Palavras para limpar de seus e-mails

Seus e-mails inchados precisam de uma dieta? Se um e-mail for muito prolixo, o destinatário pode não estar inclinado a lê-lo com atenção. Torne seus e-mails breves, limpos e eficazes, eliminando essas frases desnecessárias.

Uma palavra potencialmente indelicada

Quando você digita um e-mail, o destinatário não pode ver seus olhos brilhantes e seu sorriso travesso. Certas palavras, como “na verdade”, podem parecer sarcásticas, condescendentes ou até mesmo indelicadas. Considere estas conversas de exemplo e decida qual das duas envia a mensagem mais educada.:

Chefe: Marie, pedi-lhe o relatório Boulder esta manhã. Você pode, por favor, trazê-lo para o meu escritório o mais rápido possível?

Resposta 1: Na verdade, eu coloquei na sua mesa mais cedo. Deve estar sob o seu peso de papel verde. Deixe-me saber se você não vê-lo.

Resposta 2: Coloquei-o debaixo da sua mesa mais cedo. Deve estar sob o seu peso de papel verde. Deixe-me saber se você não vê-lo.

A versão um realmente parece um pouco rude? Em vez de correr o risco de suas palavras serem mal interpretadas, por que não deixar de fora a frase desnecessária “na verdade” em seus e-mails?

7 palavras e frases da doninha

Palavras de doninha fazem você parecer inseguro ou não confiável. Em particular, há sete expressões que devem ser eliminadas se você quiser causar uma boa impressão no leitor: como, mais ou menos, mais ou menos, talvez, talvez, pode e pode. Vejamos outro e-mail de amostra com e sem as doninhas.

Cliente: O pacote chegará na segunda-feira?

Resposta 1: Podemos entregar o pacote até segunda-feira. Eu meio que preciso do seu número de rastreamento. Talvez se você enviar, eu possa ver onde está o pacote.

Resposta 2: Para ver exatamente onde está seu pacote, preciso do número de rastreamento. Por favor, envie-o e eu vou deixar você saber se o pacote chegará até segunda-feira.

A resposta dois é direta e honesta. Não responde um som hesitante? Se você quiser passar a impressão de que tem tudo sob controle, evite expressões que soem como se você estivesse tentando fugir de algo.

3 Advérbios Add-Nothing

Alguns escritores odeiam advérbios, mas a maioria concorda que eles têm seu lugar. Henry James escreveu “Os adjetivos são o açúcar da literatura e os advérbios o sal”. Para levar a metáfora adiante, o sal realça o sabor dos alimentos quando usado na proporção certa. Muito sal estraga um prato. Por outro lado, o sal não tem lugar em certos comestíveis. Imagine colocar sal na sua limonada, por exemplo! Três advérbios são os piores dos piores porque não acrescentam nada importante a uma frase. Evite basicamente, atualmente e seriamente. Dê uma olhada nesses exemplos para ver por que você deve deixar essas três palavras para trás permanentemente.

Mensagem 1: Eu considerei seriamente sua oferta de emprego. Basicamente, estou escrevendo para recusar porque atualmente tenho compromissos que se estendem até 2 de abril do próximo ano. Assim que forem cumpridas, entrarei em contato novamente para discutir quais vagas você tem.

Mensagem 2: Estou escrevendo para recusar sua oferta de emprego porque tenho compromissos anteriores que se estendem até 2 de abril do próximo ano. Assim que forem cumpridas, entrarei em contato novamente para discutir quais vagas você tem.

É uma oferta de trabalho! Claro que você considerou seriamente. Você está escrevendo no tempo presente. Portanto, “atualmente” é estranho. “Basicamente” indica que uma declaração resume os aspectos mais importantes de uma situação complicada. No entanto, você explicou os pontos principais. Se seus leitores precisarem de mais detalhes, eles perguntarão.

3 Frases redundantes ou imprecisas

Cobrimos várias frases redundantes que não fazem nada mais do que escrever inchado. Em um e-mail, onde a brevidade é especialmente apreciada, essas frases devem ser cortadas sem demora. Vamos revisitar alguns dos piores infratores:

De fato

Na verdade significa “na realidade”. Os oradores costumam usá-lo para corrigir um mal-entendido ou apontar um erro.

Palestrante 1: Não como polenta porque sou alérgico ao trigo.

Orador 2: Na verdade, a polenta é um produto de milho.

Lembra quando discutimos por que “na verdade” deve ser evitado? Se você ler a conversa acima em voz alta, talvez imagine o Orador 2 fazendo a correção com as mãos nos quadris e revirando os olhos. Por que arriscar ofender seus leitores? Não tome como certo que eles vão entender seus motivos. É sempre melhor fazer correções ou esclarecimentos importantes pessoalmente. Se você precisar enviar um e-mail, escolha suas palavras com cuidado. Um pouco de tato vai um longo caminho.

No processo de

Prezado cliente, estamos em reforma em nossa loja. O local Bates estará fechado até novo aviso.

Seus clientes ficarão confusos se você retirar a frase “no processo de”? Será que eles vão aparecer na vitrine coçando a cabeça? Se você reler a frase sem “no processo de”, você ainda entenderá por que o local está fechado. Por que dizer o óbvio?

Para todos os efeitos

Para todos os efeitos, significa “em vigor”. As pessoas o usam quando pode haver alguma ambiguidade em uma declaração de fato. Por exemplo, imagine que você é o proprietário de uma empresa que deseja descontinuar a fabricação de um produto. Você define a data para interromper a produção. A maioria dos materiais para fazer o produto deve ser usada até essa data. Se você acabar com sobras de materiais, continuará a produção por mais alguns dias para evitar desperdícios. Em vez de entrar em detalhes exaustivos com seus funcionários, você declara: Para todos os efeitos, a produção será encerrada em 15 de outubro.

Em vez dessa frase prolixa, opte por uma maneira mais precisa de expressar detalhes ambíguos. No exemplo acima, o proprietário da empresa poderia dizer que a produção está prevista para terminar em 12 de outubro. Ou pode dizer que a produção será encerrada em meados de outubro. De qualquer forma, os trabalhadores entenderiam o prazo geral do fim da produção.

Se você não estiver convencido, considere outro problema que surge com “para todos os efeitos”. Muitas pessoas o usam incorretamente. Em vez de arriscar ser um deles, você pode usar um sinônimo como “em vigor”.

O inglês está cheio de palavras de preenchimento desnecessárias. Os melhores emails são claros, diretos e breves. Se você deseja que seus e-mails comuniquem seu propósito, elimine essas frases supérfluas.