Como escrever um comunicado de imprensa que chame a atenção dos jornalistas

Quer receber perguntas e respostas de jornalistas com seu comunicado de imprensa? Você deve fazer o seguinte:

• Planeje o lançamento com um esboço escrito.
• Crie um ótimo título.
• Escreva a versão primeiro, edite-a depois.
• Mantenha o lançamento com boa aparência com escrita e formatação sólidas.
• Editar , editar, editar.
• Revisado .
• Peça feedback dos colegas .

Nunca escreva um comunicado de imprensa sem um plano

Estou ocupado. Você está ocupado. Estamos todos ocupados. É um mundo ocupado em que vivemos, certo? Todos nós temos mais tarefas para realizar a cada dia do que realmente temos horas no relógio de trabalho. É estressante e frustrante. Então, o que fazemos para compensar?

• Aprendemos a multitarefa.
• Aprendemos a priorizar.
• Aprendemos a trabalhar com mais eficiência.

Todas as coisas boas, certo? Mas há algo que deixei de fora da lista que todos nós tendemos a fazer de vez em quando. Nós nos apressamos. E como você provavelmente já experimentou, quando você se apressa, tende a não fazer o seu melhor trabalho .

Quando se trata de escrever comunicados de imprensa, é fácil vê-lo como apenas mais uma tarefa preenchendo sua lista de tarefas. E é tentador sentar em frente ao computador e despejar tudo o que está em sua mente e acabar com isso. Mas não é uma decisão sábia. Há uma maneira melhor de agilizar o processo.

Reserve alguns momentos para planejar

Você já considerou a possibilidade de que apressar uma tarefa pode realmente prolongar o tempo gasto nela? Deixe-me lhe dar um exemplo. Você se senta para apressar o seu comunicado de imprensa. Ao tentar voar através dele, você encontra um bloqueio na estrada. O que você deve escrever em seguida? O problema é que seus pensamentos estão todos confusos. As ideias estão fora de ordem em sua mente ocupada e estão ficando nubladas com todas as outras coisas que você tem que fazer.

Na verdade, se você dedicar alguns momentos para planejar seu lançamento antes de escrevê-lo, você economizará tempo durante o processo de escrita. Por quê? Porque um esboço lhe dirá por onde começar, para onde ir e onde você quer terminar. Você tem um roteiro completo, que permite evitar todos aqueles desvios de escrita irritantes. O resultado? Você passará pelo processo de escrita real e terá um comunicado de imprensa muito mais sólido como produto final.

Dicas sobre como planejar seu lançamento

Então, como você pode planejar efetivamente sua liberação antes de começar? Primeiro, eu recomendo que você escreva uma frase de ideia principal. Qual é o ponto principal que você quer passar? Se você não tiver certeza de como restringir isso, tente isto:

1. Decida qual é a pessoa, lugar ou coisa mais importante sobre a qual você vai falar.
2. Agora, descubra a coisa mais importante que você quer dizer sobre o tópico que você identificou no número 1.
3. Escreva-os juntos em 10-15 palavras.

Agora, uma vez que você tenha sua ideia principal, você pode começar a planejar seu mapa. Há muitas maneiras de fazer isso. Você apenas tem que escolher o que funciona melhor para você.

1. Mapa de bolhas: Escreva sua ideia principal no centro. Agora desenhe ramos da bolha representando diferentes parágrafos. Em cada ramo, escreva a ideia principal que deseja transmitir em cada parágrafo.
2. Esboço tradicional: Você sabe, algarismos romanos e outras coisas. Isso é um pouco difícil para mim, mas para cada um na sua.
3. BME—BME significa começo, meio e fim. Simplesmente escreva um B, M e E grande na lateral de uma página e faça anotações ao lado de cada um. Em seguida, escreva seguindo a ordem sequencial.

