Melhore as habilidades de redação profissional: as 12 principais dicas comprovadas

Seja você um iniciante ou um escritor experiente, essas dicas irão ajudá-lo a melhorar suas habilidades de escrita profissional.

Escrevi um pequeno e-book para uma campanha de marketing durante meu primeiro ano como redator profissional. Enviei o ebook para a equipe para revisão. A editora disse que o e-book era bom, mas ela perguntou: “Você pode fazer com que pareça menos seco e formal?”

Ela estava preocupada que o e-book fosse muito difícil de entender e a maioria dos leitores o ignorasse. Reescrevemos e editamos o e-book para que fosse mais fácil e envolvente de ler, e os resultados geraram milhares de leads.

Muitos novos escritores de negócios cometem o erro de assumir que a redação profissional deve ser excessivamente formal e usar uma linguagem complicada. Uma boa redação profissional é clara, concisa e envolvente. Segue um estilo consistente que fala apropriada e diretamente aos leitores. Se você não tiver certeza de como começar, tente estas dicas.

Principais dicas para melhorar as habilidades de redação profissional

1. Verificação ortográfica e verificação gramatical

A maneira mais fácil de escrever algo que pareça profissional é reservar alguns minutos extras para verificar a ortografia e a gramática do seu trabalho. Também não confie no verificador ortográfico ou gramatical de seu aplicativo preferido. Em vez disso, copie e cole a escrita em outro aplicativo e altere a fonte. Claro, é uma etapa extra, mas você encontrará alguns problemas adicionais.

Além disso, lembre-se de que as regras de vários verificadores ortográficos e gramaticais variam de acordo com o sistema operacional e, às vezes, com o aplicativo, portanto, cabe a você, como aspirante a bom escritor, decidir o que corrigir ou ignorar.

Também é uma boa ideia garantir que você definiu a preferência de idioma inglês do aplicativo em questão para a região para a qual está escrevendo, por exemplo, inglês britânico, inglês americano, inglês canadense etc. Existem diferenças sutis entre todas essas variações , mas podem mudar radicalmente a percepção de um texto.

2. Leia seu trabalho em voz alta

Ler sua escrita em voz alta pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar suas habilidades de escrita profissional. Ao narrar, você se torna mais consciente do ritmo, ritmo e fluxo ao ler uma peça em voz alta. Esse processo ajuda a identificar frases estranhas, estruturas de frases e outros problemas que podem não ser tão perceptíveis ao ler silenciosamente. Ele ajuda na autoedição e nas revisões necessárias para melhorar a clareza e a legibilidade de um trabalho.

Você pode ler a abertura de um caso de negócios, uma carta de apresentação ou até mesmo um e-mail crítico. Considere gravar a si mesmo com um ditafone ou gravador de voz. Dessa forma, você pode ouvir sua narração e identificar ainda mais problemas. Ouça as palavras e frases que são difíceis de dizer ou falham em transmitir a mensagem pretendida.

3. Use um verificador gramatical dedicado

Um verificador ortográfico e gramatical básico é útil, mas um verificador gramatical dedicado, como o Grammarly, localiza e corrige erros gramaticais adicionais, erros de ortografia e outros problemas. Você pode usar plug-ins para essas ferramentas que funcionam diretamente no Outlook, Word e outros aplicativos de escrita profissional.

Eles devem fornecer contexto por trás de possíveis erros com exemplos. Dessa forma, um bom escritor pode corrigir seu trabalho e melhorar seu conhecimento da gramática inglesa fazendo, em vez de simplesmente ler. Apenas lembre-se de que cabe a você, o escritor, decidir o que aceitar ou rejeitar, dependendo do seu público, guia de estilo e tom da peça. Leia nosso guia para os melhores verificadores gramaticais.

Curiosamente, a Grammarly cita pesquisas afirmando que seus usuários geralmente melhoram suas habilidades de comutação verbal usando a ferramenta por algum tempo. Eles subconscientemente aprendem a ouvir tiques verbais e maneirismos que confundem os leitores.

4. Aprenda a revisar

Nada grita escrita não profissional para colegas de trabalho como e-mails de negócios, um caso de negócios ou uma apresentação repleta de erros de digitação. A revisão envolve revisar e verificar sua redação quanto a erros de gramática, ortografia, pontuação e estilo.

