Como escrever um comunicado de imprensa: um guia passo a passo

O press release é um dos formatos fundadores das relações públicas (RP). Os comunicados de imprensa e relações públicas são ferramentas essenciais de gestão da percepção. Saber como escrever um comunicado de imprensa é uma habilidade vital se você quiser ganhar a atenção da mídia para sua empresa ou organização.

Tradicionalmente, os comunicados de imprensa são distribuídos para agências de notícias, que então divulgam as informações para os jornalistas. Devido ao histórico dos press releases e à forma como são distribuídos, eles assumiram um formato padrão.

Os comunicados de imprensa são uma maneira de controlar a narrativa em torno de sua marca enquanto ganha impulso e alcance orgânicos. Neste guia, vamos orientá-lo sobre como escrever comunicados de imprensa para eventos ou anúncios importantes que se destacam e ganham atenção da mídia.

O que é um comunicado de imprensa e qual é a sua finalidade?

Um comunicado de imprensa é uma declaração oficial que uma organização distribui aos meios de comunicação ou ao público. É uma maneira formal de coletar todas as informações relevantes para uma história em uma fonte de uma página. A função de um comunicado de imprensa é atrair a atenção da mídia.

Quando um comunicado de imprensa deve ser criado ou usado?

Os comunicados de imprensa devem ser criados sempre que uma organização desejar a atenção da mídia para um grande evento. Eles também podem ser usados ​​para moldar a narrativa quando uma empresa ou organização está enfrentando escrutínio. Esses eventos podem incluir:

1 Mudanças na liderança de nível executivo

2 Lançamento de um novo produto

3 Eventos públicos e privados

4 Anúncios de financiamento

5 Notícias de última hora

6 inovações e grandes inaugurações

Como um comunicado de imprensa é diferente de outros anúncios da empresa?

Os comunicados de imprensa são mais do que anúncios formais. No jornalismo e na escrita historicamente precisa , um comunicado de imprensa é considerado uma fonte primária . São documentos originais contendo informações oficiais. Os press releases também se diferenciam de outros anúncios porque são redigidos de uma forma específica, com o objetivo de serem captados e divulgados pelos meios de comunicação.

4 prós e 3 contras de escrever um comunicado de imprensa

Quando você escreve um comunicado à imprensa, é melhor seguir as diretrizes tradicionais. Se você deseja que seu comunicado de imprensa seja divulgado por um meio de comunicação, siga estas sugestões.

Considere o ângulo do seu comunicado de imprensa

Concentre-se em como seu anúncio agrega valor ao seu público-alvo. Esse é o seu ângulo (e seu gancho). Quando serve às pessoas, vale a pena compartilhar. Transmitir uma perspectiva ou ângulo claro atrairá mais atenção da imprensa. Considere o meio para o qual você está enviando seu comunicado – uma estação de televisão pode responder a um ângulo diferente de uma estação de rádio pública ou de um jornal.

Considere como sua história impacta a comunidade. Existe alguma controvérsia em torno deste evento? Estão a ser feitos progressos para resolver um problema específico? Como seu comunicado de imprensa pode evocar uma resposta emocional do leitor?

Inclua os cinco Ws

Os cinco Ws são quem , o quê , quando , onde e por quê . Esta é a informação mais importante no comunicado de imprensa. Informações importantes devem ser compartilhadas no início do seu comunicado de imprensa para que o jornalista que o lê não precise procurar detalhes vitais, como quando e onde o anúncio ou evento está acontecendo e quem estará lá.

Use palavras-chave

Se o seu comunicado de imprensa for enviado por um serviço de distribuição, geralmente poderá ser pesquisado na web. Esses serviços de distribuição também enviam seu press release diretamente para as caixas de entrada dos jornalistas. O uso de palavras-chave em seu título e resumo fará com que seu comunicado de imprensa apareça nos mecanismos de pesquisa e facilitará a localização de informações importantes.

Faça hiperlink ou fonte de quaisquer referências que você cite

Se você usar qualquer referência em seu comunicado de imprensa, use o texto âncora para hiperlink da fonte. Você pode optar por fazer referência a dados, citações ou outras informações que precisam ser citadas. Os jornalistas geralmente perguntam onde você obteve suas informações ou a fonte de seus dados, portanto, colocar essas informações antecipadamente responderá a essas perguntas antes que elas sejam feitas.

Não demore*

Os comunicados de imprensa devem ser claros e concisos. Os jornalistas não têm tempo para ler várias páginas, especialmente quando recebem dezenas de comunicados de imprensa por dia.