Por que o esboço de comunicado de imprensa é vital

Eu admito: eu costumava ser firmemente contra delinear. Eu preferia a emoção de fazer um post no blog, um comunicado de imprensa ou até mesmo uma história que eu estava escrevendo. Por que ficar restrito a um esboço que você provavelmente vai quebrar de qualquer jeito, certo?

Minha música mudou ao longo dos anos, no entanto. Depois de um tempo me cansei de sentir que estava a duas palavras de perder o controle total sobre a peça que estava escrevendo, e abracei o esboço. Agora passo quase tanto tempo delineando quanto realmente jogando palavras no papel.

Se você não descrever mais nada, sugiro que use o processo para escrever um comunicado à imprensa. Isso ocorre porque, ao contrário de uma postagem de blog ou outra peça mais criativa, um comunicado de imprensa depende muito da forma. Como quebrar esse formulário provavelmente fará com que sua peça seja ignorada, é importante planejar com antecedência.

Formulário a seguir

Suspeito que uma razão pela qual tantos comunicados à imprensa não são publicados é que seus escritores se esforçam para torná-los algo que não são. Você quer ser interessante e criativo para manter o interesse dos leitores, claro, mas ao mesmo tempo o formulário de press release existe há muito tempo por um motivo.

O principal objetivo de um comunicado de imprensa é transmitir informações. Não é necessariamente entreter, surpreender ou expandir o horizonte de alguém; é transmitir que uma coisa está acontecendo ou aconteceu em determinado lugar, hora e a quem interessa. Se eles não têm essa informação necessária, eles não estão cumprindo o dever básico de um comunicado de imprensa.

Você deve ter em mente que os lançamentos são para agências de notícias e eles usam principalmente o formulário “de cima para baixo”. É por isso que você precisa obter todas as informações necessárias o mais rápido possível – quem, o quê, onde, etc. Se você não fizer isso, os leitores não terão ideia de por que a história é importante.

Mantendo os olhos em movimento

Seu principal trabalho como redator de press releases é atrair os olhos da página e mantê-los em movimento. Uma vez que seu leitor desiste no meio da peça, você falhou. Algo sobre a história os desligou e eles fizeram check-out mentalmente, o que significa que ninguém entra em sua loja e toda a empresa sai do negócio.

Ok, embora não seja tão terrível (talvez), ainda é vital que você descubra o que deu errado. Uma fonte provável é a falta de formato, com o qual o esboço pode ajudá-lo. Seu título é incrível? Você tem um assassino, talvez duas aberturas de frase? Você incluiu as informações mais importantes no topo?

Certifique-se de dar uma olhada no resto da peça. Novamente, você não quer que ninguém perca o interesse no meio do caminho – mesmo que eles passem por todas as partes importantes, você ainda pode perdê-los para sempre se eles ficarem entediados lendo o resto. Então, o que você incluiu é totalmente vital... ou pelo menos interessante o suficiente para incluir?

Se não, corte-o totalmente do contorno. Quanto mais você fizer isso, mais implacável você se tornará ao omitir detalhes irrelevantes que não fazem o futebol avançar. Em breve, seus contornos estarão nítidos, o que tornará seus comunicados de imprensa impossíveis de deixar passar.

Por que o sucesso do seu comunicado à imprensa depende de apenas algumas palavras

Você escreveu talvez o melhor comunicado de imprensa de todos os tempos. Sua empresa, Teddy Bear Clothes Incorporated, está anunciando o lançamento de sua nova linha de camisetas de pelúcia de Harry Potter, e você foi encarregado de divulgar a notícia aos jornais e estações de televisão. Você puxou o cabelo e deu um tapa na cabeça e ficou acordado a noite toda ao vivo e finalmente esculpiu a coisa até a perfeição.

Com os olhos turvos, você percebe logo antes de entregá-lo que esqueceu a manchete! Como chamá-lo? Merda, você só tem cinco minutos restantes. Você joga um junto e rapidamente o envia antes da hora da impressão.

