Escreva uma avaliação de desempenho eficaz: um guia passo a passo

Um dos aspectos mais importantes da função de um gerente é fornecer feedback que informe, eduque e capacite os membros da equipe para crescer e ter sucesso. Em nenhum lugar isso é mais importante do que na avaliação de desempenho. A avaliação de desempenho é a oportunidade mais estruturada para os gestores avaliarem o desempenho dos funcionários, fornecerem feedback verbal e escrito e definirem metas para desenvolvimento futuro.

Bem feito, também promove a comunicação aberta entre gestores e funcionários e faz com que o funcionário se sinta valorizado e tenha clareza sobre como ter mais sucesso em sua função. Continue lendo para aprender como escrever e conduzir avaliações de desempenho construtivas e impactantes.

O que é uma avaliação de desempenho?

Uma avaliação de desempenho é uma avaliação formal e estruturada do desempenho no trabalho, incluindo realizações e áreas de melhoria, e fornece feedback para o desenvolvimento profissional.

Uma avaliação de desempenho pode ser uma avaliação de desempenho anual abrangente conduzida por um gerente, uma revisão mais holística de 360 ​​graus que incorpora feedback do local de trabalho de supervisores, colegas e subordinados, ou uma revisão entre pares que inclui feedback valioso sobre trabalho em equipe e colaboração habilidades de colegas que trabalham em estreita colaboração com o funcionário. As avaliações de desempenho também podem ser estendidas a ambientes educacionais, onde as avaliações por pares podem ter impacto.

Em todos os casos, uma avaliação de desempenho é uma ferramenta crítica concebida para promover o crescimento e o sucesso através da melhoria contínua e do alinhamento dos objetivos individuais e empresariais.

Uma avaliação de desempenho também pode servir como uma ferramenta importante para documentar formalmente comportamento ou desempenho insatisfatório, com o objetivo de definir um rumo para melhoria ou potencialmente levar à demissão.

Os 3 componentes principais de uma avaliação de desempenho eficaz

Uma avaliação de desempenho eficaz baseia-se em três elementos essenciais que garantem uma avaliação abrangente, justa e produtiva:

1 Objetivos claros

Seu funcionário deveria ter recebido objetivos SMART claros – metas e responsabilidades específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado – por meio de comunicações internas muito antes da avaliação de desempenho. Esses objetivos claros são o roteiro do seu funcionário para o sucesso em sua função. Eles também são o seu manual para avaliar o desempenho; o foco da sua análise deve ser o desempenho deles em relação aos objetivos que lhes foram atribuídos.

Exemplos de objetivos de desempenho claros

• Melhore a pontuação de satisfação do cliente do seu departamento de 81% para 85% e aumente a pontuação de satisfação do cliente do departamento de 85% para 90% implementando duas novas iniciativas de atendimento ao cliente nos próximos seis meses.
• Desenvolver e lançar um novo recurso de produto que atenda às principais solicitações de nossos usuários, conforme identificado na última pesquisa da equipe no final do terceiro trimestre.
• Diminuir as taxas de superação dos projetos de 15% para 5%, melhorando a alocação de recursos durante o próximo ano; introduza verificações semanais de progresso durante o próximo trimestre para ajudar a garantir que isso aconteça.

2 Feedback equilibrado

O feedback equilibrado abrange conquistas e áreas de melhoria. Ambos são importantes em uma avaliação de desempenho.

Todo funcionário desfruta de reconhecimento por um trabalho bem executado. A avaliação de desempenho é o momento de comemorar detalhadamente essas conquistas. Este reconhecimento promove um sentimento de orgulho pessoal, eleva o moral e inspira um desejo contínuo de crescimento profissional dentro da empresa. Elogios pelas realizações também facilitam o recebimento de críticas construtivas, o que é essencial para ajudar seu funcionário a crescer e avançar em sua função.

Quer o feedback seja positivo ou negativo, deve ser apoiado por exemplos e dados concretos, como notas, e-mails ou resultados quantificáveis. Esta abordagem baseada em evidências proporciona clareza, educa os funcionários sobre seu impacto e demonstra seu conhecimento e investimento em seus esforços e sucesso.

