Como dar feedback por escrito: o que fazer e o que não fazer

O feedback construtivo e direto pode ajudar gestores e colegas de trabalho a motivarem-se mutuamente, ao mesmo tempo que celebram o crescimento e reconhecem os desafios, e a nossa abordagem para partilhar feedback é fundamental para a forma como os nossos colegas de trabalho o recebem.

Dar feedback não é algo natural para todos, mas não se preocupe; elaboramos um guia completo para escrever feedback construtivo. Neste artigo, você encontrará nossa fórmula de três etapas para fornecer feedback por escrito, dicas para escrever feedback profissional e exemplos de feedback por escrito.

O que é feedback escrito?

O feedback escrito é um registro de orientação destinado a ajudar alguém no local de trabalho a melhorar e se desenvolver profissionalmente. Geralmente, o feedback escrito pode incluir elogios, uma visão do que pode ser melhorado e alguns próximos passos a serem seguidos pela pessoa.

O feedback escrito pode ser formal ou informal e pode vir em vários meios, incluindo estes formatos comuns:

• Revisões anuais
• Retrospectivas de projetos
• Avaliações
• Reuniões semanais
• Feedback dos colegas
• E-mails
• Comentários em documentos, ferramentas de gerenciamento de projetos ou outras plataformas de trabalho
• Solicitações de revisão

Quando dar feedback por escrito

O feedback escrito é uma ótima maneira de deixar um rastro em papel que documenta o progresso de uma pessoa e dá ao gerente e ao destinatário algo para referência ao acompanhar o trabalho ou o movimento em direção a uma meta (enquanto o feedback verbal pode ser esquecido ou mal lembrado).

Muitos locais de trabalho enquadram o feedback como áreas de progresso e desafios, em vez de uma avaliação positiva e negativa. Feedback que critica o trabalho ou comportamento de alguém pode ser difícil de dar e receber, mas evitá-lo é pior. Ao reter feedback negativo, você presta um péssimo serviço à pessoa: como ela pode melhorar se não sabe que não está atendendo aos padrões?

Você pode fornecer feedback por escrito nas seguintes circunstâncias.

• Revisões ou avaliações exigidas pela empresa
• Para deixar um rastro de papel ou manter um registro
• Situações descomplicadas e fáceis de explicar
• Violações de regras escritas
• Dando feedback após um evento

Quando você deve adiar o feedback?

Sempre há situações em que o feedback deve ser adiado ou retido.

Se o feedback não for acionável ou afirmativo, pergunte-se por que deseja dar feedback. Quando as emoções são elevadas ou a informação que você deseja compartilhar é pessoal, dê um passo para trás e reavalie.

O feedback construtivo deve incluir notas sobre o trabalho ou comportamento do destinatário que precisa ser melhorado – evidências do que ele fez bem, do que fez mal e dos próximos passos claros para motivá-lo . O feedback positivo deve ser específico e complementar.

Por último, você deve evitar usar feedback por escrito como principal método de entrega se a situação com a qual você está lidando for muito complexa para ser explicada por escrito ou se puder ser interpretada fora do contexto. Você pode usar feedback escrito para anotar uma conversa, mas é melhor guardar situações diferenciadas para feedback verbal.

Você deve evitar comentários por escrito nas seguintes situações:

• Quando as emoções são elevadas
• Quando o feedback pessoal não seria construtivo
• Em situações diferenciadas

Como dar feedback por escrito

Quer o assunto seja um comportamento que você deseja que o destinatário continue ou altere, você pode fazer sua avaliação positiva por escrito.

Não importa que tipo de feedback você queira dar, certifique-se de que ele chegue prontamente. A maior parte do feedback escrito é fornecido depois que um evento já ocorreu. Uma boa regra é receber feedback dentro de uma semana após um evento, a menos que seja uma revisão anual, feedback de projeto ou outra forma programada de feedback.

Seja específico

Quando se trata de feedback, evite generalizações. Os exemplos das ações do destinatário e as suas recomendações para avançar devem ser tão claros quanto possível.

Quanto mais específico você for, mais fácil será para o destinatário digerir a informação que você está transmitindo. Comece perguntando a si mesmo: “O que espero alcançar dando esse feedback?” e trabalhe de trás para frente a partir daí.

Se você estiver oferecendo feedback construtivo, dê exemplos de quando o trabalho ou comportamento da pessoa não atendeu aos padrões. Em seguida, forneça-lhes metas claras, mensuráveis ​​e alcançáveis ​​para cumprir em um prazo definido. Se você estiver dando feedback positivo, indique uma ação ou resultado específico que deseja ver novamente.

