7 dicas úteis para escrever um email profissional perfeito

É um dia emocionante — seu primeiro em um novo emprego. E é o tipo de show com o qual você pode se acostumar: sentar em uma cadeira confortável e lidar com e-mails não é exatamente um trabalho exaustivo, certo? Mas partes disso podem não vir naturalmente para você, pelo menos não imediatamente.

Talvez você queira que os e-mails que esboce projetem confiança e controle, mas está nervoso em organizar cada parte na ordem certa. Talvez você não tenha certeza da melhor maneira de dizer olá. Talvez você não tenha crescido falando inglês em casa; talvez ainda não seja a língua em que você sonha.

Seja qual for o caso, você não precisa se preocupar, porque com alguma prática, escrever o email profissional perfeito começará a parecer fácil, até mesmo automático. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a começar.

1 Cumprimente a pessoa para quem você está escrevendo.

Pode parecer estranho se dirigir a um estranho na internet como Querido , mas é padrão em correspondências formais . Outras opções respeitáveis, mas menos comuns, incluem Saudações e Saudações .

Quando possível, é melhor colocar o nome do destinatário. Siga-o com uma vírgula ou dois pontos, como nestes exemplos:

• Caro Chade,
• Prezado Sr. Oswald:
• Prezada Sra. Picard-Mimms:

Se você não tem certeza se a mulher para quem está escrevendo é a Sra . ou a Sra. , então a Sra. geralmente é a opção mais segura. Outra abordagem sólida e neutra em termos de gênero é simplesmente colocar o nome completo do destinatário:

• Caro Alex Lee:

Em contraste, o genérico Dear Sir or Madam parece impessoal e deve ser evitado.

2 Você está agradecendo à pessoa ou está respondendo a uma mensagem recente dela? Se sim, comece por aí.

(Se você estiver entrando em contato com um estranho com quem nunca se correspondeu, comece o corpo do e-mail com a Etapa 3.)

O que você escolhe para escrever primeiro diz ao leitor o que você acha que é importante.

Se você tem algo para expressar gratidão, você quer fazê-lo no início, para que não pareça uma reflexão tardia. Da mesma forma, se você já está no meio de uma conversa de vai-e-vem, você quer ficar no caminho certo e não mudar de assunto. Alguns exemplos:

• Obrigado por sua gentil contribuição para a Red Panda Conservation International.
• Obrigado pelo seu interesse; meu cliente ficaria mais do que feliz em conversar no horário que você sugeriu.
• As peças de reposição que você solicitou para o seu DeLorean estão programadas para entrega nesta semana.

A chave aqui é chegar rapidamente ao ponto; você não quer manter um leitor ocupado imaginando.

3 Explique sobre o que você está escrevendo.

Há duas perguntas que você precisa responder claramente. O que você espera que aconteça e como a pessoa para quem você está escrevendo pode ajudar? Por exemplo:

• Estou escrevendo para perguntar sobre sua pesquisa sobre como os gatos cuidam de seus casacos.
• Sou um produtor de rádio local procurando agendar uma entrevista ao vivo antes de sua apresentação em Oakland na próxima semana.
• Meu escritório de arquitetura precisa de experiência em casas na árvore, e vários colegas me dizem que sua visão é incomparável.

Ao declarar seu propósito, você quer ser direto, mas não ao ponto de parecer brusco ou rude. Se isso parece um ato de equilíbrio estranho, erre pelo lado da formalidade. Assim como é melhor estar um pouco vestido demais no trabalho do que muito casual, geralmente é melhor que seu primeiro e-mail para um novo contato seja excepcionalmente educado.

4 Lembre-se de mantê-lo curto

E-mails profissionais não devem ser épicos. Seja respeitoso com o tempo de seus leitores, porque se eles sentirem que sua mensagem é excessivamente longa, eles provavelmente começarão a perder o foco.

Se um assunto pesado requer uma longa discussão, procure maneiras melhores de se comunicar sobre ele do que por e-mail. Use sua mensagem como uma forma de marcar uma reunião ou discussão, em vez de um local para um tratado denso sobre o assunto.

5 Encerre com uma linha de fechamento.

Seu e-mail deve terminar com uma frase que deixe seu significado claro e configure o que vem a seguir. Pode levar o leitor a agir, ou ser uma forma de encerrar a conversa suavemente.

• Estou ansioso para discutir isso com você às 11h de quinta-feira.
• Por favor, dê uma olhada no rascunho do manuscrito que estou anexando e deixe-me saber quais revisões ou perguntas vêm à mente.
• Sua orientação foi extremamente útil, e estou ansioso para entrar em contato.

Assim como sua mensagem pode ter começado onde um e-mail anterior parou, você deseja que este termine configurando uma correspondência futura.

6 Assine com um fechamento apropriado.

Há muitas maneiras de encerrar um e-mail antes de colocar seu nome, mas para manter o decoro profissional, provavelmente é melhor não ser muito criativo. Muitas pessoas reclamam sobre assinaturas de e-mail distrativas como “saúde” e “VR” (muito respeitosamente), então escolha um que não pareça deslocado. Algumas das opções mais confiáveis ​​são:

• Sinceramente,
• Sinceramente,
• Obrigado novamente,
• Agradecidamente,
• Atenciosamente,
• Respeitosamente,

Neste ponto, você está quase terminando — há apenas um último passo importante.

7 Reserve um momento para revisar .

Revisar o que você escreveu antes de clicar em enviar não deve ser uma tarefa demorada: Lembre-se, o email ideal é conciso .

Certifique-se de que sua saudação esteja correta (nada é pior do que perceber que o nome da pessoa para quem você acabou de enviar um e-mail foi digitado incorretamente) e que você agradece quando for apropriado. Verifique novamente se qualquer solicitação que você está fazendo é direta e fácil de entender, mas não abrupta ou presunçosa.

Além disso, esta é sua última chance de detectar erros de digitação sutis; já vimos mais de um tópico de e-mail saltar completamente dos trilhos quando alguém pretendia digitar “agora”, mas acidentalmente colocou “não” em vez disso – como em “Não estamos tentando ter a apresentação pronta até quinta-feira”. Esteja vigilante.

Grammarly está aqui para ajudar.