8 frases para limpar com mola de seus e-mails

Maus hábitos de escrita têm uma maneira de se acumular como a desordem doméstica. Vale a pena periodicamente abater o acúmulo de canecas de café excedentes e camisetas esquecíveis, então por que não fazer um estoque semelhante para livrar seus e-mails de alguns clichês e expressões profundamente “meh” no local de trabalho?

Devemos admitir que também somos culpados: Acontece que chamar os clichês de “despojados” é em si um clichê, então excluímos isso. De fato, seu humilde escritor não se orgulha de pensar no volume de e-mails totalmente sem vida que ele amassou para “enviar”. Todos nós podemos fazer melhor.

Com isso em mente, coletamos algumas das frases mais insípidas, obsoletas e geralmente subestelares que você pode decidir descartar enquanto limpa seus e-mails - juntamente com algumas alternativas organizadas e nítidas.

1 Espero que este e-mail o encontre bem.

Você pode pretender isso de uma maneira carinhosa, mas essa frase é tão exausta e genérica que agora corre o risco de sugerir o oposto: menos um sentimento pensativo do que apenas uma palha sem sentido.

Muitas vezes, é melhor acertar este trecho e ir direto ao ponto, mas se você realmente quiser outra linha após sua saudação, reconheça o leitor falando com ele especificamente:

Adorei seu último post no blog.

Apreciei sua apresentação na semana passada sobre a redução da produção de carbono de nossos servidores.

As fotos que você compartilhou no Slack do seu novo filhote são adoráveis.

Se você estiver escrevendo para alguém que não conhece bem, ou que não conhece, você ainda pode elogiá-lo ou começar com alguma dica sobre como você se conhece ou por que está entrando em contato:

Nos encontramos brevemente em uma conferência por meio de nosso amigo em comum, Arjun.

Duas pessoas já me disseram que você seria o convidado perfeito para o nosso podcast.

O objetivo é mostrar ao leitor que você pensou no que estava escrevendo.

2 Apenas acompanhando. . .

Você pode implantar essa frase sobrecarregada ao cutucar alguém que não respondeu a um e-mail. Às vezes isso é necessário, mas essa frase muitas vezes falha em seu objetivo de obter uma resposta. Portanto, vale a pena primeiro se perguntar: “Minha mensagem requer uma resposta?” Se a resposta for “sim”, encontre uma opção mais direta.

Exemplo 1 abaixo do ideal: . . [o comunicado de imprensa, por exemplo]

Sugestão: Honestamente, recomendamos cortar completamente a linha.

Exemplo 2 abaixo do ideal: Sugestão: Observe que a última sugestão consegue comunicar mais informações – de forma mais convincente – sem ser mais longa ou menos educada.

3 Apenas circulando de volta. . .

Todos os mesmos problemas acima, exceto mais rotunda. Você pode fazer sem ele.

4 Novo normal

Uma lista não exaustiva das razões para aposentar essa frase pode incluir que ela é muito usada e vaga, não deixa ninguém digitando ou lendo se sentindo bem e que pretende reconhecer uma série de realidades desagradáveis ​​enquanto as minimiza.

Este pode ser um que você simplesmente joga e segue em frente:

Exemplo abaixo do ideal: Sugestão 1: Outra boa opção é ser mais específico e um pouquinho mais humano:

Sugestão 2: Parece muito menos que um computador o escreveu do que o exemplo com o qual começamos – e em menos palavras.

5 Conforme discutido . . .

Isso é comumente usado quando o e-mail se refere a uma tarefa após uma reunião, mas tende a ser vago. Pergunte a si mesmo: “Qual é a melhor maneira de lembrar ao leitor a que conversa estou me referindo?”

Exemplo abaixo do ideal: Sugestão 1: Sugestão 2: (Esse último é uma piada. Mais ou menos.)

6 Desculpe a demora.

Um benefício do e-mail é que muitas vezes você pode esperar até depois de sua próxima reunião, ou depois do almoço – ou até amanhã – para responder. Então, com que frequência você realmente precisa se desculpar por usar esse recurso?

Tal como acontece com muitas das outras frases acima, muitas vezes não há problema em cortar essa ideia sem substituí-la, mas se você precisar usá-la, procure maneiras de torná-la nova ou distinta. O seu realmente se desculpou uma vez por esquecer um e-mail de sexta-feira à tarde parafraseando o venerável Gandalf: Darkness pegou minha resposta, e ela “se desviou do pensamento e do tempo”.

Eu consegui continuar recebendo trabalho daquele editor de qualquer maneira, então pontos por engenhosidade, pelo menos?

7 Se não, não se preocupe!

Queremos que você saiba que não há problema em pedir ajuda no trabalho ou comunicar ao leitor que você precisa terminar algo antes do prazo. Não é ser imperioso; é apenas a verdade.

Exemplo abaixo do ideal: Se não, não se preocupe!

Sugestão: Vale a pena notar que a última sugestão ocupa um pouco mais de espaço. É permitido. Então é você.

8 Aguardo sua resposta.

O que diria sobre o e-mail que você está escrevendo se isso não fosse verdade? Essa noção tende a ser desnecessária e facilmente recortada, mas se você quiser enfatizar que gostaria de uma resposta oportuna, tente usar o último exemplo acima, que fornece um motivo e um período de tempo específico.

Se você notou um tema com nossas sugestões aqui, pode ser que muitas formas de confusão de e-mail sejam simplesmente removidas, não substituídas. Afinal, o objetivo da limpeza de primavera não é atualizar coisas que você nunca usa, mas se livrar delas. Assim como em uma casa arrumada, o mesmo vale para e-mails arrumados: entre os maiores luxos está o espaço vazio.