15 dicas para criar um email de acompanhamento de vendas que gere respostas

Como escrever um bom e-mail de acompanhamento de vendas? Qual linha de assunto devo usar para meu e-mail de acompanhamento? Quantas vezes devo acompanhar?

Se o seu trabalho envolve vendas, essas são apenas algumas das perguntas que você pode estar se perguntando.

Esta postagem no blog explicará como criar um e-mail de acompanhamento de vendas que gere respostas de seus clientes em potencial e apresente a maneira mais rápida de escrevê-los.

1. Escolha um formato e cumpra-o

Você deve começar planejando a estrutura do seu e-mail. Os componentes mais importantes a serem considerados são o tamanho do seu e-mail e o número de parágrafos que ele conterá. Pense nisso como uma forma especial de arte. Você é um artista que delineia seu futuro desenho.

Comprimento

Decida o número aproximado de caracteres que você usará. Em média, 54% dos e-mails são abertos em dispositivos móveis, portanto, e-mails longos de acompanhamento de vendas são inválidos.

O que é curto, então? Com base nos dados do Boomerang, e-mails de vendas entre 50 e 125 palavras têm as melhores taxas de resposta. Mantê-lo dentro desses limites manterá seu e-mail de acompanhamento facilmente digerível para um público que prioriza dispositivos móveis.

Parágrafos

Você sabia que as pessoas consomem e-mails de maneira muito diferente de qualquer outra forma de mídia digital – quanto mais imprimir?

Em vez de lê-los palavra por palavra, as pessoas tendem a escanear e-mails em um padrão F. A maioria pula a introdução, escaneando o corpo do e-mail procurando algo interessante para mergulhar. É por isso que você deve estruturar sua cópia para "scanners".

Em essência, isso significa dividir seu e-mail em pequenos pedaços de texto. Dois ou três parágrafos devem ser suficientes para transmitir sua mensagem. Se você precisar de mais, seu e-mail provavelmente é muito longo.

2. Determine o objetivo do seu e-mail de acompanhamento de vendas

Você quer convidar seu prospect para uma chamada de demonstração? Seu objetivo é solicitar outra reunião? Precisa de mais informações sobre eles?

Antes de arregaçar as mangas e redigir seu e-mail, você precisa determinar o objetivo específico do seu e-mail.

O objetivo do seu acompanhamento moldará o tom e a estrutura geral de todo o e-mail. Além disso, será mais fácil para o cliente em potencial fornecer uma resposta.

Vamos dar uma olhada em alguns dos possíveis objetivos de acompanhamento.

• Para marcar a próxima reunião
• Para alcançar depois de deixar um correio de voz
• Para chegar após o primeiro acompanhamento
• Para obter uma resposta após várias séries de acompanhamento sem resposta
• Para continuar uma discussão após um evento de networking
• Para obter mais informações necessárias para continuar uma venda
  

Escolha aquele que funciona para sua situação e planeje sua cópia de e-mail de acordo. Tudo deve jogar para este objetivo final. Da saudação à despedida.

3. Faça sua lição de casa

Já abordamos a importância de fazer sua lição de casa em nosso artigo anterior sobre como escrever um cold email.

Mesmo que não seja seu primeiro encontro com uma pessoa, nunca será demais ficar de olho nas últimas atualizações de seus negócios. Você também pode mergulhar fundo em seu setor para compartilhar alguns insights ou notícias recentes que o lead pode achar útil.

Não importa a situação, fazer um esforço para manter o controle com o destinatário e personalizar seu acompanhamento adicionará pontos extras e fará com que você pareça mais atraente aos olhos dele.

4. Abra o e-mail com contexto

Cada linha do seu acompanhamento é sobre fazer com que o destinatário leia o próximo.

Comece seu e-mail fornecendo a eles algum contexto em torno de sua comunicação inicial. Isso refresca sua memória e os atrai.

