O colecție de 10 postări de bază în limbaj simplu

Writers Write este o resursă de scriere în limbaj simplu. În această postare, am combinat câteva dintre postările noastre de bază în limbaj simplu din 2012 într-o singură pagină ușor de citit.

Am început să scriem despre limbaj simplu pentru că a devenit lege în Africa de Sud.

Am emis acest comunicat de presă: Comunicați clar sau înfruntați consecințele

Apoi, pentru a completa propriile postări pe acest subiect, am cerut unui expert juridic, Michele van Eck, să scrie o serie de articole scurte pe acest subiect. Acestea sunt postările ei combinate într-o singură pagină.

1.) Cum definește legea limbajul simplu

Parlamentul a început să încorporeze cerințele de limbaj simplu în legislație. Deși conformitatea nu este singurul beneficiu pentru utilizarea unui limbaj simplu, este totuși un aspect important atunci când comunicați.

Legea națională de credit, Legea companiilor și Legea privind protecția consumatorilor au, în esență, aceleași cerințe pentru un limbaj simplu. Acestea oferă o oarecare claritate cu privire la așteptările privind utilizarea unui limbaj simplu în documente.

1. Un document este considerat a fi în limbaj simplu dacă o persoană obișnuită cu un nivel mediu de abilități de alfabetizare și experiență minimă în domeniu poate înțelege documentul.
2. În esență, trebuie să luați în considerare publicul vizat și să comunicați la nivelul de alfabetizare și cunoștințe al publicului dvs.
3. Legea merge mai departe spunând că o persoană trebuie să fie capabilă să înțeleagă conținutul, semnificația și importanța documentului și numai atunci un document este considerat a fi în limbaj simplu.

Companiile nu își pot permite să ignore cerințele unui limbaj simplu și ar trebui să ia în considerare aceste cerințe atunci când comunică.

2.) 3 moduri de a scrie într-un limbaj simplu

Păstrați-l scurt și simplu

Un document nu are mai multă valoare pentru că este mai lung. Repetarea informațiilor nu o face mai importantă. Folosirea jargonului nu face mesajul mai semnificativ.

3.) 8 factori care influențează limbajul simplu

Dacă scrieți pentru afaceri, trebuie să scrieți într-un limbaj simplu.

National Credit Act, Companies Act și Consumer Protection Act au câteva linii directoare pentru limbaj simplu. Acestea vor determina dacă documentul dvs. este într-un limbaj simplu.

Sunt:

1. Conținutul documentului . Ce spune documentul?
2. Nivelul de înțelegere al documentului . Ce înțelege publicul tău când citește documentul?
3. Consecvența informațiilor . Informațiile din document sunt utilizate într-o manieră uniformă și consecventă?
4. Organizarea și stilul documentului . Este ușor de înțeles structura documentului?
5. Vocabularul folosit . Publicul dumneavoastră ar putea înțelege limba pe care ați folosit-o în document?
6. Structura propoziției . Sunt propozițiile scurte, concise și ușor de citit?
7. Titluri . Ați folosit titluri pentru a vă ghida publicul prin document?
8. Ilustrații și suporturi vizuale . Ați folosit ilustrații sau diagrame pentru a vă ajuta publicul să înțeleagă documentul?

4.) Cum să pierzi o alegere în limbaj simplu

Experții au prezis probleme, dar politicienii au continuat, indiferent. Mulți alegători au citit greșit instrucțiunile de pe buletinele de vot. Unii alegători au completat buletinele de vot așa cum au făcut-o la alegerile precedente. Un total de 147.000 de buletine de vot (4%) au fost stricate și respinse. În unele circumscripții, acest lucru a dus la o majoritate pentru unele partide politice.

Partidul de guvernare a fost învins de un singur loc. Cele 4% din buletinele de vot distruse ar fi putut duce la un rezultat diferit la alegeri.

Sursa: Ghidul Oxford pentru limba engleză simplă de Martin Cutts, Oxford University Press

5.) De ce este popular limbajul simplu

1. Limbajul simplu funcționează.
2. Oamenii preferă să înțeleagă ceea ce citesc.
3. Comunicarea într-un limbaj ușor de înțeles arată respect față de cititorul dvs.