Também envolve procurar inconsistências ou imprecisões em relatórios, artigos ou outros tipos de redação profissional. O software não pode dizer se você digitou o nome de um produto ou terminologia da empresa incorretamente.

Ao revisar um documento comercial, verifique se há erros comuns de gramática e ortografia. Em seguida, verifique novamente se há erros menores, como um nome com erros ortográficos, números incorretos ou terminologia específica da empresa ou do público. Esses erros podem minar a credibilidade da sua mensagem.

5. Verifique a pontuação de legibilidade

Antes de pressionar enviar, enviar ou publicar, reserve alguns minutos para identificar a pontuação de leitura de um texto. Você pode pontuar uma peça usando um verificador gramatical ou uma ferramenta de legibilidade online. Idealmente, uma boa redação de negócios é escrita para um nível de oitava série.

Escritores novatos se escondem atrás de frases longas, palavras complicadas e voz passiva porque acham a auto-edição difícil ou têm medo de soar pouco sofisticados. No entanto, os escritores profissionais procuram escrever algo da maneira mais clara e concisa possível, usando as mesmas palavras e frases que seus leitores.

Dito isto, existem algumas exceções. Um escritor acadêmico ou técnico pode ter que usar termos acadêmicos ou jargões técnicos, o que diminui a pontuação de legibilidade de um texto. Mas eles ainda podem procurar maneiras de simplificar frases desajeitadas e frases estranhas. Saiba como melhorar sua pontuação de legibilidade.

6. Pratique a escrita para a Web

Escrever para a web é uma excelente maneira de melhorar suas habilidades, pois incentiva a esclarecer seus pensamentos sobre um tópico e desenvolver uma prática de escrita. Também promove a publicação de trabalhos fáceis de ler. Requer comunicar sua mensagem de forma eficaz e concisa - todas as habilidades críticas para a redação comercial. Também é diferente de escrever ficção literária ou prosa.

Considere escrever um post de blog no LinkedIn. Você terá que escrever um bom título e dividir um pedaço com subtítulos, quebras de linha e outras técnicas de formatação. O título captura a atenção do leitor e essas técnicas de formatação irão prendê-lo. Essas habilidades se traduzem facilmente em escrever um resumo de caso de negócios ou um e-mail, ou seja, você precisará de uma boa linha de assunto, lead-in e resumo escaneável.

7. Fique atento às instâncias da voz passiva

A voz passiva descreve quando o objeto de uma frase se torna o sujeito, e o sujeito é omitido ou transformado em objeto. Em outras palavras, uma frase se concentra na ação e não na pessoa que a executa. Leia nosso guia sobre a voz passiva para saber mais.

Por exemplo, “O memorando de toda a empresa foi escrito pelo CEO” é um exemplo de voz passiva, enquanto “O CEO escreveu um memorando de toda a empresa” é escrito na voz ativa.

Embora não haja nada inerentemente errado em escrever na voz passiva, às vezes é difícil de entender e quase sempre chato de ler. Também é menos envolvente do que a voz ativa. Observe os verbos que terminam em “ed” ou na voz passiva e reescreva de acordo. Um verificador gramatical pode ajudá-lo a identificar esses tiques escritos.

Existem algumas exceções se o escritor deliberadamente não quiser atribuir a ação a uma pessoa. Por exemplo, usar a voz passiva na redação técnica, acadêmica e jurídica às vezes é mais apropriado do que atribuir uma ação a um indivíduo, ou seja, introduzir culpa.

8. Concentre-se na escolha de palavras

As palavras que você escolhe para e-mails comerciais e outros escritos afetam a forma como os leitores recebem sua mensagem. Eles determinam se sua escrita é clara, concisa, eficaz ou confusa, pouco clara ou ineficaz.

Para redação comercial, escolha palavras precisas, descritivas e apropriadas para seu público e propósito. Evite abreviar, encurtar ou reescrever nomes ou termos de produtos ao escrever sobre a terminologia da empresa, a menos que seja uma prática comum.

Em caso de dúvida, leia ou peça o guia de estilo da empresa. Algumas pequenas empresas podem não ter um. Nesse caso, verifique uma versão amplamente aceita como o guia de estilo da Associated Press.

