Como escrever uma mensagem de boas-vindas para um novo funcionário

Os primeiros dias de um novo contratado em uma empresa definem o tom de sua permanência lá. Uma calorosa mensagem de boas-vindas, que geralmente é enviada durante os primeiros dias críticos de integração, informa o novo membro da equipe sobre os processos, valores e cultura da empresa. Essa saudação também pode ajudá-los a desenvolver uma rede de informações à medida que se familiarizam com a equipe e como seu novo papel se relaciona com o objetivo maior.

De acordo com uma pesquisa de RH da Sapling , uma experiência de integração ruim pode resultar em novas contratações tendo duas vezes mais chances de procurar outro emprego em outro lugar.

À medida que mais empregadores estendem o trabalho remoto ou fazem a transição para um acordo híbrido de longo prazo , chegar a novas contratações de forma eficaz pode cultivar relacionamentos cooperativos, independentemente do ambiente de trabalho.

O que é uma carta ou mensagem de boas-vindas?

O processo de integração para novos funcionários geralmente inclui uma enxurrada de papelada para assinar, contas do sistema para criar, compartilhamento de processos, treinamento e apresentações.

As mensagens de boas-vindas podem apresentar formalmente o novo funcionário a grandes grupos dentro da organização ou podem ser apresentações informais entre colegas. Muitas vezes, alguns detalhes são compartilhados, o que pode incluir informações sobre sua função anterior e o que eles contribuirão para a empresa.

O que deve incluir?

As especificidades sobre o que incluir em uma saudação de boas-vindas, bem como o tom, dependem do remetente. Abaixo estão exemplos do que as mensagens de boas-vindas podem incluir, dependendo de quem as está enviando.

RH/Recrutadores

Cartas de boas-vindas escritas por um recrutador ou membro da equipe de Recursos Humanos abrirão a mensagem com uma saudação entusiasmada.

Pode incluir uma lista de tarefas administrativas que o funcionário deve concluir no primeiro dia para se preparar para começar a trabalhar. Por exemplo, pode detalhar instruções para criar uma conta de usuário para a intranet da organização ou incluir anexos ou links para documentos preliminares que precisam ser assinados.

Cartas de boas-vindas de recrutadores e membros da equipe de RH também podem fornecer um itinerário de reuniões para participar com chefes de departamento, gerente de contratação ou outro pessoal como parte do processo de integração. Diretrizes da organização, como código de vestimenta, requisitos de intervalo, informações de estacionamento, benefícios da empresa e outras políticas também podem ser compartilhadas em sua carta de boas-vindas.

O RH também pode divulgar um anúncio geral da empresa por e-mail ou portal interno com uma visão geral da experiência de trabalho anterior do novo contratado e o que eles foram trazidos para a equipe para realizar.

Gerentes de contratação

Os gerentes de contratação que trabalharão de perto com o novo funcionário geralmente fornecem mais informações sobre o que o novo contratado pode esperar nos primeiros dias e possivelmente até nas primeiras semanas e meses. Além de abrir a carta com uma saudação de boas-vindas, a mensagem pode incluir um detalhamento diário e de hora em hora das sessões de treinamento ou dos processos do departamento a serem revisados.

Também pode ser uma oportunidade para os gerentes de contratação nomearem outros membros da equipe e suas funções. Normalmente, a mensagem será encerrada convidando o novo contratado a fazer perguntas ou pedir esclarecimentos, se necessário.

Colegas de equipe

Os membros individuais da equipe também podem se sentir compelidos a entrar em contato com um novo contratado com uma introdução acolhedora. Essas mensagens geralmente são informais em estrutura, tom e formato.

Por exemplo, um colega pode escrever uma breve mensagem direta no Slack apresentando-se e o que eles fazem na equipe e encerrando com um casual "Bem-vindo à equipe!"

Exemplos de mensagens de boas-vindas

Cumprimentar um novo funcionário para sua equipe pode assumir várias formas. Essas correspondências geralmente são longas ou curtas. Quanto ao canal de comunicação de trabalho a ser usado, as cartas de boas-vindas de formato longo geralmente são retransmitidas por e-mail ou como uma carta física, enquanto as mensagens de formato curto podem ocorrer em uma plataforma de mensagens, como o Slack.

Abaixo estão alguns exemplos para ilustrar a aparência de cada tipo de mensagem de boas-vindas.

Forma longa

Prezado [nome completo do funcionário],

Em nome da [empresa/departamento], quero dar-lhe as boas-vindas à equipe. Sua experiência em [habilidade/indústria] nos ajudará a atingir nossas metas no próximo ano, e esperamos suas contribuições.

Aqui está uma visão geral da sua agenda do primeiro dia e das tarefas a serem concluídas:

Itinerário:

• [hora] Orientação para nova contratação
• [horário] Introdução ao CEO e COO
• [horário] Almoço
• [tempo] Cara-a-cara com o gerente
• [horário] Reunião de inscrição de benefícios

Tarefas:

• Leia e assine a documentação em anexo
• Configurar contas de usuário para ferramentas da empresa e do departamento
• Crie seu perfil de intranet
• Agende uma reunião de introdução com seu mentor/amigo

Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo em [número de telefone/e-mail]. Mais uma vez, estamos muito empolgados por você ter escolhido se juntar à nossa organização.

Cumprimentos,

[nome do remetente]

[título do remetente]

Forma curta

Ei [nome do novo contratado]! Eu sou [nome do remetente] e sou o [título]. Estou cuidando da [tarefa XYZ] e trabalharei com você de perto, então queria entrar em contato e dar as boas-vindas pessoalmente à equipe. Entre em contato se precisar de ajuda durante a transição. Espero que esteja gostando do seu primeiro dia até agora!

Toque o tom certo

Até 69% dos funcionários são mais propensos a permanecer em uma empresa por três anos se tiverem uma experiência positiva de integração, de acordo com a SHRM. A comunicação no primeiro toque de uma mensagem de boas-vindas pode ter efeitos duradouros em um novo funcionário.

Independentemente de quem está escrevendo a carta ou mensagem de boas-vindas, usar o tom apropriado pode ser complicado. Se você estiver na equipe de liderança ou no RH, talvez queira que sua mensagem transmita um tom formal, mas encorajador. Os colegas que estão dando as boas-vindas a um novo contratado podem querer obter um tom amigável e cooperativo em sua mensagem.

Se você está lutando para encontrar o equilíbrio certo, o recurso detector de tom do Grammarly pode ajudar a eliminar as suposições, identificando o tom que você está tentando usar e oferecendo sugestões de escrita para mantê-lo consistentemente em toda a sua mensagem.