Există o concepție greșită că limbajul simplu este procesul de „amucire” a limbajului. Nu este cazul. Mesajul nu este mai puțin eficient din cauza limbajului simplu. De fapt, limbajul simplu permite o mai bună înțelegere. Limbajul simplu înseamnă comunicarea cu cititorul în minte. Transmite mesajul rapid și eficient.

Eficacitatea comunicării dvs. va crește dacă:

1. pune-te în pielea cititorului tău; și
2. presupunem că cititorul nu știe nimic despre subiect.

6.) Cum să scrieți termenii și condițiile într-un limbaj simplu

Înțelegeți termenii și condițiile contractului dvs. de telefon mobil?

Claritatea documentelor juridice poate fi îmbunătățită prin:

1. Folosind pronume, de exemplu: eu, noi, tu.
2. Eliminarea „dubleturilor”, de exemplu: „reguli și reglementări” sau „acceptă și este de acord”.
3. Eliminarea cuvintelor suplimentare.
4. Folosind propoziții mai scurte.
5. Utilizarea listelor verticale.

Următorul paragraf este din termenii și condițiile unei companii de telecomunicații din Africa de Sud. Este într-un limbaj simplu?

Întelegi?

„Abonatul acceptă și este de acord că acești termeni și condiții vor deveni obligatorii pentru acesta o dată la Data începerii, adică odată ce Compania a procesat Formularul de Cerere și a fost de acord să furnizeze Abonatului Serviciul mobil selectat și Bunurile mobile selectate. , care este cunoscută sub numele de Data începerii. Cu alte cuvinte, acordul va începe la data începerii.”
Am făcut câteva modificări utilizând principiile unui limbaj simplu.

Intelegi varianta asta?

Sunteți de acord cu acești termeni și condiții. Veți fi obligat să respectați acești termeni și condiții de la data începerii. Data începerii va începe când vom avea:

1. a procesat formularul de cerere; și
2. a fost de acord să vă furnizeze bunurile și serviciile pe care le-ați selectat.

7.) Termenii și condițiile E-Tall sunt scrise într-un limbaj simplu?

Acest lucru este scris într-un limbaj simplu?

Câteva zone care creează confuzie în document:

1. Există 26 de termeni definiți, ceea ce face documentul dificil de înțeles.
2. Utilizarea acronimelor precum „ANPR” (tehnologia de recunoaștere automată a plăcuțelor de înmatriculare), TCH (casa de compensare a tranzacțiilor), VLN (numărul plăcuței de înmatriculare a autovehiculului) și VPC (centrul de procesare a încălcărilor).
3. Utilizarea limbajului legal.
4. Utilizarea vocii pasive.
5. Propoziții lungi și complicate.

Aplicarea unui limbaj simplu va îmbunătăți claritatea documentului.

Exemple:

„ 5. În calitate de utilizator înregistrat, utilizatorul va fi facturat și va fi responsabil pentru tranzacțiile cu taxe înregistrate conform VLN-ului utilizatorului sau etichetei sale electronice .”

În limbaj simplu : trebuie să plătiți taxe pentru numărul de înmatriculare sau eticheta electronică a vehiculului dumneavoastră.

„ 6.6. Utilizatorul înțelege și este de acord că răspunderea sa de a suporta taxe apare atunci când autovehiculul său trece de un punct de taxare. Valoarea taxei este calculată cu referire la punctul de taxare și nu cu referire la kilometrii parcurși înainte ca utilizatorul să ajungă la punctul de taxare .”

În limbaj simplu : trebuie să plătiți taxa de taxă. Taxa de taxare este stabilită atunci când treceți de un punct de taxare. Kilometrii parcurși nu determină taxa de taxă.

8.) Limbajul simplu este un drept democratic

Articolul, În jurul lumii în cuvinte simple , explică că unul dintre eșecurile în utilizarea limbajului simplu provine de la guvernare.

