Como dar feedback por escrito: o que fazer e o que não fazer

O feedback construtivo e direto pode ajudar os gerentes e colegas de trabalho a motivar uns aos outros enquanto comemoram o crescimento e reconhecem os desafios, e nossa abordagem para compartilhar feedback é fundamental para como nossos colegas de trabalho o recebem.

Dar feedback não é algo natural para todos, mas não se preocupe; reunimos um guia completo para escrever feedback construtivo. Neste artigo, você encontrará nossa fórmula de três etapas para dar feedback por escrito, dicas para escrever feedback profissional e exemplos de feedback por escrito.

O que é feedback escrito?

O feedback por escrito é um registro de orientação destinado a ajudar alguém no local de trabalho a melhorar e se desenvolver profissionalmente. Geralmente, o feedback por escrito pode incluir elogios, uma olhada no que pode ser melhorado e alguns próximos passos para a pessoa seguir.

O feedback por escrito pode ser formal ou informal e pode vir em vários meios, incluindo estes formatos comuns:

• Revisões anuais
• retrospectivas do projeto
• avaliações
• Reuniões semanais
• Opinião dos pares
• E-mails
• Comentários em documentos, ferramentas de gerenciamento de projetos ou outras plataformas de trabalho
• Solicitações de revisão

Quando dar feedback por escrito

O feedback por escrito é uma ótima maneira de deixar um rastro de papel que documenta o progresso de uma pessoa e fornece ao gerente e ao destinatário algo para referência ao acompanhar o trabalho ou o movimento em direção a uma meta (enquanto o feedback verbal pode ser esquecido ou mal lembrado).

Muitos locais de trabalho enquadram o feedback como áreas de progresso e desafios, em vez de uma avaliação positiva e negativa. O feedback que critica o trabalho ou o comportamento de alguém pode ser difícil de dar e receber, mas evitá-lo é pior. Ao reter o feedback negativo, você presta um desserviço à pessoa: como ela pode melhorar se não sabe que não está cumprindo os padrões?

Você pode fornecer feedback por escrito nas seguintes circunstâncias.

• Revisões ou avaliações exigidas pela empresa
• Para deixar um rastro de papel ou manter um registro
• Situações descomplicadas e fáceis de explicar
• Violações de regras escritas
• Dando feedback após um evento

Quando você deve adiar o feedback?

Sempre há situações em que o feedback deve ser adiado ou retido.

Se o feedback não for acionável ou afirmativo, pergunte-se por que deseja dar feedback. Quando as emoções estiverem elevadas ou as informações que você deseja compartilhar forem pessoais, dê um passo para trás e reavalie.

O feedback construtivo deve incluir notas sobre o trabalho ou o comportamento do destinatário que precisa ser melhorado — evidências do que ele fez bem, do que fez mal e dos próximos passos claros para motivá-lo . O feedback positivo deve ser específico e complementar.

Por último, você deve evitar usar o feedback por escrito como seu principal método de entrega se a situação com a qual você está lidando for muito complexa para ser explicada por escrito ou se puder ser interpretada fora do contexto. Você pode usar o feedback por escrito para anotar uma conversa, mas é melhor guardar situações com nuances para feedback verbal.

Você deve abster-se de feedback por escrito nas seguintes situações:

• Quando as emoções são elevadas
• Quando o feedback pessoal não seria construtivo
• Em situações diferenciadas

Como dar feedback por escrito

Quer o assunto seja um comportamento que você deseja que o destinatário continue ou mude, você pode fazer sua avaliação de forma positiva por escrito.

Não importa que tipo de feedback você queira dar, certifique-se de que ele chegue prontamente. A maior parte do feedback por escrito é fornecido depois que um evento já ocorreu. Uma boa regra geral é entregar o feedback dentro de uma semana antes do evento, a menos que seja uma revisão anual, feedback do projeto ou outra forma programada de feedback.

Seja específico

Quando se trata de feedback, evite generalizações. Exemplos de ações do destinatário e suas recomendações para seguir em frente devem ser o mais claros possível.

Quanto mais específico você for, mais fácil será para o destinatário digerir a informação que você está transmitindo. Comece perguntando a si mesmo: “O que espero alcançar ao dar esse feedback?” e trabalhe para trás a partir daí.

Se você estiver oferecendo feedback construtivo, forneça exemplos de quando o trabalho ou o comportamento da pessoa não atendeu aos padrões. Em seguida, dê a eles metas claras, mensuráveis ​​e alcançáveis ​​a serem cumpridas em um prazo definido. Se você estiver dando um feedback positivo, aponte uma ação ou resultado específico que deseja ver novamente.

