Como escrever uma mensagem eficaz de ausência temporária

Uma mensagem de ausência temporária (ou mensagem OOO) é um e-mail de resposta automática que notifica as pessoas de que você não estará no trabalho por um longo período de tempo. Eles são bastante úteis para informar aos colegas quando esperar uma resposta e/ou quem contatar em sua ausência e geralmente são considerados etiqueta de trabalho adequada para férias , licença médica e outras ausências prolongadas.

Você deve ter cuidado ao escrever qualquer e-mail de resposta automática profissional – você nunca sabe quem pode lê-lo. Neste guia, explicamos como escrever uma mensagem de ausência temporária, o que incluir, exemplos de mensagens de ausência temporária e algumas dicas para escrever a sua.

O que é uma mensagem de ausência temporária?

Férias, licenças e quaisquer ausências prolongadas podem atrapalhar o fluxo dos negócios, a menos que você esteja preparado. A etiqueta de trabalho no escritório e remota sugere a configuração de uma mensagem de resposta automática para qualquer dúvida enquanto você estiver fora, para explicar a situação e oferecer orientação. Essas mensagens ajudam a garantir que os negócios continuem sem problemas até você retornar; caso contrário, as pessoas podem interpretar mal quando você não responde.

Embora algumas pessoas usem respostas automáticas para mensagens de texto e chamadas telefônicas, o e-mail é o canal padrão de comunicação para mensagens de ausência temporária. Os e-mails são um dos principais métodos de comunicação nos negócios, especialmente com contatos mais periféricos. Se você trabalha tão próximo de alguém que não usa e-mail, é provável que você conte sobre sua licença por meio de outros canais de comunicação de trabalho (como uma plataforma de mensagens) ou boca a boca.

Quando usar uma mensagem de ausência temporária

É melhor configurar uma mensagem de ausência temporária sempre que você não puder responder aos e-mails durante o horário comercial normal. As mensagens OOO são apropriadas para curtos períodos de tempo, como consultas médicas ou saída mais cedo do trabalho, bem como para ausências mais longas, como férias de vários dias ou licença parental.

Na verdade, quando usar mensagens de ausência temporária depende do seu trabalho e da urgência das mensagens que você recebe. Se você não tiver certeza se deve configurar uma mensagem de ausência temporária, pergunte-se o que acontecerá se alguém enviar uma mensagem para você. Se sua resposta não demorar muito para eles, você não precisa de uma. No entanto, se os assuntos forem urgentes o suficiente a ponto de exigir atenção enquanto você estiver fora, ou pelo menos fornecer uma explicação do motivo pelo qual sua resposta pode atrasar, você deve configurar uma mensagem OOO.

Como escrever uma mensagem de ausência temporária

Mensagens de ausência temporária não precisam ser elaboradas; desde que contenham as informações essenciais, isso é suficiente. Algumas pessoas gostam de aprimorar suas mensagens com detalhes e humor leve, mas isso é opcional.

Especificamente, uma boa mensagem de ausência temporária inclui três informações:

1 as datas em que você irá embora

2 um motivo sucinto para sua ausência

3 pontos de contato para assistência adicional caso o assunto seja urgente; se você tiver vários pontos de contato, identifique quem deve ser contatado para assuntos específicos

Estas são as necessidades para ajudar seus colegas ou contatos externos a sobreviver enquanto você estiver fora. Dá ao destinatário a opção de aguardar seu retorno ou prosseguir sem você, e satisfaz sua curiosidade para que não presuma que você se foi por outros motivos.

Você pode cobrir todas essas informações em apenas algumas frases, portanto, as mensagens de ausência temporária geralmente são bem curtas. Além dos fatos, ajuda adicionar algumas saudações amigáveis ​​e gestos educados, como “obrigado pela sua mensagem” ou “vamos conversar em breve!”

ComoNÃOescrever uma mensagem de ausência temporária

Férias e licenças de trabalho podem trazer à tona a tolice das pessoas, mas lembre-se de que mensagens de ausência do escritório ainda são mensagens de trabalho.

