19 cele mai bune abilități de scriere în afaceri de care aveți nevoie pentru a reuși

Vrei să fii un profesionist mai bun în afaceri? Învață aceste 19 cele mai bune abilități de scriere de afaceri pentru a excela!

În lumea afacerilor, profesioniștii sunt în mod constant în comunicare între ei. Ei trimit e-mailuri, propuneri, rapoarte și chiar mesaje directe.

Abilitățile de scriere în afaceri sunt vitale pentru ca un profesionist să-și facă bine treaba, totuși mulți absolvă facultate sau își încep cariera fără aceste abilități importante. Scrierea de afaceri comunică cu colegii de muncă, conducerea organizațională, clienții sau alte părți interesate despre afacere și operațiunile acesteia. Trebuie să instruiască, să informeze, să convingă și să ajute la crearea tranzacțiilor. Mai presus de toate, trebuie să fie clar. Abilitățile solide de scris în afaceri te vor duce departe în cariera ta.

Deși puteți urma un curs de scriere în afaceri pentru a vă ajuta să învățați cum să scrieți pentru un mediu de afaceri, este posibil să nu aveți timp sau bani pentru a investi într-o astfel de formare. Puteți învăța să comunicați bine în afaceri cu câteva sfaturi utile. Aceste strategii vor

1. Scrie cu scop

În lumea afacerilor, a avea un scop clar definit în tot ceea ce faci este esențial, iar scrisul nu face excepție. Scrierea intenționată începe înainte de a începe să scrieți. În primul rând, trebuie să știi de ce scrii și să-ți folosești abilitățile de comunicare în afaceri pentru a arăta clar acest scop în scris. Scrierea intenționată vă ajută să creați o comunicare scrisă care ajunge la obiect în mai puține cuvinte. Timpul este de mare valoare în afaceri, așa că este util să ajungeți rapid la subiect.

2. Evitați cuvintele la modă și jargonul

Fiecare industrie are cuvintele sale la modă și jargonul ei. Dicționarul Merriam-Webster definește un cuvânt la modă ca „un cuvânt sau o expresie cu sunet important, de obicei tehnic, adesea cu puțin înțeles, folosit în principal pentru a impresiona neprofesionații”. Definiția jargonului este „Terminologia tehnică sau caracteristica unei activități sau grup special”. Scriitorii buni pot transmite sens fără aceste cuvinte inutile sau uneori confuze. Exemple de cuvinte la modă pentru afaceri includ:

• Sinergie
• Fructe de jos
• Încercuiește-te înapoi
• In afara cutiei
• Agil
• Pârghie
• muta acul
• Scufundare adâncă
• Lățimea de bandă
• Cloud-base
• Concluzie
• Abordare holistică
• Cultura companiei
• Hacking de creștere

Acronimele pot fi, de asemenea, un tip de jargon sau cuvânt la modă de evitat, cu excepția cazului în care sunt binecunoscute în industria dvs. În schimb, folosiți alegeri de cuvinte mai precise sau lăsați acești termeni în afara scrisului dvs.

3. Eliminați emoția

Scrierea de afaceri nu este o scriere emoționantă. În timp ce unele tipuri de scris de afaceri se concentrează pe persuasiune, veți folosi fapte și încredere pentru a convinge, nu un limbaj foarte emoțional. Asta nu înseamnă că nu îți poți explica entuziasmul sau entuziasmul în scris. Ai grijă doar ca emoțiile și cuvintele emoționale să nu conducă comunicarea și optează pentru o structură simplă a propozițiilor și o comunicare clară, reală.

4. Adverbe limită

Adverbele sunt cuvinte care modifică verbele, precum și alți modificatori. Dacă folosești un verb puternic, nu vei avea nevoie de un adverb pentru a-l modifica. Citiți comunicarea dvs. de afaceri și vedeți unde puteți limita utilizarea adverbelor. De exemplu, puteți spune asta:

• Clientul a strigat la membrul echipei tale.

Adverbul „cu voce tare” nu este necesar pentru a transmite aici sensul potrivit. Strigătul este puternic, astfel încât să poți spune:

• Clientul a strigat la membrul echipei tale.

5. Păstrați-l pe scurt

Atât propozițiile, cât și paragrafele din comunicarea de afaceri ar trebui să fie scurte și directe. Folosiți structuri simple de propoziție și evitați cu orice preț propozițiile întinse. Dacă puteți spune ceva în mai puține cuvinte decât ați ales, revizuiți-l pentru a fi versiunea mai scurtă. Comunicarea lungă și îndelungată nu este potrivită în lumea afacerilor ocupată. Dacă aveți un paragraf lung sau un e-mail pe care trebuie să-l trimiteți, căutați o modalitate de a-l despărți. Bucățile mai mici de text sunt mai ușor de digerat de către cititor decât cele lungi.