Compare os exemplos a seguir para entender do que estamos falando.

Para

[email protected]

Oi John,

Estou escrevendo para dar seguimento à nossa última conversa. Meu líder de equipe me pediu uma atualização sobre sua situação.

Para

[email protected]

Oi John,

Foi um prazer conversar com você e sua equipe em nosso estande na semana passada.

Você também deve evitar linhas de abertura estranhas, como:

• "Apenas entrando para ver..."
• "Gostaria de acompanhar..."
• "Eu só quero fazer o check-in rapidamente e descobrir..."
  

Tudo o que alguém quer fazer depois de ler essas frases é mover o e-mail para a caixa de lixo eletrônico. Usamos "apenas" para nos minimizar, e isso pode parecer inseguro ou até insincero. Você tem apenas alguns segundos para capturar a atenção deles, então você precisa ir em frente desde o início.

5. Explique o resultado desejado

Agora é a hora de passar a sua mensagem.

Sua mensagem de acompanhamento não deve parecer escrita acadêmica. No final do dia, você se comunica com humanos, não com robôs. Use vocabulário simples, mas profissional, e torne suas frases concisas.

O que você deveria fazer:

• Não use palavras-chave
• Não use terminologia confusa, a menos que seja realmente relevante para o seu setor
• Não adicione adjetivos sem sentido
  

Aqui está uma boa amostra a seguir.

‍ Caso sua mensagem inicial ou acompanhamento anterior não tenha dado resultado, você deseja abordar sua proposta de valor de um novo ângulo em seu acompanhamento. Concentre-se em diferentes dores que você pode resolver para o cliente em potencial ou destaque outro benefício que sua solução oferece. Talvez seu texto estivesse errado?

6. Use a psicologia a seu favor

Dependendo do objetivo do seu acompanhamento, você pode usar alguns truques mentais simples para atingir seus objetivos.

Adicionar prova social

Tem um depoimento de um cliente feliz? Mencione-o em seu e-mail de acompanhamento para tornar sua empresa mais confiável.

Criar FOMO

FOMO significa 'o medo de perder e é um poderoso gatilho psicológico. 60% dos millennials fazem compras com base no FOMO. Use isso a seu favor e crie uma sensação de escassez.

Limite suas opções

Quando confrontadas com muitas opções, as pessoas lutam para tomar qualquer decisão, então acabam não comprando. Torne mais fácil para eles avançar, reduzindo suas opções. Por exemplo, se sua empresa tiver cinco planos diferentes, você pode escolher apenas duas das opções que serão adequadas para seu lead específico.

Ecoe sua perspectiva

Ecoar é captar as frases ou analogias do seu cliente em potencial. Se você notou um padrão de comunicação específico durante sua conversa inicial, vá em frente e repita-o em sua mensagem de acompanhamento. Também funciona ao contrário – se os clientes começarem a ecoar você, normalmente é um sinal de comunicação florescente e saudável entre vocês dois.

Faça as porcentagens trabalharem para você

Caso mencione promoções em seu e-mail de acompanhamento, você pode jogar com valores e porcentagens em dólares. Para produtos abaixo de US$ 100, usar um desconto percentual em vez de números é sempre uma opção vencedora. Por exemplo, um desconto de 10% em um produto de US$ 50 atrairá seu cliente mais do que uma oferta de US$ 5, simplesmente porque 10 é maior que 5.

7. Adicione um CTA específico

Seu e-mail de acompanhamento deve terminar com uma chamada à ação específica. Seu objetivo é tornar o mais fácil possível para o destinatário fazer o que você deseja. Idealmente, seu CTA deve ser uma pergunta sim ou não.

Esses exemplos demonstram a maneira certa e errada de fazer isso.

Para

[email protected]

Oi John,

Foi um prazer conversar com você e sua equipe em nosso estande na semana passada.

