Responder a todos: como responder a um e-mail de grupo com confiança

A função responder a todos é uma bênção mista. Pode ser uma parte essencial da sua rotina diária de e-mail, mas se você for descuidado, também pode ser uma maneira fácil de se envergonhar na frente de seu gerente, colegas, contatos profissionais e até mesmo de estranhos.

Saber quando e como usar melhor o responder a todos é a chave para ter sucesso em, bem, praticamente qualquer coisa que envolva o envio de e-mail, como divulgação do cliente, comunicações internas ou planejamento de um passeio em equipe. A seguir, abordaremos os motivos para implantá-lo, situações em que não é o ideal e como responder - tudo com tato, graça e confiança.

Quando é apropriado responder a todos?

Para começar, vamos deixar claro que, em muitos casos, é melhor responder a um e-mail de grupo enviando mensagens para indivíduos, em vez de responder a todos.

Uma questão importante aqui é:qual éa maneira mais simples de minimizar a desordem e a confusão da caixa de entrada para todos a quem você está respondendo? Se você conseguir pensar em uma maneira melhor de realizar as duas coisas, provavelmente deveria fazer isso.

Ainda assim, há muitas situações em que usar responder a todos é decididamente a decisão certa.

Às vezes isso é óbvio: seu chefe envia um e-mail para sua equipe e pede que você atualize todos sobre algo em que está trabalhando, por exemplo. Ou um cliente envia um e-mail para você, seu chefe e outro colega com uma pergunta sobre o momento; se você é o principal responsável pelo agendamento, este é um bom momento para usar o recurso responder a todos. Observe que, nesse cenário, parte do motivo para responder a todos é permitir que os outros membros da sua equipe saibam que você se encarregou de responder à pergunta do cliente.

Embora a resposta a todos às vezes seja desaprovada por gerar e-mails perturbadores, irritantes ou desnecessários, uma resposta única, oportuna e cuidadosa pode evitar mais e-mails e perguntas de acompanhamento.

Aqui está um exemplo: digamos que você trabalha em uma redação e uma colega envia um e-mail urgentemente para quinze pessoas perguntando se alguém pode ajudá-la a abrir o armário de suprimentos para pegar um gravador de campo e um microfone para sua próxima viagem de reportagem.

Se você responder apenas a ela e disser: “Claro, tenho uma chave e posso verificar um kit para você agora”, é provável que outras pessoas respondam e se ofereçam para fazer o mesmo, junto com um editor perguntando se foi feito. Nesse caso, é melhor responder imediatamente e deixar claro para todos que você está tratando da solicitação.

É importante ressaltar que essa mesma lógica funciona em grande escala: se vinte pessoas receberão sua resposta para todos e sua resposta for útil para a maioria delas, vale a pena enviá-la. Dito isto, quanto mais pessoas no tópico, maior será o nível de relevância.

Esse tipo de cálculo também funciona se você estiver pensando em usar responder a todos para fazer uma pergunta. Se for provável que isso preocupe a maioria das outras pessoas no tópico, pode valer a pena perguntar de uma forma que todos possam ver, mas tome cuidado para não exagerar.

Quando vocênãodeve responder a todos?

Voltemos à questão que abordamos anteriormente: Qual é a melhor maneira de minimizar a desordem e a confusão da caixa de entrada? Se o e-mail que você está pensando em enviar não for bem-vindo ou relevante para a maioria das pessoas que alcançaria, responder a todos não é a melhor opção.

Aqui está um exemplo: você e todos em seu departamento recebem um e-mail informando que um de seus colegas aceitou uma grande promoção e transferência. Parabéns estão em ordem, e todos estão convidados a passar no pátio às quatro horas para comer um bolo e se despedir com carinho.

Você (e todos os outros em seu departamento) precisam responder a todos comPARABÉNSem maiúsculas e o emoji de bolo? Provavelmente não. Nesse caso, basta responder individualmente ao célebre colega, ou melhor ainda, parabenizá-lo pessoalmente com um bolo.

Uma lógica semelhante se aplica a assuntos mais delicados ou pessoais. Quando você precisa corrigir alguém educadamente ou garantir que as contas a pagar tenham seus formulários fiscais pessoais e endereço atual, responder a todos raramente, ou nunca, é o ideal.

Esta ideia é especialmente relevante quando se trata de feedback profissional, porque não é difícil imaginar um cenário em que mesmo uma correção bem intencionada dada na frente de uma dúzia de colegas seja mortificante para o destinatário principal, causando constrangimento a todos os outros membros da cadeia, e corre o risco de fazer o remetente parecer alheio, na melhor das hipóteses.

Novamente, se o seu e-mail não for valioso para a maioria das pessoas que o recebem, não responda a todos.

Como posso usar a resposta a todos para transmitir informações úteis com tato?

Assim como faria com e-mails para indivíduos, você deve ser educado e breve ao responder a todos. Isso significa minimizar a repetição e procurar maneiras de limitar as idas e vindas. Tente esclarecer o que deve acontecer a seguir, especialmente se se tratar de itens de ação para vários destinatários. Nesses casos, você pode colocar o nome de cada pessoa em negrito ou usar uma lista com marcadores para melhorar a legibilidade, como neste exemplo:

Como o convidado deste episódio teve que reagendar nossa sessão de gravação para um dia antes, precisaremos aumentar nosso prazo.

• Marissa:Você pode redigir as notas de produção esta manhã para que tenhamos tempo de editá-las?
• Virgil:Você pode estar pronto para ajustá-los e entregá-los ao anfitrião antes das 14h?
• Riley:Você poderia garantir que o convidado tenha todos os detalhes sobre nossa configuração de gravação?

Mantenha o seu público em mente. Pense em quais informações serão mais úteis para eles e como comunicá-las de maneira clara, concisa, gentil e sem erros.

Grammarly pode ajudá-lo a responder tudo com confiança

A última coisa que você quer é clicar em enviar e perceber que acabou de usar a resposta a todos para atacar colegas ou estranhos com um e-mail cheio de erros de pontuação, ortografia e gramática.

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