5 obiceiuri de e-mail pentru a-ți menține căsuța de e-mail (și colegii) fericiți

Este o zi de luni atât de rară și frumoasă când ajungi devreme la birou. Naveta nu a fost la fel de enervantă ca de obicei, cafeaua este încă fierbinte și încă nu este nimeni prin preajmă. Inima ta bate cu putere la această oportunitate delicioasă de a lucra cu adevărat fără distragerile obișnuite.

Deschideți laptopul doar pentru a descoperi douăzeci și șapte de e-mailuri necitite. Umerii tăi se prăbușesc de disperare. Câte dintre acestea contează? Face vreunul dintre ei? Ce se întâmplă dacă cineva o face și îți este dor? Mai bine începe să cerne.

Frustrarea ta crește pe măsură ce îți dai seama că o duzină dintre acestea nu te preocupă deloc – cineva de la un alt departament a decis să te „întrece” în discuția despre un articol pe care l-a transmis acupunctorul lor. Derulând în jos, asta era înainte, să vedem. . . au intervenit alți șase, în stilul de răspuns. Argh. Respiratie adanca.

Găsiunile și perturbările e-mailului sunt multe, dar am observat câteva care sunt în mod deosebit insultate - genul de greșeli pe care nu le-ar face niciodată un model de etichetă a e-mailului, cum ar fi tine. Conduceți-vă colegii prin exemplu: iată numărătoarea noastră inversă a obiceiurilor solide de e-mail de care trebuie să țineți cont.

5 Evitați supraaglomerarea CC

Chet, noul copywriter al companiei dvs., redactează câteva cuvinte pentru a le folosi Pauline din departamentul de design. Adjunctul lui Pauline, Brandon, o va înlocui joi, așa că Chet îl copiază și el. Trebuie să fie minuțios.

De asemenea, Chet nu este sigur că rezumă cu exactitate explicația lui Gwyn cu privire la următoarea lor lansare, așa că de ce să nu o copiezi și pe ea, pentru clarificări? Gwyn a spus ceva despre formularea care necesită o revizuire juridică, așa că, motivează Chet, ar fi mai bine să-i arunce pe acești oameni. Și Mia, managerul de proiect, urăște să nu știe ce se întâmplă, așa că, ei bine, vezi unde se îndreaptă asta. Îndepărtează-te de butonul de trimitere, Chet.

O sarcină relativ mică se poate transforma rapid într-un coșmar al întregului personal, dacă nu ești judicios. Și chiar dacă ai intenții bune și ai motive întemeiate, altfel oamenii decente fac uneori lucruri indecente cu butonul de răspuns la toate. Ești dispus să riști?

Dacă este vital să trimiteți un e-mail multor persoane deodată, luați în considerare să le puneți adresele în câmpul BCC, astfel încât cei care răspund să nu înfunde alte zeci de căsuțe de e-mail.

O altă soluție pentru Chet ar putea fi să împărțiți această sarcină în bucăți mai mici: actualizați designerii într-un e-mail, verificați-vă cu Gwyn într-un altul, treceți la corelul legal și întrebați când pot vorbi și informați-o pe Mia la întâlnirea de planificare din această după-amiază. Apropo de care . . .

4 Aflați când și când să nu trimiteți e-mailuri

E-mailul este un instrument bun, dar este adesea un substitut slab pentru conversația în timp real, în special cea în care aveți nevoie de spațiu pentru a pune sau a răspunde la întrebări ulterioare și pentru a clarifica pe măsură ce mergeți. Cateva exemple:

• Vă consultați cu HR despre noul dvs. plan de asigurare? O explicație exhaustivă prin e-mail sună ca o corvoadă de citit, darămite de scris. Luați un bloc de note și discutați.
• Interogați un expert cu privire la o problemă tehnică complexă? Unele conversații dus-întors vă pot ajuta să aflați detaliile mai repede decât prin e-mail.
• Discutați detalii sensibile cu departamentul de salarizare sau cu avocatul companiei? Dosarul dvs. Trimis ar putea să nu fie cel mai bun depozit pentru astfel de secrete gustoase.

