5 sfaturi profesionale adecvate pentru formatul de e-mail pentru a vă ajuta să reușiți

Publicat: 2017-11-16

Utilizatorul mediu de e-mail profesionist primește peste nouăzeci de e-mailuri pe zi. Asta înseamnă că mesajul tău are o concurență serioasă pentru atenția destinatarului. Comunicarea clară și eficientă începe cu utilizarea formatului adecvat de e-mail de afaceri.

Ce e atât de greu în asta? te gandesti. Scriu ce am de spus, dau apăsat pe Trimite și pleacă!

Încetinește-ți rostul acolo, campion! Modul în care formatați e-mailul de afaceri face diferența. Nu numai că o formatare bună a e-mailului vă face e-mailul mai ușor de citit, ci vă face să arătați ca un profesionist șlefuit.

Scrieți e-mailuri mai rafinate
Funcțiile Grammarly pentru profesioniști ajută
Obține Grammarly

Cum să formatați un e-mail de afaceri

1 Acordați atenție subiectului dvs.

Mulți oameni aruncă un subiect pe un e-mail ca o idee ulterioară. Dar, dacă doriți să vă asigurați că e-mailul dvs. profesional primește atenția pe care o merită, o gândire ulterioară nu o va reduce.

MAI MULTE INFORMAȚII: 20 de linii de subiect ale e-mailului care vor fi deschise de fiecare dată

Luați-o de la oamenii care trimit e-mailuri de marketing pentru a se câștiga – liniile de subiect sunt importante. Treizeci și trei la sută dintre destinatarii e-mailului decid dacă să deschidă sau nu un e-mail doar pe baza subiectului. Deși e-mailurile de afaceri între oameni care se cunosc și lucrează unul cu altul sunt mult mai probabil să fie deschise decât argumentele de vânzare, subiectul tău încă servește un scop.

  • Îi spune destinatarului la ce să se aștepte în e-mail. Adesea, cel mai bun subiect îi spune destinatarului exact ce se află în interior. Când destinatarul vede „Rapoartele de marketing din al treilea trimestru atașate”, nu există nicio ambiguitate cu privire la motivul pentru care scrieți.
  • Creează interes pentru conținutul e-mailului. Subiectul dvs. poate stârni interesul destinatarului. Acest lucru este deosebit de important în cazul e-mailurilor reci către persoanele de contact pe care nu le cunoașteți bine.
  • Poate ajuta destinatarul să-și prioritizeze căsuța de e-mail ocupată. O linie de subiect poate crea urgență și poate ajuta destinatarul să determine care e-mailuri necesită mai întâi atenție.

Iată un sfat: deoarece sunt adesea folosite de agenții de marketing și de spammeri, cuvinte și expresii precum „urgent” și „răspuns necesar” și-au pierdut o parte din eficiența ca subiecte de e-mail. Încercați să fiți mai precis: „Răspundeți până vineri EOD.”

Sfaturi pentru linia de subiect al e-mailului

  • Ține-o pe scurt.
  • Evitați cuvintele și frazele de completare.
  • Nu folosiți toate majusculele sau semnele de punctuație excesive.
  • Aflați cum să evitați filtrele de spam.

Iată un sfat: vrei să te asiguri că e-mailurile tale arată întotdeauna grozav? Gramatical te poate scuti de greșeli de ortografie, greșeli gramaticale și de punctuație, limbaj neclar și alte probleme de scriere.

2 Obțineți salutul corect.

Salutările prin e-mail de afaceri pot fi dificile, cu excepția cazului în care știți câteva lucruri de făcut și ce nu trebuie făcute. Joacă-l prea direct și vei suna înfundat. Prea informal și vei părea neprofesionist. Cum gasesti un echilibru?

Hei, Martin!!! Wazzap?!

Salut Martin,

Chiar dacă cunoști bine destinatarul, saluturile ciudate sunt nepotrivite pentru e-mailurile de afaceri. Dacă e-mailul dvs. profesional este redirecționat sau devine parte dintr-un lanț Răspuns tuturor , alte persoane în afară de destinatarul dorit îl vor vedea. Păstrați-l profesional. Martin poate fi prietenul tău, dar păstrează gluma jucăușă pentru când nu ai ceas.

Este bine să folosești un ton prietenos cu cineva pe care îl cunoști sau cu care lucrezi îndeaproape, mai ales dacă acea persoană se află pe același nivel de companie ca tine, sau cel puțin nu cu mult mai sus în lanțul alimentar. Pentru aproape toate comunicările la locul de muncă, Hi este un salut potrivit.

Iată un sfat: Folosiți un stil mai formal dacă compania dvs. o cere sau când persoana căreia îi trimiteți e-mail este deasupra autorității dvs. În caz contrar, oglindește ceea ce fac colegii tăi. Dacă e-mailurile dintre oamenii din echipa de marketing se deschid de obicei cu Hei , nu ezitați să urmați exemplul.

