As novas regras para se comunicar com confiança no trabalho em 2022

Para profissionais nos EUA, as tarefas do dia a dia em 2022 não são tão diferentes das dos anos anteriores: escrever e-mails, criar documentos, criar planilhas e participar de reuniões (virtuais). Mas uma mudança fundamental na forma como realizamos esse trabalho se esconde por trás das responsabilidades familiares e das metas trimestrais – uma mudança que coloca a comunicação digital eficiente no centro.

Os trabalhadores do conhecimento estão sob pressão. Esses funcionários qualificados, que trabalham na interseção de tecnologia e informação, são pagos para “pensar para viver”. Como resultado, eles devem trabalhar em vários formatos, plataformas e em toda a empresa para comunicar suas ideias com eficácia. A Grammarly fez uma parceria com a Harris Poll para pesquisar 251 líderes empresariais e 1.001 profissionais do conhecimento nos EUA para entender melhor o que está em jogo na comunicação profissional hoje . E a pesquisa mostra que há espaço para melhorias.

De acordo com essa pesquisa, os trabalhadores do conhecimento gastam aproximadamente vinte horas por semana em comunicação escrita – metade de uma semana de trabalho de quarenta horas. Isso provavelmente não é uma surpresa, pois 93% dos líderes empresariais pesquisados ​​já concordam que “a comunicação é a espinha dorsal dos negócios”. Mas o desafio permanece: a maioria de nós ainda não adaptou nossas suposições em torno da comunicação para a nova e remota maneira de fazer negócios – e isso mostra.

É burnout ou é uma comunicação ineficaz?

Se você está entre os 86% dos trabalhadores que enfrentam problemas de comunicação no trabalho (especialmente em relação à capacidade de resposta e clareza), não se surpreenda se também estiver apresentando sintomas de baixa moral, baixo engajamento e esgotamento.

Quase metade dos trabalhadores do conhecimento pesquisados ​​sofre falhas de comunicação pelo menos diariamente ou mais, o que – quando você passa metade do seu dia em comunicação escrita – pode levar a muita frustração a longo prazo.

O ano passado (e esta pesquisa) oferece mais uma prova desse ponto quando descobrimos que:

• 50% dos trabalhadores do conhecimento acreditam que sua “equipe lutou para se comunicar de forma eficaz no último ano”.
• 59% dos trabalhadores do conhecimento estão preocupados com a comunicação eficaz com modelos de trabalho remotos ou híbridos no futuro.
• 38% dos trabalhadores do conhecimento acreditam que a comunicação escrita que recebem de outros não é muito eficaz.
• 90% dos trabalhadores do conhecimento concordam que a má comunicação afeta negativamente a produtividade, o moral e o crescimento de sua equipe ou empresa.

Estes são alguns dos desafios comuns que os trabalhadores do conhecimento enfrentam que afetam a eficácia de sua comunicação:

Refletindo sobre a experiência de trabalho cotidiana, é fácil ver como a comunicação ineficaz se acumula para criar problemas mais tangíveis. O tempo perdido decifrando mensagens, ponderando sobre a plataforma mais apropriada para compartilhar informações ou simplesmente esperando que alguém responda pode facilmente se transformar em frustração. Essa frustração pode alimentar o aumento dos sentimentos de estresse, sobrecarga e baixa moral que muitos locais de trabalho estão enfrentando durante a pandemia do COVID-19.

Eficácia como alavanca de confiança na comunicação

Evitar o estresse não é o único benefício de se tornar um comunicador mais eficaz. Aumentar a eficácia pode aumentar sua sensação de satisfação e confiança em suas interações no local de trabalho - uma linha de base extremamente importante quando passamos metade da nossa semana de trabalho nos comunicando.

Os trabalhadores do conhecimento neste estudo se classificaram como muito confiantes em sua comunicação com grupos específicos. Por exemplo, 75% disseram que estão muito confiantes com seu chefe, 71% estão muito confiantes com sua equipe e 67% com outras equipes. Mas a difusão da confiança entre os trabalhadores do conhecimento cai quando se trata de terceiros e líderes executivos. De fato, mais trabalhadores do conhecimento indicam que estão muito confiantes em sua comunicação com profissionais de fora da organização (60% muito confiantes) do que com líderes seniores dentro da empresa (55% muito confiantes).

