10 coisas que você nunca deve dizer em um e-mail

Publicados: 2018-07-09

Há algumas coisas que você já sabe que não deve mencionar por e-mail; opiniões políticas, qualquer coisa que possa ser considerada assédio sexual e fofocas no escritório estão entre os acéfalos. Mas também há alguns tópicos e frases menos óbvios dos quais você faria bem em ficar longe, principalmente se quiser parecer profissional, competente e no topo de sua carga de trabalho. Afinal, os e-mails podem permanecer por muito tempo e você nunca sabe o que pode ser desenterrado no caminho.

Aqui está o que os profissionais de RH dizem que você deve evitar a todo custo.

1 "Apenas um aviso, estou ligando para dizer que estou doente amanhã."

Veja, todo mundo ligou para um dia de saúde mental ou pessoal pré-planejado em algum momento de sua carreira, mas isso não significa que você deva falar sobre isso por e-mail de trabalho. “Enviar por e-mail seus planos para se divertir no dia seguinte não é a jogada mais inteligente”, observa Patrick Colvin, Parceiro de Negócios Estratégico de RH do USA Today. “Isso simplesmente mostra sua desonestidade para que todos vejam se sua mensagem chega às mãos erradas.” Embora seu chefe possa entender se você explicar sua necessidade de um dia de folga pessoalmente, tê-lo por escrito parece decididamente sorrateiro. “A menos que você esteja genuinamente doente e tenha a sensação de que não estará no dia seguinte, esta não é uma mensagem que você quer que seja divulgada”, acrescenta Colvin.

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2 “John realmente deixou a bola cair nessa.”

“Nunca discuta o desempenho de um colega de trabalho, a menos que você seja o chefe dele e esteja discutindo com o RH ou seu chefe”, aconselha Cam Bishop, presidente e CEO da SkillPath. “Não é apenas rude, mas não cabe a você discutir o desempenho de outra pessoa por e-mail.”

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3 “Estou me sentindo…”

É melhor manter qualquer coisa emocional fora dos e-mails do trabalho, diz Ginger Robitaille, profissional de recursos humanos, generalista de RH da Turning the Corner. “É importante que as comunicações por e-mail sejam baseadas em fatos, compartilhando informações necessárias, mas não emocionais. Nossas emoções podem ser interpretadas de muitas maneiras diferentes quando não há tom ou inflexão de voz para acompanhar as palavras”, diz ela. E se você não consegue manter suas emoções fora do conteúdo de um e-mail, essa é uma conversa que você provavelmente deveria ter pessoalmente ou por telefone.

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4 “Terça-feira ainda funciona para você devolver esses documentos para mim, talvez por volta das 15h? Não se preocupe se não.”

A linguagem provisória não tem lugar no e-mail, de acordo com Amanda B. Gulino, especialista em RH e fundadora da A Better Monday. Em vez disso, escolha algo como: “Você teve a chance de revisar os documentos que enviei na semana passada? Por favor, revise-os e devolva-os até terça-feira às 15h, para que possamos acompanhar nosso plano de projeto.” Ao se comunicar de forma assertiva e clara em e-mails de trabalho, você projetará confiança e competência.

5 “Aqui está uma cópia do projeto em que estou trabalhando com minha equipe. Eu adoraria receber seu feedback.”

“A menos que seu chefe diga que não há problema em compartilhar um projeto, mantenha-o para você ou para membros específicos da equipe trabalhando em sua tarefa”, diz Jill Tipograph, cofundadora da Early Stage Careers. Compartilhar inadvertidamente informações confidenciais ou proprietárias de sua empresa pode parecer um erro inocente, mas pode ser motivo para demissão de seu emprego. “Os millennials, em particular, gostam de fazer crowdsourcing de tópicos, até mesmo decisões”, ressalta Tipograph. Mas perguntar ao seu amigo que também está na consultoria como resolver um problema do cliente, por exemplo, não é permitido.”

6 “Este lugar realmente me deixa para baixo às vezes.”

Mesmo se você estiver escrevendo para seu melhor amigo no escritório depois de um dia muito difícil, nunca diga nada negativo sobre seu local de trabalho por e-mail de trabalho. “Uma mensagem para seus colegas de trabalho sobre o quanto você despreza o trabalho que faz pode facilmente chegar ao seu gerente”, observa Tiffany Kuehl, recrutadora sênior de recursos humanos da Versique. “Na melhor das hipóteses, seu gerente agenda uma reunião para conversar com você sobre suas preocupações. Na pior das hipóteses, você acabou de enviar um e-mail para si mesmo sem emprego.”

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7 “Desculpas pelo atraso.”

“É importante assumir a responsabilidade e pedir desculpas de vez em quando, mas alguns de nós fazem isso com muita frequência”, diz Alayna Frankenberry, gerente de marketing de entrada da BlueSky ETO. “As mulheres, especialmente, foram socializadas para se desculpar, adiar e amortecer suas declarações com frases como: 'Deixe-me saber se você discordar' e 'Esta é apenas a minha opinião, mas . . .' Pedir desculpas e qualificar constantemente suas declarações como essa enfraquece sua voz e pode levar à falta de respeito dos colegas. Não importa o seu gênero, se você estiver usando demais essas frases, desafie-se a adotar uma abordagem mais direta e concisa. ”

8 “Bom trabalho. Da próxima vez, considere . . .”

Pode parecer mais fácil fazer críticas construtivas por e-mail, mas muitas vezes sai pela culatra. “Pegue o telefone, encontre tempo para se encontrar pessoalmente ou fale por videoconferência”, diz Gulino. “A intenção da mensagem é quase sempre diferente do impacto da mensagem, o que significa que o que você pretende dizer alcançará seu público de maneira diferente e provavelmente negativa. Eu nunca vi feedback construtivo dado por e-mail bem recebido. Pelo contrário, criou uma série de novos problemas, incluindo a falta de confiança.” E se você tiver que dar algum feedback por e-mail, mantenha-o positivo, diz ela.

9 “Estou aberto a outras oportunidades.”

Esta é realmente uma das piores coisas que você pode dizer por e-mail de trabalho, e ainda assim as pessoas fazem isso o tempo todo. “Não diga às pessoas que você está procurando emprego ou que você conhece alguém querendo sair”, recomenda Tipograph. Conversar com recrutadores, checar com clientes e concorrentes sobre cargos em aberto e conversar com colegas de trabalho sobre o que vem a seguir para você em termos de trabalho não são bons. “Mesmo se você estiver pensando nisso, não é novidade para anunciar.” ela diz.

10 “De acordo com meu último e-mail . . .”

Esse sentimento vem em muitas formas, incluindo “como já observado abaixo . . .” e “conforme discutido anteriormente . . .” Todas as iterações devem ser evitadas. “O empurrãozinho não tão gentil está se tornando mais comum no e-mail profissional e parece tudo menos isso”, diz Jon Brodsky, Country Manager do Finder.com. “É passivo-agressivo e uma tentativa muito velada de culpar um projeto que parou.” Em vez disso, apenas repita o que precisa ser repetido e siga em frente.

Uma versão deste post apareceu originalmente no blog do Glassdoor.

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