Como redigir atas de reuniões, com exemplos

Anotar atas de reuniões pode parecer mundano ou crítico, dependendo do que está na agenda, mas é sempre importante que sua redação seja clara e precisa. Independentemente de como você se sinta em relação ao seu papel como transcritor, registrar atas de reuniões eficazes é essencial a longo prazo para qualquer organização com reuniões.

Neste artigo, discutiremos como redigir atas de reuniões como um profissional, para que todos os envolvidos entendam claramente o que aconteceu durante a reunião apenas lendo as atas. Aqui estão algumas dicas e modelos para facilitar a redação de atas de reuniões .

O que são atas de reunião?

Ata de reunião é o registro escrito de uma reunião ou audiência. As atas geralmente são estruturadas e formais para que possam ser compartilhadas após a reunião e servir como documentos históricos no futuro.

Para aqueles que não puderam comparecer à reunião , a ata os informa. As atas também oferecem prestação de contas aos itens de ação que foram discutidos durante a reunião.

Mais importante ainda, se uma organização entrar em qualquer tipo de situação legal, as atas servem como um registro oficial que comprova a devida diligência, a ética e o cumprimento do estatuto.

Quem faz as atas das reuniões?

A secretária geralmente elabora atas de reuniões. Organizações sem fins lucrativos, entidades governamentais, escolas, empresas públicas e sindicatos geralmente são obrigados a registrar atas oficiais de reuniões. No entanto, muitas outras empresas também utilizam atas de reuniões para manter um registro oficial.

Como escrever atas de reunião

O estilo e o conteúdo das atas das reuniões variam dependendo da organização e de como ela está estruturada. Independentemente disso, você deve sempre incluir o básico, como data, hora e participantes. Mas muitas organizações também se beneficiarão com outros itens opcionais, como documentos suplementares e itens de ação. Continue lendo para descobrir o que incluir nas atas da reunião.

8 elementos básicos de atas de reunião

Estes são os itens essenciais para incluir nas atas da sua reunião:

1 data

2 vezes

3 Localização

4 participantes

5 tópicos discutidos

6 movimentos

7 Resultados da votação

8 Data e local da próxima reunião

O que mais as atas das reuniões devem incluir?

A maioria das organizações adicionará pelo menos um ou dois outros elementos nas notas das reuniões. Além do essencial, as notas da sua reunião podem incluir e ser estruturadas da maneira que melhor atenda às necessidades da sua organização.

Aqui estão alguns elementos personalizados que você pode incluir nas atas da sua reunião:

• Documentos complementares
• Itens de ação
• Objetivo da reunião
• Itens a serem discutidos na próxima vez
• Atualizações de status do projeto e resultados de votação
• Próximas etapas, como pesquisa e acompanhamento
• Uma seção para definir participantes que são convidados, não votantes ou palestrantes
• Correções ou alterações em atas de reuniões anteriores

5 dicas para escrever atas de reuniões

Assim que a reunião for encerrada, use suas anotações para escrever e editar suas atas e, em seguida, compartilhe-as. É útil escrever a ata da reunião assim que ela terminar, para que você não perca nada.

1 Seja consistente

Ajuda usar um modelo sempre que você fizer atas de reuniões. Dessa forma, eles ficam todos dispostos da mesma maneira e você não terá que perder tempo adicionando títulos e marcadores . Isso será útil posteriormente, quando outras pessoas na organização precisarem referenciá-los. Algumas organizações até colocam sua agenda e os participantes esperados nas notas da reunião para maior eficiência.

2 Grave

Quando você começa na função de secretária, pode ter dificuldade em acompanhar as anotações. Se você estiver enfrentando isso, considere gravar a reunião. Você pode fazer isso com qualquer smartphone, dispositivo de gravação de áudio ou câmera. Mais tarde, você pode usar um serviço de transcrição de inteligência artificial ou apenas ouvir a gravação para relembrar quando necessário. Antes de gravar, porém, avise aos participantes que eles estão sendo gravados.

3 Torne suas anotações visíveis durante a reunião

Às vezes, as reuniões são colaborativas . Às vezes, isso pode parecer caótico e dificultar o controle de tudo. Tornar as anotações visíveis em um projetor ou compartilhar sua tela ou documento durante as reuniões permite que seus colegas de equipe contribuam com elas.

4 Resumir

Ao escrever notas de reunião, resuma . Você deve documentar o máximo de informações possível, mas não escreva tudo literalmente. Não é necessário registrar tudo o que foi dito nas atas da reunião. Você também pode ter dificuldade em acompanhar se tentar escrever toda a conversa, palavra por palavra. Simplifique e esclareça o que aconteceu durante a reunião.