Seja profissional e não diga nada muito informal. Mesmo que você converse casualmente com seus colegas de trabalho, pessoas de fora do seu local de trabalho podem estar lhe enviando e-mails, talvez até com novas oportunidades de trabalho que você não esperava. Você não quer causar uma má primeira impressão quando nem está lá!

Além disso, evite colocar muita pressão sobre você mesmo ou sobre o colega para quem você está enviando pessoas, caso eles precisem de ajuda. Não diga coisas como “Eles vão te ajudar imediatamente” ou “Responderei assim que voltar”. Estabeleça expectativas realistas para um período de tempo para que as pessoas possam organizar adequadamente suas agendas, mas não as deixe decepcionadas.

Melhores exemplos de mensagens de ausência temporária

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de mensagens de ausência temporária para que você saiba o que buscar. Eles funcionam como modelos fora do escritório ou clichês, então fique à vontade para copiá-los e colá-los com suas próprias informações adicionadas.

Velho confiável

[Sua saudação pessoal],

Obrigado pelo seu e-mail. No momento, estou ausente do escritório até[data de retorno]por[motivo]. Ficarei feliz em responder sua mensagem quando retornar.

Enquanto isso, se precisar de ajuda, entre em contato com[nome do colega + cargo]em[e-mail, telefone, etc.].

[Seu fechamento pessoal e assinatura]

Todos os negócios

[Sua saudação pessoal],

Estarei ausente do escritório até[data de retorno]por[motivo],sem acesso ao e-mail. Se sua solicitação for urgente, entre em contato com[nome do colega + cargo]para obter assistência em[e-mail, telefone, etc.]. Caso contrário, entrarei em contato com você o mais rápido possível quando retornar.

[Seu fechamento pessoal e assinatura]

Pequeno encantador

[Sua saudação pessoal],

Obrigado pela sua mensagem! Infelizmente, estou ausente do escritório por[motivo]e não voltarei até[data de retorno] .Ficarei feliz em responder sua mensagem quando retornar, mas se precisar de assistência urgente, sinta-se à vontade para entrar em contato com[nome do colega + cargo]em[e-mail, telefone, etc.].

Obrigado novamente e desculpe por qualquer inconveniente!

[Seu fechamento pessoal e assinatura]

Dicas para escrever uma mensagem de ausência temporária

Não revele muito

Mensagens de ausência temporária são melhores quando são rápidas e diretas. Compartilhar muito sobre seus planos de férias ou vida pessoal não é apenas pouco profissional, mas também pode afastar seus colegas que ainda estão no trabalho. Quanto aos detalhes médicos. . . menos é mais.

O excesso de detalhes também torna mais difícil para os leitores encontrarem as informações necessárias, como um e-mail de contato ou a data de retorno. Divulgar muitas informações também é uma preocupação de segurança: você não deseja divulgar quaisquer dados pessoais para estranhos verem, como estar fora de casa.

Não há problema em ser vago com e-mails de ausência temporária – na verdade, é preferível. Você pode simplesmente dizer que está “de férias” ou “doente” sem dar mais explicações.

Dê mais polimento às suas mensagens

Imagine cometer um erro de digitação em sua mensagem de ausência temporária. Agora imagine que um erro de digitação é visto por dezenas de pessoas diferentes, às vezes repetidas vezes, se tentarem várias vezes.

Grammarly garante que você detecte todos os seus erros antes de enviar qualquer mensagem, especialmente aquela que tenha um público mais amplo. Nossas sugestões de redação detectarão todos os seus erros de digitação enquanto você escreve e oferecem feedback.

Além disso, nosso detector de tom pode identificar como sua escrita parece, como “confiante”, “acusatória” ou mesmo “egocêntrica”. Isso ajuda você a reajustar sua escolha de palavras ou manter o curso, dependendo de como deseja que seja sua escrita.

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Este artigo foi escrito originalmente em 2017 por Karen Hertzberg. Ele foi atualizado para incluir novas informações.