Enfatize a importância

Embora você possa achar que o feedback que está discutindo com o destinatário é importante, ele pode não sentir o mesmo. É sua responsabilidade transmitirpor queo que você está compartilhando é importante.

Você pode mostrar a eles que é importante explicando o impacto de sua ação (ou falta de ação).

Seja empático

É muito mais provável que seu feedback seja bem recebido se você o compartilhar com empatia e gentileza. O feedback gentil é construtivo, respeitoso, solidário e compassivo. Você pode reconhecer os desafios e as influências externas e observar (se for verdade) que aprecia o esforço deles.

A bondade pode ser transmitida por:

• Dê tempo para que eles façam perguntas.
• Usar declaraçõesIem vez de declaraçõesvocê, por exemplo, “Percebi que as métricas semanais estão chegando atrasadas” ou “Esperava ver uma apresentação mais refinada dos objetivos de nossa equipe”.
• Elogiando as coisas que você gostaria de ver mais.
• Reconhecer os desafios externos, se existirem.

Exemplos de feedback escrito

Exemplo de mensagem de feedback de comunicação

Olá, Lex. Gostaria de saber se você tem uma atualização do status do projeto do hotel. Se você tiver algum problema, avise-me o mais rápido possível para que eu possa ajudá-lo a voltar ao caminho certo. Como estamos chegando ao final do projeto, você poderia me enviar mensagens algumas vezes durante a semana para que eu saiba onde estamos? Obrigado!

Exemplo de mensagem instantânea de feedback positivo

Hannah, obrigada por ter a mente aberta e persistente em nosso stand-up hoje. Seu pensamento criativo nos ajudou a encarar a questão de uma nova maneira e estou confiante de que conseguiremos terminar o projeto no prazo. A seguir, vamos nos concentrar em reorganizar nossos dois últimos sprints para cumprir o prazo. Continue com o excelente trabalho!

Exemplo de feedback do gerente

Olá Martha, podemos agendar um horário para discutir nossa comunicação e meus objetivos? Quando perguntei recentemente sobre meus objetivos de vendas, não sinto que recebi respostas claras sobre o que devo almejar. Adoraria conversar com você na próxima semana para atingir minhas metas até o final do trimestre. Você está livre na quarta-feira?

Exemplo de e-mail de revisão anual

Olá Erik,

Obrigado por participar de nossa reunião de revisão anual hoje. Em anexo você encontrará o formulário de revisão completo. Incluí os destaques abaixo.

O que está dando certo:você tem sido um comunicador forte e oportuno e um gerente de projetos diligente e detalhista. Sua equipe elogia você (ver documento anexo) e seus esforços colaborativos não passam despercebidos!

O que precisa ser melhorado:você cumpriu apenas dois dos seis prazos do seu projeto este ano. Isso faz com que os projetos ultrapassem o orçamento e interfira na nossa capacidade de agendar os empreiteiros corretamente.

Próximas etapas:Conforme discutimos em nossa reunião, priorize os prazos no próximo ano. Não hesite em me avisar se precisar de mais pessoal, menos projetos ou quaisquer outros recursos.

Estou aqui para ajudá-lo se precisar conversar ou tiver outras dúvidas ou preocupações.

Sinceramente,

Lauren

Exemplo de feedback de colegas

Olá Mak, sua colaboração com a equipe foi ótima na semana passada, mas senti que meus próprios projetos foram deixados de lado quando você pediu minha ajuda com os gráficos da campanha por e-mail. Já vi o suficiente do seu trabalho no passado para ter certeza de que você poderia ter criado um ótimo conjunto sozinho. Você acha que poderia tentar enfrentá-los sozinho na próxima semana? Caso contrário, me avise e discutiremos algumas alternativas.

Feedback é fundamental para o desenvolvimento profissional

Criar feedback eficaz dá trabalho. Para criar feedback produtivo e digerível, certifique-se de que seja claro, empático e acionável.

Dê exemplos de quando seu trabalho ou comportamento não foi ideal e forneça metas claras e alcançáveis ​​para acompanhamento. Além disso, aponte as realizações e enfatize por que o feedback é importante. Coloque-se no lugar do destinatário e mantenha seu feedback por escrito organizado. Siga essa abordagem e você estará no caminho certo para fornecer feedback por escrito eficaz.

Tanto o feedback positivo quanto o negativo exigem que você escreva com algum tato. Portanto, mantenha estes princípios básicos em mente:

1. Comece com os aspectos positivos.
2. Aponte o que está faltando, se houver alguma coisa.
3. Termine com as próximas etapas claras e alcançáveis.

Você pode ter um determinado objetivo em mente ao fornecer feedback por escrito. Mas lembre-se que o melhor resultado é que a pessoa aprecie o insight e saiba o que fazer com a informação.