Como escrever uma mensagem de boas-vindas para um novo funcionário

Os primeiros dias de um novo contratado em uma empresa dão o tom para sua permanência lá. Uma mensagem calorosa de boas-vindas, que muitas vezes é enviada durante os primeiros dias críticos de integração, informa o novo membro da equipe sobre os processos, valores e cultura da empresa. Essa saudação também pode ajudá-los a desenvolver uma rede de informações à medida que se familiarizam com a equipe e como sua nova função se relaciona com o objetivo maior.

De acordo com uma pesquisa da Sapling HR , uma experiência de integração ruim pode fazer com que os novos contratados tenham duas vezes mais chances de procurar outro emprego em outro lugar.

À medida que mais empregadores alargam o trabalho remoto ou fazem a transição para um acordo híbrido de longo prazo , chegar eficazmente às novas contratações pode cultivar relações de cooperação, independentemente do ambiente de trabalho.

O que é uma carta ou mensagem de boas-vindas?

O processo de integração para novos funcionários geralmente inclui uma grande quantidade de papelada para assinar, contas de sistema para criar, compartilhamento de processos, treinamento e apresentações.

As mensagens de boas-vindas podem apresentar formalmente o novo funcionário a grandes grupos dentro da organização ou podem ser apresentações informais entre colegas. Freqüentemente, alguns detalhes são compartilhados, que podem incluir informações sobre sua função anterior e como contribuirão para a empresa.

O que deveria incluir?

Os detalhes sobre o que incluir em uma saudação de boas-vindas, bem como o tom, dependem do remetente. Abaixo estão exemplos do que as mensagens de boas-vindas podem incluir, dependendo de quem as envia.

RH/Recrutadores

As cartas de boas-vindas escritas por um recrutador ou membro da equipe de Recursos Humanos abrirão a mensagem com uma saudação entusiástica.

Pode então incluir uma lista de tarefas administrativas que o funcionário deve realizar no primeiro dia para se preparar para começar a trabalhar. Por exemplo, poderia detalhar instruções para criar uma conta de usuário para a intranet da organização ou incluir anexos ou links para documentação preliminar que precisa ser assinada.

Cartas de boas-vindas de recrutadores e membros da equipe de RH também podem fornecer um itinerário de reuniões para participar com chefes de departamento, gerente de contratação ou outro pessoal como parte do processo de integração. As diretrizes da organização, como código de vestimenta, requisitos de intervalo, informações sobre estacionamento, benefícios da empresa e outras políticas também podem ser compartilhadas na carta de boas-vindas.

O RH também pode divulgar um anúncio geral da empresa por e-mail ou portal interno com uma visão geral da experiência de trabalho anterior do novo contratado e o que ele foi trazido para a equipe realizar.

Contratação de gerentes

Os gerentes de contratação que trabalharão em estreita colaboração com o novo funcionário geralmente fornecem mais informações sobre o que o novo contratado pode esperar nos primeiros dias e, possivelmente, até nas primeiras semanas e meses. Além de abrir a carta com uma saudação de boas-vindas, a mensagem pode incluir um detalhamento diário e de hora em hora das sessões de treinamento ou processos do departamento a serem revisados.

Também pode ser uma oportunidade para os gerentes de contratação nomearem outros membros da equipe e suas funções. Normalmente, a mensagem será encerrada convidando o novo contratado a levantar dúvidas ou pedir esclarecimentos, se necessário.

Companheiros de equipe

Os membros individuais da equipe também podem se sentir obrigados a entrar em contato com um novo contratado com uma apresentação acolhedora. Essas mensagens são geralmente informais em estrutura, tom e formato.

Por exemplo, um colega pode escrever uma breve mensagem direta no Slack apresentando-se e o que faz na equipe e encerrando com um casual “Bem-vindo à equipe!”

Exemplos de mensagens de boas-vindas

Saudar um novo funcionário de sua equipe pode assumir diversas formas. Essas correspondências costumam ser em formato longo ou curto. Quanto ao canal de comunicação de trabalho a ser usado, as cartas de boas-vindas longas são normalmente retransmitidas por e-mail ou como uma carta física, enquanto as mensagens curtas podem ocorrer em uma plataforma de mensagens, como o Slack.

Abaixo estão alguns exemplos para ilustrar a aparência de cada tipo de mensagem de boas-vindas.

Formato longo

Prezado [nome completo do funcionário],

Em nome de [empresa/departamento], quero dar-lhe as boas-vindas à equipe. Sua experiência em [habilidade/indústria] nos ajudará a atingir nossas metas no próximo ano e aguardamos suas contribuições.

Aqui está uma visão geral de sua programação do primeiro dia e tarefas a serem concluídas:

Itinerário:

• [tempo] Orientação para novas contratações
• [tempo] Apresentação ao CEO e COO
• [horário] Almoço
• [tempo] Individualmente com o gerente
• [horário] Reunião de inscrição em benefícios

Tarefas:

• Leia e assine a documentação anexa
• Configure contas de usuário para ferramentas da empresa e do departamento
• Crie seu perfil na intranet
• Agende uma reunião de introdução com seu mentor/amigo

Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo pelo telefone [número de telefone/e-mail]. Mais uma vez, estamos muito entusiasmados por você ter escolhido se juntar à nossa organização.

Cumprimentos,

[nome do remetente]

[título do remetente]

Formato curto

Ei, [nome do novo contratado]! Meu nome é [nome do remetente] e sou o [cargo]. Estou cuidando da [tarefa XYZ] e trabalharei de perto com você, então gostaria de entrar em contato e dar-lhe as boas-vindas pessoalmente à equipe. Deixe-me saber se você precisar de ajuda em alguma coisa durante sua transição. Espero que você esteja aproveitando seu primeiro dia até agora!

Toque no tom certo

Até 69% dos funcionários têm maior probabilidade de permanecer na empresa por três anos se tiverem uma experiência de integração positiva, de acordo com a SHRM. A comunicação de uma mensagem de boas-vindas no primeiro toque pode ter efeitos duradouros em um novo funcionário.

Independentemente de quem esteja escrevendo a carta ou mensagem de boas-vindas, usar o tom apropriado pode ser complicado. Se você faz parte da equipe de liderança ou de RH, pode querer que sua mensagem transmita um tom formal, mas encorajador. Os colegas que estão acolhendo uma nova contratação podem querer alcançar um tom amigável e cooperativo em sua mensagem.

Se você está lutando para encontrar o equilíbrio certo, o recurso detector de tom do Grammarly pode ajudar a eliminar as suposições, identificando o tom que você está tentando usar e oferecendo sugestões de redação para mantê-lo consistente em toda a sua mensagem.