6. Organizează-ți gândurile

Când scrieți lucrări academice, de obicei începeți cu o schiță. Conturul vă ajută să vă organizați gândurile într-un model clar, bine gândit. Ar fi de ajutor dacă ați face același lucru cu scrisul de afaceri. Chiar dacă nu creați un contur formal, asigurați-vă că organizați ideile. De obicei, pentru comunicarea de afaceri, veți începe cu cele mai importante informații sau cu scopul comunicării, urmate de faptele sau informațiile suplimentare pe care cititorul trebuie să le cunoască.

Păstrați informații mai puțin importante spre sfârșitul comunicării. Organizarea gândurilor tale înseamnă, de asemenea, utilizarea cuvintelor de tranziție pe măsură ce treci de la o propoziție la alta. Acest lucru creează un sentiment de coeziune și flux în piesa ta. În plus, face sensul mai ușor de absorbit.

7. Creați-vă scrisul în mod concis

Păstrați stilul de scris curat și concis. Folosește abilități puternice de comunicare pentru a spune clar ceea ce vrei să spui, fără cuvinte inutile. Scrierea concisă este importantă în afaceri, deoarece cititorul nu are de obicei mult timp să citească un document, în special un e-mail de afaceri. Prin urmare, trebuie să poată scana documentul de afaceri pentru a obține fără întârziere informațiile de care au nevoie.

8. Cunoaște-ți publicul

Comunicarea eficientă, fie că este vorbită sau scrisă, necesită cunoașterea publicului. Cunoașterea cititorului vă spune dacă cititorul va înțelege sau nu o anumită expresie sau terminologie și vă va ajuta să ajungeți la ele cu sensul dvs. Cunoașterea publicului vă ajută să alegeți tonul și vocabularul pentru a vă transmite mai ușor sensul. De asemenea, vă va permite să expuneți nivelul adecvat de profesionalism pe care publicul îl așteaptă de la dvs.

9. Utilizați un ton profesional

Scrierea eficientă a afacerilor nu va fi foarte personală. Deși poți transmite un ton prietenos, trebuie să menții profesionalismul. Uneori, acest lucru vine cu antrenamentul scris, dar de multe ori vine din experiență. Luați în considerare să citiți articolul cu voce tare după ce ați terminat de scris-o. Transmiți o voce prietenoasă, dar profesionistă sau sună ca și cum ai vorbi cu un prieten bun? Apoi, îmbunătățește-ți scrisul, eliminând contracțiile și terminologia argoului pentru a-l face să sune mai profesional.

10. Povestiți cu voce activă

Vocea activă implică subiectul unei propoziții care execută acțiunea propoziției. Prin urmare, scrierea cu o voce activă creează propoziții mai puternice și mai concise. Opusul vocii active este vocea pasivă și ar trebui să o evitați atunci când este posibil în scris. Iată un exemplu de propoziție dintr-un e-mail de afaceri care utilizează voce pasivă:

• Scrisoarea a fost trimisă tuturor departamentelor.

În această propoziție, scrisoarea nu face acțiunea (trimite). Astfel, este în vocea pasivă. Reformulați-l spunând:

• Tom a trimis scrisoarea tuturor departamentelor.

Aceasta spune același lucru, dar indică cine a trimis scrisoarea. De asemenea, transmite sensul cu mai puține cuvinte și este o propoziție mai puternică. S-ar putea să ai momente în care vocea pasivă este singura ta opțiune, dar evită-o când poți.

11. Fapte de stat, nu opinii

Opinia ta este mai puțin importantă în comunicarea de afaceri decât alte forme de comunicare. Cu toate acestea, probabil că veți avea rezultate mai bune dacă declarați fapte susținute de date în comunicarea dvs. S-ar putea să vă confruntați cu momente în care trebuie să vă exprimați părerea în comunicarea dvs. de afaceri. În aceste cazuri, clarificați că cititorul vă citește perspectiva și opinia, nu un fapt cunoscut. Această dezvăluire va ajuta cititorul să ia decizii informate cu privire la informațiile pe care le prezentați.

12. Eliminați erorile gramaticale

Scrierea bună pentru afaceri trebuie să fie lipsită de greșeli gramaticale fundamentale. Trimiterea comunicării de afaceri cu erori gramaticale face ca dvs. și organizația dvs. să arătați mai puțin profesioniști. Prin urmare, indiferent dacă sunteți implicat în e-mail sau scrierea rapoartelor, corectați cu atenție pentru a reduce numărul de erori. Dacă scrisul nu este cea mai importantă abilitate a ta, poți folosi un verificator gramatical, cum ar fi Grammarly, pentru a te ajuta. Amintiți-vă, totuși, că chiar și cel mai puternic verificator gramatical se bazează pe tehnologie pentru a-și face treaba. Verificați întotdeauna pentru dvs. înainte de a trimite orice articol de afaceri.

