conscientizar sobre um problema
• resolver um problema
• faça um pedido
• compartilhar atualizações do projeto

Como formatar um memorando

Se você estiver enviando um memorando por e-mail, ele deve ser formatado como PDF. Isso mantém o estilo que você aplicou ao documento. Tradicionalmente, os memorandos usam fonte de doze pontos para o corpo e fonte de quatorze a dezesseis pontos para os títulos. Mantenha a fonte e o design simples.

Um memorando deve incluir o seguinte.

• Cabeçalho
  • Para
  • A partir de
  • Encontro
  • Sujeito
• Declaração de abertura
• Contexto
• Chamada para ação e declaração de tarefa
• Discussão
• Fechamento

Você também tem a opção de incluir anexos para apoiar a mensagem que está transmitindo em seu memorando. Se o seu memorando tiver mais de uma página, você deve ter um resumo para encerrar seus pontos.

Escreva um memorando em 8 passos

Os memorandos devem ser sempre profissionais e educados, independentemente do tópico que você está apresentando. Mantenha o foco nos fatos e nos planos acionáveis. Você não deve usar emoji em memorandos de negócios . Mantenha-o breve, direto e claro e inclua apenas as informações necessárias.

1 título

O cabeçalho lista quem está recebendo o memorando, quem está enviando o memorando, a data em que o memorando foi escrito e o assunto do memorando. Você pode ver como formatar esta seção abaixo.

Para: [Nomes completos dos destinatários e cargos ou departamentos]

De: [Seu nome completo e cargo]

Data: [data de hoje]

Assunto: [Sobre o que é o memorando]

Como você se dirigiu aos destinatários no cabeçalho, não há necessidade de incluir uma saudação.

2 Declaração de abertura

Esta seção pode ter entre uma e três frases. A declaração de abertura é onde você afirma brevemente o propósito do seu memorando. Inclua apenas um resumo das informações mais importantes nesta seção. Mais tarde você poderá entrar nos detalhes.

Tente começar com “estou escrevendo para informá-lo . . .”

3 Contexto

Em três a dez frases, forneça o contexto. Contexto é onde você deixa as pessoas saberem sobre o que você está escrevendo, por que você está escrevendo e qualquer outra informação crítica.

Esta seção pode incluir o seguinte:

• evidência de suporte
• por que sua organização tomou a decisão que você está discutindo no memorando
• informações básicas
• uma declaração de problema
• como você encontrou o problema
• tempo ou datas importantes
• outros pontos-chave

4 Chamada para ação e declaração de tarefa

Esta seção pode ser de duas a três frases ou uma lista com marcadores. É aqui que você define as próximas etapas para seus destinatários. Escreva sobre o que o destinatário deve fazer depois de ler o memorando ou como você planeja resolver o problema que você descreveu.

Tente escrever: "Por favor, [tarefa que você gostaria de concluir] até [data de vencimento]" ou "Agradeço sua cooperação neste assunto".

5 Discussão

O objetivo desta parte é persuadir os destinatários a seguir suas ações recomendadas. Disponha todos os detalhes que apoiam suas ideias, começando com as informações mais críticas. Forneça fatos, ideias e pesquisas de apoio específicos que respaldem seu memorando, organizando as informações do mais forte ao mais fraco.

6 Fechamento

A seção de encerramento é uma oportunidade de encerrar seu memorando com uma nota cortês. Recomendamos que você compartilhe o que deseja que seus destinatários realizem mais uma vez aqui também. Geralmente, os memorandos não incluem uma despedida. Mas se você quiser ter um, certifique-se de mantê-lo breve.

7 adições opcionais

Você pode incluir um resumo ou anexos em seu memorando, se necessário. Você deve incluir um resumo se o memorando tiver mais de uma página. Os resumos ajudam os destinatários a digerir mais facilmente as informações que você compartilhou.

Você pode colocar o resumo logo antes de sua declaração de encerramento. Um resumo pode listar recomendações importantes, um resumo de informações importantes, referências, métodos ou recursos que você usou. Se as informações em seu memorando precisarem de mais esclarecimentos, você poderá colocá-las nesta seção. Os resumos podem ter algumas frases ou uma lista com marcadores de informações importantes.

Suas informações complementares devem incluir qualquer documentação que você queira compartilhar, como gráficos, listas, tabelas ou fotos. Se você optar por incluir anexos, inclua uma nota sobre o que você anexou abaixo do seu fechamento.

Se você estiver enviando seu memorando por e-mail, esses anexos adicionais podem ser adicionados ao seu e-mail. Se você enviar seu memorando como uma carta ou fax, inclua-os após a última página do documento de memorando.

Consulte seus anexos como: “Anexado: [nome do anexo], [data de criação]”.

8 Revisão

Agora que você escreveu seu memorando, é hora de revisar! Siga as etapas abaixo para garantir que seu memorando seja o mais claro e conciso possível. Lembre-se: quanto mais curto, melhor.

• Corte qualquer material desnecessário.
• Esclareça seus pontos principais.
• Reveja os erros de ortografia, gramática e pontuação.
• Verifique seus fatos e recursos.
• Obtenha feedback de um colega antes de enviar.

Como um memorando é diferente de . . .

Um memorando é uma comunicação concisa mas informal dentro de uma organização para divulgar uma mensagem oficial. Mas como isso difere de um e-mail, uma carta, uma circular ou uma ata? Vamos esclarecer as definições desses documentos comerciais padrão.

