Como escrever um e-mail de lembrete profissional

Os humanos têm memórias imperfeitas. É por isso que existem e-mails de lembrete. Ao longo de sua carreira, você provavelmente escreverá muitos e-mails de lembrete. São e-mails que mencionam temas já discutidos anteriormente, como solicitações profissionais, reuniões e pontos de discussão, para evitar que o destinatário os esqueça. E-mails de lembrete também são úteis em sua vida não profissional, seja para pedir a alguém que confirme presença em um evento, fazer planos para uma viagem ou cutucar alguém sobre um compromisso.

O que é um e-mail de lembrete?

Um e-mail de lembrete é enviado para lembrar o destinatário de realizar uma ação específica ou para garantir que não se esqueceu de nada. Nas áreas profissionais e acadêmicas, e-mails de lembrete são frequentemente enviados para garantir que as reuniões sejam agendadas, os documentos sejam compartilhados, as informações sejam reconhecidas e os prazos sejam cumpridos. E-mails de lembrete são um tipo de e-mail profissional e compartilham algumas semelhanças com outros tipos de e-mail profissionais, como e-mails de vendas e de acompanhamento.

Quando você deve enviar um e-mail de lembrete?

Um e-mail de lembrete geralmente é uma mensagem de acompanhamento que dá suporte a um e-mail anterior. Por exemplo, se você enviar um e-mail a um colega para agendar uma reunião e não receber resposta, poderá enviar um e-mail de lembrete para reiterar a solicitação de reunião.

Os e-mails de lembrete não precisam necessariamente seguir os e-mails. Você também pode enviar um após um telefonema ou conversa pessoal. Sempre que você precisar lembrar o destinatário sobre algo que você discutiu anteriormente, um e-mail de lembrete é apropriado.

Quando enviar um lembrete

Aqui estão alguns exemplos de cenários que podem ser resolvidos por meio de um e-mail de lembrete:

• Um pagamento atrasado de um cliente
• Um prazo próximo
• Documentação que precisa ser assinada
• Uma próxima reunião
• Eventos
• Comunicação caduca

Quando não enviar um lembrete

Não envie um e-mail de lembrete se menos de 24 horas se passaram desde que você enviou seu e-mail inicial. Tenha isso em mente como o tempo mínimo que é apropriado esperar antes de enviar um e-mail de lembrete – em alguns casos, pode ser apropriado esperar mais.

4 dicas para escrever um e-mail de lembrete

1 Use um tom profissional

Um e-mail de lembrete, como qualquer e-mail adequado, deve ser escrito em tom direto e profissional. Não seja acusatório ou repreendedor em um e-mail de lembrete; o objetivo não é envergonhar o destinatário e fazê-lo obedecer, mas simplesmente lembrá-lo de uma reunião, ligação ou outro assunto que possa ser esquecido na briga do dia a dia profissional.

2 Seja direto

Além de ser educado e profissional, seja direto. Faça uma solicitação específica, como pedir que enviem um e-mail para você com acesso a um documento específico ou que digam “sim” a uma reunião agendada em seu calendário, e declare essa solicitação diretamente.

3 O tempo é importante

O tempo adequado de espera antes de enviar um e-mail de lembrete depende muito da urgência da sua mensagem. Para prazos apertados, envie e-mails de lembrete aproximadamente 24 horas após a comunicação inicial. Para questões menos urgentes, não há problema em esperar alguns dias antes de enviar um e-mail de lembrete. Considere quanto tempo se passou desde a sua comunicação inicial, bem como quanto tempo você tem antes do prazo - se esse prazo estiver se aproximando rapidamente, enviar um e-mail de lembrete mais cedo ou mais tarde pode ajudá-los a evitar perdê-lo.

Em qualquer e-mail de lembrete urgente, inclua um cronograma claro. Na sua linha do tempo, inclua a data da sua conversa inicial, o prazo e quaisquer outras datas relevantes.

4 Não se desculpe

Por fim, não se desculpe por enviar um e-mail de lembrete. Basta dar ao destinatário uma breve explicação sobre o seu e-mail e pedir educadamente que ele tome uma atitude.

Como escrever um e-mail de lembrete educado

Use o formato a seguir como modelo para e-mails de lembrete eficazes.

Linha de assunto

Use uma linha de assunto clara para seu e-mail de lembrete. O destinatário deve saber do que se trata o e-mail antes mesmo de abri-lo. Aqui estão alguns exemplos de boas linhas de assunto de e-mail de lembrete:

• Lembrete: envie seus documentos de integração assinados até quinta-feira, 28/09
• Continuando: Nossa reunião na próxima terça-feira às 11h
• Ação URGENTE necessária: projeto Ward Street

Saudações

Comece seu e-mail com uma saudação profissional padrão, comoOlá, OláouPrezado, seguida do nome do destinatário.

