Como escrever uma mensagem de ausência temporária eficaz

Uma mensagem de ausência temporária (ou mensagem OOO) é um e-mail de resposta automática que notifica as pessoas de que você não está no trabalho por um longo período de tempo. Eles são bastante úteis para informar aos colegas quando esperar uma resposta e/ou com quem entrar em contato em sua ausência, e geralmente são considerados a etiqueta de trabalho adequada para férias , licença médica e outras ausências prolongadas.

Você deve ter cuidado ao escrever qualquer e-mail de resposta automática profissional – você nunca sabe quem pode lê-lo. Neste guia, explicamos como escrever uma mensagem de ausência temporária, o que incluir, exemplos de mensagens de ausência temporária e algumas dicas para escrever a sua.

O que é uma mensagem de ausência temporária?

Férias, licenças e ausências prolongadas podem interromper o fluxo de negócios, a menos que você esteja preparado. Tanto a etiqueta no escritório quanto no trabalho remoto sugerem a configuração de uma mensagem de resposta automática para quaisquer perguntas enquanto você estiver fora para explicar a situação e oferecer orientação. Essas mensagens ajudam a garantir que os negócios continuem sem problemas até você retornar; caso contrário, as pessoas podem entender errado quando você não responder.

Embora algumas pessoas usem respostas automáticas para mensagens de texto e telefonemas, o e-mail é o canal de comunicação padrão para mensagens de ausência temporária. Os e-mails são um dos principais métodos de comunicação nos negócios, principalmente com contatos mais periféricos. Se você trabalha tão perto de alguém que não usa e-mail, é provável que você conte a eles sobre sua licença por meio de outros canais de comunicação de trabalho (como uma plataforma de mensagens) ou de boca em boca.

Quando usar uma mensagem de ausência temporária

É melhor configurar uma mensagem de ausência temporária sempre que você não puder responder a e-mails durante o horário comercial normal. As mensagens OOO são apropriadas para curtos períodos de tempo, como consultas médicas ou saídas mais cedo do trabalho, bem como para ausências mais longas, como férias de vários dias ou licenças parentais.

Realmente, quando usar mensagens de ausência temporária depende do seu trabalho e da urgência das mensagens que você recebe. Se você não tiver certeza se deve configurar uma mensagem de ausência temporária, pergunte a si mesmo o que acontecerá se alguém enviar uma mensagem para você. Se sua resposta não for muito atrasada para eles, você não precisa de uma. No entanto, se os assuntos forem urgentes o suficiente para exigir atenção enquanto você estiver fora, ou pelo menos fornecer uma explicação sobre por que sua resposta pode demorar, você deve configurar uma mensagem OOO.

Como escrever uma mensagem de ausência temporária

As mensagens de ausência temporária não precisam ser elaboradas; desde que contenham as informações essenciais, isso é bom o suficiente. Algumas pessoas gostam de incrementar suas mensagens com detalhes e humor leve, mas isso é opcional.

Especificamente, uma boa mensagem de ausência temporária inclui três informações:

1 as datas em que você terá ido

2 um motivo sucinto para sua ausência

3 ponto(s) de contato para assistência adicional em caso de urgência; se você tiver vários pontos de contato, identifique quem deve ser contatado para assuntos específicos

Essas são as necessidades para ajudar seus colegas ou contatos externos a sobreviver enquanto você estiver fora. Dá ao receptor a opção de esperar pelo seu retorno ou prosseguir sem você, e satisfaz sua curiosidade para que eles não suponham que você se foi por outros motivos.

Você pode cobrir todas essas informações em apenas algumas frases, portanto, as mensagens de ausência temporária geralmente são bem curtas. Além dos fatos, ajuda adicionar algumas saudações amigáveis ​​e gestos educados, como “obrigado por sua mensagem” ou “vamos conversar em breve!”

Como NÃO escrever uma mensagem de ausência temporária

As férias e as licenças de trabalho podem trazer à tona a tolice das pessoas, mas lembre-se de que as mensagens de ausência temporária ainda são mensagens de trabalho.

