8 frases para limpar seus e-mails

Os maus hábitos de escrita tendem a se acumular como a desordem doméstica. Vale a pena selecionar periodicamente o acúmulo de canecas de café e camisetas esquecíveis, então por que não fazer um inventário semelhante para livrar seus e-mails de alguns clichês e expressões profundamente “meh” no local de trabalho?

Deveríamos admitir que também somos culpados: acontece que chamar os clichês de “esgotados” é em si uma espécie de clichê, então excluímos isso. Na verdade, seu humilde escritor não se orgulha de pensar no volume de e-mails totalmente sem vida que ele amassou para “enviar”. Todos nós podemos fazer melhor.

Com isso em mente, coletamos algumas das frases mais insípidas, obsoletas e geralmente subestelares que você pode decidir jogar fora ao limpar seus e-mails - junto com algumas alternativas organizadas e nítidas.

1 Espero que este e-mail encontre você bem.

Você pode pretender isso de uma forma cuidadosa, mas esta frase é tão exausta e genérica que agora corre o risco de sugerir o oposto: menos um sentimento pensativo do que apenas uma palhaçada sem sentido.

Muitas vezes é melhor atacar este ponto e ir direto ao ponto, mas se você realmente quiser outra linha após sua saudação, agradeça ao leitor falando com ele especificamente:

Adorei sua última postagem no blog.

Apreciei sua apresentação na semana passada sobre a redução da produção de carbono de nossos servidores.

As fotos que você compartilhou no Slack do seu novo cachorrinho são adoráveis.

Se estiver escrevendo para alguém que você não conhece bem, ou que não conhece, você ainda pode elogiá-lo ou começar com alguma dica sobre como você se conhece ou por que está entrando em contato:

Conhecemo-nos brevemente numa conferência através do nosso amigo em comum, Arjun.

Duas pessoas me disseram que você seria o convidado perfeito para nosso podcast.

O objetivo é mostrar ao leitor que você pensou no que estava escrevendo.

2 Apenas acompanhando. . .

Você pode usar essa frase sobrecarregada ao cutucar alguém que não respondeu a um e-mail. Às vezes isso é necessário, mas essa frase muitas vezes falha em seu objetivo de obter uma resposta. Portanto, vale a pena primeiro se perguntar: “Minha mensagem exige resposta?” Se a resposta for “sim”, encontre uma opção mais direta.

Exemplo 1 abaixo do ideal:apenas acompanhando para ver se há algum interesse em . . .[o comunicado de imprensa, por exemplo]

Sugestão:Honestamente, recomendamos cortar completamente a linha.

Exemplo 2 abaixo do ideal:apenas acompanhando para ver se você tem alguma contribuição antes de enviarmos esta iteração ao cliente.

Sugestão:O cliente espera algo de nós esta tarde, então adoraria fazer os ajustes finais até o meio-dia.

Observe que a última sugestão consegue comunicar mais informações – de forma mais convincente – sem ser mais longa ou menos educada.

3 Apenas circulando de volta. . .

Todos os mesmos problemas acima, exceto mais rodeios. Você pode passar sem isso.

4 Novo normal

Uma lista não exaustiva das razões para aposentar esta frase pode incluir que ela é usada em demasia e vaga, não deixa ninguém digitando ou lendo-a com uma sensação boa e que pretende reconhecer uma série de realidades desagradáveis, ao mesmo tempo que as minimiza.

Este pode ser um que você simplesmente joga fora e segue em frente:

Exemplo abaixo do ideal:Nossa equipe ainda está se ajustando ao novo normal e precisamos reestruturar nosso processo de entrevistas de acordo.

Sugestão 1:É hora de reformular nosso processo de entrevista.

Outra boa opção é ser mais específico e um pouquinho mais humano:

Sugestão 2:A pandemia destruiu nosso antigo processo de entrevistas, então vamos dedicar algum tempo para desenvolver um novo.

Parece muito menos que um computador o escreveu do que o exemplo com o qual começamos – e em menos palavras.

5 Conforme discutido. . .

Isso é comumente usado quando o e-mail se refere a uma tarefa após uma reunião, mas tende a ser vago. Pergunte a si mesmo: “Qual é a melhor maneira de lembrar ao leitor a qual conversa estou me referindo?”

Exemplo abaixo do ideal:Conforme discutido durante a reunião de quarta-feira com toda a equipe, elaborei agora as diretrizes anexas.

Sugestão 1:Com base no feedback dos funcionários que desejam trazer cães para o escritório, elaborei algumas diretrizes.

Sugestão 2:Leve sempre cães para o escritório.

(Esse último é uma piada. Mais ou menos.)

6 Desculpe pela demora.

Um benefício do e-mail é que muitas vezes você pode esperar até depois da próxima reunião, ou depois do almoço – ou até amanhã – para responder. Então, com que frequência você realmente precisa se desculpar por usar esse recurso?

Tal como acontece com muitas das outras frases acima, muitas vezes não há problema em cortar essa ideia sem substituí-la, mas se precisar usá-la, procure maneiras de torná-la nova ou distinta. Sinceramente, certa vez, pedi desculpas por esquecer um e-mail de sexta-feira à tarde, parafraseando o venerável Gandalf: A escuridão pegou minha resposta e ela “se perdeu do pensamento e do tempo”.

De qualquer maneira, consegui continuar recebendo trabalho daquele editor, então, pelo menos, pontos por engenhosidade?

7 Se não, não se preocupe!

Queremos que você saiba que não há problema em pedir ajuda no trabalho ou comunicar ao leitor que você precisa terminar algo antes do prazo. Não é ser imperioso; é apenas a verdade.

Exemplo abaixo do ideal:seria possível me informar se você está interessado hoje até as 16h? Se não, não se preocupe!

Sugestão:minha equipe está pensando em finalizar a programação do painel ainda hoje, então se você estiver disposto, me avise até as 16h.

Vale ressaltar que a última sugestão ocupa um pouco mais de espaço. É permitido. Você também.

8 Aguardo sua resposta.

O que isso diria sobre o e-mail que você está escrevendo se isso não fosseverdade? Essa noção tende a ser desnecessária e facilmente cortada, mas se você pretende enfatizar que gostaria de uma resposta oportuna, tente basear-se no último exemplo acima, que fornece um motivo e um prazo específico.

Se você notou um tema com nossas sugestões aqui, pode ser que muitas formas de confusão de e-mail sejam simplesmente removidas, e não substituídas. Afinal, o objetivo da limpeza geral não é atualizar coisas que você nunca usa, mas livrar-se delas. Tal como acontece com uma casa arrumada, o mesmo se aplica a e-mails arrumados: entre os maiores luxos está o espaço vazio.