Un ghid pas cu pas pentru crearea e-mailului perfect pentru comunicatul de presă

Ați scris un comunicat de presă grozav și este gata să fie trimis presei. Dar cum poți contacta într-un mod care să-ți citească și să scrie comunicatul tău de presă?

Astăzi ne aprofundăm în pasul important de a contacta mass-media. Vom vorbi despre cum să trimiteți un comunicat de presă prin e-mail care vă va oferi rezultatele de care aveți nevoie!

E-mailuri comunicate de presă

Sperăm că aveți deja gata comunicatul de presă, dar este important să aveți în vedere câteva lucruri.

Un comunicat de presă este una dintre cele mai bune modalități de a împărtăși lumii ceva demn de știri. Indiferent dacă este vorba despre un eveniment, un produs nou sau o actualizare importantă, trebuie să aibă durata potrivită. Ar trebui să conțină informații care oferă conținut și valoare cititorului.

Scopul este, evident, să atrageți atenția jurnaliștilor și a instituțiilor media, astfel încât să vorbească despre știrile dvs.

Deci, cât de lung ar trebui să fie un comunicat de presă bun într-un e-mail? S-ar putea să credeți că trebuie să modificați lungimea. Dar chiar și atunci când face parte dintr-un e-mail, scopul tău ar trebui să fie să te asiguri că oricine îl citește poate obține toate detaliile importante fără a te simți copleșit.

Un număr bun de cuvinte din comunicat de presă este de obicei în jur de 300 până la 400 de cuvinte, indiferent de modul în care îl trimiteți. Acesta este spațiu suficient pentru a spune ceea ce trebuie, fără a pierde interesul cititorului.

Comunicatele de presă s-au schimbat foarte mult în ultimii ani din cauza internetului și a rețelelor sociale. În trecut, erau trimise în mare parte la ziare și posturi TV.

Acum pot fi partajate online, ajungând la mult mai mulți oameni într-o perioadă scurtă de timp.

Construirea unei liste media

Când aveți știri de împărtășit, doriți ca acestea să ajungă la oameni care vor fi cu adevărat interesați. Aici intră în joc o listă media.

O listă media este o colecție a persoanelor de contact din lumea media. Aceștia ar putea fi jurnaliști, bloggeri sau influenți care acoperă subiecte legate de știrile tale.

Crearea unei liste media necesită puțină cercetare. Începeți prin a căuta oameni care scriu despre industria dvs. În mod ideal, puteți adăuga persoane care și-au arătat interesul pentru povești similare.

Le puteți găsi citind articole sau verificând rețelele sociale. De asemenea, puteți utiliza baze de date media care listează jurnaliștii după ritmul sau zona de interes.

Următorul pas este să adune informațiile lor de contact, care sunt de obicei adresele lor de e-mail. Uneori puteți găsi aceste informații pe site-ul web unde își publică munca.

S-ar putea să fie nevoie să utilizați rețelele sociale sau chiar să sunați la media pentru a întreba.

Este important să rețineți că nu toate persoanele de contact media se potrivesc perfect pentru fiecare poveste. De aceea, personalizarea abordării este esențială.

Este posibil să nu trimiteți același e-mail unui reporter de ziar local și unui jurnalist de reviste naționale.

Înțelegerea despre ce scriu de obicei vă poate ajuta să vă personalizați mesajul, astfel încât să fie mai probabil să le atragă interesul.

Construirea unei liste solide de media este un proces. Aceasta implică înțelegerea cine este probabil interesat de știrile tale și de ce. Cu o listă bună în mână, ești cu un pas mai aproape de a-ți aduce povestea în lume.

Pregătirea e-mailului dvs

Când este timpul să trimiteți comunicatul de presă către mass-media, e-mailul pe care îl scrieți este la fel de important ca și comunicatul în sine.

E-mailul tău este primul lucru pe care îl vede un jurnalist. Acesta decide dacă se vor uita chiar la comunicatul dvs. de presă. Deci, este esențial să faci o impresie bună de la început.

Subiectul e-mailului este prima ta șansă de a atrage atenția. Ar trebui să fie clar și interesant, oferind jurnalistului un motiv bun să citească mai mult.

Evitați să folosiți toate majusculele sau prea multe semne de exclamare. Acestea sunt adesea semnale că e-mailul este spam. În schimb, concentrați-vă pe a face subiectul concis și informativ. Acest lucru vă va ajuta e-mailul să iasă în evidență într-o căsuță de e-mail ocupată.

Corpul e-mailului dvs. ar trebui să înceapă cu un salut personal. Folosiți numele jurnalistului dacă îl cunoașteți.

Acest lucru adaugă o notă personală și arată că ți-ai făcut temele. După salut, prezentați-vă pe scurt și explicați de ce vă adresați. Păstrați-l scurt și la obiect.

Apoi treceți la rezumatul comunicatului dvs. de presă. Evidențiați punctele cheie și de ce este relevant pentru publicul jurnalistului.

Trezind interes

Această parte este poate cea mai importantă. Vrei să le trezești interesul pentru povestea ta. Dacă este atașat comunicatul dvs. de presă, menționați acest lucru și încurajați-i să-l citească pentru mai multe detalii.

Sau dacă comunicatul de presă se află în corpul e-mailului, asigurați-vă că este marcat clar și ușor de găsit.