Seja profissional e não diga nada muito informal. Mesmo se você conversar casualmente com seus colegas de trabalho, pessoas de fora do seu local de trabalho podem estar enviando e-mails para você, talvez até com novas oportunidades de trabalho que você não esperava. Você não quer causar uma primeira impressão ruim quando você nem está lá!

Além disso, evite colocar muita pressão em você ou no colega para quem você está enviando as pessoas se precisarem de ajuda. Não diga coisas como “Eles vão te ajudar imediatamente” ou “Vou responder assim que eu voltar”. Defina expectativas realistas para um período de tempo para que as pessoas possam organizar adequadamente suas agendas, mas não as decepcione.

Os melhores exemplos de mensagens de ausência temporária

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de mensagens de ausência temporária para que você saiba o que procurar. Eles funcionam como modelos de ausência temporária ou clichês, portanto, sinta-se à vontade para copiá-los e colá-los com suas próprias informações adicionadas.

Ol' confiável

[Sua saudação pessoal] Obrigado por seu e-mail. [return date] [reason] No momento, estou fora do escritório até [data de retorno] [motivo] Ficarei feliz em responder sua mensagem quando voltar.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Se você precisar de ajuda nesse meio tempo, entre em contato com [nome do colega + seu cargo] [e-mail, telefone, etc.] [Seu fechamento pessoal e assinatura]

Todos os negócios

[Sua saudação pessoal] [return date] [reason] Estarei ausente do escritório até [data de retorno] [motivo] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Se sua solicitação for urgente, entre em contato com [nome do colega + seu cargo] [e-mail, telefone, etc.] Caso contrário, entrarei em contato com você o mais rápido possível quando voltar.

[Seu fechamento pessoal e assinatura]

Lil' encantador

[Sua saudação pessoal] Obrigado pela sua mensagem! [reason] [return date] . [motivo] [data de retorno] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Ficarei feliz em responder à sua mensagem quando eu retornar, mas se você precisar de ajuda urgente, sinta-se à vontade para entrar em contato com [nome do colega + seu cargo] [e-mail, telefone, etc.] Obrigado novamente, e desculpe qualquer inconveniente!

[Seu fechamento pessoal e assinatura]

Dicas para escrever uma mensagem de ausência temporária

Não revele muito

As mensagens de ausência temporária são melhores quando são rápidas e diretas. Compartilhar muito sobre seus planos de férias ou vida pessoal não é apenas antiprofissional, mas também pode alienar seus colegas que ainda estão no trabalho. Quanto aos detalhes médicos. . . menos é mais.

Detalhes excessivos também tornam mais difícil para os leitores encontrar as informações necessárias, como um e-mail de contato ou a data de retorno. A divulgação de muitas informações também é uma preocupação de segurança: você não deseja divulgar nenhum detalhe pessoal para estranhos verem, como estar longe de casa.

Não há problema em ser vago com e-mails fora do escritório — na verdade, é preferível. Você pode simplesmente dizer que está “de férias” ou “doente” sem dar mais explicações.

Dê mais polimento às suas mensagens

Imagine cometer um erro de digitação em sua mensagem de ausência temporária. Agora imagine que um erro de digitação é visto por dezenas de pessoas diferentes, às vezes repetidas vezes, se elas tentarem você várias vezes.

O Grammarly garante que você detecte todos os seus erros antes de enviar qualquer mensagem, especialmente uma que tenha um público mais amplo. Nossas sugestões de redação detectarão todos os seus erros de digitação enquanto você escreve e oferece feedback.

Além disso, nosso detector de tom pode identificar como sua escrita aparece, como “confiante”, “acusadora” ou até “egocêntrica”. Isso ajuda você a reajustar sua escolha de palavras ou manter o curso, dependendo de como você deseja que sua escrita seja.

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Este artigo foi escrito originalmente em 2017 por Karen Hertzberg. Foi atualizado para incluir novas informações.