Cererea de scuze la locul de muncă: când este necesar?

Sunt de multe ori când are sens să-ți ceri scuze. Dar într-un cadru profesional, lucrurile se pot complica puțin. Din cauza normelor la locul de muncă, a așteptărilor și a condiționării sociale, uneori nu este clar când este necesară scuzele și când ar trebui să renunți la o greșeală. Și când vine vorba de muncă, scuzele pot fi deranjante și incomode.

Pentru a vă ajuta să rezolvați această întrebare vitală, iată ce ar trebui să știți despre scuzele la locul de muncă, inclusiv când să vă cereți scuze, situațiile obișnuite în care să cereți scuze nu are sens și ce să spuneți în loc de scuze.

Când să-ți ceri scuze la serviciu

La un nivel de bază, pare simplu: îți ceri scuze dacă faci o greșeală. Dar și amploarea greșelii contează. La urma urmei, nimeni nu vrea să fie persoana care își cere în mod constant scuze pentru micile greșeli, cum ar fi greșeala de tipar într-o prezentare sau întârzierea cu două minute la o întâlnire. Este inutil și poate chiar perturba. Dimpotrivă, nu vrei să fii persoana care refuză să-și ceară scuze pentru nimic.

Iată un cadru rapid pentru a vă ajuta să vă dați seama când să vă cereți scuze și când să faceți altceva:

1 Ai Dacă eroarea în cauză a fost în afara controlului tău, altceva decât o greșeală sau cauzată de altcineva, atunci nu trebuie să-ți ceri scuze. Dacă ați făcut o greșeală, atunci s-ar putea să vă cereți scuze, dar nu întotdeauna. (Treceți la întrebarea a doua.)

2 A afectat greșeala pe altcineva? Dacă, de exemplu, ați prins și ați remediat greșeala înainte ca aceasta să-i afecteze pe alții, nu trebuie să vă cereți scuze. Cu toate acestea, dacă a avut un impact (cum ar fi făcut munca altcuiva mai dificilă sau a rănit sentimentele cuiva), atunci ar trebui să -ți ceri scuze .

Sfaturi pentru a evita excesul de scuze la locul de muncă

Cererea de scuze implicit, chiar și atunci când nu ați greșit cu nimic, poate fi o alegere sigură. La urma urmei, poate scuzele tale vor netezi totul. Dar scuzele excesive se pot reflecta prost asupra ta, făcându-i pe alții să te perceapă ca fiind lipsit de încredere sau ca fiind inconfortabil sau nesigur. Cadrul de mai sus vă poate ajuta să determinați când este, în general, necesar să vă cereți scuze și să reflectați dacă ceva este sau nu vina ta. Dar un alt aspect pe care ar trebui să îl luați în considerare aici este contextul.

De exemplu, dacă ați avut recent o urgență în familie, probabil că nu trebuie să vă cereți scuze pentru că ați luat brusc ziua liberă sau pentru că ați primit un răspuns întârziat prin e-mail . Acestea sunt lucruri absolut rezonabile care se întâmplă în acele circumstanțe, iar oamenii rezonabili nu te-ar ține de etichete stricte la locul de muncă în acele vremuri. Și dacă reacția ta de a-ți cere scuze provine dintr-o nesiguranță sau frică de o reacție negativă din partea altcuiva, recunoașterea acesteia și oprirea acelei reacții te poate ajuta să o combati. În acest fel, vei fi mai puțin probabil să cazi în capcana excesului de scuze în viitor.

Pe de altă parte, s-ar putea să nu realizezi imediat că ai făcut o greșeală sau s-ar putea să fi făcut ceva care afectează negativ pe altcineva fără a intenționa. Deși intenția contează, este întotdeauna important să recunoști consecințele acțiunilor tale. De exemplu, dacă cineva spune cu ușurință ceva jignitor, s-ar putea să nu realizeze că este ofensator în acest moment. Dar persoana care este jignită este totuși rănită în acea interacțiune. Este important să recunoașteți o astfel de greșeală și să o recunoașteți cu scuze.

În cazul în care pare că nu este nevoie de scuze, există și alte modalități de a recunoaște ce se întâmplă.