13. Arată încredere în scris

Un e-mail sau un buletin informativ eficient pentru o afacere va transmite un sentiment de încredere. Poți învăța să scrii cu încredere schimbându-ți vocabularul și evitând vocea pasivă. Menținerea scrisului direct și puternic va transmite un nivel ridicat de încredere. Încrederea în scrisul tău îl va face și mai eficient. Cititorul va simți mai multă încredere în tine și în capacitatea ta de a-l ajuta cu nevoile lor de afaceri dacă scrisul tău se simte încrezător.

14. Păstrați formatarea simplă

Păstrați formatarea simplă atunci când scrieți o scrisoare de afaceri, o notă sau un raport. Titlurile și subtitlurile pot ajuta cititorul să îndrume prin informații, dar evită formatările complexe, cum ar fi fonturile de lux și utilizarea excesivă a notelor de subsol. Amintiți-vă, doriți să creați o lucrare pe care cititorul o poate scana rapid pentru a obține informațiile necesare. Așadar, folosiți paragrafe scurte, presărați grafice acolo unde este cazul și folosiți fonturi profesionale într-o dimensiune pe care oamenii să le poată citi cu ușurință pentru a evita frustrarea sau confuzia cititorilor.

15. Prezentați adaptabilitatea pentru diferite tipuri de scriere

Scrierea de afaceri include multe tipuri diferite de scris. În calitate de scriitor de afaceri, poate fi necesar să scrieți:

• Note
• E-mailuri
• Rapoarte
• Postări pe rețelele sociale
• Postări pe blog
• Mesaje directe
• Scrisori de afaceri

Aflați cum să vă adaptați stilul de scriere pentru a se potrivi cu aceste diferite platforme de comunicare. De exemplu, un raport poate avea paragrafe mai lungi decât un e-mail de afaceri, iar o postare pe rețelele sociale va permite un limbaj mai personal decât o scrisoare de afaceri.

16. Menține un ton uman

Deși profesionalismul este important, vrei totuși ca scrisul tău să transmită un ton uman. Respectați vocabularul de zi cu zi pe care l-ați folosi atunci când vorbiți cu un client. Păstrați un ton plăcut, optimist în scrisul dvs. O modalitate de a ști dacă ți-ai păstrat nota personală în scris este să o citești cu voce tare când ai terminat de scris o bucată. Dacă sună ca curge bine și nu se simte prea ridicat când îl citești cu voce tare, atunci probabil că este suficient de prietenos.

17. Rămâi consecvent

Una dintre cele mai dificile abilități de scriere de afaceri de îmbrățișat este consecvența. Afacerea ta este un brand care trebuie să aibă o voce consistentă și clară. O mai bună scriere de afaceri implică păstrarea unei voci de consimțământ în tot ceea ce scrieți pentru marca dvs. Adesea, o afacere va crea linii directoare de brand pentru scriitorii săi. A învăța cum să studiezi acest document și să-l aplici în scrisul tău îl va face mai consistent și te va face un scriitor mai bun.

18. Compuneți un îndemn la acțiune

Majoritatea comunicării de afaceri necesită un îndemn, care este o declarație care indică ceea ce doriți să facă cititorul. Dacă scrieți un articol de marketing, CTA ar fi să apelați pentru o probă, demonstrație sau achiziție. Dacă scrieți un e-mail, puteți cere cititorului să trimită un răspuns. Dacă faci o prezentare, CTA-ul tău ar putea pune întrebări publicului. CTA trebuie să clarifice cititorului ce vrei să facă cu informațiile pe care le-ai prezentat. Prin urmare, trebuie să fie concis și direct. Nu ar trebui să lase nicio întrebare în mintea cititorului cu privire la ceea ce trebuie să se întâmple acum că a citit ceea ce ați scris.

19. Finalizați o editare finală

În cele din urmă, pentru toate scrierile de afaceri pe care le completați, efectuați o verificare finală pentru două lucruri: claritate și concizie. Mai întâi, citiți articolul dvs. pentru a vă asigura că este clar. Apoi, citește-l ca și cum nu ai cunoaște subiectul. Transmiți ceea ce trebuie să transmiți? Apoi, citiți articolul pentru a vă asigura că este cât mai succint posibil. Ați inclus toate informațiile esențiale, dar nimic mai mult? Păstrați numai cuvinte și propoziții care sunt importante pentru sensul comunicării. Eliminați cât mai mult posibil fără a modifica sensul piesei și veți fi gata să trimiteți versiunea finală destinatarului vizat.

Când editați pentru gramatică, vă recomandăm, de asemenea, să vă acordați timp pentru a îmbunătăți scorul de lizibilitate al unui articol înainte de a publica sau de a trimite

Dacă mai aveți nevoie de ajutor, ghidul nostru de gramatică și sintaxă explică mai multe.