Depois de um breve cochilo, você acorda e lê seu comunicado de imprensa novamente. Você suspira de horror ao ver a manchete: “Teddys de Harry Potter”. Imagens de mulheres confusas com o rosto de Daniel Radcliffe em suas roupas de dormir dançam em sua cabeça enquanto você tenta corrigir as coisas. Mas é muito tarde. Todos os jornais e emissoras rejeitaram a peça. As vendas caem, você perde o emprego e a empresa fecha em um ano.

Será que é realmente importante?

Pode ser um pouco de exagero, mas só um pouco. O título do seu comunicado de imprensa pode e vai fazer ou quebrar a página inteira. É garantido que será a primeira coisa que alguém que o lê vê. E quando um jornalista cansado e mal-humorado do Townsville Journal está olhando para seu 800º comunicado de imprensa naquele dia, se seu título for menos de 110% incrível, ele o ignorará sem pensar.

A manchete é sua primeira impressão, como um aperto de mão com o jornalista. Se você tem um ótimo título, é como um bom aperto de mão forte e amigável que os faz querer saber mais. Se você tem um “peixe manco”, eles são adiados e não conseguem ler mais. Se você tem um aperto de mão ruim, então você basicamente chutou o repórter na canela e foi embora.

A boa notícia é que a arte do grande título pode ser aprendida! Existem algumas boas dicas a serem seguidas se você quiser garantir que seu trabalho duro não seja completamente ignorado junto com os milhares de outros comunicados de imprensa que não são lidos todos os dias.

Torná-lo um sinal de néon piscando

Qual é a história central absoluta do seu comunicado de imprensa? Digamos que você estava na situação daquele escritor no parágrafo de abertura. O foco de seu comunicado à imprensa deveria ter sido que a empresa começou a vender camisetas de ursinho de pelúcia com Harry Potter nelas? Ou foi mais importante para o seu público notar que a empresa recebeu recursos oficiais de mercadorias que podem levar a uma maior expansão dos negócios?

Outro ponto importante é transmitir a maior quantidade de informações com a menor quantidade de palavras. Quanto menos tempo um repórter exausto tiver para ler sua manchete, melhor. Entre, uau-los, saia. Para o exemplo acima, o escritor poderia considerar “Teddy Bear Clothes Inc. anuncia parceria com Harry Potter”. A mercadoria de Harry Potter é uma grande notícia, e isso certamente atrairá alguma atenção.

Se você ainda estiver tendo problemas após várias edições e refazeres, tente buscar mais ajuda. Contrate um redator freelancer até pegar o jeito. Existe até um site que você pode experimentar: ereleases oferece um serviço de ajuste de manchetes GRATUITAMENTE, desde que você o limite a um por mês. Simplesmente não há mais desculpa para um título ruim, então vá lá e dê o seu melhor aperto de mão!

Melhores comunicados de imprensa – Escreva primeiro, edite depois

Se você acompanha este blog, sabe que passo muito tempo aqui oferecendo dicas de redação de press releases. Ao longo dos anos, compartilhei vários truques e dicas que podem ajudá-lo a melhorar a qualidade de seus comunicados à imprensa para que eles sejam notados e aumentem suas chances de obter cobertura da mídia.

Hoje trago mais uma dica. É uma dica que eu encontrei para ser mais útil do que qualquer outra coisa. É a única dica que eu sempre sigo, não importa o que aconteça, quando escrevo press releases... quando escrevo qualquer coisa, na verdade.

Então o que é?

Escreva primeiro, edite depois.

Veja, eu costumava ter o péssimo hábito de tentar editar enquanto escrevia. Eu escrevia uma frase ou duas, voltava atrás, mudava as coisas, reescrevia, repetia o processo e, eventualmente, seguia em frente. Essa abordagem matou meu fluxo de escrita e fez com que escrever até a coisa mais simples levasse uma eternidade.

Então, cheguei à conclusão de que escrever tudo primeiro e editá-lo depois funcionou melhor para mim. Isso me permitiu colocar meus pensamentos no papel de forma mais clara e eficaz, e ajudou a melhorar o fluxo da minha escrita.

