Como usar o Kanban pessoal e se tornar extremamente produtivo

O Kanban pessoal pode ajudar um equilíbrio criativo na administração de seus negócios com o trabalho em seu ofício. Este guia explica como funciona.

Você está procurando o sistema de produtividade pessoal perfeito para o seu negócio criativo?

Primeiro a má notícia: não existe. Assim como no software da página de destino, você precisa fazer o trabalho, independentemente do seu sistema.

Agora, a boa notícia: o Kanban é um sistema fácil de usar e aprender que pode ajudar a evitar a sensação de sobrecarregamento com aquelas infinitas listas de tarefas. Você pode usar um quadro branco ou uma ferramenta como o Trello para fazer isso.

Vamos mergulhar.

O que é Kanban?

Kanban é um método ágil para criar produtos com base em entregas contínuas. Este sistema originou-se do sistema de manufatura japonês.

O engenheiro industrial da Toyota, Taiichi Ohno, criou o sistema para ajudar gerentes de fábrica ocupados a lidar com projetos e cargas de trabalho complicadas.

O que é Kanban pessoal e como funciona?

O Personal Kanban é uma adaptação do método ágil para pessoas físicas e até mesmo pequenos empresários. Ele funciona forçando os usuários a visualizar o trabalho em um só lugar e restringir o que eles estão trabalhando.

Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry oferecem essas duas regras usando esse sistema de produtividade em seu excelente livro Personal Kanban.

1. Visualize seu trabalho
2. Limite seu trabalho em andamento (WIP)

Eles disseram sobre a regra um: “Quando vemos o trabalho em seus vários contextos, as verdadeiras compensações tornam-se explícitas. Agora temos um registro físico de todas essas demandas de nosso tempo. Essa visão mais ampla do nosso trabalho e do nosso contexto nos permite tomar melhores decisões.

E eles acrescentaram sobre a regra dois “Limitar o WIP nos dá tempo para focar, trabalhar rapidamente, reagir com calma às mudanças e fazer um trabalho cuidadoso”.

Etapa 1: Prepare seu quadro Kanban

Divida um quadro branco em três colunas. Se você não tiver um, considere comprar um Magic Whiteboard e afixá-lo na parede ou até mesmo dividir um grande caderno A4 ou carta.

Rotule a primeira coluna “To Do”, a segunda “Doing” e a terceira “Done”.

A primeira coluna é para capturar um item de trabalho em sua nova lista de tarefas. A segunda para decidir no que você vai trabalhar agora e a terceira para registrar o que você terminou.

Lembre-se de evitar o clássico erro de produtividade de transformar um projeto em uma tarefa. É preciso uma série de tarefas (ou cartões) para realizar um projeto. Você também pode usar notas adesivas para representar um cartão Kaban.

Etapa 2: Trabalhe usando Kanban

Adicione itens ou cartões à coluna “Tarefas” em seu quadro Kanban usando um marcador ou post-its.

Use um verbo de ação e anote a tarefa em questão. Se você estiver mudando de casa, pode ser “Contrate uma empresa de mudanças”. Como alternativa, se você estiver preparando uma grande apresentação, pode ser "Imagens de estoque de origem".

Quando estiver pronto para trabalhar, arraste um item ou tarefa da coluna “To Do” para “Fazendo”.

Normalmente, acho sensato não manter mais do que três itens na coluna “Fazendo”. Isso limita meu trabalho em andamento e ajuda a visualizar no que estou trabalhando. (Lembre-se das regras!)

Quando terminar de trabalhar, arraste uma tarefa completa da coluna “Fazendo” para a coluna “Concluído”. Em seguida, puxe outro cartão Kanban de “To Do” para “Doing”.

Etapa 3: revise sua placa

À medida que trabalha, você naturalmente arrastará as tarefas da esquerda para a direita do quadro.

O simples ato de arrastar uma tarefa de uma coluna para a próxima força você a priorizar. Também incentiva revisões regulares de sua lista de tarefas.

Essa forma de trabalhar estimula um estado de fluxo. O ato de mover as cartas de uma coluna para a próxima é gratificante. Você pode ver rapidamente as tarefas fáceis de realizar, aquelas que consomem muito tempo e até mesmo tarefas em que você está preso. Benson me disse,

“O erro mais comum seria não limitar o trabalho em andamento… As pessoas às vezes pulam o segundo porque há “muito o que fazer”, que, ironicamente, é para isso que serve o limite de WIP em primeiro lugar.”

Jim Benson

Depois de se sentir mais confortável com o método Kanban, adicione colunas adicionais ao seu quadro pessoal Kanban ou aplicativo Kanban.

Por exemplo, criei uma coluna chamada “Aguardando” para capturar as tarefas nas quais estou bloqueado e aquelas em que preciso que alguém me responda. Também criei uma coluna “Próximo” para tarefas nas quais gostaria de trabalhar durante o dia de trabalho, mas não imediatamente.

Dica profissional: se precisar de inspiração, pesquise no Google Images por “Personal Kanban board”.

Ferramentas Kanban recomendadas

Quando comecei a usar o Personal Kanban, testei um grande quadro branco e um caderno. Ambas as ferramentas funcionam muito bem e ajudarão você a dominar os fundamentos do Kanban. Qualquer pessoa pode registrar uma tarefa aberta e concluída com este método.

Depois de ter uma ideia de como esse sistema de produtividade funciona e faz parte da sua semana de trabalho, você está pronto para um Kaban Board pessoal digital.

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos baseado na web. É basicamente um tipo de software Kanban. Você pode fazer upload de arquivos para suas tarefas ou cartões, rotulá-los, definir datas de vencimento e assim por diante.

Carregar anexos para cartões é útil para reunir todo o seu trabalho em um só lugar. Da mesma forma, usei os recursos de colaboração do aplicativo Trello para trabalhar com terceiros.

Por mais que eu goste do Trello para produtividade pessoal, recomendo primeiro entender o Kanban em um quadro branco ou em um sistema analógico. Afinal, a ferramenta é sempre menos importante do que fazer o trabalho. Em seguida, você pode passar para um aplicativo ou software dedicado.

Experimente o Kanban Pessoal Hoje

Não existe a ferramenta Kaban perfeita. Se a sua lista simples de tarefas o ajudar a realizar o trabalho, continue com ela.

Eu tentei muitos softwares de gerenciamento de projetos ao longo dos anos. O maior problema é que uma lista grande às vezes pode parecer esmagadora.

Se isso estiver acontecendo com você, o Personal Kanban não demora muito para aprender e o ajudará a gerenciar seu trabalho diário sem se sentir sobrecarregado. Esse sistema de produtividade pessoal também ajuda a visualizar o trabalho em um só lugar. Ou como Benson disse,

“O sistema foi projetado especificamente para fornecer flexibilidade por ter um pequeno conjunto de regras. Essa é a principal razão pela qual o vimos sendo adotado em todos os países e em todas as verticais do mundo - incluindo o lar. As crianças se divertem completando suas tarefas. As equipes resolvem problemas complexos de forma inteligente. O projeto e o ambiente de trabalho são facilmente visualizados e concluídos.”

Jim Benson

Uma versão deste post apareceu originalmente na Forbes.

É também um trecho editado de um capítulo do meu novo livro This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Merece.

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• Collins, Bryan (Autor)
• Inglês (idioma de publicação)
• 296 Páginas - 27/05/2019 (Data de Publicação) - Nielsen (Editora)

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