10 sfaturi pentru eticheta prin e-mail atunci când ai de-a face cu reporterii

Trimiți prezentarea prin e-mail unui reporter? Asigurați-vă că urmați aceste reguli simple de etichetă:

1. Închideți cu majuscule în linia de subiect. Încercați să arătați entuziasm în linia de subiect? Permiteți-mi să vă asigur că utilizarea tuturor majusculelor nu este modalitatea de a face acest lucru. Să uităm de ideea că majusculele sunt considerate țipete în lumea mesageriei. Mai mult decât atât, trebuie să rețineți că căsuțele de e-mail ale reporterilor sunt pline de spam. Și un subiect cu majuscule le va țipa spam. Și chiar dacă nu... ei bine, este pur și simplu enervant.
2. Anulați punctele de exclamare. Semnele de exclamare excesive sunt semnul unui scriitor începător. Oamenii par să creadă că, folosindu-le în mod repetat, vor transmite cât de interesantă și interesantă sunt știrile lor. Cu toate acestea, la fel ca majusculele, folosirea prea multor semne de exclamare este pur și simplu iritant. Și ca să nu mai vorbim, atunci când le folosești în mod repetat, își pierd din valoare. Cu toate acestea, unul sau două semne de exclamare bine plasate pot adăuga acel entuziasm pe care îl căutați. Doar așezați-le cu înțelepciune.
3. Pune cele mai bune informații în linia de subiect. Este pur și simplu nepoliticos să pierzi timpul unui reporter. Și dacă titlul dvs. de e-mail nu le oferă nimic, atunci este sigur că va fi șters. Acestea fiind spuse, asigurați-vă că subiectul e-mailului le oferă cele mai importante informații. Nu-i pune să lucreze pentru a afla de ce ar trebui să-ți asculte pitch-ul, pentru că nu o vor face, fie din lipsă de timp, fie din cauza aroganței. Oricare ar fi cea mai mare parte „deci ce” din prezentarea dvs., faceți-o la fel de clar ca cu o zi înainte ca ei să aibă șansa de a face clic.
4. Verificare a ortografiei. Adevărat. Am trecut de zilele scuzelor pentru greșeli de ortografie. E-mailul nostru o face practic pentru noi. Chiar dacă nu faceți clic pe butonul de verificare ortografică, de obicei, acesta subliniază greșelile de ortografie. Eșecul de a corecta îi spune reporterului că e-mailul nu este foarte important pentru tine.
5. Nu te fantezi. Nu am înțeles niciodată fascinația oamenilor față de fundalurile și fonturile de e-mail. Mie mi se pare pur și simplu un minor. Pentru ca este! Uite, când începi să schimbi culoarea textului și să adaugi elemente grafice și toate astea, tot ceea ce faci este să le distragi atenția și să faci tonul mai greu de citit. Nu sunt interesante în fonturile tale drăguțe. Doar ajunge la subiect. Și, pentru numele lui Dumnezeu, nu folosi Comic Sans.
6. Asigurați-vă că atașamentul dvs. este atașat efectiv. „Vă rugăm să găsiți documentul atașat...” înseamnă foarte puțin dacă documentul atașat nu este de fapt acolo. Ești deja extrem de norocos că reporterul chiar ți-a deschis e-mailul, cu atât mai puțin a încercat să-ți descarce atașamentul. Și dacă atașamentul tău nu este de fapt acolo, șansele sunt atunci când îți dai seama și retrimiți, ei nici măcar nu se vor deranja să caute pentru că cred că ești incompetent.
7. Spune nu emoticoanelor. Un alt mod de a pune nervii pe un reporter și de a arăta ca un începător. Uite, ideea aici este ca ei să te ia în serios pe tine și cu propunerea ta. Dar haideți să fim sinceri aici: cine va lua în serios pe cineva care îi urmează semnătura cu trei fețe zâmbitoare? Păstrează asta pentru mesajele pe care le faci cu prietenii tăi.
8. Fi politicos. Nu ai dreptul la Jack. Acestea fiind spuse, fii umil și politicos. Spune te rog si multumesc."
9. Nu trimite mai multe e-mailuri. Urmărirea este în regulă și tot, dar dacă nu primiți răspuns, trimiterea de e-mailuri pentru a vedea dacă „au primit argumentul dvs.” nu este doar inutilă, ci este spam. Deci, dacă doriți să treceți pe lista neagră, continuați și încălcați această regulă.
10. Dacă răspund, asigurați-vă că îi returnați favoarea. Ți-au trimis e-mail înapoi? Grozav! Acum ce? Ți-au pus o întrebare? Vor un interviu? Orice au cerut, fă-o imediat. Au fost destul de amabili să observe, așa că nu-i lăsa să aștepte.

Vă puteți gândi la alte reguli pentru eticheta prin e-mail pe care ar trebui să le adaug la lista mea? Completează-mă!

Acest articol este scris de Mickie Kennedy, fondatorul eReleases (https://www.ereleases.com), liderul online în distribuția de comunicate de presă la prețuri accesibile. Luați o copie gratuită de 160 de pagini a Cărții mari de comunicate de presă – Comunicate de presă pentru fiecare ocazie și industrie aici: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/