Isso não quer dizer que meus primeiros rascunhos sejam ótimos. Eles não são. Muitas vezes estão cheios de erros. Como Ernest Hemingway disse uma vez: “O primeiro rascunho de qualquer coisa é uma merda”.

Mas quando adoto a abordagem de escrever primeiro e editar depois, isso me ajuda a evitar ficar preso. Isso me impede de me questionar constantemente. Isso evita que meu cérebro seja interrompido a cada poucos segundos. Começo a escrever, sem muita preocupação, e continuo escrevendo até ter um primeiro rascunho. Então, deixei o primeiro rascunho descansar por um tempo antes de voltar para editar.

Já ouvi alguém comparar tentar escrever e editar ao mesmo tempo com tentar dirigir um carro com um pé no acelerador e o outro no freio. Isso força você a começar e parar o tempo todo, fazendo uma viagem longa e irregular. É uma bela comparação que eu levei a sério.

Por que seu comunicado de imprensa pode parecer mais longo do que realmente é

Um bom press release é preciso, direto ao ponto, e não desperdiça palavras. Se seus comunicados de imprensa não atenderem a esse critério, há uma chance acima da média de que os repórteres dêem uma olhada rápida neles e passem para o próximo. Por quê? Porque os repórteres estão mais ocupados do que nunca. Todos os dias, mesmo os repórteres que trabalham para as menores publicações são bombardeados com comunicados à imprensa, e simplesmente não há tempo suficiente para ler todos eles. Então, se o seu comunicado de imprensa for muito longo, você está sem sorte. Pior ainda, se parecer longo, apesar de ter uma contagem média de palavras, você perderá o interesse do repórter imediatamente.

O último ponto é um que eu quero focar hoje. Às vezes, não se trata da contagem real de palavras do seu comunicado à imprensa; é sobre quanto tempo parece a olho nu. Em outras palavras, às vezes um comunicado de imprensa com apenas 300 palavras pode parecer ter mais de 500 palavras por causa da forma como é apresentado e vice-versa.

A apresentação importa. Aqui estão alguns erros comuns de redação e formatação que fazem os comunicados de imprensa parecerem mais longos do que realmente são:

• Você usa frases longas— Embora suas frases longas possam não ser tecnicamente longas, elas geralmente se arrastam, contêm muitas ideias e fazem com que você perca a atenção do leitor. Mantenha suas frases curtas e fortes. Coloque muitas vírgulas em uma frase e isso fará com que seu comunicado de imprensa pareça longo e cansativo.
• Você usa jargão — jargão técnico e chavões sem sentido geralmente não têm lugar nos comunicados de imprensa. Essas palavras não são apenas longas e intimidantes, mas muitas vezes o jornalista pode nem saber o que elas significam. Tente manter a linguagem em seus comunicados de imprensa clara e simples.
• Seus parágrafos são enormes blocos de texto — Nada vai desanimar um repórter mais rápido do que abrir seu press release e ver um enorme bloco de texto. Parágrafos longos simplesmente não são de fácil leitura. Mantenha seus parágrafos em 3-5 frases para que suas palavras tenham um pouco mais de espaço para respirar e o conteúdo seja mais fácil de digitalizar.
• Você não está usando marcadores — marcadores e listas são ferramentas excelentes para fornecer informações importantes em um formato fácil de digerir. Em vez de espalhar as informações por vários parágrafos, use marcadores para destacar rapidamente os pontos principais. Isso fará com que seu comunicado de imprensa pareça mais curto e mais apertado.

Limpando seus comunicados de imprensa

Tempo para alguma limpeza de primavera! Sim, estamos no meio do inverno, mas nunca é cedo demais para pegar suas escovas e panos para enfeitar o lugar. Estou falando, é claro, de seus comunicados de imprensa! Eles precisam de tanto enfeitar quanto o resto do seu negócio, escritório e casa, e não faz sentido esperar até que fique quente lá fora.

