Revisão da noção: esse gerente de projeto vale a pena?

Esta revisão aborda o que você precisa saber antes de usar o Notion e como ele pode otimizar seu processo de trabalho. Saiba mais em nossa análise do Notion abaixo.

Coordenar sua equipe com uma lista interminável de sistemas de software é tedioso. Desperdiça tempo e aumenta a probabilidade de os funcionários trabalharem em silos. Portanto, usar uma ferramenta como o Notion faz sentido. Você pode compartilhar conhecimento, colaborar com membros da equipe e acompanhar projetos, tudo em uma única tela.

Esta revisão cobre tudo o que você precisa saber sobre o Notion. Falarei sobre minhas experiências com a ferramenta, como ela pode fortalecer sua vida e se vale a pena dedicar seu tempo.

O que é Noção?

O Notion é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que enfatiza a colaboração. Fundado por Ivan Zhao em 2012 enquanto morava em San Francisco, ele percebeu que era quase impossível que as equipes trabalhassem em busca de metas juntas porque exigia várias plataformas e horas de gerenciamento por dia. Isso geralmente levava a informações isoladas, especialmente após a saída de um funcionário importante.

Assim, fundou a Notion com o objetivo de simplificar a gestão de projetos e equipes. Uma década depois, é seguro dizer que ele alcançou seu objetivo porque o Notion oferece tudo o que você precisa para um gerenciamento de projetos eficaz e compartilhamento de conhecimento.

Empresas como Pixar, Spotify, Headspace e Cornershop até usam o Notion para gerenciar tarefas. Está disponível em dispositivos Windows, Mac, iOS e Android.

Preço de noção

A Notion oferece quatro planos de preços:

1. O plano pessoal gratuito
2. O Personal Pro custa $ 5 por mês ou $ 48 por ano
3. A equipe custa $ 10 por mês ou $ 96 por ano
4. Os custos da empresa dependem das suas necessidades de negócios

A versão gratuita é perfeita para quem quer experimentar o Notion sem gastar dinheiro. Ao contrário de outros softwares de planejamento de projetos, o Notion oferece muitos recursos em seu plano gratuito. Isso inclui:

• Páginas e blocos ilimitados
• Compartilhe projetos e sprints com até cinco convidados
• Sincronize em dispositivos ilimitados
• Interface de programação de aplicativo avançada ou API
• Colaboração em tempo real

Se você é um escritor que deseja estruturar o fluxo de trabalho nos próximos dias ou semanas, pode fazer isso com um plano gratuito do Notion.

Se você precisa de algo mais avançado, considere o plano Personal Pro. É semelhante ao gratuito, mas oferece convidados ilimitados, uploads de arquivos e histórico de versões de 30 dias.

Mas se você estiver gerenciando uma equipe, inscreva-se no plano Notion Team. Oferece as mesmas funcionalidades dos planos anteriores, mas facilita o gerenciamento. Você encontrará recursos adicionais como:

• ferramentas administrativas
• Grupos de permissão
• Espaço de trabalho colaborativo
• Membros da equipe e documentos ilimitados

Se você precisar de controles e suporte para ajudar a gerenciar uma empresa maior, experimente o plano Enterprise. Você não encontrará um preço no site da Notion. Mas se você entrar em contato com a equipe de vendas, eles ajudarão a desenvolver um plano de acordo com suas necessidades. Ele oferece recursos como:

• SAML SSO
• Segurança e controle avançados
• Acesso antecipado a novos recursos
• Contratos personalizados e faturação
• Gestão de sucesso dedicada
• Exportação de PDF em massa

Isso facilita a gestão de uma empresa. Você pode acompanhar todos os projetos no painel colaborativo e nunca mais perder um prazo.

Para quem é o Notion?

Depois de usar o Notion para rastrear meus projetos de escrita, percebi que ele pode beneficiar a vida de:

• Escritores freelancers
• Equipes
• grandes empresas

Escritores freelancers

Estruturar sua semana é essencial se você quiser se tornar um redator freelancer de sucesso. Ele permite que você conclua projetos de clientes enquanto comercializa seus serviços de redação.