Când scrieți e-mailuri formale (cum ar fi scrisori de intenție sau e-mailuri către un superior de nivel înalt), utilizați Dear urmat de numele onorifice al destinatarului, numele de familie și două puncte.

Stimata doamna Smith:

Iată un sfat: dacă sexul destinatarului este necunoscut sau dacă numele acestuia este cel puțin ambiguu, utilizați în schimb un nume complet:

Dragă Terry Smith:

Iată un sfat: evitați onorifice care implică starea civilă, cum ar fi „doamna”. Folosiți „Ms.” in schimb.

MAI MULTE INFORMAȚII: Cum să începeți un e-mail: 6 introduceri fără greș și 6 de evitat

3 Formatați corect corpul e-mailului dvs. de afaceri.

Cu subiectul și salutul în afara drumului, este timpul să creați corpul e-mailului. Este mai mult pentru a le face corect decât pur și simplu a lăsa un flux de gânduri și a apăsa Trimite .

  • Păstrați-l pe scurt. Scrierea mesajelor scurte de e-mail poate dura ceva timp. Fă-ți timp pentru a-ți organiza gândurile. (Folosirea unui contur vă poate ajuta să vă formatați e-mailul dacă mesajul este complex.)
  • Nu exagera. Rezistați impulsului de a vă copleși destinatarul cu prea multe informații. Treci la obiect și oferă elementele de bază. Dacă este necesar, atașați un document cu informații mai detaliate sau oferiți-vă să trimiteți unul la cererea destinatarului.
  • Sari peste formatarea de lux. Graficele și fonturile neobișnuite pot face e-mailurile de marketing să strălucească, dar un e-mail de afaceri nu are nevoie de niciunul dintre aceste capcane. Nu toți clienții de e-mail vor afișa corect formatarea, așa că rămâneți la un font implicit de 11 sau 12 puncte și un text negru. Folosiți cu moderație textul îngroșat și cursive.

Formatați-vă e-mailul la fel ca o scrisoare de afaceri, cu spații duble între paragrafe și fără indentație. (Este în regulă să indentați textul citat.)

Iată un sfat: trebuie să copiați și să lipiți? Puteți lipi text fără formatare. Folosiți Ctrl + Shift + V pe un computer sau Cmd + Shift + V pe un Mac. Acest lucru va elimina toate formatările din textul lipit, așa că nu uitați să adăugați lucruri precum hyperlinkuri care ar fi putut fi eliminate.

4 Închideți-l cu stil.

Nu uitați să vă semnați e-mailul. Veți avea nevoie de o aprobare prietenoasă și profesională, cum ar fi Toate cele bune sau Mulțumiri pentru majoritatea e-mailurilor și Cu stimă pentru corespondența oficială.

MAI MULTE INFORMAȚII: Cum să încheiați un e-mail: 9 conectări fără eșec și 9 de evitat

Nu uitați să adăugați o semnătură profesională. (Majoritatea clienților de e-mail vă permit să creați unul care va fi atașat automat la fiecare mesaj.) Includeți numele dvs. complet, titlul, compania pentru care lucrați și numărul dvs. de telefon. De asemenea, puteți lua în considerare adăugarea unui link către profilul dvs. LinkedIn și orice cont profesional de rețele sociale la care ați dori să aibă acces colegii de afaceri.

Iată un sfat: după ce ați creat o nouă semnătură, trimiteți-vă un e-mail rapid pentru a vedea cum arată formatarea. Rețineți, totuși, că diferiți clienți de e-mail ar putea să nu afișeze semnătura dvs. la fel.

5 Verificați!

E-mailul dvs. nu este complet până nu îl corectați. Utilizați Grammarly pentru a vă ajuta să detectați erorile pe măsură ce mergeți, dar amintiți-vă că aplicația este o îmbunătățire a corecturii, nu un înlocuitor. Fă-ți timp să te corectezi și să verifici dacă există o sintaxă netedă și să elimini cuvintele. Urmăriți greșelile de scriere în care este posibil să fi folosit un cuvânt similar, dar complet neintenționat. (Este posibil să ceri timp liber pentru a participa la recitalul de clarinet al fiului tău, dar lipsa i -ului din recital va face un e-mail memorabil... și nu într-un mod bun.)

LEGĂTATE: 7 sfaturi utile despre cum să scrieți un e-mail profesional perfect în engleză

6 Utilizați funcțiile Grammarly pentru profesioniști

Grammarly vă ajută întotdeauna să prindeți greșelile de ortografie și gramaticale și ajutând să vă asigurați că scrisul pare șlefuit. Dar știați că asistentul de scris al lui Grammarly are o mulțime de funcții special orientate către profesioniști? Sugestiile noastre de scriere vor semnala pasaje excesiv de pronunțate și vor transforma propoziții întregi pentru a le face mai clare, vă vor ajuta să vă asigurați că tonul dvs. este transmis așa cum ați dorit, informațiile cheie îngroșate din textul dvs. și vor reformata paragrafele care listează multe elemente ca liste cu marcatori pentru a vă asigura că informațiile importante pot fi transmise. să fie ușor de scanat.