Responder a todos: como responder a um e-mail de grupo com confiança

A função responder a todos é uma bênção mista. Pode ser uma parte essencial da sua rotina diária de e-mail, mas se você for descuidado, também pode ser uma maneira fácil de se envergonhar na frente de seu gerente, colegas, contatos profissionais e até estranhos.

Saber quando e como usar a resposta a todos da melhor forma é a chave para ter sucesso em praticamente qualquer coisa que envolva o envio de e-mail, como contato com o cliente, comunicações internas ou planejamento de uma excursão em equipe. Abaixo, abordaremos os motivos para implantá-lo, situações em que não é o ideal e como responder - tudo com tato, graça e confiança.

Quando responder-tudo é apropriado?

Para começar, vamos deixar claro que, em muitos casos, é melhor responder a um e-mail de grupo enviando mensagens a indivíduos em vez de responder a todos.

Uma pergunta-chave aqui é: Qual é a maneira mais simples de minimizar tanto a desordem quanto a confusão da caixa de entrada para todos a quem você está respondendo? Se você puder pensar em uma maneira melhor de realizar as duas coisas, provavelmente deve fazer isso.

Ainda assim, existem muitas situações em que o uso de responder a todos é decididamente a escolha certa.

Às vezes, isso é óbvio: seu chefe envia um e-mail para sua equipe e pede que você atualize todos sobre algo em que você está trabalhando, por exemplo. Ou um cliente envia um e-mail para você, seu chefe e outro colega com uma pergunta de tempo; se você é o principal responsável pelo agendamento, este é um bom momento para usar o responder a todos. Observe que, nesse cenário, parte do motivo de responder a todos é informar aos outros da sua equipe que você cuidou de responder à pergunta do cliente.

Embora responder a todos às vezes seja desaprovado por gerar e-mails distrativos, irritantes ou desnecessários, uma única resposta oportuna e ponderada pode evitar mais e-mails e perguntas de acompanhamento.

Aqui está um exemplo: digamos que você trabalhe em uma redação e um colega envie um e-mail urgente para quinze pessoas perguntando se alguém pode ajudá-la a destrancar o armário de suprimentos para pegar um gravador de campo e um microfone para sua próxima viagem de reportagem.

Se você responder apenas a ela e disser: “Claro, tenho uma chave e posso verificar um kit para você agora”, é provável que outras pessoas respondam e se ofereçam para fazer o mesmo, junto com um editor perguntando se foi feito. Nesse caso, é melhor responder imediatamente e deixar claro para todos que você está lidando com a solicitação.

É importante ressaltar que essa mesma lógica funciona em escala: se vinte pessoas receberão sua resposta-tudo, e sua resposta for útil para a maioria delas, vale a pena enviar. Dito isto, quanto mais pessoas no tópico, maior o nível de relevância.

Esse tipo de cálculo também funciona se você estiver pensando em usar responder a todos para fazer uma pergunta. Se é provável que preocupe a maioria das outras pessoas no tópico, pode valer a pena perguntar de uma maneira que todos possam ver, mas tenha cuidado para não exagerar.

Quando você não deve responder a todos?

Vamos voltar à questão que abordamos anteriormente: Qual é a melhor maneira de minimizar tanto a confusão quanto a desordem na caixa de entrada? Se o e-mail que você está pensando em enviar não for bem-vindo ou relevante para a maioria das pessoas que ele alcançaria, responder-tudo não é o caminho a seguir.

Aqui está um exemplo: você e todos em seu departamento recebem um e-mail dizendo que um de seus colegas aceitou uma grande nova promoção e transferência. Os parabéns estão em ordem, e todos estão convidados a passar no pátio às quatro horas para o bolo e as despedidas afetuosas.

Você (e todo mundo em seu departamento) precisa responder tudo com um PARABÉNS em maiúsculas e o emoji do bolo? Provavelmente não. Nesse caso, basta responder individualmente ao célebre colega, ou melhor ainda, parabenizá-lo pessoalmente pelo bolo.

Uma lógica semelhante se aplica a assuntos mais delicados ou pessoais. Quando você precisa corrigir educadamente alguém ou certificar-se de que as contas a pagar tenham seus formulários de impostos pessoais e endereço atual, responder a tudo raramente é ideal.

Essa ideia é especialmente relevante no que diz respeito ao feedback profissional, porque não é difícil imaginar um cenário em que mesmo uma correção bem-intencionada dada na frente de uma dúzia de colegas seja mortificante para o destinatário principal, induzindo a todos na cadeia e corre o risco de fazer o remetente parecer alheio, na melhor das hipóteses.

Novamente, se o seu e-mail não for de valor para a maioria das pessoas que o recebem, não use responder a todos.

Como posso usar responder a todos para transmitir informações úteis com tato?

Assim como faria com e-mails para indivíduos, você deve ser educado e ser breve ao responder a todos. Isso significa minimizar a repetição e procurar maneiras de limitar o vai-e-vem. Tente esclarecer o que deve acontecer a seguir, principalmente se se tratar de itens de ação para vários destinatários. Nesses casos, você pode querer colocar o nome de cada pessoa em negrito ou usar uma lista com marcadores para melhorar a legibilidade, como neste exemplo:

Como o convidado deste episódio teve que remarcar nossa sessão de gravação para um dia antes, precisaremos aumentar nosso prazo.

• Marissa: Virgil: Riley: Mantenha sua audiência em mente. Pense em quais informações serão mais úteis para eles e como comunicá-las de maneira clara, concisa, gentil e sem erros.

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