*Uma exceção a esta regra inclui comunicados à imprensa cujo objetivo é transmitir informações complicadas e diferenciadas, como aquelas que anunciam um estudo médico, um avanço tecnológico etc.

Não se esqueça de editar

Os comunicados de imprensa são documentos formais e profissionais. Você não quer que seu comunicado de imprensa tenha erros. Revise e edite completamente sua versão antes de enviá-la, mantendo-se atento a erros de digitação, nomes com erros ortográficos, datas incorretas e informações ausentes.

Não seja redundante

Cada componente do seu comunicado de imprensa é outra chance de transmitir seu ponto de vista e mostrar que seu evento é interessante. Evite fazer o mesmo título, subtítulo e primeira frase. Os parágrafos em seu comunicado de imprensa devem conter informações exclusivas e devem fluir facilmente juntos.

Como escrever um comunicado de imprensa

Aderir ao esboço típico de comunicado à imprensa mostra aos meios de comunicação que sua organização é profissional. A estrutura padrão também torna mais fácil para os jornalistas encontrarem rapidamente as informações que procuram. Vamos mergulhar nos tipos de comunicados de imprensa e o que cada tipo deve incluir.

Resumo do comunicado de imprensa

Um comunicado de imprensa é essencialmente uma página de notícias que segue um esquema tradicional. Deve ter entre 200 e 500 palavras. Aqui está um esboço de comunicado de imprensa padrão.

1 Título

2 Data de publicação

3 Informações de contato

4 Resumo

5 parágrafo de introdução

6 parágrafos de detalhe

7 Sobre

8 ###

Quais são os diferentes tipos de comunicados de imprensa?

Lançamentos e atualizações de produtos

O lançamento de um produto é um ótimo momento para criar um comunicado de imprensa. Ele permite que uma empresa controle quais informações sobre seu produto são divulgadas ao público e gera entusiasmo por sua mais recente inovação. Sempre inclua uma foto de alta qualidade do produto em um comunicado de imprensa do produto.

Exemplos:

• Apple lança novas pulseiras Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo lança programa de UX/UI on-line de meio período para aprimorar os profissionais que trabalham
• Genesis entrega primeiro carro elétrico GV60 nos EUA

Anúncios ou convites de eventos

Os comunicados de imprensa podem ser usados ​​para anunciar eventos públicos e privados. Seja um resumo de um evento privado de caridade ou um anúncio público de uma próxima grande inauguração, um comunicado de imprensa do evento pode contribuir para a imagem e o reconhecimento da marca de uma organização.

Se o evento for aberto ao público, inclua uma chamada à ação clara e distribua seu comunicado à imprensa pelo menos duas semanas antes do evento. Reproduza aspectos altamente visuais do evento por meio de imagens para atrair mais interesse.

Exemplos:

• Jeni's Splendid Ice Creams - um favorito do meio-oeste - abre sua primeira loja em San Diego
• Bonnaroo lança programação completa
• Lupus Charity Walk levanta US $ 1 milhão para pesquisa
• Organização ajuda famílias em situação de insegurança habitacional a encontrar lares permanentes

Atualizações de marca

Um comunicado de imprensa de atualização da marca mostra ao público como e por que sua organização mudou de marca. Inclua uma citação da liderança da sua organização para ajudar a transmitir as intenções do rebrand. Você pode levar um comunicado de imprensa de rebrand um passo adiante, tornando-o interativo. Não se esqueça de incluir imagens da nova identidade da marca.

Exemplos:

• Dunkin' Donuts agora é Dunkin'
• Google se torna "alfabeto" em rebranding massivo
• Fundação de fibrose cística ganha novo logotipo

Mudanças organizacionais

Comunicados à imprensa para mudanças organizacionais podem incluir nova liderança C-suite, parcerias com outras empresas, fusões e aquisições. As mudanças organizacionais podem ser percebidas de diferentes maneiras, dependendo do histórico da organização e da cobertura em torno da mudança. Um comunicado de imprensa é a maneira mais fácil de contar a história da sua organização. Inclua citações dos principais participantes da mudança.

Exemplos:

• M&M's e Adidas se unem para lançamento de novo tênis
• Blueprint Medicines eleva dois líderes talentosos para sua equipe executiva
• Microsoft adquire a Activision Blizzard para levar a alegria e a comunidade dos jogos a todos

Prêmios

Os anúncios de prêmios reforçam a reputação da sua empresa. Use palavras-chave e adjetivos superlativos para enfatizar suas realizações em seu título. Os comunicados de imprensa de prêmios também podem ser usados ​​para criar buzz se sua organização estiver buscando ou tiver recebido financiamento recentemente.