Como um memorando é diferente de um e-mail?

Os memorandos geralmente são mais formais em tom e linguagem do que os e-mails, que são mais eficazes quando são curtos e diretos . No futuro, a empresa poderá usar seu memorando como um documento oficial que será impresso, divulgado em papel ou distribuído profissionalmente para um grande grupo de pessoas em formato legível.

Como um memorando é diferente de uma carta?

Normalmente, as cartas são endereçadas a indivíduos fora da organização. Eles são destinados a mensagens externas mais longas que comunicam um tópico específico. Estes podem ter um tom informal ou formal.

Como um memorando é diferente de um comunicado de imprensa?

Os memorandos geralmente são usados ​​para comunicações internas, enquanto os comunicados de imprensa são destinados a comunicações externas. Um comunicado de imprensa é normalmente entendido como um documento mais longo e detalhado do que um memorando.

Como um memorando é diferente de uma circular?

As circulares são para distribuição em massa. Por outro lado, os memorandos são para um grupo seleto de pessoas. Circulares normalmente têm vários tópicos e chamadas para ação. Os memorandos devem abordar apenas um assunto, brevemente.

Como um memorando é diferente de minutos?

Atas de reunião são documentos oficiais que contêm as notas de uma reunião. Embora um memorando possa se referir a atas em seus anexos suplementares, você não deve usar um memorando como formato para atas de reunião ou vice-versa.

Exemplos de memorandos

Pode ser um desafio começar a escrever sem um exemplo de memorando. Aqui estão dois exemplos dos formatos de memorando mais usados.

Exemplo 1: alterações internas

Quando uma organização faz mudanças de políticas, procedimentos ou de pessoal de alto nível, um memorando de mudança interno deve ser escrito. O departamento de RH pode enviar este e-mail ou pode vir da equipe de liderança ou de outro departamento.

Para: Todos os funcionários

De: Kelly Source, Gerente de Recursos Humanos

Data: 20 de julho de 2022

Assunto: Alterações no sistema de folga remunerada

Estou escrevendo para informá-lo sobre as mudanças recentes em nosso sistema de tomada de força. Estamos mudando de plataforma para PalmLeaf HR. Este sistema entrará em vigor em 1º de outubro de 2022.

Ao mudar para o PalmLeaf HR, nossa empresa está tentando simplificar o envio de suas solicitações de PTO. Você pode encontrar tutoriais para navegar nesta plataforma fácil de usar anexado a este memorando.

Você receberá um e-mail de integração do PalmLeaf HR diretamente esta semana. Certifique-se de configurar sua conta até 30 de setembro de 2022.

Se você estiver com problemas para configurar sua conta, envie-nos um e-mail com perguntas para [email protected].

Obrigado por sua cooperação durante esta transição. Esperamos que isso facilite o gerenciamento do seu PTO.

Em anexo: Guia PalmLeafHR, janeiro de 2022

Exemplo 2: memorando geral de negócios

Um formato geral de memorando comercial pode ser usado para praticamente qualquer item comercial. Seja um projeto em andamento ou uma análise interna, esse formato versátil se encaixa.

Para: Ava Colon, Phil Comma e Dave Period

De: Peter Office, Analista de Dados Sênior

Data: 20 de maio de 2022

Assunto: Análise de receita

Estou escrevendo para tratar do relatório de análise de receita que sua equipe solicitou. Esta análise abrange os fluxos de receita de 2010 ao primeiro trimestre de 2022.

Este relatório foi solicitado pela equipe de vendas em janeiro de 2022, quando Dave Period assumiu o cargo de coordenador de vendas. A análise foi compilada usando o Tableau e os relatórios estão anexados.

Neste momento, peço que você revise os dados e me informe se há mais alguma coisa que você gostaria que eu analisasse mais profundamente. A melhor maneira de visualizar o painel é por meio do convite do Tableau em sua caixa de entrada de e-mail.

Aqui estão os principais pontos da minha análise:

• Nosso principal fluxo de receita é nosso principal produto, as camisas de estilo havaiano.
• O segundo principal fluxo de receita são os chapéus de corrida.
• Nossa receita é gerada principalmente por meio de esforços de marketing por e-mail.
• Houve alguns períodos em que os dados não estavam disponíveis e, portanto, não foram incluídos nesta análise.

Obrigado por dedicar um tempo para revisar esta análise. Sinta-se à vontade para enviar qualquer dúvida ou preocupação para mim em [email protected]. Se você tiver dificuldades técnicas para acessar o painel, entre em contato com nosso departamento de TI em [email protected] para obter assistência.

Em anexo:

• Guia do Tableau, 2022
• Relatório de Análise de Receita 2010–2021, maio de 2022

Perguntas frequentes sobre memorandos

O que é um memorando?

Um memorando, abreviação de memorando , é uma breve comunicação interna que informa um grupo sobre um problema, solução ou evento específico. Os memorandos podem ser enviados como carta ou fax em papel ou anexados a um e-mail como PDF.

Qual é o propósito de um memorando?

Um memorando destina-se a informar um grupo de pessoas sobre um tópico complexo, uma mudança de política ou outros assuntos oficiais breves dentro de uma organização.

Qual é a estrutura básica de um memorando?

Um memorando deve incluir o seguinte.

• Cabeçalho
  • Para
  • A partir de
  • Encontro
  • Sujeito
• Declaração de abertura
• Contexto
• Chamada para ação
• Discussão
• Fechamento