Fazer isso sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos é tedioso. Mas com o Notion, você pode criar alguns blocos para diferentes projetos. Dessa forma, você sabe o que deve fazer no dia e aproximadamente quanto tempo levará.

Equipes

O Notion foi projetado para equipes porque enfatiza a colaboração. Isso é essencial, pois o compartilhamento de conhecimento melhora a produtividade e evita informações isoladas. Se você estiver gerenciando uma equipe, o Notion pode ajudar a simplificar os processos de trabalho.

Convide todos os membros para que todos possam colaborar. Basta criar sprints que o ajudem a atingir uma meta maior e acompanhar o progresso dos funcionários.

Os membros da equipe podem compartilhar quaisquer problemas que enfrentem enquanto ajudam uns aos outros a encontrar soluções. Você também obterá informações sobre a produtividade de sua equipe e se precisar contratar funcionários adicionais.

Grandes empresas

Um problema significativo que a maioria das empresas enfrenta ao usar software de gerenciamento de projetos é a escalabilidade. Felizmente, Zhao criou esta plataforma para crescer com o seu negócio. Você pode convidar usuários ilimitados e concluir tarefas infinitas. Isso facilita muito o acompanhamento do progresso de sua equipe, mesmo que haja centenas de membros da equipe.

A Notion também entende que os funcionários de grandes empresas às vezes lutam para encontrar informações essenciais. É por isso que oferece um wiki de equipe, permitindo que você configure um repositório centralizado ao qual sua empresa pode se referir.

Se você estiver usando outros aplicativos, basta vinculá-los ao seu wiki porque o Notion é compatível com mais de 500 plataformas.

Como Funciona a Noção?

O uso do Notion é simples. Primeiro, você precisará se inscrever para uma conta gratuita. Para fazer isso, acesse Notion.so e inscreva-se por e-mail, Apple ou Google.

A partir daqui, o Notion fará algumas perguntas que ajudarão a adaptar seu painel às suas necessidades de negócios.

Em seguida, o Notion orienta você em um tutorial rápido que o ajudará a entender a plataforma. Sugiro criar páginas que você vai precisar. Isto pode ser:

• Lista de afazeres
• planejador de conteúdo
• metas mensais
• Diário
• Rastreador de hábitos

Clique no ícone “Nova página” no canto inferior esquerdo para criar uma página. Você encontrará uma lista de diferentes tipos de página, como tabela, quadro, lista, galeria e calendário. Você também precisará dar um título a ele e escolher um ícone para facilitar sua localização mais tarde.

Agora vamos ver alguns recursos que facilitaram minha vida.

Notas fáceis

O Notion funciona como uma ferramenta de escrita livre de distrações. Para fazer anotações, clique no botão “Nova página” no canto inferior esquerdo e opte por uma página em branco. A partir daqui, registre todas as ideias criativas que gostaria de compartilhar com outras pessoas. Use o recurso de arrastar e soltar para adicionar vídeo, imagem, áudio e código de programação.

Por exemplo, se você tiver algumas novas ideias para possíveis postagens de blog, anote suas ideias no Notion e seu estrategista de conteúdo poderá vê-las. Eles podem realizar análises de SERP e pesquisa de palavras-chave para ver se é uma ideia de tópico prática.

O Notion também está disponível para dispositivos móveis e, como é sincronizado entre dispositivos, você pode fazer anotações em seu telefone e elas aparecerão em sua área de trabalho.

Confira nossa análise do Craft.

Gerenciamento de tarefas entre plataformas

Com o gerenciador de tarefas multiplataforma, diferentes departamentos podem compartilhar conhecimento com o clique de um botão, o que ajuda a evitar informações isoladas.

Mas você também pode criar projetos e pastas separados para departamentos individuais. Isso simplifica o gerenciamento de diferentes equipes e projetos porque você pode acompanhar o progresso dos responsáveis.

Banco de Dados de Exibição de Tabela

A exibição de calendário do Notion oferece uma interface eficiente para armazenar e formatar informações. Por exemplo, se você tiver um calendário de criação de conteúdo, poderá criar diferentes artigos com prazos e atribuir escritores a cada projeto.

Clique em uma linha e ela será aberta como sua própria página, permitindo que você edite prazos, links, mídia, responsáveis ​​e status.