Partea inversă a acestui act de echilibru este să știi când ar trebui să trimiți un e-mail. Uneori problema pur și simplu nu merită o conversație completă. Momente ca acestea sunt când e-mailul strălucește.

Dacă problema este urgentă - ca în, astăzi, acum urgentă - ar fi mai bine să trimiteți un mesaj, decât să așteptați ca destinatarii să-și verifice căsuța de e-mail.

3 Nu uitați subiectul

Nu toată lumea își golește căsuța de e-mail zilnic, sau poate vreodată.

Un reporter care primește o sută de e-mailuri în fiecare zi, unele cruciale, iar altele nebunești, ar putea să trieze pe care par să merite să le deschidă. Astfel de judecăți rapide se bazează pe subiect. Presupunând că nu vrei ca corespondențele tale cu oamenii ocupați să fie ignorate pentru totdeauna, trebuie să explici clar de ce scrii și că contează.

De asemenea, ține-l pe scurt. Nu este nevoie ca subiectul dvs. să semene cu o micro-poemă a conținutului e-mailului.

Sfat profesionist: Unii e-mailuri veterani, feroși de a declanșa o notă pe jumătate scrisă, nu pune o adresă de e-mail validă în linia Către până când nu sunt gata să trimită Trimite. În schimb, ei lipesc temporar adresa destinatarului în linia de subiect, unde va fi ușor de găsit și de mutat odată ce va veni momentul. Acest ultim pas poate fi un memento util pentru a completa acel subiect.

2 Nici un răspuns „+1” și nici un redirecționar excesiv

Respectarea căsuțelor de e-mail ale oamenilor înseamnă a prelua ceea ce spune dosarul trimis despre tine.

Un coleg care scrie un e-mail atent și lucid care îți luminează ziua merită mai bine decât un emoji cu degetul mare înapoi. Acest tip de răspuns „+1” este asemănător cu a spune „fasole tare” și a schimba subiectul atunci când un prieten îți oferă o plimbare la aeroport. Nu vrei să arăți puțin mai mult în ceea ce privește aprecierea, sau măcar recunoașterea?

În mod similar, un fir încurcat de sarcini de făcut, urmăriri și poate-cineva-în-finanțare-poate-răspunde-căreia incertitudini este rareori îmbunătățit prin împărtășirea acestuia cu încă mai mulți oameni. Când devii parte a trupei de jonglare cu mesaje redirecționate, deplasând constant mesajele în direcții aleatorii, fără a ține cont de ceea ce înseamnă sau pentru cine, nu înseamnă că nimic din ceea ce scrii sau împărtășești nu contează cu adevărat. Poți face mai bine.

1 Nu trageți o ambuscadă pe oameni, punându-le dezinvol pe șeful lor

Să presupunem că ați trimis e-mailuri înainte și înapoi cu cineva, spunându-i ceva ce nu vrea să audă. Ai reușit să păstrezi lucrurile relativ politicoase până acum: „Nu, îmi pare rău, intervalul de timp nu este realist”, spui. „Da, vă înțeleg îngrijorarea, dar echipa juridică spune că nu putem schimba această formulare.”

Apoi vine bombă în următorul lor răspuns: ei îți pun în CC managerul. Aparent, această persoană este nemulțumită de răspunsurile dvs. și a decis că este necesară o escaladare. Uf.

Există o mulțime de momente în care are sens să adaugi șeful cuiva într-un fir, dar acesta nu este unul dintre ele. Acest tip de atac furtiv îi lasă pe oameni să se simtă arși; următoarea ta interacțiune cu ei probabil nu va fi cordială. Cu alte cuvinte, nu este un aspect bun. Și riscă să ardă poduri data viitoare când trebuie să lucrați împreună.

Din fericire, acesta este ușor de evitat; tot ce trebuie să faci este să nu orbii oamenii încercând să-și folosească șeful ca pe o strânsă.

Vă mulțumim că ați citit până aici și vă rugăm să vă abțineți de la a apăsa răspunsul la toate în răspunsul dvs.