Iată câteva cazuri frecvente în care nu trebuie să-ți ceri scuze. Nu trebuie să-ți spui scuze dacă ești:

• Cere ajutor sau clarificări
• Împărtășirea părerii dvs. în timpul unei întâlniri
• Delegarea muncii (presupunând că este făcută corespunzător)
• Luarea liberă de la serviciu
• Solicitarea de informații suplimentare
• Aveți probleme tehnologice care vă afectează munca

Ce să spui în loc de „îmi pare rău”

Chiar și atunci când nu trebuie să-ți ceri scuze, cuvântul scuze poate fi reflexiv: îl spui din obișnuință. Dar este important să spui ce vrei să spui de fapt. De fapt, folosirea excesivă a cuvântului îmi pare rău poate suna gol și, în cazuri extreme, poate chiar stimula resentimente. Poate fi de ajutor să aveți pregătite o frază de rezervă care să vă comunice mai bine sentimentele.

De exemplu, dacă un proiect durează mai mult decât ați prezis inițial din cauza unei probleme legate de lanțul de aprovizionare, puteți alege să spuneți „Vă mulțumim pentru răbdare”. (Metoda de mulțumire funcționează și pentru a accepta feedback cu privire la munca ta.) Sau poți merge pe calea aprecierii, spunând ceva de genul: „Apreciez răbdarea ta”. Adesea, demonstrarea înțelegerii este suficientă atunci când vă exprimați regretul pentru un inconvenient . De exemplu, când spui ceva de genul „Înțeleg că această întârziere te-a afectat”, îi arăți celeilalte persoane că nu i-ai trecut cu vederea experiența.

Puteți alege să recunoașteți pur și simplu ceea ce sa întâmplat. De exemplu, cineva care a trimis linkul greșit într-un e-mail, dar l-a prins înainte ca e-mailul să fie citit, ar putea spune: „Se pare că am trimis linkul greșit în e-mailul meu anterior. Iată-l pe cel corect.”

Dacă ceri ajutor cu ceva, este important să fii amabil în privința asta și să recunoști că cealaltă persoană are întotdeauna dreptul să spună nu. De exemplu, ai putea spune ceva de genul: „Ai timp pentru asta?” sau „Mi-ar plăcea să primesc părerea dumneavoastră aici”.

Exemple de alternative „Îmi pare rău”.

1 Situație: Încercați să discutați cu un coleg despre proiectul dumneavoastră comun.

Nu spune: „Îmi pare rău că te deranjez, dar speram să primesc o actualizare rapidă despre finalul tău al proiectului?”

Spuneți: „Este acum un moment bun pentru un check-in rapid despre proiectul nostru?”

2 Situație: oferiți-vă opinia voluntară într-o întâlnire de echipă.

Nu spune: „Îmi pare rău, dar nu sunt de acord cu această abordare”.

Spuneți: „Am o altă părere despre această abordare. Nu sunt sigur că X ar funcționa din cauza lui Y. Dacă facem Z, putem evita această problemă.”

3 Situație: Solicită mai mult context despre un nou proiect la locul de muncă.

Nu spune: „Îmi pare rău, dar ai putea să-l clarifici pe X?”

Spuneți: „Ați putea să-mi dați mai multe informații despre X? Vreau să mă asigur că suntem pe aceeași pagină despre proiect.”

4 Situație: îți iei o vacanță, dar un client tocmai a cerut un termen limită în timp ce vei fi OOO.

Nu spune: „Îmi cer scuze, dar voi fi de fapt în vacanță în acele perioade. Vreo șansă ca termenul limită X să funcționeze pentru tine?”

Spuneți: „Îmi place această idee de proiect, dar voi fi OOO [de la X la Y]. Putem programa acest lucru pentru un termen limită pentru MOA? Mă bucur să discutăm mai multe opțiuni dacă asta nu funcționează pentru tine.”

5 Situație: Primirea feedback-ului negativ.

Nu spune: „Îmi pare atât de rău că X nu ți-a îndeplinit așteptările. Pot face ceva pentru a remedia acest lucru?”

Spuneți: „Mulțumesc pentru feedback. Voi fi sigur că voi avea grijă de X în continuare. Între timp, pot face ceva pentru a lucra la asta?”

Element cheie: Dacă nu trebuie să vă scuzați, unele alternative includ recunoașterea situației, împărtășirea aprecierii sau mulțumirile dvs., a fi amabil când cereți ajutor și a clarifica întrebările atunci când atribuiți o sarcină.