Como acertar o tom certo no e-mail

O que é um tom na escrita? Uma ótima maneira de pensar no tom é como a voz da palavra escrita, expressando emoção, caráter, volume, entonação e a atitude geral da mensagem. Você poderia dizer que a diferença entre os dois é que a voz é o que você diz, seu tom no e-mail é como você diz. Se você está se comunicando pessoalmente, há muitas dicas visuais, físicas e de áudio para observar e captar enquanto você interage com alguém. Isso inclui coisas como linguagem corporal, gestos com as mãos, ritmo e tom de sua fala, expressões faciais e muito mais. Todos esses elementos adicionam crucialmente ao tom das palavras que você está dizendo.

Uma vez que essa interação muda para a forma escrita, todas essas dicas desaparecem e você está se expressando com muito menos cor. Como falamos em um post de blog sobre como iniciar um e-mail profissional – tom é como o caráter do seu negócio aparece com suas palavras, ilustrando sua perspectiva emocional sem essas outras dicas úteis. Então, por que não aprender o máximo possível sobre o tom na comunicação empresarial e evitar fios cruzados? Quanto mais consideração você colocar na compreensão da voz e do tom de um e-mail, melhor refletido e representado você será no geral.

‍ Nesta postagem do blog, ajudamos você a entender o que é o tom, mostramos como reconhecer e usar todos os diferentes tipos de tom no e-mail e como garantir que você sempre se expresse da maneira que deseja. ‍

Por que o tom é importante?

Expressar-se de forma clara, eficiente e educada é a chave para uma comunicação profissional bem-sucedida. Quando grande parte dessa comunicação é por meio da palavra escrita, você precisará parar e pensar no tipo de tom que está transmitindo para que o destinatário tenha uma boa compreensão de como você está se sentindo. Você transmite sua mensagem exatamente como deseja que ela soe.

Você já pode ver como o tom influencia para ser bem percebido e, na verdade, como ser capaz de transmitir o que você quer dizer pode muitas vezes depender inteiramente do seu tom de voz. Em um meio escrito, isso não é diferente. No entanto, a palavra escrita também pode ser mais complicada se houver alguma incerteza para o leitor. Por exemplo, quando faltam informações, nossos cérebros geralmente preenchem essas lacunas – raramente com noções positivas. Isso pode levar a uma infinidade de confusões e mensagens confusas, que ninguém quer pessoalmente e profissionalmente.

Dominar seu tom de e-mail significa:

• Maior confiança e compreensão nos ambientes de trabalho.
• Menos tempo perdido relendo, revisando e reformulando todas as suas comunicações por e-mail.
• Nada de retroceder em e-mails ou ter que consertar relacionamentos profissionais fraturados.
  

Em um contexto de negócios, é de seu interesse ser entendido com clareza e ter a atitude certa em seu e-mail, sem espaço para confusão ou má interpretação. Tal mal-entendido pode resultar em um colega ofendido, um cliente insatisfeito, um cliente ou parceiro insatisfeito ou até mesmo um chefe ofendido. A lista, infelizmente, continua, mas fundamentalmente, o objetivo é evitar qualquer chance de conflito a longo prazo.

Certifique-se de que sua etiqueta de e-mail transmita naturalmente o tom pretendido e comece a trabalhar com todas as diferentes maneiras pelas quais sua voz pode e pode ser interpretada por e-mail - depois aplique-a ao seu trabalho diário para ficar tranquilo.

Diferentes tipos de tons na escrita

Um tom profissional no e-mail pode levar muito tempo para acertar. Muitas pessoas lêem seus e-mails várias vezes, lêem em voz alta ou até os colocam de lado por um curto período para voltar mais tarde. Adivinhar como você será percebido é quase tão frustrante quanto as suposições que podem ser feitas para tentar descobrir o tom de outra pessoa – tentar interpretar as emoções da pessoa em relação ao assunto e esperar que você as tenha entendido corretamente.

Existem algumas regras de ouro que o escritor precisa considerar antes de começar a escrever que ajudam a determinar o tom apropriado:

• Por que estou escrevendo isso?
• Para quem estou escrevendo isso?
• O que eu quero que eles entendam aqui?
  

A resposta para tudo isso lhe dará a resposta para a pergunta que o trouxe aqui: Que tipo de tom devo usar?

Aqui está uma lista de diferentes tipos de tons por escrito para reconhecer em e-mails e ajudar a minimizar a chance de má interpretação.

