Como escrever um e-mail de convite para entrevista

O envio de um e-mail de convite para entrevista é uma etapa emocionante no processo de recrutamento. Pode ser tentador seguir o caminho mais fácil e usar um modelo de e-mail de convite para entrevista – mas não o faça. Investir tempo criando um e-mail personalizado convidando alguém para uma entrevista beneficiará sua marca e sua empresa.

Os e-mails de convite para entrevistas fornecem aos candidatos uma visão geral de como você trabalha. Eles são uma oportunidade de vender sua empresa e promover a função. Em indústrias competitivas, onde as vagas superam amplamente os candidatos, um e-mail de convite para entrevista bem escrito pode diferenciar entre preencher uma vaga ou não.

À medida que as entrevistas em vídeo se tornam a norma, seu e-mail de entrevista precisa fazer mais do que simplesmente indicar a data e a hora. Você precisará incluir tempo, detalhes técnicos, informações sobre a tarefa e até mesmo conselhos sobre o código de vestimenta. ‍

Em nosso guia, explicamos como escrever o e-mail de convite de entrevista perfeito para qualquer empresa com a ajuda de nossos modelos.

O que é um e-mail de convite para entrevista?

Os e-mails de convite para entrevistas são correspondências personalizadas e profissionais enviadas a um candidato, solicitando que ele se junte a você para uma discussão formal sobre a função.

Você pode estar convidando um candidato para uma entrevista por telefone, videoconferência ou entrevista física. Durante o processo de recrutamento, você pode convidar um candidato para todos os três.

Não há regras fundamentais sobre o formato de e-mail de entrevista. Eles podem ser tão curtos quanto algumas frases ou longas descrições do processo de entrevista.

O crucial é que o destinatário deve ter todas as informações necessárias para decidir se concorda com a entrevista e o que precisa fazer para se preparar para ela.

Você também tem o dever legal de garantir que todos os candidatos a emprego possam comparecer a uma entrevista – isso pode incluir a necessidade de se adaptar aos requisitos de um candidato a emprego.

Por que os e-mails de agendamento de entrevistas são cruciais na era do Zoom

A maioria das entrevistas foi realizada pessoalmente no passado, mas a pandemia mudou a forma como o recrutamento é feito.

Zoom, Skype e Microsoft Teams são formas cada vez mais populares de entrevistar candidatos em potencial. Durante os estágios iniciais da pandemia, as entrevistas em vídeo aumentaram 67% à medida que as organizações buscavam novas maneiras de envolver potenciais candidatos.

Hoje, as entrevistas em vídeo são uma parte crucial do processo de recrutamento e vieram para ficar. Dois terços dos recrutadores planejam continuar a integração virtual após o Covid, relatórios da People Management.

A organização de videoconferências adiciona complexidade adicional ao processo, com os candidatos exigindo muito mais informações do que apenas hora e local.

Além da hora e data, as outras informações que os entrevistados exigirão incluem:

• Detalhes de login para a videoconferência
• Um link de calendário
• Uma hora de início e uma hora de término (incluindo detalhes do seu fuso horário, para trabalhadores remotos ou candidatos estrangeiros)
• Um breve resumo da discussão
• Detalhes sobre quem estará presente na discussão
• Código de roupa
• Se você está pedindo para eles fazerem uma apresentação, detalhes sobre o software adequado
• Um plano de backup se a tecnologia não funcionar
  

A importância de um convite de entrevista ponderado

Cada pedaço de correspondência que sua empresa envia deve ser profissional, mas é crucial com e-mails de convite de entrevista. Um convite de entrevista positivo, pessoal e profissional fornece aos candidatos uma visão de como você trabalha.

Os convites para entrevistas são essenciais para candidatos executivos e para ocupações qualificadas com alta demanda. Em setores específicos, como medicina, indústria criativa e ensino, há mais vagas do que candidatos, o que significa que é preciso investir o esforço para atrair os melhores candidatos.