Folosirea continuă a limbajului confuz și neclar în legislație creează incertitudine. Probleme apar în jurul problemelor de interpretare. Articolul spune că abilitatea de a înțelege ceea ce se comunică, în special de la guvernare către cetățenii săi, este un drept democratic.

În Africa de Sud, legislația precum Legea privind protecția consumatorilor a obligat companiile să folosească un limbaj simplu atunci când comunică cu clienții lor.

„ Comunicarea rămâne în centrul societății noastre în schimbare. Indiferent dacă mesajul este schimbat între două persoane sau mai multe țări, trebuie să înceapă cu un limbaj familiar și adecvat pentru publicul vizat .”

Sursa: The European Policitcal Newspaper, „În jurul lumii în cuvinte simple” de Marie Clair (Campanie în limba engleză simplă) 8 aprilie 2012.

9,) Limbajul simplu – Cunoaște-ți publicul

Există o concepție greșită despre limbajul simplu. Oamenii cred că este vorba doar despre înlocuirea cuvintelor complicate cu altele simple.

Include, de asemenea, studiul atent al publicului vizat și modelarea comunicării pentru a se asigura că este înțeleasă.

Iată patru aspecte de luat în considerare despre publicul dvs.:

1. Vârsta: vârsta medie a audienței dvs. va influența cât de ușor este citit și înțeles mesajul dvs.
2. Educație : educația publicului dvs. va influența utilizarea jargonului, terminologia specifică industriei și nivelul de limbaj în comunicarea dvs. De exemplu, limbajul folosit între medici va fi foarte diferit de limbajul folosit între un medic și un pacient.
3. Nivelul de alfabetizare : nivelul mediu de alfabetizare al publicului țintă va afecta capacitatea acestuia de a înțelege mesajul dvs.
4. Limbă : modul în care vă modelați comunicarea va fi influențată de faptul că engleza este prima, a doua sau chiar a treia limbă a publicului dvs.

10.) De ce ar trebui să alegeți să utilizați un limbaj simplu

Vremurile s-au schimbat. Există presiuni din ce în ce mai mari asupra companiilor pentru a folosi un limbaj simplu în comunicarea internă și externă.

Mai simplu spus, limbajul simplu este utilizarea unui limbaj care este clar, eficient și scris fără agitație. Este înțeles de public prima dată când este citit sau auzit. Este cel mai eficient mod de a comunica pentru a vă asigura că mesajul nu este înțeles greșit.

Pentru o afacere, utilizarea unui limbaj simplu are următoarele avantaje:

1. Publicul înțelege ceea ce este comunicat, ceea ce, la rândul său, reduce incertitudinea și frustrarea.
2. Există economii măsurabile de timp și costuri. Sa demonstrat că utilizarea unui limbaj simplu reduce apelurile la biroul de asistență, interogările și dublarea lucrărilor. Economisirea de timp are un beneficiu tangibil de cost pentru o afacere.
3. Respectarea legii și evitarea costurilor juridice inutile. Legea privind protecția consumatorilor, Legea națională de credit și Legea companiilor (pentru a numi câteva) au făcut ca utilizarea unui limbaj simplu să fie obligatorie pentru întreprinderi.

Este timpul ca companiile să revizuiască modul în care comunică. Ei trebuie să ia în serios utilizarea unui limbaj simplu. Limbajul simplu este aici pentru a rămâne.

Sperăm că aceste postări v-au ajutat să înțelegeți puțin mai bine limbajul simplu.

Seria a fost scrisă de Michele van Eck . Michelle are un BComm în managementul afacerilor și drept, precum și un LLB și un LLM. Cu calificări de specialitate în dreptul corporativ și contractual, Michele scrie pentru De Rebus și este coautor de articole pentru TSAR (un jurnal de drept sud-african).

Dacă ți-a plăcut acest articol, citește aceste postări:

1. Cum să dezumflă acele fraze umflate
2. Limbajul simplu este o oportunitate
3. Cele mai bune șapte sfaturi pentru scrierea e-mailurilor
4. Șablon de brainstormer de scriere persuasivă
5. Cele mai grave 12 greșeli pe care oamenii le fac în rândurile de subiect ale e-mailului