Hábitos de comunicação virtual que estamos mantendo IRL

À medida que o mundo se aproxima do terceiro ano da pandemia, algumas empresas adotaram operações totalmente remotas no local de trabalho, enquanto outras escolheram um modelo híbrido ou um retorno completo ao escritório.

Os funcionários que estão tirando a poeira de suas mesas antigas estão trazendo novos hábitos de comunicação que desenvolveram enquanto trabalhavam em casa. Embora práticas como um código de vestimenta “negócios em cima, festa em baixo” possam não funcionar pessoalmente, certas normas de comunicação remota podem ser vantajosas para o trabalho no escritório.

Práticas de comunicação virtual para manter

Vale a pena preservar esses três hábitos de comunicação virtual em um local de trabalho físico.

Afastando reuniões não essenciais

As reuniões virtuais são um modo necessário de comunicação e colaboração dentro e entre as equipes. A incapacidade de sincronizar informalmente o status do projeto ou atualizações nos corredores ou abordar um colega de trabalho em sua mesa levou a uma proliferação de reuniões virtuais por meio de plataformas de videoconferência. Também levou a um aumento nos hábitos de multitarefa durante essas reuniões baseadas em vídeo, de acordo com um estudo de Stanford de 2021 .

Além da multitarefa, as equipes procuraram recuperar seu tempo durante o trabalho remoto, limitando as reuniões desnecessárias em favor da comunicação quando era necessário, e não em um horário definido.

Quando a colaboração não está envolvida, pode ser eficaz usar métodos de comunicação assíncrona por e-mail, um painel de projeto, uma intranet ou uma ferramenta de mensagens, como o Slack.

Discernir reuniões essenciais versus supérfluas é uma característica de comunicação virtual a ser preservada ao fazer a transição de volta ao escritório.

Revezamento nas conversas

A falta de reuniões presenciais significava que os participantes não podiam mais confiar na “ consciência do olhar ” para reconhecer o fluxo natural de revezamento em uma conversa e quando era apropriado falar em turnos.

Para resolver isso, os participantes da reunião desenvolveram a consciência e o conjunto de habilidades de se revezar para falar durante as videoconferências. Esse hábito de comunicação deliberada reduz situações embaraçosas, como falar por cima dos outros ou interromper o orador prematuramente.

Manter esse hábito no escritório ajuda a promover a equidade na comunicação, permitindo que mais participantes se envolvam e sejam ouvidos.

Mantendo formatos virtuais para determinados encontros

Reunir-se pessoalmente não apenas leva tempo para a reunião ou evento em si, mas também significa perder tempo e produtividade para ir e voltar de um encontro.

Enquanto o mundo estava em confinamento, as reuniões formais e informais adotaram um formato virtual. É prático realizar pessoalmente as reuniões necessárias para os trabalhadores que retornaram ao ambiente de escritório. No entanto, de acordo com o estudo de Stanford, reservar reuniões apenas para conversas essenciais ajuda a manter os funcionários focados e produtivos.

Eventos não relacionados ao trabalho, como coaching ou sessões escolares informativas, podem ser realizados em formatos virtuais, como vídeo ou Zoom, por exemplo.

Hábitos “antes dos tempos” para restaurar

Da mesma forma, existem alguns hábitos pré-pandemia que nutrem a colaboração e os relacionamentos no local de trabalho.

Brincadeiras pré-reunião

Muitas vezes, as conversas em reuniões virtuais são formalmente estruturadas, com os participantes pulando abruptamente para o objetivo da reunião sem um “aquecimento” para a conversa. Embora essa abordagem focada em objetivos possa parecer eficaz em estar ciente das restrições de tempo, ela sacrifica o que os pesquisadores da UC Santa Cruz chamam de “ reciprocidade na conversa ”.

A reciprocidade na conversa refere-se à inclinação das pessoas para auto-corrigir sua comunicação para alcançar uma conversa equilibrada. Um estudo recente, publicado na Language and Speech , descobriu que os participantes que tiveram tempo para conversar sobre tópicos não relacionados ao trabalho antes de iniciar formalmente a reunião tiveram um nível maior de prazer em realizar tarefas colaborativas.

Incentivar um fluxo natural de gentilezas antes de iniciar a agenda de uma reunião pode aumentar o moral da equipe.

Conversa fiada no local de trabalho

A conversa casual na cozinha do escritório ou enquanto caminha com um colega de trabalho para uma reunião semanal tem um impacto significativo no local de trabalho . Essas conversas casuais contribuem para a cultura da empresa e ajudam na construção de relacionamentos.

Por exemplo, incentivar a “conversa de bebedouro” pode ser particularmente impactante para um membro da equipe que pode ter ansiedade social em situações formais de fala, como uma reunião ou um a um com um gerente. O bate-papo social espontâneo com colegas ou liderança proporciona um ambiente descontraído para a construção de relacionamentos e satisfação no local de trabalho.

Embora a comunicação virtual tenha suas desvantagens – como a infame “ fadiga do zoom ” – há benefícios em trazer hábitos aprendidos de comunicação remota para o espaço de trabalho físico.