Um estudo recente de recrutamento na profissão médica descobriu que "promover conexões pessoais com cada candidato" era fundamental para o recrutamento bem-sucedido na era digital. Um e-mail bem escrito, personalizado e profissional pode melhorar a percepção da sua empresa entre os candidatos a emprego e incentivá-los a participar de uma entrevista.

Há um imperativo financeiro também. Os especialistas em recrutamento Glassdoor estimam que custa mais de US$ 4.000 e leva 27,5 dias para recrutar um novo funcionário. Se sua carta de convite por e-mail não gerar nenhuma resposta, você poderá ficar significativamente sem dinheiro.

"Por que não posso simplesmente enviar um convite de calendário para o candidato?" você pode perguntar. Embora possa ser tentador, você deve resistir ao desejo. As notificações do calendário são impessoais e pouco profissionais. Você pode enviar um convite de calendário assim que seu candidato aceitar, mas não o faça o primeiro contato com um possível recruta. Em vez disso, escreva um e-mail para agendar uma entrevista.

Formato de e-mail para convidar candidato para entrevista

Em primeiro lugar, os e-mails de convite para entrevistas têm seu propósito e estrutura. Você pode aprender mais sobre etiqueta de e-mail profissional em nosso guia detalhado. Ainda assim, você precisa ter um formato ligeiramente diferente em suas cartas de convite. Você vai querer fornecer o 'quem, o quê, quando e onde' da entrevista.

Estudamos os convites por e-mail de várias das principais empresas do mundo e eles têm sete coisas em comum.

1. Agradeça ao candidato por se inscrever
2. Convide-os para uma entrevista
3. Forneça todos os detalhes essenciais
4. Diga-lhes quem estará presente
5. Incentive-os a se conectar e confirmar
6. Pergunte se eles têm algum requisito especial
7. Termine com entusiasmo
   

1. Agradeça ao solicitante

É sempre positivo agradecer aos candidatos pelo esforço que fizeram ao se candidatarem à sua vaga.

2. Convide-os para uma entrevista

Diga ao candidato que ele foi bem-sucedido na primeira etapa (ou na segunda ou terceira etapa, conforme apropriado) e que você o está convidando para uma entrevista. Seja específico sobre o tipo de entrevista, seja uma entrevista por telefone, uma entrevista em vídeo ou uma reunião física.

3. Forneça todos os detalhes essenciais

Seu candidato precisará saber a data e a hora da entrevista, mas talvez precise saber detalhes adicionais. Você deve fornecer informações sobre todas as tarefas que solicitar, incluindo apresentações. Forneça informações sobre a duração da entrevista e, se desejar, detalhes sobre a estrutura da entrevista – seja uma entrevista em painel, uma discussão individual ou uma apresentação, por exemplo. Certifique-se de não deixar nada de fora.

4. Diga a eles quem estará presente

É cortês dizer ao candidato a emprego quem estará presente durante a entrevista. O candidato pode se preparar fazendo alguma pesquisa.

5. Incentive-os a se conectarem e confirmarem

Seja claro para os candidatos a emprego que você precisa de uma resposta. Você pode fornecer um prazo para todas as respostas, principalmente se tiver uma lista de reserva de outros entrevistados em potencial. Ofereça a opção de enviar e-mail ou ligar.

6. Pergunte se eles têm algum requisito especial

Você tem o dever legal de garantir que seu recrutamento seja justo, portanto, pergunte aos candidatos se eles têm requisitos específicos que você pode precisar acomodar.

7. Termine com entusiasmo

Termine seu e-mail de forma positiva e encorajadora. Este pode ser o começo de algo especial.

Como convidar candidato para entrevista por e-mail

Suponha que você tenha lido nossa estrutura para construir o email profissional perfeito. Nesse caso, você pode estar se perguntando como isso se traduz em um e-mail de convite para entrevista? Vamos dar uma olhada em um formato de e-mail adequado para convidar candidatos para entrevista. Aqui está tudo o que você precisa incluir.