Casual

• "Ei"
• "Muito obrigado"
• "Sem problemas"
  

Respeitoso

• "Como a Sra. Dias se referiu em nossa chamada anterior"
• "De acordo com a pesquisa do nosso departamento"
• "Prezados Membros do Comitê",
  

Amigáveis

• "Como você está?"
• "Tenha um ótimo fim de semana"
• "Espero que esteja tudo bem!"
  

encorajando

• "Gostaria de ouvir seus pensamentos aqui"
• "Por que você não assume a liderança neste?"
• "Ótimo trabalho na apresentação de ontem"

Conciso

• "Terça e quarta-feira da próxima semana, após as 15h, é melhor para mim"
• "Os gráficos A e B funcionam bem, mas a última estatística do gráfico C não é suficientemente representativa"
  

Decisivo

• "Este é o melhor plano de ação"
• "Vou traçar uma linha abaixo disso"
• "Vamos com a estratégia B e partir daí"
  

Alegre

• "Sinto que com mais uma semana de geração de leads, podemos superar isso"
• "Assim que terminarmos o quarto, é todo seu"
• "Feliz em ajudar no que puder"

Definir tom no e-mail

Semelhante ao nosso post sobre como escrever um e-mail profissional, as diretrizes para definir o tom do seu e-mail seguem uma regra de conduta bastante direta. As melhores práticas são as seguintes.

Seja educado e sincero

‍ Ser cortês sempre será um bom ponto de partida para definir um ótimo tom desde o início.

Use linguagem não discriminatória

‍ Tratar todos como iguais é uma marca de respeito e evita que qualquer preconceito ou ofensa entre o escritor e o leitor.

Priorize suas informações

‍ Descubra a coisa mais importante que você está dizendo e certifique-se de que está claramente expressa no início do e-mail. A ambiguidade pode confundir a mensagem.

Mantenha a frente e o centro positivos

Da mesma forma, enfatize as boas novas em suas comunicações; mostra que você valoriza mais isso antes de abordar qualquer outra coisa.

Preste atenção aos detalhes

‍ A verificação de gramática, ortografia e estrutura implica que você se preocupa com a forma como esta mensagem se comunica com o leitor.

Cuidado com o comprimento

‍ Isso pode transmitir uma variedade de emoções ao leitor. Muito curto pode parecer curto ou irritado. Muito tempo parece desfocado e obscuro – uma abundância de palavras às vezes pode enterrar o verdadeiro significado de uma mensagem.

Exemplos de tom ao escrever e-mails

Com os novos aprendizados em mente, vejamos alguns exemplos do tom de um e-mail. Se você se encontra nas seguintes situações profissionais ou semelhantes, é fundamental representar com precisão como está se sentindo e deseja ser percebido. Esperamos que esses exemplos o ajudem a entender e transmitir o tom das comunicações empresariais.

Discordar de um colega

Olá Bete,

Esta é uma sugestão tão grande e criativa, eu realmente aprecio você se esforçar para ver algumas dessas opções. Poderíamos explorar isso em algum momento, dependendo do feedback que coletamos nas informações demográficas, embora, para ser honesto, veria essa abordagem alienando alguns de nossos usuários e odiaria ter que desfazer muito do seu trabalho duro lá. Talvez algo como uma campanha mais ampla por e-mail inclua todos os pontos de contato com os quais precisamos interagir?

Mas aberto a ideias!

Muito obrigado,
Stephen

O tom deste e-mail é interpretado como indireto e, portanto, um pouco insincero. O que você está tentando expressar está se perdendo em linguagem floreada e frases longas. A melhor maneira de fazer isso pode ser algo como o exemplo a seguir.

Olá Bete,

Boa ideia, vejo de onde você vem; no entanto, precisamos representar mais de nossa base de clientes, além disso, acho que precisamos avançar muito rápido nesse caso. Vamos tentar uma campanha de e-mail simples para todas as categorias de idade e analisar os resultados em uma semana. Parece bom?

Obrigado,
Stephen

Frustração por não ser ouvido

Patrick,

De acordo com meus DOIS (!) e-mails anteriores, isso não funcionará. Qual parte você não entendeu?? Esta data não combina com o Sr. Arnaux, e ele NÃO estará presente no evento na próxima semana!

Jo

Este e-mail é um exemplo de tom muito condescendente. Não há saudação, as frases são muito contundentes e o uso de várias perguntas e pontos de exclamação é desnecessário. As palavras em maiúsculas também transmitem um tom irritado que deve ser evitado a todo custo. Respire, mantenha a calma e tente uma abordagem nova, mas direta. Veja como soar mais profissional enquanto transmite a mesma mensagem.

Olá Patrick,

Nada mudou do nosso lado - as datas do evento ainda não funcionam para o Sr. Arnaux.

Parece que nossos fios podem estar se cruzando aqui. Você tem tempo para uma ligação rápida esta tarde? Seria ótimo estar na mesma página.