Conforme prometido, estou enviando informações sobre nossos planos de preços. Sinta-se à vontade para analisar as opções de preços com a equipe. Vamos discutir isso em detalhes em nossa próxima reunião.

Quer bater um papo na próxima semana?

Para

[email protected]

Oi John,

Foi um prazer conversar com você e sua equipe em nosso estande na semana passada.

Conforme prometido, estou enviando informações sobre nossos planos de preços. Sinta-se à vontade para analisar as opções de preços com a equipe. Vamos discutir isso em detalhes em nossa próxima reunião.

Na próxima terça-feira, às 16h, você faria uma videochamada de 30 minutos?

Mas espere, tem mais! Pesquisas mostram que ser explícito sobre o destinatário ter a chance de recusar, na verdade, os torna mais propensos a dizer sim.

8. Use um PS

Você nunca deve subestimar o impacto do bom e velho pós-escrito. Deixe a conversa de negócios de fora e adicione um toque humano a ela. Por exemplo, você pode comentar sobre o grande espírito de equipe que o cliente demonstrou ou elogiar a recomendação de livro que recebeu durante a última conversa com ele.

9. Aperfeiçoe a linha de assunto

Se você não recebeu uma resposta ao seu e-mail inicial ou ao primeiro acompanhamento, tente entrar em contato em uma nova conversa. O SupperOffice descobriu que 33% dos destinatários de e-mail abrem um e-mail com base na linha de assunto. Então, trate-o como sua chance de causar uma nova primeira impressão.

Personalizar a linha de assunto pode fazer suas taxas de abertura dispararem. Uma maneira fácil de fazer isso é usar o primeiro nome do destinatário.

Aqui está um bom exemplo.

Além disso, a pesquisa mostra que as linhas de assunto que exploram a curiosidade do destinatário ou fornecem utilidade obtêm mais aberturas. Quanto mais ocupado o destinatário, mais você deseja se apoiar no lado utilitário do espectro.

Você também pode estar se perguntando :

Quantas palavras devo usar na minha linha de assunto?

‍O Mailchimp recomenda o uso de no máximo 9 palavras e 60 caracteres. Um relatório da Retention Science descobriu que linhas de assunto com 6 a 10 palavras resultam na maior taxa de abertura. Portanto, é seguro mantê-lo curto.‍‍

10. Escolha a fonte certa

Sua fonte é fácil de ler? O Campaign Monitor afirma que os leitores de e-mail geralmente preferem as seguintes fontes:

• Varanda
• Arial
• Correio

Use uma dessas fontes ou a opção padrão em seu cliente de e-mail para ter certeza, e sua mensagem será visualmente agradável para qualquer leitor, em vez de chamar a atenção negativamente.

11. Revisado

Erros de digitação e gramática ruim inevitavelmente criarão uma impressão negativa em e-mails profissionais. Certifique-se de passar pelo corpo do e-mail e pela linha de assunto pelo menos algumas vezes. Também é bom verificar o nome do destinatário antes de apertar o botão de envio.

12. Concentre-se em um setor para pregá-lo

A cada acompanhamento que você cria, você está mais perto da perfeição. No entanto, cada setor ou vertical tem suas próprias ressalvas. Em poucas palavras, uma boa maneira de aprender a elaborar e-mails de acompanhamento é se concentrar primeiro em um setor. Suponha que você tenha o luxo de dedicar algum tempo a uma vertical específica, ainda melhor. Ao enviar mensagens para pessoas que trabalham em negócios semelhantes, você pode conhecer os prós e contras do segmento de clientes. Use-o a seu favor em seus e-mails futuros.

13. Envie seu acompanhamento no momento certo

O tempo certo de seu e-mail é crucial para abri-lo. Para saber quando enviar seu e-mail de acompanhamento, você precisa conhecer a pessoa que está tentando alcançar. Também depende do setor em que você atua.

