Como fazer uma revisão semanal: passo a passo

Quando foi a última vez que você realizou uma revisão semanal?

Trabalhar sem uma revisão semanal é uma receita para sobrecarga, procrastinação e foco nas prioridades de outras pessoas, e não nas suas. É uma parte fundamental de qualquer bom gerenciamento de tempo ou sistema de produtividade.

Afinal, como você pode saber para onde está indo se não parar e olhar para cima de vez em quando?

A revisão semanal é útil para todos os tipos de profissionais, incluindo empreendedores, criativos e até escritores.

O autor David Allen propôs pela primeira vez o conceito de uma revisão semanal em seu popular livro de produtividade: Getting Things Done (também conhecido como GTD). Basicamente, envolve revisar o que você fez, como foi sua semana e no que você vai trabalhar a seguir. E leva apenas cerca de 30 minutos para ser concluído.

Neste artigo, vou explicar o que é GTD, como fazer uma revisão semanal e se essa prática pode te ajudar.

O que é fazer as coisas?

Getting Things Done é um sistema de produtividade popular de David Allen. No centro do GTD está um princípio:

“Sua mente é para ter ideias, não para segurá-las”

O GTD foi originalmente destinado a pessoas de negócios, mas, mais recentemente, ganhou um culto de seguidores online porque permite que qualquer pessoa se torne mais criativa e produtiva.

Se você deseja fazer as coisas ou GTD:

• Divida os projetos em tarefas menores
• Registre essas tarefas em uma lista ou em um sistema confiável
• Atue nas tarefas em suas listas diariamente
• Revise seu progresso e suas áreas de foco mais amplas semanalmente (o que abordaremos)

O que é uma revisão semanal?

A revisão semanal é um conceito chave do GTD. É também uma forma de checar com você mesmo.

Pense nisso como diminuir o zoom de sua semana de trabalho, tarefas diárias e outros projetos para ver o quadro geral. É uma chance de avaliar se você está trabalhando em direção a esses resultados ideais maiores.

Durante uma revisão semanal, atualize-se sobre todos os itens em aberto em suas listas de tarefas, calendário, notas e outras áreas do seu negócio. Com essas informações em mãos, você pode avaliar sua eficácia e definir metas ou objetivos para a próxima semana.

GTD-ers também usam terminologia específica para descrever outras áreas de suas vidas pessoais ou profissionais que eles revisam. Por exemplo:

• “Aguardando” refere-se a itens em que você está esperando por informações ou uma decisão de outra pessoa. Durante uma revisão semanal, considere se você deve fazer um acompanhamento.
• “Próximas ações” ou “Itens de ação” referem-se a tarefas em sua lista de tarefas. Durante uma revisão semanal, identifique o próximo passo e planeje o que você precisará durante a próxima semana.
• “Espaços de trabalho” refere-se a onde você trabalha em projetos específicos. Por exemplo, se você está escrevendo um relatório, precisa reunir algum material para seu espaço de trabalho com antecedência?
• “Arquivo Tickler” refere-se ao local onde você armazena papéis soltos, recursos e outras informações abertas que você revisará em algum momento.
• “Agendas” refere-se a uma lista de itens para discutir com as pessoas-chave em sua equipe ou em seu negócio na próxima vez que você as vir. Atualize-os regularmente.

Etapa 1. Prepare-se para sua revisão semanal

Basicamente, uma vez por semana, gaste 30 minutos revisando o que você trabalhou e por quanto tempo. Para se preparar, reserve esse tempo de revisão em seu calendário como um compromisso recorrente e comprometa-se a cumprir seu compromisso.

Sexta-feira à tarde ou domingo à noite são ideais, pois são partes mais tranquilas da semana de trabalho para quem trabalha de segunda a sexta-feira.

Você precisará trabalhar ou se concentrar em um local silencioso por pelo menos 30 minutos sem interrupção. Termine o que você está trabalhando com antecedência ou feche-o durante a semana.

Idealmente, você terá suas metas, anotações e outros documentos em mãos. Você também deve ter acesso ao seu gerenciador de tarefas, calendário e outras caixas de entrada ou blocos.

Se isso ajudar, ative o modo não perturbe e desative as notificações de e-mail e mídia social. Além disso, recuse todos os convites para reuniões que ocorrerem durante esse período. Você também pode combinar uma revisão semanal pessoal e comercial.

Etapa 2: revise suas caixas de entrada e compromissos

Agora você está pronto para revisar sua semana. Passe por cada uma de suas caixas de entrada ou baldes. Exemplos incluem:

• Listas de afazeres ou tarefas da última semana
• Seus dados de calendário e eventos (passados ​​e futuros)
• papéis soltos
• Recortes da web não classificados ou não marcados em ferramentas como o Evernote
• E-mails com novas ações
• Notas de reuniões e outras caixas de entrada para anotações
• Itens de ação
• Métricas relacionadas aos seus objetivos
• Outros itens da agenda

Você está basicamente procurando capturar e consolidar o máximo possível de loops abertos e colocá-los em seu gerenciador de tarefas. Durante sua revisão, você também pode arquivar ou classificar os itens acima. Em Getting Things Done, David Allen explica:

“A maioria das pessoas se sente melhor com o trabalho na semana anterior às férias, mas não é por causa das férias em si. O que você faz na última semana antes de partir para uma grande viagem? Você limpa, fecha, esclarece e renegocia todos os seus acordos consigo mesmo e com os outros. Eu apenas sugiro que você faça isso semanalmente em vez de anualmente.”