1. Use o nome da pessoa

Você deve personalizar sua correspondência de e-mail, portanto, deve usar o nome do entrevistado. E-mails são menos formais do que cartas, então não há problema em usar o primeiro nome. Se você quiser saber mais sobre como iniciar um e-mail profissional, confira nosso blog detalhado.

2. Agradeça a eles por se inscreverem

Um pequeno agradecimento vai um longo caminho. Agradecer ao seu potencial entrevistado é uma maneira positiva de iniciar o e-mail, portanto, certifique-se de fazê-lo.

3. Convide-os para uma entrevista

Pode ser fácil cair em um tom oficial ao escrever um convite para entrevista, mas não o faça. Use a voz ativa ao dizer a um candidato que você o selecionou para uma entrevista. Se você revisou cada inscrição ou não, você está representando a organização, então escreva dessa maneira.

4. Forneça detalhes cruciais

Lembre-se de quem, o quê, quando e onde. Inclua tudo em qualquer e-mail para convidar candidatos pré-selecionados para uma entrevista. Hora, data, local e processo são informações críticas que você não deve perder.

5. Diga ao candidato quem vai entrevistá-lo

É profissional dizer às pessoas quem as entrevistará. Isso permite que eles façam algumas pesquisas de antecedentes, incluindo a verificação de perfis de empresas e perfis do LinkedIn. Antes de enviar o e-mail da entrevista, avise os colegas que são mencionados pelo nome na mensagem.

6. Incentive-os a se conectarem e confirmarem

Certifique-se de que o candidato confirme sua presença. Dê-lhes uma data de confirmação, se desejar. Você pode enviar um e-mail de lembrete alguns dias antes do prazo, se desejar.

7. Pergunte se eles têm algum requisito especial

Você tem o dever legal e moral de garantir que todos os candidatos tenham uma chance justa e igual de participar de uma entrevista. Ao reconhecer isso e incentivar os candidatos a entrar em contato com você, você está fazendo todo o possível para garantir um processo transparente e aberto.

8. Termine profissionalmente

Escrevemos um blog detalhado sobre as melhores práticas para encerrar e-mails profissionais, incluindo as melhores assinaturas para qualquer situação, inclusive as mais formais. Ele lhe dará mais informações sobre como encerrar um e-mail para o candidato da melhor maneira possível.

9. Revise o e-mail

Não há nada pior do que um e-mail mal escrito para um candidato. Portanto, certifique-se de verificar seu e-mail para convidar candidatos pré-selecionados para uma entrevista em caso de erros gramaticais ou ortográficos antes de pressionar 'enviar'.

Amostras de e-mail de convite de entrevista

Aqui estão alguns exemplos de modelos de e-mail de convite de entrevista que você pode achar úteis.

Entrevista por telefone

Este é relativamente formal e fornece todos os detalhes necessários em um e-mail de convite de entrevista para um candidato.

Entrevista em vídeo

Como dissemos antes, videoconferências e e-mails de entrevistas online precisam incluir detalhes específicos para quem procura emprego. Aqui está um exemplo de um modelo de e-mail de entrevista em vídeo.

Primeira entrevista

As primeiras cartas de entrevista são tipicamente formais e curtas. Ao fornecer aos candidatos informações sobre o processo desde o início, você pode reduzir qualquer ansiedade que eles possam sentir. Também permite que eles se preparem, o que deve se traduzir em uma troca mais significativa durante a própria entrevista. Você também pode basear o segundo e-mail de convite de entrevista neste modelo.

Entrevista final

A entrevista final é sua última chance de avaliar os candidatos e avaliar sua adequação à função. Se houver elementos de sua experiência que você gostaria de explorar, seja explícito. Dê ao candidato a chance de se expressar e impressioná-lo. Se você quiser dar feedback, geralmente é melhor vir do gerente de recrutamento. Aqui está um exemplo de e-mail de convite para entrevista final.

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