Explicação

Na primeira seção do corpo do seu e-mail de lembrete, indique o motivo pelo qual você está enviando um lembrete. Pode ser uma rápida recapitulação de uma conversa que você teve com o destinatário ou uma ou duas frases explicando por que você está entrando em contato. De qualquer forma, mantenha esta seção curta e direta.

Solução proposta/apelo à ação

A segunda metade do corpo do seu e-mail de lembrete deve incluir o lembrete real. É aqui que você declara o que o destinatário precisa fazer e a data até a qual isso precisa ser feito. Dependendo do tema e do prazo, você também pode afirmar que a ação deve ser tomada “o mais rápido possível” ou o mais rápido possível.

Dependendo do conteúdo do e-mail, você também pode solicitar ao destinatário que envie um e-mail ou ligue para você caso tenha alguma dúvida.

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5 exemplos de e-mail de lembrete

1 E-mail de lembrete para um gerente

Assunto: Re: PTO de 12/10 a 20/10

Olá Rosália,

Queria acompanhar minha solicitação de PTO de 12 a 20 de outubro. Você conseguiu autorização do RH para eu tirar essa folga?

Informe-me o mais rápido possível, pois preciso garantir reservas de hotel e voos caso o PTO seja aprovado.

Obrigado!

Melhor,

Dalila

2 Email de lembrete para um cliente

Assunto: Aprovação do projeto

Olá Karolina,

Obrigado pelo feedback rápido sobre esses modelos. Envie suas notas ou aprovação da atualização de design proposta até EOD sexta-feira para que nossa equipe criativa possa avançar com seus recursos para a campanha por e-mail.

Caso tenha mais alguma dúvida ou precise de esclarecimentos, estou sempre disponível por e-mail ou Slack.

Calorosamente,

Carmichael

Líder de projeto

Agência de Design

3 E-mail de lembrete de reunião

Assunto: Aguardamos nossa ligação às 14h de hoje

Olá Darien,

Espero que este e-mail encontre bem. Gostaria de lembrá-los da nossa chamada de status esta tarde. Estou ansioso para discutir nosso progresso em seu projeto de renovação e ouvir seus comentários.

Caso precise reagendar nossa teleconferência, escolha outra data e horário em minha agenda aqui: [link para agenda].

Melhor,

Vittorio Manoy

Capataz

Construção, LLC

4 E-mail de lembrete urgente

Assunto: URGENTE: Ação necessária até 1º de outubro

Prezado Sumit,

Agradecemos o seu negócio e temos orgulho de chamá-lo de “um dos nossos” nos últimos três anos. Esperamos que você continue investindo na Capital Company. Porém, para fazer isso, precisamos que você atualize sua conta de investidor e autorize a autenticação de dois fatores. Isso protege seus dados confidenciais e garante a conformidade de segurança.

Se você tiver alguma dúvida sobre a atualização ou sobre como mantemos seus dados seguros, responda a este e-mail. Se você não conseguir atualizar sua conta e autorizar a autenticação de dois fatores até 1º de outubro, sua conta será suspensa até que a atualização seja concluída.

Muito obrigado pela sua cooperação – estamos entusiasmados em continuar investindo com você.

Melhor,

Ester Clark

Assistente de Administração de Segurança

Capital Co.

5 E-mail de lembrete de pagamento

Assunto: Lembrete: Pague a fatura nº 008

Prezada Sra. Teplitsky,

Este é um gentil lembrete de que a fatura nº 008 está vencida. Conclua seu pagamento o mais rápido possível.

Se você acredita que este e-mail está errado, encaminhe-o para Santos Bautista, Chefe de Escrituração, em [endereço de e-mail] com uma breve explicação do erro.

Obrigado,

Débora

Administrador. Assistente, hospedagem na web

Perguntas frequentes sobre e-mails de lembrete

O que é um e-mail de lembrete?

Um e-mail de lembrete é uma mensagem enviada para lembrar o destinatário sobre um evento futuro, item de ação ou assunto discutido anteriormente.

Quando você deve enviar um e-mail de lembrete?

Envie um e-mail de lembrete pelo menos um dia após sua comunicação inicial com o destinatário. Se você estiver lembrando-os sobre um prazo, também pode ser útil enviar o e-mail de lembrete pelo menos 24 horas antes do prazo.

O que um e-mail de lembrete deve incluir?

Um e-mail de lembrete deve incluir o seguinte:

• Uma linha de assunto clara e atraente
• Uma saudação
• Uma explicação concisa do motivo pelo qual você está enviando o e-mail
• Uma solicitação ou lembrete claro e direto
• Uma aprovação e assinatura profissional

Quais são os diferentes tipos de e-mails de lembrete?

• Acompanhamentos de reuniões
• Lembretes de pagamento perdidos
• Solicitações de ação
• Retomando a comunicação perdida
• Lembretes de reunião