Embora esses números estejam dentro de dez pontos percentuais um do outro, essa inclinação descendente de confiança é algo que devemos corrigir. Porque comunicar de forma eficaz, não importa com quem você esteja se comunicando, gera confiança.

No estudo, vimos assim: a confiança tem um efeito amplificador. Os trabalhadores do conhecimento que estão confiantes em suas próprias habilidades de comunicação escrita são mais propensos a perceber a comunicação escrita que recebem de outros como eficaz em comparação com aqueles que não estão confiantes em suas próprias habilidades: 66% dos escritores confiantes percebem a comunicação dos outros como eficaz , mas apenas 10% dos redatores inseguros percebem que a comunicação dos outros é eficaz.

Ao melhorar sua eficácia como comunicador, você pode se sentir mais confiante em suas comunicações escritas e verbais. Essa confiança recém-descoberta trará maior facilidade no compartilhamento de ideias, conexões mais gratificantes com seus colegas de trabalho e melhor tração em seus esforços profissionais.

5 novas regras para construir confiança na sua comunicação

No passado, comunicar com confiança pode ter se referido à sensação de presença que vem com a interação pessoal: linguagem corporal forte, contato visual, falar em público polido e um aperto de mão firme. Mas em um ecossistema digital, a confiança assume uma qualidade intangível. E vem com novas regras.

Aqui estão cinco novas regras para reduzir o fosso digital, comunicando-se de forma mais eficaz e aumentando sua confiança no processo:

1 Pratique uma boa higiene de comunicação

Tom, hora do dia, meio — todas essas escolhas afetam a mensagem recebida. Como você diz algo é tão importante quanto o que você diz. Priorize a “boa higiene” levando em consideração os estilos de comunicação , a autoedição antes de clicar em enviar e cuidando de quando e para onde você envia mensagens.

2 Fique atento às expectativas não ditas

Cada local de trabalho tem um estilo único de comunicação, seja ele estabelecido intencionalmente ou por acidente. Descubra se essas expectativas são capturadas em algum lugar. Caso contrário, peça diretrizes claras de comunicação para saber onde, quando e como a comunicação no local de trabalho deve ocorrer.

3 Aponte a tecnologia em camadas em vez de adicionar à sua tecnologia

Em vez de adicionar novas plataformas ou mídias, opte por complementos de comunicação que se integram ou se sobrepõem às ferramentas e sistemas existentes da sua empresa. Eles são mais fáceis de adotar em toda a empresa e não adicionam complexidade. Concentre-se em tecnologia e ferramentas que o capacitam, aprimoram seus fluxos de trabalho, permitem que você trabalhe com mais eficiência e forneçam insights para ajudá-lo a crescer ao longo do tempo.

4 Coloque as soft skills na sua lista de desenvolvimento

Em um ambiente de trabalho híbrido que carece de pistas de comunicação não-verbal consistentes, habilidades sociais como construção de relacionamento , colaboração e flexibilidade têm um grande impacto em como suas contribuições são recebidas. Seja proativo no desenvolvimento de suas habilidades sociais e fique mais confiante com a comunicação digital.

5 Abra um caminho para os recém-chegados

Se sua empresa está cada vez mais assumindo funções globalizadas e independentes de localização, dê as boas-vindas a esse aumento de equipes diversificadas e multiculturais com maior sensibilidade e inclusão. Essa prática ajudará os recém-chegados não familiarizados com a cultura da sua empresa a se sentirem à vontade para se comunicar com a equipe mais ampla, sejam eles novos no local de trabalho ou apenas novos no local de trabalho .

Aqui está para ser um comunicador confiante em 2022

À medida que o trabalho remoto leva o mundo a adotar plataformas de comunicação virtual e assíncrona, os trabalhadores do conhecimento têm uma nova habilidade principal a ser aprimorada: comunicação confiante em formatos escritos e verbais para todos os tipos de partes interessadas. Tome medidas hoje para aprimorar essas habilidades e aumentar sua confiança em conversar com todos, desde seu colega de equipe até seu CEO. Agora é a hora — valerá a pena com cada correspondência que vier.