3 Seja específico, relevante e acionável

Imagine se o único feedback que você desse durante uma avaliação de desempenho fosse: “Você precisa melhorar seu trabalho”. Sem identificar os aspectos que precisam ser melhorados, o contexto ou a conexão com a função ou responsabilidades do funcionário, ou orientação sobre como melhorar ou quais etapas tomar a seguir, seu feedback não é valioso para a melhoria, crescimento ou desenvolvimento do funcionário ou para ajudá-lo e sua equipe tira o melhor proveito do membro de sua equipe.

É por isso que o feedback deve ser sempre específico, relevante e acionável:

O feedback específicopermite que o funcionário entenda exatamente do que você está falando.

O feedbackrelevantegarante que você forneça feedback dentro da influência do funcionário e relevante para a discussão em questão.

O feedbackacionáveldá ao funcionário uma compreensão clara das próximas etapas, seja melhorar seu desempenho ou manter o excelente trabalho.

Uma declaração mais específica, relevante e prática em torno da necessidade de melhorar o desempenho poderia ser: “Percebi que seus relatórios geralmente contêm imprecisões na análise de dados. Por exemplo, o último relatório teve uma taxa de erro de 10%. Para melhorar, recomendo verificar novamente seus cálculos e usar nossas ferramentas de verificação de dados antes do envio. Vamos também agendar um horário para revisarmos essas ferramentas juntos.”

Exemplos de feedback eficaz

• “Suas habilidades de apresentação melhoraram significativamente. O relatório trimestral que você entregou no mês passado foi claro, conciso e bem recebido pela equipe executiva.”
• “Embora suas habilidades técnicas sejam fortes, há espaço para melhorias no gerenciamento de projetos. Recomendo focar na estimativa do cronograma e na alocação de recursos no próximo trimestre.”
• “Nos últimos três meses, observei que você cumpre consistentemente os prazos dos projetos, mas muitas vezes às custas do moral da equipe. Por exemplo, na recente campanha de marketing, os membros da equipe relataram fazer horas extras durante duas semanas seguidas. No futuro, gostaria que você se concentrasse em melhorar suas habilidades de delegação. Vamos marcar uma reunião para discutir estratégias para distribuir tarefas de forma mais uniforme e explorar técnicas de gerenciamento de tempo que podem ajudar a manter a eficiência e o bem-estar da equipe.”

7 etapas para escrever e conduzir avaliações de desempenho

Escrever e conduzir avaliações de desempenho significativas exige tempo e esforço. Mas as recompensas superam em muito o custo. Além de reconhecer seus funcionários pelo trabalho realizado e fornecer feedback útil sobre seu desempenho, sua avaliação promoverá uma comunicação aberta e contínua, ajudará a definir claramente as expectativas e estabelecerá as bases para o sucesso futuro dos membros de sua equipe.

Para agilizar seus esforços e alcançar os melhores resultados, siga estas sete práticas recomendadas de avaliação de desempenho:

1 Peça aos funcionários para realizarem uma autoavaliação

As autoavaliações dos funcionários, nas quais o funcionário fornece uma revisão por escrito de seu trabalho, são um dos vários métodos poderosos de avaliação de funcionários que beneficiam o funcionário e o gerente.

Para o colaborador, esta autorreflexão é uma oportunidade para destacar conquistas que podem ter passado despercebidas, reconhecer áreas de melhoria e ganhar maior autoconsciência.

Para o gestor, é uma oportunidade de ver o desempenho através dos olhos do funcionário e obter informações que ajudarão a informar uma avaliação de desempenho mais precisa e holística.

2 Reúna dados abrangentes para apoiar sua avaliação

Usar dados para ajudar a formular sua avaliação é uma das estratégias de avaliação de desempenho mais poderosas.

Os dados fornecem evidências inequívocas do desempenho do funcionário em relação aos seus objetivos SMART ou funções e responsabilidades documentadas. Munido de dados, você obterá insights mais claros sobre o desempenho de seus funcionários, permitindo-lhe elaborar uma avaliação objetiva, informada e construtiva. Os dados também podem fornecer exemplos concretos para incluir em sua revisão escrita e pontos de discussão para quando você conduzir a avaliação de desempenho.

Ao buscar dados de avaliação de desempenho, colete dados de várias fontes: feedback de colegas, avaliações de clientes ou clientes, resultados de projetos, registros de atendimento, números de vendas e métricas de desempenho anteriores fornecem uma visão mais de 360 ​​graus e menos oportunidades para preconceitos não intencionais.