Por exemplo, o Superoffice descobriu que a maioria de seus clientes potenciais e leads aproveitará o tempo da família nos fins de semana se você vender software. Isso significa que entrar em contato com eles no fim de semana levará a menos aberturas, se houver. ‍

Então, quando você deve enviar sua comunicação de acompanhamento?

Uma pesquisa da Get Response descobriu que terça-feira é o melhor dia para enviar e-mails se você deseja obter a maior taxa de abertura.

‍Ao selecionar o dia da semana, seus próximos pensamentos podem ser :

E a hora do dia? ‍

A mesma pesquisa provou que os assinantes são mais propensos a ler seu e-mail às 10h, depois de chegar ao trabalho, ou às 13h, quando estão verificando sua caixa de entrada após o almoço.

Obviamente, não há uma abordagem de tamanho único quando se trata do tempo de envio. Muitas variáveis ​​podem afetar o momento mais adequado, portanto, você deve experimentá-lo para descobrir o que funciona melhor para você.

14. Determine a frequência de envio

Você sabia que 80% das vendas ocorrem somente após pelo menos cinco acompanhamentos?

Em outras palavras, você deve enviar e-mails de acompanhamento no mínimo cinco vezes, cada vez dando aos seus destinatários mais tempo para responder. Ao estender o tempo antes do próximo e-mail de acompanhamento, você reduz a chance de ser intrusivo.

Aqui está uma estrutura recomendada para e-mails de acompanhamento:

• Acompanhamento 1 no dia 3
• Acompanhamento 2 no dia 7
• Acompanhamento 3 no dia 14
• Acompanhamento 4 no dia 30
• Acompanhamento 5 no dia 60

Depois de determinar que o cliente em potencial está frio e não faz sentido continuar acompanhando-o, tente novamente com um e-mail de término. Essas ave-marias de e-mails de vendas são usadas como último recurso para trazer o prospect de volta ao seu ciclo de vendas. Se não houver resposta, você os removeu efetivamente do pipeline, mas deixou uma impressão positiva.

15. Monitore seu progresso

Você apenas envia seus e-mails e termina o dia? Claro que não. A tática de pulverizar e rezar não funciona quando se trata de acompanhamento de vendas. Você deve monitorar constantemente o progresso de seu trabalho para desenvolver sua abordagem.

Aqui estão diferentes maneiras de fazer isso, dependendo do papel que as vendas desempenham no seu dia-a-dia.

Inicie a extensão do Gmail para rastrear aberturas

Se você está apenas começando com vendas ou é uma das muitas coisas em seu prato, use esta extensão do navegador para acompanhar com mais precisão no Gmail. Você pode descobrir quando seus e-mails foram lidos, rastrear o número de cliques e quantas vezes um destinatário abriu sua mensagem de acompanhamento. ‍

Use um sistema de CRM

Normalmente, as equipes de vendas usam uma ferramenta de CRM para gerenciar seu pipeline. Caso as vendas sejam uma parte crucial do seu trabalho, mas você ainda esteja procurando um sistema de CRM, aqui estão algumas sugestões.

Os principais CRMs são:

• Pipedrive
• Força de vendas
• Hubspot CRM
• Zoho CRM
• Monday.com
  

Utilize ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos

Com poucos recursos e ainda não pode comprar uma ferramenta de CRM? Não se preocupe, há vários softwares de gerenciamento de projetos gratuitos à sua disposição que você pode usar para criar seu próprio CRM.

As ferramentas de gerenciamento de projetos de alto nível são:

• Trello
• Noção
• Asana
  

A maneira mais rápida de escrever e-mails de acompanhamento de vendas

Com o Flowrite, você pode transformar seu conhecimento sobre o cliente em potencial em um e-mail personalizado de acompanhamento de vendas em tempo real. Basta fornecer alguns pontos com base nas dicas que você aprendeu neste artigo, selecionar o modelo de email de acompanhamento de vendas e deixar que nossa ferramenta de escrita de IA faça todo o trabalho para você.