Como escrever atas de reuniões, com exemplos

Anotar as atas das reuniões pode parecer mundano ou crítico, dependendo do que está na agenda, mas é sempre importante que sua redação seja clara e precisa. Seja qual for a sua opinião sobre o seu papel como transcritor, gravar atas de reuniões eficazes é essencial a longo prazo para qualquer organização com reuniões.

Neste artigo, discutiremos como escrever atas de reunião como um profissional, para que todos os envolvidos entendam claramente o que aconteceu durante a reunião apenas lendo as atas. Aqui estão algumas dicas e modelos para facilitar a redação de atas de reunião.

O que são atas de reunião?

Atas de reunião são o registro escrito de uma reunião ou audiência. As atas são geralmente estruturadas e formais para que possam ser compartilhadas após a reunião e servirem como documentos históricos no futuro.

Para aqueles que não puderam comparecer à reunião , as minutas os atualizam. Atas também oferecem prestação de contas aos itens de ação que foram discutidos durante a reunião.

Mais importante ainda, se uma organização entrar em qualquer tipo de situação legal, as atas servem como um registro oficial comprovando a devida diligência, ética e conformidade com os estatutos.

Quem faz as atas das reuniões?

O secretário geralmente faz as atas das reuniões. Organizações sem fins lucrativos, entidades governamentais, escolas, empresas públicas e sindicatos geralmente são obrigados a registrar atas de reuniões oficiais. No entanto, muitas outras empresas também usam atas de reuniões para manter um registro oficial.

Como escrever atas de reunião

O estilo e o conteúdo das atas de reunião variam de acordo com a organização e como ela está estruturada. Independentemente disso, você deve sempre incluir o básico, como data, hora e participantes. Mas muitas organizações também se beneficiarão de ter outros itens opcionais, como documentos suplementares e itens de ação. Continue lendo para descobrir o que incluir em suas atas de reunião.

8 elementos básicos de atas de reunião

Estes são os itens essenciais para incluir em suas atas de reunião:

1 Data

2 Horas

3 Localização

4 participantes

5 Tópicos discutidos

6 Moções

7 Resultados da votação

8 Data e local da próxima reunião

O que mais as atas de reunião devem incluir?

A maioria das organizações adicionará pelo menos um ou dois outros elementos em suas notas de reunião. Além do essencial, suas notas de reunião podem incluir e ser estruturadas da maneira que melhor se adequar às necessidades da sua organização.

Aqui estão alguns elementos personalizados que você pode incluir em suas atas de reunião:

• Documentos complementares
• Itens de ação
• Objetivo da reunião
• Itens a serem discutidos na próxima vez
• Atualizações de status do projeto e resultados de votação
• Próximos passos, como pesquisa e acompanhamentos
• Uma seção para definir os participantes que são convidados, não votantes ou palestrantes
• Correções ou alterações em atas de reuniões anteriores

5 dicas para escrever atas de reunião

Depois que a reunião for encerrada, use suas anotações para escrever e editar suas atas e depois compartilhá-las. É útil escrever as atas da reunião assim que a reunião terminar para que você não perca nada.

1 Seja consistente

É útil usar um modelo toda vez que você fizer as atas da reunião. Dessa forma, todos eles são dispostos da mesma maneira, e você não terá que perder tempo adicionando títulos e marcadores . Isso será útil posteriormente quando outras pessoas na organização precisarem fazer referência a eles. Algumas organizações até colocam sua agenda e participantes esperados nas notas da reunião para eficiência.

2 Grave

Quando você começa em sua função de secretário, pode ter problemas para acompanhar as anotações. Se você estiver passando por isso, considere gravar a reunião. Você pode fazer isso com qualquer smartphone, dispositivo de gravação de áudio ou câmera. Mais tarde, você pode usar um serviço de transcrição de inteligência artificial ou apenas ouvir a gravação como uma atualização quando necessário. Antes de gravar, porém, certifique-se de informar aos participantes que eles estão sendo gravados.

3 Torne suas anotações visíveis durante a reunião

Às vezes, as reuniões são colaborativas . Isso às vezes pode parecer caótico e dificultar o acompanhamento de tudo. Tornar as notas visíveis em um projetor ou compartilhar sua tela ou documento durante as reuniões permite que seus colegas de equipe contribuam com elas.

4 Resumir

Ao escrever notas de reunião, resuma . Você deve documentar o máximo de informações possível, mas não escreva tudo literalmente. Não é necessário registrar tudo o que foi dito durante as anotações da reunião. Você também pode ter dificuldade em acompanhar se tentar escrever toda a conversa palavra por palavra. Simplifique e esclareça o que aconteceu durante a reunião.