3 Escreva a avaliação de desempenho

Depois de combinar os objetivos SMART, notas de autoavaliação e dados, você deverá ter uma visão clara do desempenho do funcionário. Use essas informações para escrever uma avaliação de desempenho.

Comece com aspectos positivos antes de passar para áreas de melhoria. O elogio genuíno ajuda a suavizar qualquer feedback negativo. Procure uma proporção de 3:1 de três comentários positivos para cada feedback construtivo e escolha suas palavras com cuidado. Esse equilíbrio garante que os funcionários se sintam valorizados e reconheçam áreas de melhoria.

Para obter melhores resultados, certifique-se de enquadrar as áreas de melhoria como oportunidades de crescimento, e não como falhas. Use o modelo “situação-comportamento-impacto” para manter o feedback objetivo. Você deve descrever:

• A situação
• O comportamento observado
• Seu impacto na equipe ou organização

Esse estilo de comunicação “mostre, não conte” torna seu feedback mais identificável e compreensível. Por fim, inclua dados, estatísticas e exemplos relevantes no documento escrito e faça anotações de quaisquer dados ou exemplos adicionais que você queira explorar durante a reunião de avaliação de desempenho.

Procurando mais orientação? Veja exemplos de avaliação de desempenho e como fortalecer sua redação.

4 Conduza a reunião de avaliação de desempenho

As reuniões de avaliação de desempenho podem evocar uma mistura de antecipação e ansiedade nos funcionários, especialmente quando os bônus estão vinculados a metas individuais ou quando há preocupações de desempenho conhecidas que serão abordadas. Por estes motivos, é importante criar um ambiente calmo, profissional e construtivo no início da reunião.

Comece escolhendo um local tranquilo e confortável para a reunião, onde não haja distrações ou possibilidade de outros funcionários ouvirem sua conversa.

Comece a reunião com uma conversa breve e casual para ajudar o funcionário a relaxar: uma saudação calorosa e um pouco de brincadeira podem ajudar muito a acalmar os nervos. Em seguida, explique claramente o propósito e a estrutura da revisão.

À medida que você passa pela revisão e fornece feedback equilibrado, comece com os aspectos positivos. Destaque realizações e contribuições específicas. Entre em detalhes e compartilhe os dados de que você dispõe para enfatizar sua consciência sobre os esforços deles.

Se você precisar abordar questões delicadas, como mau desempenho no trabalho, problemas comportamentais ou conflitos no local de trabalho, esteja atento à forma como você as aborda. De modo geral, uma abordagem direta aliada à empatia funciona melhor. Seja específico ao abordar preocupações, concentrando-se em comportamentos e resultados, e não em características pessoais. Forneça sugestões claras e práticas de melhoria para orientar o funcionário de forma eficaz.

Use uma das técnicas mais importantes de feedback dos funcionários: Incentive a conversa fazendo perguntas abertas que convidem a perspectiva do funcionário. Um exemplo poderia ser: “O que você acha do que compartilhei?” Isso mostra que você valoriza a opinião deles e cria uma experiência mais envolvente e colaborativa para o funcionário. Durante toda a reunião, ouça ativamente, faça anotações, se apropriado, e demonstre interesse genuíno em suas contribuições.

5 Use técnicas de comunicação eficazes

Não deveria haver áreas cinzentas nas comunicações de avaliação de desempenho. A comunicação eficaz é a diferença entre uma revisão com feedback claro, compreensão das próximas etapas e um resultado positivo e um funcionário desanimado, confuso ou possivelmente insatisfeito que não tem certeza de como proceder com sucesso. Aqui estão cinco maneiras de garantir uma comunicação clara e eficaz:

• Empregue técnicas de escuta ativa: mantenha contato visual e forneça dicas verbais e não-verbais para demonstrar envolvimento.
• Use uma linguagem clara e concisa e evite jargões ou ambigüidades ao discutir métricas ou expectativas de desempenho.
• Pratique a empatia: reconheça a perspectiva e as emoções do funcionário durante a conversa.
• Resuma os pontos-chave e peça confirmação, para ter certeza de que você e seu funcionário estão alinhados.
• Use exercícios de dramatização para praticar a abordagem de tópicos delicados. Você pode recrutar um colega para desempenhar o papel de funcionário e oferecer várias respostas ao seu feedback construtivo sobre um hipotético problema de desempenho.