Se você clicar nos três botões no canto superior direito, poderá ocultar ou mostrar propriedades específicas. Isso é útil se você tiver muitas informações em sua mesa, mas quiser se concentrar apenas em algumas. Por exemplo, se você deseja apenas visualizar títulos de artigos, status, prazos e responsáveis, tudo o que você precisa fazer é desativar as outras propriedades.

Embora o Notion seja uma ferramenta valiosa para equipes, negócios e redatores, há algumas áreas que eu gostaria que o Notion melhorasse.

Áreas para melhoria

Aqui estão algumas áreas de melhoria que notei ao usar o Notion:

• Pode ser confuso para novos usuários
• O aplicativo móvel é lento

Pode ser confuso para novos usuários

Quando me inscrevi pela primeira vez para uma conta gratuita do Notion, fiquei confuso e um pouco intimidado porque não sabia por onde começar. Mesmo com a ajuda de um tutorial, havia tantas opções e recursos.

Existem ícones para modelos, opções de compartilhamento, páginas, tabelas e recursos de rastreamento à esquerda.

Embora tenha começado a me familiarizar com a interface logo depois, ela é um pouco avançada para novos usuários. Gostaria que o Notion inicialmente oferecesse menos opções e recursos em seu painel para ajudar os usuários a entender o gerenciamento de projetos.

Uma vez que o usuário tenha aprendido o básico, o Notion pode começar a introduzir recursos mais avançados.

Se você está procurando um aplicativo de produtividade mais simples, considere o Trello ou o Airtable.

O aplicativo móvel está lento

O aplicativo móvel é útil quando estou em trânsito e tentando anotar ideias criativas. No entanto, não é rápido. Quando você digita longas paredes de texto ou gerencia muitos sprints, o aplicativo tende a congelar. Às vezes, o aplicativo fecha aleatoriamente e você precisa abri-lo novamente. Felizmente, você não enfrentará esses problemas com o aplicativo da Web ou de desktop.

Eu gostaria de ver o Notion desenvolver seu aplicativo móvel para evitar atrasos ou travamentos. Isso é irritante quando você está interagindo com sua equipe no iPad ou iPhone.

Se você está procurando uma ferramenta com um aplicativo mais responsivo que permita fazer anotações, considere o Evernote ou o Onenote.

Leia nossa análise do Evernote.

Critérios de revisão de noção

Ao testar e revisar o Notion para ver se é uma ferramenta valiosa de gerenciamento de projetos, usei os seguintes critérios:

• Fácil de usar
• Flexibilidade
• recursos valiosos
• Acessibilidade
• Segurança

Depois de usar o Notion para rastrear meus projetos de redação e edição, sinto que ele atende a todos esses critérios.

Depois de passar pela curva de aprendizado inicial, você descobrirá que é fácil de usar porque todos os recursos necessários para gerenciamento de projetos e conhecimento estão em seu painel. Também é flexível, pois você pode usá-lo em todos os dispositivos enquanto acessa recursos como um wiki de equipe e fluxos de trabalho avançados.

Mas a melhor parte é que, se você quiser experimentar, não precisará pagar nada. O plano gratuito permite que você gerencie projetos enquanto convida membros da equipe.

Por que você pode confiar em mim

Como redator freelancer, estou sempre experimentando ferramentas que ajudam a gerenciar projetos de redação e, ao mesmo tempo, melhorar a produtividade. O que eu gostei no Notion quando me inscrevi pela primeira vez é que ele oferece tudo o que preciso para gerenciar projetos.

Isso inclui modelos, recursos de compartilhamento, integrações avançadas com outras ferramentas e recursos de compartilhamento rápido de conhecimento. Esses recursos me ajudam a gerenciar futuros projetos de redação e edição para que nunca perca os prazos.

Como também uso outras ferramentas como Google Keep, Kanban Board, Asana, Google Docs e Markdown, achei o Notion super conveniente porque se integra a todos eles.

Com certeza continuarei usando o Notion. Atualmente não estou gerenciando uma equipe, mas quando precisar de editores e redatores para ajudar em projetos no futuro, posso simplesmente enviar um convite por e-mail e o gerenciamento se torna mais fácil.