Como escrever um e-mail profissional, com dicas e exemplos

Escrever e-mails profissionais sofisticados é uma habilidade crítica: é uma ferramenta básica, mas importante para a comunicação diária com colegas de trabalho, gerentes, clientes e clientes.

Quase todo mundo nas áreas acadêmica e profissional se comunica por e-mail, portanto, saber como escrevê-los bem é uma habilidade fundamental que qualquer estudante ou funcionário deve dominar. Aqui discutiremos como escrever um e-mail profissional e daremos dicas, sugestões e o que fazer e o que não fazer na comunicação profissional por e-mail.

Índice

O que é um e-mail profissional?

8 dicas para escrever um e-mail profissional

3 exemplos de e-mail profissional

Perguntas frequentes sobre e-mail profissional

O que é um e-mail profissional?

Um e-mail profissional é um e-mail enviado em um ambiente profissional, como entre dois colegas, um supervisor e seu funcionário, um aluno e seu professor ou um candidato a emprego e um gerente de contratação. E-mails profissionais contêm uma mensagem clara e prática.

E-mails profissionais podem ser mensagens curtas agradecendo a alguém por se encontrar com você e desejando um bom fim de semana. Na maioria dos casos, porém, o e-mail é sobre uma tarefa no local de trabalho.

Tópicos de e-mail profissional

• Agendando uma reunião
• Fazer ou responder uma pergunta
• Esclarecendo uma declaração ou instruções
• Seguindo uma comunicação anterior
• Lembrando o destinatário de um prazo
• Explicando algo

De acordo com o relatório “Email and Document Usage Benchmark”, 91% dos funcionários comunicam-se com os seus clientes através de e-mail e 61% preferem-no a outros métodos de comunicação. Portanto, é seguro apostar que você enviarámuitose-mails ao longo de sua carreira.

Quando você sabe escrever um e-mail profissional, o destinatário passa uma impressão positiva sobre você e, se aplicável, sobre sua empresa ou organização. Ele mostra aos possíveis empregadores que você leva sua inscrição a sério e permite que os professores saibam que você leva suas tarefas a sério.

Características do e-mail profissional

• Um tom profissional
• Uma saudação apropriada
• Uma linha de assunto clara e direta
• Uma mensagem concisa que declara seu propósito
• Um fechamento apropriado que explique quais ações devem ser tomadas
• Uma assinatura

Cenários de e-mail profissional

Sempre que precisar enviar um e-mail em um ambiente profissional ou acadêmico, você precisará escrever um e-mail profissional. Isso inclui:

• Comunicação com colegas e gerentes
• Comunicar-se com indivíduos fora da sua organização, como fornecedores, parceiros e clientes
• Comunicação com professores e administradores escolares
• Comunicação com funcionários do governo
• Comunicação durante o processo de candidatura a emprego
• Comunicação com o atendimento ao cliente

Basicamente, qualquer e-mail quenão sejapara um amigo próximo ou membro da família deve ser escrito de acordo com as diretrizes profissionais de e-mail. Isso é verdade mesmo quando você está frustrado ou insatisfeito com o destinatário, como quando você está escrevendo um e-mail de reclamação.

8 dicas para escrever um e-mail profissional

1 Inclua o tópico na linha de assunto

A primeira coisa que o destinatário vê na caixa de entrada é o assunto do seu e-mail. Em um e-mail de marketing, a linha de assunto pode fazer a diferença entre o destinatário abri-lo e excluí-lo. Sua linha de assunto precisa ser concisa, atraente e relevante.

Indique exatamente do que se trata o seu e-mail na linha de assunto. Dessa forma, o destinatário sabe o que esperar do seu e-mail. Não há necessidade de ser criativo ou atrair cliques aqui; o destinatário apreciará uma linha de assunto clara que o ajude a ler e responder ao seu e-mail com eficiência.

2 Dirija-se ao destinatário adequadamente

A melhor maneira de se dirigir ao destinatário de um e-mail profissional é “Prezado”, seguido do nome ou sobrenome junto com o título honorífico apropriado. Se você não tiver certeza de qual título honorífico usar, escolha o nome ou o nome e o sobrenome.

Alternativamente, você pode iniciar o e-mail com “Olá” ou “Oi”, seguido do nome do destinatário. Normalmente, isso é reservado para pessoas com quem você já tem um relacionamento, como um colega ou gerente.

3 Mantenha o foco

Um e-mail profissional deve cobrir um tópico. Pode ser uma pergunta, um pedido, uma resposta ou uma explicação. Seja o que for, o corpo do email deve estar focado neste tema. Mantenha seu e-mail conciso, mas não deixe de fora informações importantes.Concisosignifica “apenas o tempo que for necessário”.