O que há de errado com eles, você pergunta? Nada – até você dar uma olhada mais de perto. Há sempre uma razão pela qual seus comunicados de imprensa não foram escolhidos, e muitas vezes são pequenos erros que precisam ser corrigidos. Aqui estão alguns dos problemas mais comuns dos quais você deve se livrar o mais rápido possível.

Ortografia, Gramática e Sintaxe

Basta um pequeno erro de ortografia ou erro de gramática flagrante para afastar seu contato de jornalista. Lembre-se quando aquele jornalista ou seu estagiário vai até a pilha de raspadinhas de press releases para encontrar um bom para preencher o espaço, eles não estão necessariamente procurando o melhor. Eles estão simplesmente erradicando possibilidades até que surja um vencedor.

Isso significa que eles estão procurando ativamente por razões para não imprimir seu comunicado de imprensa. Se eles chegarem ao primeiro parágrafo e você fizer uma grande bobagem, então você acabou de perder toda a sua credibilidade. Por que se dar ao trabalho de editar seu erro quando há pilhas de comunicados de imprensa perfeitos logo atrás do seu?

Verifique cuidadosamente o seu documento. Envie-o para alguém que possa vê-lo de uma perspectiva externa. Garanto que está faltando alguma coisa.

Encurtar

Mais uma vez, o pobre estagiário olhando todos esses comunicados à imprensa só precisa de uma desculpa para anular o seu. Se o comunicado de imprensa for tão longo que seus olhos se cruzem, eles seguirão em frente sem pensar duas vezes.

Então é hora de pegar sua tesoura proverbial e cortar! Tente reduzir o documento às necessidades básicas – quem, o quê, onde, por que e como. Seja brutal com seus cortes – você sempre pode voltar e adicionar coisas mais tarde. Uma vez que você esteja no básico, pense no que realmente o torna emocionante e legível. Se não cumprir um desses dois critérios, deixe-o de fora!

Enquanto você está nisso, encurte o título também. Seu trabalho é passar o ponto o mais rápido possível. Garanto que há uma maneira de torná-lo ainda mais sucinto do que já é. Tente adotar outra abordagem de um ângulo diferente – por exemplo, em vez de “Brand New Croissant Business Opens In Rising Toontown Financial District” tente “Croissant Cafe é o mais recente sucesso de Toontown”.

Citações

É verdade que uma boa citação pode realmente derrubar as meias de seus leitores. É uma maneira rápida de fazê-los ver o mundo através de seus olhos. No entanto, é muito importante mantê-lo sucinto também. Mais importante, porém, é a citação servindo a um propósito?

Não sei quantas vezes fiz isso no passado: recebo uma ótima cotação e penso, assim como o tapete do cara no Big Lebowski, que vai amarrar totalmente minha libertação. Após a introspecção, porém, eu estava totalmente errado – a citação tinha pouco a ver com a mensagem e ficou como um polegar dolorido. Certifique-se de que todas as suas citações realmente se encaixam e você não está tentando enchê-las porque elas parecem legais!

5 coisas para verificar antes de enviar seu comunicado de imprensa

Preparando-se para enviar seu comunicado de imprensa? Espere um segundo. Não clique em “Enviar” ainda. Antes de enviar seu comunicado de imprensa, você precisa verificar estas 5 coisas importantes:

1. Nomes — É uma das primeiras coisas que os repórteres aprendem: sempre acertar o nome. Não estou falando apenas de garantir que o nome da pessoa esteja escrito corretamente. Estou falando de certificar-se de que você está citando o nome certo em primeiro lugar. Às vezes, confundimos as pessoas ou apenas temos um soluço cerebral e digitamos um nome quando queremos digitar outro. É vital que você verifique esses nomes ao escrever um comunicado de imprensa. Os nomes são sagrados. Acertá-los.
2. Links — Incluir links em seu comunicado de imprensa pode ser uma ótima maneira de direcionar tráfego para seu site e aumentar seus rankings nos mecanismos de busca. Mas se você linkar para a página errada ou incluir um link quebrado, você não desfrutará de nenhum desses benefícios. Antes de enviar seu comunicado à imprensa, clique em todos os links para garantir que funcionem e sejam direcionados para as páginas corretas.
3. Informações de contato — Na parte inferior de cada comunicado à imprensa, você precisa incluir as informações de contato do indivíduo que os repórteres podem contatar se quiserem acompanhar sua história. Verifique novamente se este contato está correto. Caso contrário, você ficará sentado em silêncio se perguntando por que seu telefone não está tocando ou sua caixa de entrada não está enchendo.
4. Fatos e números — Leia seu comunicado de imprensa e certifique-se de que tudo está realmente correto. Verifique essas estatísticas para ter certeza de que você as acertou. Certifique-se de que todas as declarações que você faz são fundamentadas. Fornecer informações erradas à mídia pode matar sua credibilidade com eles.
5. Ortografia e gramática — Por fim, leia seu comunicado de imprensa, procurando por erros ortográficos e gramaticais. Ninguém espera que você seja um escritor digno do Prêmio Pulitzer, mas você também não quer parecer um idiota.

Por que você deve obter feedback de colegas antes de enviar seus comunicados de imprensa

Diga-me se isso soa familiar - você escreve seu comunicado de imprensa, dá uma leitura rápida e depois o envia para sua lista de mídia. Para muitos de vocês que estão lendo isso, estou disposto a apostar que é exatamente assim que vocês fazem. Você é o único a ver seu comunicado de imprensa antes de ser distribuído. Para você, escrever um comunicado de imprensa é um processo individual.

Hoje, quero encorajá-lo a repensar essa abordagem. Embora você possa pensar que tem o jeito de escrever comunicados à imprensa, proponho que é melhor envolver seus colegas no processo. Antes de enviar seu próximo comunicado à imprensa, mostre-o a algumas outras pessoas para obter seus comentários.

Por que você deve obter feedback de colegas antes de enviar seus comunicados de imprensa?

• Vários pares de olhos são ideais para revisão— Revisar seu próprio trabalho é uma tarefa difícil. Quando você está olhando para o mesmo comunicado de imprensa por um tempo, pode se tornar incrivelmente difícil para você visualizá-lo com um conjunto de olhos de edição e revisão nítidos. Nossas mentes têm a tendência de ler as coisas da maneira que as intencionamos, não necessariamente da maneira como as escrevemos. Ao mostrar seu press release para algumas outras pessoas antes de enviá-lo, você terá mais pessoas para ajudar na revisão, ajudando a garantir que quaisquer pequenos erros sejam detectados e corrigidos.
• Você pode ter certeza de que sua história é clara e fácil de acompanhar— O objetivo de um comunicado à imprensa é comunicar uma história de forma clara e rápida. Às vezes, como redator de press releases, você pode estar um pouco próximo demais da história. Na sua cabeça, você conhece todos os detalhes da história, então, quando você vai digitá-la, você assume que todos os outros a entendem tão bem quanto você, mas esse pode não ser o caso. Fazer com que outras pessoas leiam seu comunicado à imprensa pode ajudá-lo a avaliar se você realmente fez um bom trabalho ao comunicar sua história.
• Seus colegas podem sugerir uma melhoria na qual você não pensou — Colaborar com outras pessoas ao redigir seus comunicados à imprensa pode abrir a porta para novas ideias e novos ângulos de história que você não conseguiria criar sozinho. Seja um bom ouvinte e encoraje as pessoas a darem um feedback honesto quando você lhes mostrar seu comunicado de imprensa.

Deixe-me saber o que você fez para chamar a atenção dos jornalistas nos comentários!

Este artigo foi escrito por Mickie Kennedy, fundador da eReleases (https://www.ereleases.com), líder online em distribuição de press releases acessíveis. Baixe uma cópia gratuita do PR Checklist – uma lista de 24 pontos do Press Release do que fazer e do que não fazer aqui: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-checklist/