O que significa colocar o leitor no centro da comunicação profissional

Este artigo foi publicado originalmente no Thrive Global.

Trabalhar remotamente significa ter que se comunicar mais por meio da escrita. Mas a comunicação escrita só pode ser um método eficaz de compartilhar informações e manter as equipes conectadas quando as mensagens são fáceis de compreender e as principais conclusões são claras.

E isso é mais difícil agora do que costumava ser. Sem acesso fácil ao feedback pessoal direto, pode ser difícil saber como seu público recebe o que você escreveu. De acordo com uma pesquisa recente da Grammarly, a experiência dessa dificuldade é generalizada: os profissionais acham difícil saber como eles estão se saindo para aqueles que lêem seus escritos. Eles querem se sentir confiantes em saber que seus pontos principais são claros e concisos – que estão sendo compreendidos.

A busca pela confiança na comunicação profissional só cresce à medida que as empresas consideram modelos permanentes de trabalho remoto ou estendem seus períodos de trabalho remoto. Isso é uma prioridade para nós da Grammarly, onde os membros de nossa equipe podem trabalhar remotamente até pelo menos agosto de 2021. Nossa empresa se concentra na criação de ofertas de produtos que ajudam as pessoas a serem compreendidas como pretendem - ajudando-as a refinar como uma mensagem será interpretada antes é até compartilhado. Isso significa que estamos sempre pensando criticamente sobre nossa própria comunicação profissional.

Aqui estão três coisas que aprendi a ter em mente quando escrevo. Espero que eles possam ajudar outros profissionais a navegar na comunicação escrita hoje, amanhã e em nosso futuro de trabalho remoto.

Seu público vem em primeiro lugar

Hoje em dia, escrever muitas vezes acontece em tempo real, e provavelmente enquanto faz malabarismos com videochamadas e obrigações pessoais de uma só vez. Quando nos movemos rapidamente em nosso trabalho para marcar a caixa e passar para a próxima coisa, nem sempre podemos parar para considerar o destinatário de nossa mensagem.

Uma comunicação bem escrita e ponderada faz com que seu leitor se sinta compreendido – mostra que você se importa. Para ter certeza de que você não está se movendo muito rápido, pense no seguinte:

Considere as perguntas de forma proativa: antes de digitar sua comunicação, pense nas perguntas que seu leitor pode fazer em resposta à sua mensagem. Colocar o leitor em primeiro lugar dessa forma demonstra que você considerou a perspectiva dele e ajuda sua mensagem a ressoar.

Inclua toques pessoais: A maneira mais fácil de demonstrar que você se importa com seu leitor é individualizar sua mensagem. Construa um relacionamento incluindo uma anedota pessoal ou referenciando uma importante conquista recente da pessoa para quem você está escrevendo.

Seja você mesmo: em nossa nova realidade de trabalho remoto, muitas pessoas estão procurando um pouco mais de qualidade humanizadora em suas interações de trabalho. Abra espaço em sua escrita para injetar sua personalidade para que seu leitor se conecte com a mensagem em um nível pessoal – além disso, pode capacitar outras pessoas a se expressarem também.

É como você diz - e quanto

Garantir que sua comunicação chegue como você deseja também significa ter uma noção do que torna a escrita eficaz. Em um ambiente de trabalho remoto, não temos o luxo de ler a sala ou esclarecer rapidamente pontos-chave com nossos colegas.

Para garantir que sua mensagem seja recebida conforme o esperado, considere o seguinte ao revisar seu rascunho escrito:

Cuide da estrutura da frase: se sua mensagem é compreendida, muitas vezes pode depender de como você organizou seus pensamentos. Alcance a legibilidade ideal, esforçando-se por frases concisas e limitando construções prolixas.

Considere o seu tom: certifique-se de que o tom da sua comunicação escrita esteja alinhado com o contexto da mensagem. Por exemplo, um anúncio pessoal emocionante não deve ser escrito em um tom formal de negócios, mas a saída de um funcionário de longo prazo provavelmente garante uma mensagem que transmita a sinceridade apropriada.

Remova redundâncias: mesmo grandes escritores são propensos a fazer o mesmo ponto várias vezes de maneiras diferentes. Ao ler o que escreveu, pergunte a si mesmo se algum dos seus pontos é redundante – ou se você está usando a mesma palavra muitas vezes – e não tenha medo de editar consideravelmente.

O diabo está no. . . formatação

Em qualquer coisa que você escreve, você sabe melhor qual informação é mais importante. Não faça seu leitor adivinhar enterrando seus pontos-chave em grandes blocos de texto.

Por exemplo, você pode ter uma chamada à ação orientada por prazo que precisa de alguma configuração de contexto. Para garantir que seu leitor não perca essas informações, direcione sua atenção formatando seus pontos-chave de maneira diferente.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a inovar em sua escrita:

Lidere com suas principais conclusões: coloque suas principais conclusões no início de cada parágrafo para garantir que seu leitor entenda rapidamente as informações essenciais e não perca seu ponto principal. Isso permitirá que você apoie consistentemente suas conclusões com contexto, mas nunca enterre o lead.

Marque ideias consecutivas: quando houver vários pontos-chave que você precisa que seu leitor entenda, marque-os para sinalizar sua importância. Se você se deparar com uma frase repetida com várias vírgulas, pergunte a si mesmo se essa informação poderia ser melhor transmitida como uma lista.

Seja ousado: informações importantes em negrito, como prazos e horários de reunião, que podem ser perdidas em sua mensagem. Para uma conclusão importante que é absolutamente essencial para ser transmitida, você pode dar um passo adiante e até adicionar um sublinhado.

>> LEIA MAIS: Como tornar sua escrita concisa e clara

Ao longo dos últimos meses, a comunicação escrita tornou-se cada vez mais central em nossa experiência de trabalho – e essa tendência não terminará tão cedo. À medida que nossa vida de trabalho remoto continua se desenvolvendo, todos nos encontramos procurando maneiras de ter certeza de que estamos nos conectando com colegas e nos fazendo entender. Eu sei que estou sempre desenvolvendo minha compreensão de como me comunicar com os colegas por escrito. Espero que essas dicas que compartilhei possam ajudar profissionais que estão se encontrando na mesma situação.