4 Inclua sua assinatura

Depois de escrever a linha final do e-mail, que deve incluir uma frase de chamariz ou uma etapa acionável, adicione uma aprovação apropriada e sua assinatura. Uma assinatura profissional deve incluir todas as informações que o destinatário possa precisar para se comunicar com você de maneira adequada, como cargo, número de telefone e ramal e endereço de e-mail. Sim, sabemos que eles poderiam simplesmente clicar em responder para responder, mas incluir seu endereço de e-mail elimina qualquer confusão potencial sobre como entrar em contato com você.

5 revisar

Antes de clicar em enviar, revise seu e-mail. Faça uma leitura rápida para ter certeza de que não contém erros de digitação, erros ortográficos ou gramaticais. Erros de e-mail podem prejudicar toda a sua mensagem e fazer você parecer pouco profissional.

6 Evite um tom casual

Na maioria dos casos, isso significa não usar emoji.

Um e-mail profissional deve ser escrito em tom profissional. Evite gírias, coloquialismos e qualquer outra coisa que pareça casual o suficiente para ser uma mensagem de texto. Da mesma forma, evite frases clichês como “apenas voltando” ao fazer o acompanhamento.

7 Cuidado com suas palavras

Lembre-se de que qualquer pessoa pode encaminhar seu e-mail para qualquer outra pessoa. Da mesma forma, qualquer pessoa pode baixar, imprimir ou capturar imagens do seu e-mail. Um e-mail é um registro escrito de uma conversa, portanto, se você não quiser um registro escrito de algo, não diga isso por e-mail.

8 Deixe suas instruções claras

Não presuma que o destinatário sabe onde um arquivo específico está localizado ou quais fontes você usou para apoiar sua posição em um ensaio recente. Explique tudo o que você menciona e inclua links quando aplicável para que o destinatário saiba exatamente do que você está falando e possa acessá-lo facilmente.

3 exemplos de e-mail profissional

1 Assunto:Obrigado pelo seu interesse em nosso programa de pós-graduação de verão!

Prezada Vanessa,

Muito obrigado pela sua pergunta. No momento, não estamos aceitando novas inscrições para nosso programa de pós-graduação de verão.

Desejamos-lhe boa sorte em seus empreendimentos futuros!

Atenciosamente, Simone Blakely, PhD em Humanidades, Presidente do Departamento

2 Assunto:Por favor feche sua janela antes de sair

Olá Maha,

De acordo com meu último e-mail, evite deixar a janela aberta após sair de sua mesa no final de cada dia. Ontem à noite, viemos buscar água no seu cubículo.

Obrigado, Alexei

3 Assunto: Você tem tempo para uma ligação esta semana?

Prezado Sr. Albanese,

Recentemente, vi sua postagem no LinkedIn sobre como tentar se conectar com lanches no atacado

vendedores em sua área. Sou proprietário e administro a AcmeCo Snacks, um fornecedor atacadista de salgadinhos por assinatura. Eu adoraria ter vinte minutos do seu tempo para discutir o que tenho e as opções de preços. Você está livre para uma ligação rápida ainda esta semana?

Por favor, deixe-me saber se você gostaria que eu compartilhasse meu catálogo de verão. Temos ótimos produtos novos chegando e eu adoraria mostrar nossos pacotes para você.

Estou livre às quartas, quintas e sextas-feiras, das 12h às 17h EST. Por favor, deixe-me saber alguns horários que funcionam melhor para você.

Estou ansioso para conversar mais!

Atenciosamente, Miriam Schneider Proprietária e CEO, AcmeCo Snacks “Precisa de um lanche? Nós protegemos você.

Perguntas frequentes sobre e-mail profissional

O que é um e-mail profissional?

Um e-mail profissional é aquele enviado em um ambiente acadêmico ou empresarial que contém uma mensagem clara e prática.

Quando você deve escrever um e-mail profissional?

• Comunicação com colegas e gerentes
• Comunicar-se com indivíduos fora da sua organização, como fornecedores, parceiros e clientes
• Comunicação com professores e administradores escolares
• Comunicação com funcionários do governo
• Comunicação durante o processo de candidatura a emprego
• Comunicação com o atendimento ao cliente

Quais são os elementos importantes de um e-mail profissional?

• Linha de assunto
• Saudações
• Parágrafos concisos do corpo
• Fechando a seção com uma etapa acionável para o destinatário
• Cancelar assinar
• Assinatura