Enfatizar a importância

Embora você possa sentir que o feedback que está discutindo com o destinatário é importante, eles podem não sentir o mesmo. É sua responsabilidade transmitir por que o que você está compartilhando é importante.

Você pode mostrar a eles que é importante explicando o impacto de sua ação (ou falta de ação).

Seja empático

É muito mais provável que seu feedback seja bem recebido se você o compartilhar com empatia e gentileza. O feedback gentil é construtivo, respeitoso, solidário e compassivo. Você pode reconhecer desafios e influências externas e notar (se for verdade) que você aprecia o esforço deles.

A bondade pode ser transmitida por:

• Dar tempo para que eles façam perguntas.
• Usando declarações I em vez de declarações you , por exemplo, “Percebi que as métricas semanais estão chegando atrasadas” ou “Eu esperava ver uma apresentação mais polida das metas de nossa equipe”.
• Elogiando as coisas que você gostaria de ver mais.
• Reconhecer os desafios externos, se existirem.

Exemplos de feedback por escrito

Exemplo de mensagem de feedback de comunicação

Oi, Lex. Gostaria de saber se você tem uma atualização do status do projeto do hotel. Se você tiver algum problema, informe-me o mais rápido possível para que eu possa ajudá-lo a voltar aos trilhos. Como estamos chegando ao final do projeto, você poderia me enviar uma mensagem algumas vezes durante a semana para que eu saiba onde estamos? Obrigado!

Exemplo de mensagem instantânea de feedback positivo

Hannah - obrigado por ser de mente aberta e persistente em nosso stand-up hoje. Seu pensamento criativo nos ajudou a olhar para o problema de uma nova maneira e estou confiante de que conseguiremos terminar o projeto no prazo. Em seguida, vamos nos concentrar em reorganizar nossos dois últimos sprints para cumprir o prazo. Continuem com o excelente trabalho!

Exemplo de feedback do gerente

Ei, Martha, podemos agendar um horário para discutir nossa comunicação e meus objetivos? Quando perguntei sobre meus objetivos de vendas recentemente, não senti que recebi respostas claras sobre o que deveria almejar. Adoraria conversar com você na próxima semana para atingir minhas metas até o final do trimestre. Você está livre na quarta-feira?

Exemplo de e-mail de revisão anual

Olá Erik,

Obrigado por participar de nossa reunião anual de revisão hoje. Em anexo você encontrará o formulário de revisão completo. Incluí os destaques abaixo.

O que está dando certo: você tem sido um comunicador forte e oportuno e um gerente de projetos diligente e detalhista. A sua equipa elogia-o (ver documento anexo), e os seus esforços de colaboração não passam despercebidos!

O que precisa ser melhorado: você cumpriu apenas dois dos seis prazos de seu projeto este ano. Isso faz com que os projetos ultrapassem o orçamento e interfira em nossa capacidade de agendar os contratados corretamente.

Próximas etapas: Conforme discutimos em nossa reunião, priorize os prazos no próximo ano. Não hesite em me avisar se precisar de mais funcionários, menos projetos ou qualquer outro recurso.

Estou aqui para ajudá-lo se precisar conversar ou tiver outras dúvidas ou preocupações.

Sinceramente,

Lauren

Exemplo de feedback de colegas

Ei, Mak, sua colaboração com a equipe foi ótima na semana passada, mas senti que meus próprios projetos foram deixados de lado quando você pediu minha ajuda com os gráficos para a campanha de e-mail. Já vi o suficiente do seu trabalho no passado para me sentir confiante de que você poderia ter criado um ótimo conjunto por conta própria. Você acha que poderia tentar enfrentá-los sozinho na próxima semana? Se não, deixe-me saber e vamos discutir algumas alternativas.

O feedback é fundamental para o desenvolvimento profissional

Elaborar um feedback eficaz dá trabalho. Para criar feedback produtivo e digerível, certifique-se de que seja claro, empático e acionável.

Dê exemplos de quando seu trabalho ou comportamento não foi ideal e forneça metas claras e alcançáveis ​​para acompanhamento. Além disso, aponte as realizações e enfatize por que o feedback é importante. Coloque-se no lugar do destinatário e mantenha seu feedback escrito organizado. Atenha-se a essa abordagem e você estará no caminho certo para dar um feedback por escrito eficaz.

Comentários positivos e negativos exigem que você escreva com algum tato. Portanto, tenha em mente estes princípios básicos:

1. Comece com os pontos positivos.
2. Aponte o que está faltando, se houver.
3. Termine com os próximos passos claros e alcançáveis.

Você pode ter um determinado objetivo em mente ao fornecer feedback por escrito. Mas lembre-se de que o melhor resultado é a pessoa apreciar o insight e saber o que fazer com a informação.