5 Rotule os comentários com iniciais

Se várias pessoas na reunião derem sugestões sobre um assunto, pode ser útil usar as iniciais dos participantes para indicar quem contribuiu com o quê. Você também pode usar iniciais para indicar quem será o responsável pelas próximas etapas. Essa técnica de taquigrafia é uma forma eficiente de esclarecer uma conversa entre várias pessoas.

5 modelos para atas de reunião

1 Ata da reunião do Conselho

Ligue para fazer o pedido

Facilitado pelo presidente do conselho.

[nome do presidente do conselho] convocou para ordenar a reunião ordinária de [sua organização] em [horário da reunião] em [data da reunião] em [local da reunião].

Presença

Facilitado pela secretária.

O secretário conduziu a chamada. Estiveram presentes as seguintes pessoas:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

As seguintes pessoas estiveram ausentes:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Aprovação de minuta

[Nome do secretário] leu a ata da última reunião. A ata foi aprovada.

Problemas em aberto

• [Edição nº 1]
• [Edição nº 2]
• [Edição nº 3]

Novos negócios

• [Novo item de negócios nº 1]
• [Novo item de negócios nº 2]
• [Novo item de negócios nº 3]

Adiamento

[Nome do facilitador da reunião] encerrou a reunião às [hora do término da reunião].

Envio e aprovação da ata

Ata enviada por: [nome do secretário]

Ata aprovada por: [nome do presidente do conselho ou facilitador da reunião]

2 Modelo de reunião informal

Ligue para fazer o pedido

Uma reunião de [nome da organização] foi realizada em [local da reunião] em [data da reunião].

Participantes

Os membros votantes presentes incluíram:

• [Participante nº 1]
• [Participante nº 2]
• [Participante nº 3]

Os convidados presentes incluíram:

• [Convidado nº 1]
• [Convidado nº 2]
• [Convidado nº 3]

Aprovação de minuta

Uma moção para aprovar a ata da [data da reunião anterior] anterior foi feita por [nome do secretário] e apoiada por [nome do apoiante].

Relatórios

• [Nome do relatório] foi apresentado por [nome do apresentador]
• [Nome do relatório] foi apresentado por [nome do apresentador]

Moções principais

• [Nome da moção] apresentada por [nome do proponente] e apoiada por [nome dos apoiadores]. A moção [aprovada ou reprovada] com [número de votos] a favor e [número de votos] contra.

Adiamento

[Nome do facilitador da reunião] reunião encerrada em [hora do encerramento].

3 Modelo de reunião de audiência pública

Data da reunião:[Data da reunião]

Horário da reunião:[Horário da reunião]

Secretário:[nome do secretário]

Introdução

[Nome do condutor da reunião] apresentou a reunião:

• [Pontos de discussão]

Chamada

Membros presentes:

• [Participantes]

Movimento #1

Comentários:

• [Iniciais ou nome do comentarista] [comentário] [rótulo como: ideia, item de ação ou conclusão]

Movimento #2

Comentários:

• [Iniciais ou nome do comentarista] [comentário] [rótulo como: ideia, item de ação ou conclusão]

Ideias

• [Ideia]

Próximas etapas

• [Próxima etapa]

Conclusões

• [Conclusão]

4 Notas de reunião com cliente

Projeto:[Nome do projeto]

Participantes:[Participantes]

Data e hora:[Data e hora]

Agenda

• [Tópico para discutir]
  • [Objetivo]
  • [Pontos-chave]

Notas

[Qualquer informação adicional importante discutida durante a reunião]

Resultados

[Principais decisões]

Itens de ação

• [Nome do responsável] [Próxima etapa]
• [Nome do responsável] [Próxima etapa]

5 minutos de gerenciamento de projetos

Data e hora:[Data e hora]

Presente:[Participantes]

Ausente:[Membros do projeto não presentes]

Local:[Local da reunião]

Projeto:[Nome do projeto]

Tópicos

1. Atualização de [equipe]
2. Progresso em [projeto]
3. Resultados da semana anterior

Perguntas frequentes sobre atas de reunião

O que são atas de reunião?

As atas da reunião documentam o que aconteceu durante uma reunião. Freqüentemente, eles são compartilhados dentro de uma organização após uma reunião e servem como documento de referência no futuro.

Por que as atas das reuniões são importantes?

• Crie um registro histórico
• Mostre o progresso ao longo do tempo
• Oferecer proteção legal para a organização
• Siga os estatutos locais
• Explique por que uma organização tomou uma decisão
• Servir como um lembrete de tarefas ou projetos
• Atuar como prova de prazos
• Informar os associados que não puderam comparecer

O que as atas das reuniões devem incluir?

• Data
• Tempo
• Localização
• Participantes
• Tópicos discutidos
• Movimentos
• Resultados da votação
• Data e local da próxima reunião