Etapa 3: avalie seu progresso

Ao revisar itens de seu trabalho ou vida pessoal, não trabalhe neles . Se você achar que uma revisão semanal está demorando mais de 30 minutos, provavelmente é porque você está trabalhando em uma tarefa ou projeto em vez de revisá-lo.

Por exemplo, classificar centenas de recortes da web do Evernote é um projeto. Revisar um ou dois como parte de um sistema de anotações é uma tarefa. Avalie seu progresso, bloqueadores e o que você precisa fazer a seguir.

Por exemplo, se você é um escritor ou profissional criativo, esta revisão não é o momento de escrever ou editar seu trabalho. Você deseja avaliar uma contagem de palavras ou progresso com um cliente. Durante sua revisão, seja honesto consigo mesmo. Faça e responda perguntas como:

• O que eu realizei ou trabalhei esta semana?
• O que correu bem/não correu bem?
• Quais são minhas tarefas mais importantes para a próxima semana?
• Quantas horas passei trabalhando em minhas prioridades?
• Como comercializei ou promovi meu trabalho?
• Quais eventos estão em meu calendário para os sete dias anteriores/próximos em que preciso agir?
• O que eu tenho adiado?
• O que devo parar de fazer ou dizer não?
• Estou me aproximando ou me afastando de meus objetivos de longo prazo?

Faça e responda a essas perguntas em um diário, se quiser. Se você tiver um documento que usa para acompanhar as métricas relevantes, atualize-o. Limpe sua lista de tarefas. E reavalie seus compromissos.

Quando você tiver clareza sobre o que fazer a seguir, poderá desligar no fim de semana enquanto se sente confiante para começar a semana seguinte do zero. Às vezes, você tem que fazer o check-in para fazer o check-out!

Etapa 4: planejar a próxima semana

Use sua revisão semanal para esclarecer suas prioridades e planejar a semana seguinte.

Isso pode significar adicionar atividades ausentes ou prazos futuros ao seu próximo calendário ou decidir se você precisa renegociar compromissos com seu editor ou clientes.

Se você usa uma lista de tarefas ou gerenciador de tarefas, este é o momento de atualizá-lo com novos itens e remover itens antigos que você não tem intenção de concluir. Da mesma forma, se você estiver iniciando um novo projeto, poderá reunir o que precisa agora ou registrar uma ação para a próxima semana.

Também recomendo anotar de 1 a 3 resultados ideais para a próxima semana. Muito parecido com um objetivo de escrita, eles se concentrarão na mente.

Durante a revisão semanal, arquivo minha pesquisa, organizo minhas anotações e leio rapidamente as ideias que tive durante a semana. Isso me ajuda a avaliar se há algo que esqueci ou se há uma ideia que posso usar nos próximos dias em meu trabalho.

Também anoto ou marco pequenas realizações durante a semana, como atingir uma meta de contagem de palavras ou concluir um capítulo de livro.

Passo 5: Faça 3 perguntas simples

Em seu livro popular, David Allen diz que uma revisão semanal bem-sucedida resulta em 3 resultados:

• Seja claro, ou seja, você sabe o que precisa fazer a seguir com ações claras?
• Fique atualizado, ou seja, seu gerenciador de tarefas, calendário e arquivos de projeto estão atualizados?
• Seja completo, ou seja, você revisou todas as suas caixas de entrada?

Se você não entendeu tudo corretamente, não se preocupe. Pode levar algumas rodadas de revisão semanal para abraçar o processo completamente.

Seja criativo com sua revisão semanal

Uma revisão semanal deve se adaptar à forma como você trabalha. A revisão semanal é uma parte fundamental do meu sistema de produtividade para executar Torne-se um Escritor Hoje. Como escritor, achei uma revisão semanal ideal para equilibrar a redação e outras áreas de negócios.

Isso me dá confiança de que estou escrevendo as coisas certas na hora certa e me ajuda a iluminar as partes negligenciadas do ofício.

Normalmente, reviso minha escrita e outras metas em uma sexta-feira ou domingo à noite, e isso leva apenas 30 minutos. Leio minhas anotações, avalio minha contagem de palavras da semana e totalizo quanto tempo passei escrevendo.

Eu também decido o que vou gastar tempo escrevendo na próxima semana.

A palavra final em sua revisão semanal

Uma revisão semanal leva apenas cerca de meia hora, mas deve economizar horas durante a semana seguinte. Afinal, os atiradores gastam mais tempo tentando descobrir onde mirar do que realmente disparando.

É uma poderosa estratégia de produtividade que, se usada corretamente, o ajudará a ter sucesso em seus negócios, com a certeza de que você tem recursos e tempo para terminar o que começou.