Timpul este esențial atunci când trimiteți comunicate de presă. Evitați orele aglomerate, cum ar fi luni dimineața sau vineri după-amiaza. Acestea sunt momente în care e-mailul dvs. este mai probabil să se piardă în amestecare.

Țintește-te la mijlocul săptămânii și la mijlocul dimineții pentru cea mai bună șansă de a fi remarcat.

Păstrați-vă e-mailul profesionist, dar prietenos. Vrei să construiești o relație cu jurnalistul, nu doar să le prezinți. Un e-mail bine elaborat poate deschide ușa pentru comunicări viitoare și poate crește probabilitatea ca comunicatul dvs. de presă să fie preluat.

Transmitere comunicat de presă și urmărire

După ce ați creat comunicatul de presă și ați pregătit e-mailul, următorul pas este trimiterea acestuia și apoi urmărirea.

Trimiterea unui comunicat de presă poate părea simplă, dar este ceva mai mult dacă vrei să fii eficient.

Mai întâi, trebuie să decideți cum veți trimite comunicatul de presă. Îl puteți trimite direct prin e-mail jurnaliştilor și instituţiilor media pe care le-aţi identificat ca fiind relevante.

O altă opțiune este utilizarea unui serviciu de comunicat de presă. Aceste servicii vă pot distribui comunicatul de presă unei rețele largi de contacte media. Acest lucru vă poate crește șansele de a fi observat, deși există un cost implicat.

După trimiterea comunicatului de presă, începe jocul de așteptare. Dar nu stați pe loc și așteptați răspunsuri.

Urmărirea este importantă. Așteptați câteva zile, apoi trimiteți un e-mail politicos pentru a confirma că a primit comunicatul dvs. de presă. Întrebați dacă au nevoie de mai multe informații.

Această urmărire poate face o mare diferență, deoarece arată că ești serios cu privire la știrile tale. De asemenea, ajută la construirea unei relații cu mass-media.

Dar există o linie fină între a fi persistent și a deveni o pacoste.

Vrei să te asiguri că nu exagerezi. Dacă nu primiți un răspuns după o urmărire sau două, este timpul să treceți mai departe. Vor fi și alte oportunități.

Urmărirea impactului comunicatului de presă este o parte importantă a acestui proces. Rețineți care instituții media v-au preluat povestea și câtă atenție a primit.

Acest lucru vă poate ajuta să vă îmbunătățiți abordarea pentru data viitoare. Fiecare comunicat de presă este o oportunitate de învățare. Analizând ce a funcționat și ce nu, vă puteți îmbunătăți șansele de succes în viitor.

Greșeli frecvente de evitat

O mare greșeală este să nu vă personalizați e-mailurile. Trimiterea aceluiași mesaj tuturor poate părea eficient, dar nu este foarte eficient.

Reporterii și editorii primesc zilnic tone de e-mailuri. O notă personalizată o poate face pe a ta să iasă în evidență.

Menționați de ce credeți că povestea dvs. se potrivește ritmului lor sau poveștilor anterioare pe care le-au scris. Arată că ți-ai făcut temele și îți pasă de munca lor.

Timpul este un alt domeniu în care este ușor să greșești. S-ar putea să ai cea mai bună poveste, dar dacă o trimiți atunci când mass-media este plină de alte știri, s-ar putea să fie trecută cu vederea.

A nu urmări este o oportunitate ratată. Sigur, s-ar putea să-ți faci griji că pari o pacoste. Aceasta este o preocupare foarte de înțeles. În același timp, oamenii apreciază adesea un ghiont blând.

În plus, arată că ești angajat și crezi în povestea ta.

Ignorarea puterii unui subiect bun în e-mailul dvs. este o neglijare comună. Subiectul dvs. este primul lucru pe care îl vede un jurnalist, așa că faceți-l interesant și clar. Ar trebui să le ofere un motiv pentru a vă deschide e-mailul.

Și nu uitați de importanța construirii relațiilor. Trimiterea comunicatelor de presă nu înseamnă doar a vă transmite povestea curentă. Este vorba despre crearea de legături continue cu mass-media.

Fii politicos, profesionist și respectuos cu timpul și volumul lor de muncă. Aceste relații pot fi benefice pentru poveștile viitoare.

Chiar dacă este o trecere grea asupra comunicatului de presă actual pe care îl trimiteți, puteți folosi ocazia pentru a le arăta că sunteți un profesionist. Veți spune clar că veți reveni altă dată pentru a le prezenta informații de calitate.

Iată cum să trimiți un comunicat de presă prin e-mail

Navigarea în lumea mass-media poate fi dificilă, dar cu îndrumarea potrivită despre cum să trimiteți un comunicat de presă prin e-mail, prezentarea dvs. poate înflori.

La eReleases ajutăm întreprinderile mici, startup-urile și autorii să obțină trafic pe site și clienți de o calitate mai bună prin acoperire în mass-media.

Scriem și distribuim comunicate de presă jurnaliștilor, publicațiilor comerciale și influențelor cheie din industrie, sporindu-vă vizibilitatea și credibilitatea, aducându-vă în același timp mai multe venituri de la clienții dvs. de vis.

Luați legătura astăzi pentru a afla cum vă putem ajuta!