Ce să faci și ce nu trebuie să faci etichetei de e-mail în afaceri

Puține lucruri vă pot păta marca profesională ca un e-mail prost scris și greșit. Un singur clic pe butonul „trimite” poate fi diferența dintre un schimb de afaceri de succes și o potențială problemă de resurse umane sau conflict între colegi. Și în timp ce americanii trimit sute de mii de e-mailuri pe zi, acest lucru nu ar trebui să fie considerat de la sine înțeles.

Indiferent dacă sunteți un profesionist senior sau un începător la birou, iată 13 lucruri pe care trebuie să le rețineți de eticheta e-mailului de afaceri.

Fiți atenți la linia de subiect

Scrieți un subiect clar, concis, care să reflecte corpul e-mailului. Evitați liniile de subiect cu cuvinte generale, cum ar fi „Bună”, „Touching Base” sau „FYI” și nu lăsați subiectul necompletat.

Folosiți un salut adecvat

„Bună” și „Hei” comunică o lipsă de profesionalism și maturitate. Începeți-vă e-mailul cu expresii precum „Bună dimineața”, „Bună ziua”, „Bună seara” sau „Bună ziua”. „Bună ziua” sau „Salutări” sunt alte expresii folosite frecvent în arena internațională.

Folosiți o introducere

În culturi precum SUA, cea mai bună practică este ca expeditorul să se prezinte după nume și prenume cu câteva informații de fundal în primele rânduri. De exemplu, „Stimată doamnă Mandell: Numele meu este Sharon Schweitzer, fondatoarea Access to Culture. Am fost trimis la tine de . . .” sau „Numele meu este Sharon Schweitzer și sunt expert în afaceri internaționale și vă scriu despre . . .” Acest lucru este deosebit de important atunci când vă prezentați noi contacte, potențiali clienți, clienți și angajatori care doresc să știe cum le-ați primit informațiile de contact.

Cunoașteți cultura

Când trimiteți e-mailuri către oameni din culturi indirecte, este un protocol adecvat și o bună practică să cercetați obiceiurile țării. De exemplu, în Japonia, este politicos, adecvat și obișnuit să întrebați despre vreme în prima propoziție a unui e-mail de afaceri. În contrast, ar fi nepotrivit să trimiteți un e-mail prin care vă prezentați unui potențial contact japonez. În culturile indirecte, introducerile se fac doar de către terți respectați reciproc datorită obiceiului; e-mailurile reci sunt ignorate, șterse, blocate și/sau marcate ca nedorite.

Nu includeți umorul și sarcasmul

E-mailurile pot fi ușor interpretate greșit prin text fără context. Umorul este specific culturii. Evitați atât umorul, cât și sarcasmul în e-mailuri, deoarece destinatarul poate fi confuz sau, mai rău, jignit.

Verificați de două ori atașamentele

Când atașați un fișier, fiți amabil să vă luați câteva secunde suplimentare pentru a-l lipi și în corpul e-mailului. Acest lucru arată considerație față de destinatar, economisindu-i timp și riscuri în deschiderea atașamentelor. Acest lucru consumă mai mult timp pentru tine? Da. Merită? Da.

Nu apăsați „Răspunde tuturor”

Evitați să folosiți „Răspunde tuturor” decât dacă toată lumea trebuie să știe. Când C-Suite (CEO/COO) sau asistentul administrativ trimite un e-mail către 10 membri ai personalului care solicită voluntari pentru un proiect de serviciu comunitar, răspundeți administratorului, nu tuturor celor 10 membri. De ce să-i faci pe alții zece să-ți șteargă e-mailul? Răspuns tuturor este o funcție pentru deliberări în curs despre un anumit subiect.

Răspundeți prompt

Răspunsul în termen de 24 de ore este o curtoazie obișnuită. Lăsați pe cineva să stea mai mult timp și nu sunteți doar perceput ca nepoliticos, ci ar putea costa afaceri pe termen lung. Dacă ați lăsat pe cineva să aștepte neintenționat mai mult de 24 de ore sau au apărut circumstanțe atenuante, explicați politicos situația și exprimați-vă scuzele.

Nu folosiți emoji

Acele pictograme care fac cu ochiul și zâmbesc sunt pentru mesaje text. Sunt nepotriviți și neprofesioniști într-un e-mail de afaceri. Emoticoanele pot redirecționa e-mailurile către un filtru de spam sau o cutie poștală nedorită și poate părea imatur și neprofesional.

Protejați confidențialitatea

E-mailul este public. Chiar dacă un e-mail este șters, serviciile online și programele software pot accesa mesajele de pe hard disk. Înainte de a face clic pe „trimite”, luați în considerare ce se poate întâmpla dacă un coleg de afaceri, concurent, un angajator, FBI sau orice destinatar neintenționat vă citește e-mailul. Gândiți-vă la asta astfel: Cum ar arăta e-mailul meu dacă ar fi postat pe Facebook?

Nu fi negativ

Este nepotrivit să trimiteți prin e-mail comentarii negative. Un e-mail cu toate literele majuscule conotă furie într-un e-mail. Aceste mesaje antagoniste provoacă stânjenire mult după ce e-mailul a fost trimis și primit. Dacă trebuie să transmiteți vești proaste prin e-mail, folosiți cuvinte obiective și spuneți faptele. Comunicarea față în față este cea mai bună atunci când transmiteți vești proaste.

Faceți corecturi

Verificați și verificați din nou erorile de ortografie și gramaticale. Aceste erori te fac să pari neprofesionist și vor reduce probabilitatea ca e-mailul să fie luat în serios. Software-ul de e-mail vine cu multe instrumente profesionale, cum ar fi verificarea ortografică - utilizați-le.

Nu uita conversația mai aproape

Anunțând destinatarului că nu este necesar un răspuns, ciclul de e-mail nu continuă pe perpetuitate. Încheiați cu „Nu este necesar niciun răspuns”, „Vă mulțumesc din nou”, „Ne vedem la ședința consiliului de marți” sau „Vă rog să-mi spuneți dacă vă pot fi de ajutor.” Încheiați-vă e-mailul cu o închidere precum „Cele mai bune”, „Cu stima”, „Cu stimă”, „Vă mulțumesc” sau altă expresie adecvată.