Tenha em mente que o significado das palavras, e/ou como elas soam, varia muito de acordo com a geografia e a cultura. Aqui está um exemplo. Na Irlanda, a palavra “craic” significa divertir-se. No entanto, nos Estados Unidos, a palavra “crack” refere-se a uma droga de classe A. Ambas as palavras são pronunciadas da mesma forma, mas têm significados radicalmente diferentes!

9. Leia um livro de gramática

Bons escritores mantêm alguns dos melhores livros de gramática perto de suas mesas ou escritórios. Primeiro, eles vão expandir seu vocabulário. Você pode escolher as palavras certas para expressar seus pensamentos e ideias de forma eficaz. Um bom livro de gramática também ajudará você a entender como as palavras são usadas no contexto com exemplos. Evitar erros gramaticais comuns tornará sua escrita mais profissional e polida.

Além disso, estudar as regras gramaticais e a estrutura das frases - muitos desses livros extraem exemplos de vários tipos de mídia - ajudará você a escrever frases claras e concisas. Eu particularmente gosto de combinar um bom livro de gramática com uma ferramenta como o Grammarly, pois ele me permite aprender fazendo, ou seja, posso ver como uma regra gramatical se aplica a uma redação profissional em que estou trabalhando.

10. Coloque seu leitor em primeiro lugar

Uma boa escrita profissional não desperdiça o tempo do leitor. Ele fala diretamente com eles e explica como o que eles precisam saber. Considere uma carta de apresentação para um trabalho. Muitos novos candidatos divagam por alguns parágrafos sobre quem são e o que fazem. Mas um grande redator de cartas de apresentação resume isso em uma ou duas frases e, em seguida, explica rapidamente como eles ajudam o gerente de contratação ou a empresa a atingir seus objetivos. ou seja, a carta é sobre a função, não sobre o candidato.

O mesmo princípio de escrita se aplica à comunicação eficaz nos negócios. Coloque seu cliente ou leitor em primeiro lugar, em vez de divagar sobre quem você é e o que faz.

11. Faça um Curso de Redação

Um bom curso de redação é uma excelente maneira de melhorar suas habilidades de redação profissional. Você pode aprender sobre os elementos da escrita, como estrutura, tom, voz e estilo. Você também pode discutir diferentes tipos de escrita, como escrita persuasiva, descritiva e narrativa, e como aplicar esses estilos a diferentes peças.

Um bom curso de redação abrange técnicas e práticas recomendadas, como organizar seus pensamentos, criar um esboço, revisar seu trabalho e desenvolver um processo de redação. Também é útil interagir com outros escritores profissionais e receber feedback de colegas.

Participei de um workshop de redação que durou dez semanas. Durante cada sessão, criticamos as peças uns dos outros e fornecemos feedback. Achei esse feedback inestimável.

Nem todo profissional tem tempo para uma oficina presencial de escrita criativa. Você ainda pode fazer um curso no seu próprio tempo. Malcolm Gladwell ainda ensina uma Masterclass adequada para quem escreve não-ficção. Leia nossa revisão da Masterclass Malcolm Gladwell.

12. Leia ótimos textos

Ao se expor à escrita de alta qualidade, você pode aprender como os escritores profissionais usam a linguagem para criar peças impactantes e memoráveis.

Você pode aprender a escrever uma proposta de negócios eficaz, uma postagem de blog envolvente ou um comunicado de imprensa persuasivo lendo exemplos desses tipos de redação.

Não pare por aí, no entanto. Considere como os autores usam linguagem descritiva, estruturam suas frases e constroem um argumento. Analise como eles usam ritmo, ritmo e tom para envolver os leitores. Considere como você pode aplicar essas técnicas ao seu trabalho.

Ler uma boa redação pode ajudá-lo a desenvolver um olhar crítico, permitindo identificar o que funciona e o que não funciona na escrita de outras pessoas e aplicar esse conhecimento à sua escrita. Comece lendo livros populares de negócios de nomes como Malcolm Gladwell e também livros de instruções de professores populares de redação de não ficção, como Stein On Writing, de Sol Stein, e Draft No. 4, de John McPhee.