6 Agende um acompanhamento pós-revisão

Após a avaliação de desempenho, organize uma reunião de acompanhamento para solidificar a discussão e definir um caminho claro a seguir. Esta é a sua oportunidade de estabelecer de forma colaborativa novos planos viáveis ​​que se alinhem com a função do funcionário, as necessidades de desenvolvimento e os objetivos da empresa.

Comece o acompanhamento pós-revisão resumindo os pontos-chave da revisão, incluindo os pontos fortes a serem aproveitados e as áreas a serem melhoradas. Em seguida, trabalhe com o funcionário para estabelecer novas metas SMART que abordem as áreas identificadas para crescimento.

Por exemplo, se as habilidades de comunicação fossem destacadas como uma área a ser desenvolvida, uma meta poderia ser: “Concluir um curso avançado de habilidades de apresentação e fazer três apresentações em equipe nos próximos seis meses”.

Crie um plano de ação detalhado para cada meta, descrevendo etapas específicas, recursos necessários e marcos. Certifique-se de que o plano inclua verificações regulares ou análises de desenvolvimento dos funcionários para monitorar o progresso e fornecer suporte contínuo.

Esta abordagem colaborativa não só reforça o compromisso do funcionário com o seu desenvolvimento, mas também demonstra o seu investimento e o da organização no seu sucesso.

Ao estabelecer objetivos claros e mensuráveis ​​e um plano estruturado para realização, você prepara o terreno para melhoria contínua e melhor desempenho no próximo período de revisão.

7 Suporte e check-ins contínuos

Não basta fazer uma avaliação, estabelecer os próximos passos e depois cuidar do seu negócio. Como gerente de seu funcionário, um pequeno esforço contínuo de sua parte ajuda muito a reforçar metas e sucesso, proporcionando oportunidades para feedback e perguntas e garantindo que seu funcionário seja apoiado em sua jornada de desenvolvimento.

Uma estratégia eficaz é agendar conversas breves e informais. Marcar um bate-papo rápido e recorrente no café ou dedicar um tempo durante reuniões individuais para discutir o progresso e os desafios cria um ambiente construtivo e de apoio para o sucesso. Além disso, comemorar pequenas vitórias ao longo do caminho pode aumentar o moral e manter a motivação enquanto você e seu funcionário avançam para a próxima avaliação de desempenho.

Pontos-chave

• Estabeleça objetivos SMART claros para o desempenho dos funcionários.
• Forneça feedback equilibrado que reconheça as conquistas e identifique áreas de melhoria.
• Certifique-se de que o feedback seja específico, relevante e acionável.
• Incentive uma cultura de feedback e crescimento contínuos por meio de check-ins regulares que reforcem metas, forneçam apoio e feedback, discutam progressos e desafios e comemorem pequenas vitórias ao longo do caminho.

Perguntas frequentes sobre avaliações de desempenho

Com que frequência as avaliações de desempenho devem ser realizadas?

Idealmente, as avaliações de desempenho devem ser realizadas pelo menos anualmente, mas verificações mais frequentes – como trimestrais ou semestrais – podem melhorar a comunicação e o desenvolvimento. Esta abordagem promove uma cultura de melhoria contínua e permite ajustes oportunos às metas e expectativas de desempenho.

Como as questões de desempenho podem ser abordadas sem desmotivar os funcionários?

Para abordar questões de desempenho sem desmotivar os funcionários, use fatos, não opiniões, e uma abordagem direta aliada à empatia. Concentre-se em comportamentos e resultados específicos, em vez de características pessoais. Forneça sugestões claras e viáveis ​​para melhoria, enquadre áreas de desenvolvimento como oportunidades de crescimento e use o modelo “situação-comportamento-impacto” para manter o feedback objetivo e identificável.

Quais são as melhores práticas para documentar avaliações de desempenho?

As melhores práticas para documentar avaliações de desempenho incluem a coleta de dados abrangentes de várias fontes para que você possa fazer sua avaliação com base em fatos e não em opiniões. Enquadre seu feedback para o sucesso: comece com realizações e, em seguida, busque uma proporção de 3:1 de comentários positivos para feedback construtivo, usando o modelo “situação-comportamento-impacto” para objetividade. Inclua dados, estatísticas e exemplos relevantes para apoiar a avaliação.