Melhor,
Jo

Recusar um entrevistado para uma função em sua equipe

Olá Sara,

Embora tenha sido ótimo falar com você sobre a vaga aberta na semana passada, lamento informar que, infelizmente, não prosseguiremos com sua inscrição. Lamento ter que lhe dar más notícias e espero que você não esteja muito chateado com esse feedback resultante.

Por favor, aceite minhas mais sinceras desculpas.

Melhor,
Martinho

O tom aqui é muito apologético por algo que é um resultado natural em um processo de entrevista. Usar esse estilo de linguagem transmite tristeza desproporcional e, por padrão, culpa, o que não é uma boa impressão para a marca empregadora da empresa. É assim que você pode escrever o mesmo e-mail em um tom mais profissional. Além disso, confira mais algumas dicas sobre como escrever o e-mail de rejeição de candidato perfeito.

Olá Sara,

Obrigado por reservar um tempo para nos encontrarmos na semana passada. Infelizmente, não iremos prosseguir com a sua candidatura neste momento.

Neste momento, estamos procurando candidatos com um conjunto de habilidades mais específico para cumprir essa função, embora tenhamos ficado muito impressionados com sua experiência geral. Gostaríamos de manter contato com relação a outras oportunidades para as quais achamos que você pode se encaixar se estiver feliz por fazer isso?

Melhor,
Martinho

Atualizando em um projeto desafiador

Olá a todos,

Infelizmente, não estamos onde esperávamos estar neste estágio de desenvolvimento. Apesar de planejar cada segmento com cuidado, estamos lutando para atingir os números da meta semanal. Não vejo isso mudando no próximo mês, embora estejamos vendo algumas descobertas interessantes em outras áreas do projeto.

Espero que isso não seja um revés muito grande. Sinta-se livre para compartilhar quaisquer pensamentos sobre isso.

Melhor,
Mia

Escusado será dizer que este é um tom excessivamente negativo. Sim, é bom se apropriar de progressos lentos ou falhas, mas enquadrar o e-mail dessa maneira não mostra nenhuma promessa, esperança ou convicção que assegure que a administração saiba que o indivíduo é capaz de lidar com a situação. O e-mail retrata uma falta de confiança e um sentimento de desespero em relação ao trabalho, que deve ser evitado. Veja como melhorar o tom e a forma de comunicação das mesmas dificuldades.

Olá a todos,

Ao definir originalmente as metas para este projeto, deixei de levar em conta o período de entressafra no calendário esportivo. Compreensivelmente, isso significa que nossos números serão menores do que o projetado - no entanto, vimos um comportamento extremamente positivo do consumidor em nossa loja online por meio da ótima campanha de mídia social que nossa equipe está realizando, bem como um grande crescimento em nosso público geral nas redes sociais.

Analisaremos esses desenvolvimentos mais a fundo e os manteremos informados sobre os insights à medida que reajustamos nossos números esperados para este mês.

Qualquer dúvida sobre isso é mais do que bem-vinda.

Melhor,
Mia

Empolgação em uma perspectiva de venda

Olá Jorge,

Notícia incrível!!! Tão animado que você estará entrando como cliente Crossify! A equipe aqui está tão feliz que processamos toda a papelada (veja em anexo!) na esperança de que possamos fechar tudo isso hoje :D Parece bom?!

Qualquer dúvida ou pergunta, basta me ligar a qualquer momento no +34 8711540, e podemos resolver tudo.

Atenciosamente,
Peter

Embora definitivamente seja um motivo para estar feliz, o tom de e-mail entusiasmado aqui é um pouco inadequado e desanimador, dado o contexto. O cliente em potencial pode ler isso como amador, não profissional ou até desesperado – já faz um tempo desde que você fez uma venda? Responda de forma positiva, mas ponderada e, acima de tudo, mantenha-se confiante em suas habilidades profissionais nesta negociação. O tom apropriado para essa correspondência de e-mail pode ser algo assim.

Olá Jorge,

Brilhante! A equipe e eu estamos ansiosos para integrá-lo como cliente oficial do Crossify. Você pode encontrar toda a documentação necessária em anexo, mas deixe-me saber se tiver alguma dúvida.

Como alternativa, também podemos marcar uma ligação para a próxima semana para finalizar as coisas pessoalmente. Mais do que feliz em orientá-lo através da documentação.

Atenciosamente,
Peter

Familiarizar-se com esta visão geral e exemplos funcionará como um inestimável verificador de tom de e-mail. Você também pode usar o Flowrite para ajudá-lo a soar como deseja em seus e-mails.

Flowrite tem um seletor de tom que ajuda você a sempre entregar a mensagem da maneira que você pretendia – você escolhe o tom que deseja que seu e-mail transmita e nossa ferramenta de escrita com inteligência artificial cuida do resto. Saiba mais sobre nossa ferramenta de escrita de IA aqui .