A multitarefa está realmente tornando você mais produtivo?

No local de trabalho, a multitarefa é uma habilidade frequentemente elogiada e pode até ser incentivada. Você pode até ter se identificado como um forte multitarefa em um currículo anterior. A multitarefa é uma ideia atraente porque faz você sentir que está realizando mais em menos tempo.

“[As pessoas] acham que ser multitarefa com sucesso é uma espécie de distintivo de honra – mas, na realidade, isso o torna estúpido”, diz Wendy Ellin, estrategista de produtividade no local de trabalho e autora do livro best-seller nº 1, Working From Home… How's That Working Para você?

“Você se debate no caos e perde minutos tentando descobrir onde parou neste projeto quando redirecionou sua atenção para aquele telefonema ou e-mail, e isso apenas o coloca de volta em vez de avançar”, diz Ellin.

Embora a multitarefa possa ser eficaz em algumas situações, pode não ser ideal em um ambiente de trabalho.

Desvantagens da multitarefa

Estudos descobriram que a multitarefa realmente reduz a eficiência e a produtividade. Aqui estão os riscos da multitarefa.

1 Reduz o seu QI

De acordo com um estudo multitarefa da Universidade de Londres, Ellin não está errado sobre seu efeito em seu cérebro. Descobriu-se que os participantes que faziam multitarefas enquanto trabalhavam em uma tarefa cognitiva experimentaram uma queda no QI – o QI de alguns participantes do sexo masculino caiu em até quinze pontos.

“Quando você está tentando ter uma conversa coerente enquanto constrói um e-mail, não funciona. Um desses sofre”, diz Ellin. “Seu cérebro precisa de energia total para ambos e não pode trabalhar em ambas as tarefas de forma tão eficaz quanto em uma.”

2 Requer um custo de troca

A American Psychological Association diz que alternar entre tarefas resulta em perda de produtividade e eficiência. Isso ocorre por causa do que é chamado de “custos de troca”. O cérebro leva tempo para processar o final de uma tarefa e mudar de marcha para outra tarefa. O custo de troca pode ser pequeno no início, mas aumenta à medida que você realiza várias tarefas ao longo do dia.

“Demora sessenta e quatro segundos para recuperar sua linha de pensamento depois de ser interrompido por um e-mail”, diz Ellin. “Multiplique isso por cinquenta vezes por dia e você estará perdendo cinquenta minutos apenas parando e começando o dia todo.”

3 Isso leva à má qualidade do trabalho

Se você é afastado de sua primeira tarefa por um colega, uma mensagem de bate-papo ou uma tarefa inesperada que foi colocada em sua mesa, a multitarefa não permite que você dedique 100% do seu foco para produzir um resultado de alta qualidade.

Quando seu cérebro está constantemente mudando entre mais de uma tarefa – e gastando um custo de processamento entre elas – erros provavelmente acontecerão.

Quando a multitarefa pode ser eficaz

Em certas situações, você pode descobrir que a multitarefa permite alcançar os resultados desejados simultaneamente. Pode ser um pouco mais eficaz quando duas tarefas simples são executadas ao mesmo tempo.

“Quando você não está usando a mesma parte do seu cérebro para ambas as tarefas, funciona”, diz Ellin. “[Um] exemplo é falar com alguém ao telefone enquanto caminha na esteira.”

No entanto, multitarefa durante a execução de tarefas cognitivas (ou seja, tarefas que exigem que você adquira, organize e aprenda novas informações) no trabalho trará problemas.

Estratégias para gerenciar várias tarefas

Se você se depara com várias tarefas e precisa de uma maneira alternativa de abordá-las sem multitarefa, aqui estão algumas ideias de Ellin e outros especialistas em produtividade:

• Escreva uma lista de tarefas. Cada lista de tarefas deve incluir apenas tarefas para aquele dia – não para o futuro imediato.
• Mantenha uma lista curta. “ Coloque apenas 3-5 coisas na lista que você pretende fazer. Não quero, não devo fazer, mas pretendo fazer. Qualquer coisa além disso é um presente”, diz Ellin.
• Identifique as tarefas de alta prioridade. Determine quais tarefas são as mais importantes ou urgentes que precisam de sua atenção primeiro. Pergunte ao seu supervisor ou gerente os prazos e discuta em qual tarefa vale a pena focar, se necessário.
• Bloco de tempo. Agende blocos de 90 minutos de sessões de trabalho ininterruptas. “Não faça prisioneiros – não atenda o telefone, verifique seu e-mail ou Facebook, apenas concentre-se no projeto em que você está trabalhando.”

Configure uma recompensa. “ Recompense-se por concluir uma tarefa, como uma caminhada de 30 minutos ao ar livre, uma xícara de café da tarde ou uma pausa para meditação de 20 minutos”, sugere Ellin.