5 Etiquetar comentários com iniciais

Se várias pessoas na reunião tiverem sugestões sobre um assunto, pode ser útil usar as iniciais dos participantes para indicar quem contribuiu com o quê. Você também pode usar iniciais para indicar quem será responsável pelos próximos passos. Essa técnica abreviada é uma maneira eficiente de esclarecer uma conversa com várias pessoas.

5 modelos de atas de reunião

1 Ata da reunião do conselho

Ligue para encomendar

Facilitado pelo presidente do conselho.

[Chair of the board's name] convocou para ordenar a reunião ordinária de [sua organização] em [horário da reunião] em [data da reunião] em [local da reunião].

Comparecimento

Facilitado pelo secretário.

O secretário realizou a chamada. Estiveram presentes as seguintes pessoas:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Estavam ausentes as seguintes pessoas:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Aprovação de minutos

[nome do secretário] leu a ata da última reunião. A ata foi aprovada.

Problemas em aberto

• [Problema 1]
• [Problema nº 2]
• [Problema nº 3]

Novo negócio

• [Novo item de negócios nº 1]
• [Novo item de negócios nº 2]
• [Novo item de negócios nº 3]

Adiamento

[Nome do facilitador da reunião] encerrou a reunião em [horário de término da reunião].

Envio e aprovação de atas

Atas enviadas por: [nome do secretário]

Atas aprovadas por: [nome do presidente do conselho ou do facilitador da reunião]

2 Modelo de reunião informal

Ligue para encomendar

Uma reunião de [nome da organização] foi realizada em [local da reunião] em [data da reunião].

Participantes

Os membros votantes presentes incluíram:

• [Participante nº 1]
• [Participante nº 2]
• [Participante nº 3]

Os convidados presentes incluíram:

• [Convidado #1]
• [Convidado nº 2]
• [Convidado nº 3]

Aprovação de minutos

Uma moção para aprovar a ata da [data da reunião anterior] anterior foi feita por [nome do secretário] e apoiada por [nome do auxiliar].

Relatórios

• [Nome do relatório] foi apresentado por [nome do apresentador]
• [Nome do relatório] foi apresentado por [nome do apresentador]

Principais movimentos

• [Nome do movimento] movido por [nome do promotor] e apoiado por [nome dos apoiadores]. A moção [aprovada ou reprovada] com [número de votos] a favor e [número de votos] contra.

Adiamento

[Nome do facilitador da reunião] encerrou a reunião em [horário do adiamento].

3 Modelo de reunião de audiência pública

Data da reunião: [Data da reunião]

Horário da reunião: [Horário da reunião]

Secretário: [nome do secretário]

Introdução

[Nome do condutor da reunião] apresentou a reunião:

• [Pontos de discussão]

Chamada

Membros presentes:

• [Participantes]

Movimento nº 1

Comentários:

• [Iniciais ou nome do comentarista] [comentário] [rótulo como: ideia, item de ação ou conclusão]

Movimento #2

Comentários:

• [Iniciais ou nome do comentarista] [comentário] [rótulo como: ideia, item de ação ou conclusão]

Ideias

• [Idéia]

Próximos passos

• [Próxima Etapa]

Conclusões

• [Conclusão]

4 Notas da reunião do cliente

Projeto: [Nome do projeto]

Participantes: [Participantes]

Data e hora: [Data e hora]

Agenda

• [Tópico a discutir]
  • [Objetivo]
  • [Pontos chave]

Notas

[Qualquer informação importante adicional discutida durante a reunião]

Resultados

[Principais decisões]

Itens de ação

• [Nome do responsável] [Próxima etapa]
• [Nome do responsável] [Próxima etapa]

5 minutos de gerenciamento de projetos

Data e hora: [Data e hora]

Presente: [Participantes]

Ausente: [membros do projeto não presentes]

Local: [Local da reunião]

Projeto: [Nome do projeto]

Tópicos

1. Atualização de [equipe]
2. Progresso em [projeto]
3. Resultados da semana anterior

Perguntas frequentes sobre atas de reunião

O que são atas de reunião?

Atas de reunião documentam o que aconteceu durante uma reunião. Eles são frequentemente compartilhados dentro de uma organização após uma reunião e servem como um documento de referência no futuro.

Por que as atas de reunião são importantes?

• Criar um registro histórico
• Mostrar progresso ao longo do tempo
• Oferecer proteção legal para a organização
• Aderir aos estatutos locais
• Explique por que uma organização tomou uma decisão
• Servir como um lembrete de tarefas ou projetos
• Agir como prova de prazos
• Informar os membros que não puderam comparecer

O que as atas de reunião devem incluir?

• Encontro
• Tempo
• Localização
• Participantes
• Tópicos discutidos
• Moções
• Resultados da votação
• Data e local da próxima reunião