Exemplos:

• Ologies with Alie Ward ganha o prêmio de melhor apresentador de podcast da Webby
• Fabricantes de automóveis coreanos lideram o caminho em confiabilidade de veículos, JD Power descobre
• Fresh Air com Terry Gross ganha prêmio Peabody Institution
• Novoloop, startup de reciclagem de plástico, levanta US$ 10 milhões

Últimas notícias

O formato sucinto e formal dos comunicados à imprensa incentiva você a simplesmente expor os fatos e fornecer explicações claras sem usar linguagem excessivamente emocional, mesmo ao anunciar notícias de última hora difíceis. De fato, o primeiro comunicado de imprensa distribuído em 1906 cobriu um trágico acidente ferroviário.

Exemplos:

• EPA anuncia recursos de coronavírus (COVID-19) para governos estaduais, locais e tribais
• Forte terremoto sacode o sul do Peru
• Japão retomará turismo em junho
• Sophie Masloff, ex-prefeita de Pittsburgh, morre aos 96 anos

8 coisas que todos os press releases deveriam ter

1 Título

Como os meios de comunicação recebem centenas de histórias por dia, você precisará de um título matador para que seu comunicado à imprensa se destaque. Para criar um título de destaque, experimente algumas destas abordagens:

• Referenciar dados interessantes
• Fale diretamente com o leitor
• Faça uma pergunta
• Incluir palavras-chave
• Usar números
• Responda uma pergunta
• Aplicar aliteração
• Adicionar valor

2 Data de publicação

A maioria dos press releases simplesmente coloca “para liberação imediata” no campo data de publicação , mas essa não é sua única opção. Se você tiver um evento próximo, sempre poderá enviar seu comunicado à imprensa com antecedência e, em vez disso, listar a data em que deseja que ele seja lançado.

3 Informações de contato

O campo de informações de contato no comunicado à imprensa deve listar o contato de relações públicas de sua organização. Este campo deve incluir seu nome, cargo, e-mail e número de telefone.

4 Resumo

O resumo fica acima do corpo do comunicado de imprensa, mas abaixo do título, das informações de contato e da data. O resumo é um a três pontos ou um parágrafo em itálico de duas a três frases que transmitem as informações mais importantes. Mantenha-o sucinto.

5 parágrafo de introdução

O primeiro parágrafo, ou parágrafo de introdução , deve começar com o local do evento e apresentar o assunto do comunicado de imprensa. Os meios de comunicação estão procurando um anúncio digno de notícia e três dos cinco Ws – quando, onde e por quê.

6 parágrafos de detalhe

Você pode incluir um ou dois parágrafos de detalhes que compartilhem fatos e números, mais detalhes ou uma citação de um membro da organização relevante. Escolha apenas uma ou duas citações ou estatísticas cruciais que sejam realmente interessantes. Você pode usar o terceiro parágrafo também para relacionar seu comunicado à imprensa a um evento de notícias atual para torná-lo mais oportuno e relevante.

7 Sobre

Também chamada de clichê, a seção sobre é onde você conta à imprensa sobre sua empresa. Esta seção deve ser de duas a quatro frases e incluir os dois últimos dos cinco Ws — quem e o quê. Inclua o nome de sua organização e sua declaração de missão, datas de fundação e tamanho da empresa.

8 ###

Tradicionalmente, três sinais de libra foram incluídos no final de um comunicado de imprensa para indicar o fim do conteúdo do comunicado de imprensa. Os sinais foram usados ​​para informar às agências de notícias que não havia outra página e dizer aos jornalistas que eles não precisavam esperar por outra página. Hoje em dia, esses símbolos não são tecnicamente necessários, mas muitos escritores ainda seguem esse formato por respeito à tradição .

Perguntas frequentes sobre comunicados de imprensa

O que é um comunicado de imprensa?

Um comunicado de imprensa é uma declaração formal distribuída aos meios de comunicação para fornecer informações oficiais ao público. Um comunicado de imprensa é considerado uma fonte primária.

Quando você deve escrever um comunicado de imprensa?

Você deve escrever um comunicado de imprensa para eventos importantes e dignos de notícia que deseja divulgar.

• Lançamentos e atualizações de produtos
• Anúncios ou convites de eventos
• Atualizações de marca
• Mudanças organizacionais
• Prêmios
• Últimas notícias

Quais são os principais componentes de um comunicado de imprensa?

Os principais componentes de um comunicado de imprensa são:

1 Título

2 Data de publicação

3 Informações de contato

4 Resumo

5 parágrafo de introdução

6 parágrafos de detalhe

7 Sobre

8 ###