4 moduri mai bune de a exprima „Ne pare rău pentru inconvenient” în e-mail

Nimănui nu-i place să fie purtător de vești proaste – mai ales în scris. Când comunicăm o veste nefericită, o greșeală sau o întorsătură dezamăgitoare a evenimentelor, avem tendința de a arunca o anumită frază pentru a atenua lovitura: „Îmi pare rău pentru inconvenient”. Tentația de a folosi această propoziție este de înțeles. Dar este adesea suprautilizat, fie că raportăm o ușoară pacoste, cum ar fi schimbarea orei unei întâlniri, sau ceva mai semnificativ, cum ar fi anularea unui contract major.

Dar chiar și atunci când este angajat cu seriozitate, această întorsătură banală a frazei a devenit atât de comună încât, în mod ironic, poate suna nesincer. Mai ales dacă destinatarul dvs. va vedea inconvenientul ca pe o mare enervare, scuzele din conserve pot transmite puține remuşcări; riscați să suni necinstit sau insensibil.

Există opțiuni mai bune pentru a spune scuze. Uneori există o modalitate mai potrivită de a-ți exprima regretul, mai ales dacă scapă de sub controlul tău. Poate scrie o scrisoare de scuze . Alteori, când chiarsuntețiregretați și vinovați, există modalități mai puternice de a spune asta. Aici, am adunat o mână de alternative pentru diferite situații pe care le-ați putea întâlni.

1 „Îți înțeleg frustrarea.”

În special în rolurile care se confruntă cu clienții în setările profesionale, este ușor să utilizați „Ne pare rău pentru inconvenient” ca scuze generale (de exemplu, un pachet pierdut, o întâlnire ratată sau un serviciu defect). În aceste cazuri, expresia poate ajunge ca invalidă sau neprofesională, în loc să fie grijulie. Acest lucru poate escalada frustrarea.

Este important să creați răspunsuri pentru a arăta că înțelegeți punctul de vedere al destinatarului și doriți să compensați greșelile. În loc să respingă plângerea lor ca fiind un simplu „incovenient”, recunoașterea sentimentelor lor și acceptarea vina este mai probabil să ducă la reparare. Folosirea „Îți înțeleg frustrarea” ghidează răspunsul cu empatie. Este o modalitate mai puternică de a reduce emoțiile intense și de a ajunge la o soluție pentru care ambele părți se simt bine.

2 „Îmi dau seama că acest lucru este dezamăgitor.”

Imaginează-ți asta: ești epuizat din cauza unei săptămâni de lucru aglomerate și trebuie să anulezi la o cină . . . cu treizeci de minute înainte de a începe. Trimiterea „Îmi pare rău pentru inconvenient” este o modalitate impersonală de a transmite acele știri. Chiar dacă comunicațiile noastre sunt din ce în ce mai digitale, nu suntem roboți. Amintiți-vă că există o persoană la celălalt capăt al corespondenței.

Recunoașterea dezamăgirii și preluarea proprietății sunt cheia aici. Arată că te gândești la perspectiva lor. În schimb, încercați să începeți textul cu ceva de genul: „Îmi dau seama că este un preaviz scurt și că am așteptat cu nerăbdare să ne întâlnim la restaurantul tău preferat toată săptămâna. . .” Cu asta, îți asumi responsabilitatea. Includerea detaliilor personale comunică și grija.

Anunțarea destinatarului că ești conștient de greșelile tale și că urmărești să remediezi lucrurile va crea încredere și încredere în relație, fie ea personală sau profesională.

3 „Mulțumesc pentru răbdare.”

Regretul și remușcarea nu sunt aceleași lucruri. Uneori, se întâmplă lucruri nefericite sau regretabile, dar care sunt în afara controlului nostru. Aceste circumstanțe nu justifică scuzele tale. De exemplu: imaginați-vă că sunteți însoțitor de rezervare a unei companii aeriene și că o furtună de zăpadă de iarnă cauzează o întârziere a zborului de câteva ore. Nu ești responsabil pentru vremea extremă. În acest caz, folosirea „Îmi pare rău pentru inconvenient” poate da vina pe tine atunci când nu există.

Cerându-ți scuze, riști să accepți responsabilitatea pentru ceva dincolo de controlul tău. În schimb, schimbați emoția la îndemână de la remuşcare la recunoştinţă. Exprimarea mulțumirii pentru înțelegere răstoarnă scenariul și este probabil să stârnească acel sentiment și la destinatar. Încercați: „Vă mulțumesc foarte mult pentru răbdare. Sperăm că condițiile vor fi sigure pentru decolare în curând.” Acest lucru îi permite destinatarului să știe că empatizezi și îi înțelegi exasperarea.

4 „Lasă-mă să ajut.”

În loc să oferi scuze, oferă o soluție. Oamenii se plâng atunci când sunt dezamăgiți pentru că vor să fie auziți sau doresc ca problema lor să fie rezolvată. „Îmi pare rău pentru inconvenientul de a vărsa vin roșu pe pantalonii tăi albi” nu va elimina pata. Pe de altă parte, „Lasă-mă să plătesc pentru curățătorie chimică”.

Având conștientizarea de a fi proactiv în procesul de rezolvare a problemelor, îi va dovedi destinatarului că te străduiești să fii o persoană mai responsabilă. Această abordare vă poate scuti de dureri de cap pe drum. Data viitoare când există o problemă pe care o puteți rezolva, oferiți-vă să o rezolvați.