Cum să scrieți un e-mail de anchetă de afaceri cu exemple

Ați găsit vreodată dificil să scrieți o anchetă de afaceri? Nu esti singur. Poate fi plictisitor, dar scrierea de e-mailuri politice și profesionale pentru întrebări de afaceri este o abilitate esențială în viața profesională modernă.

O întrebare de afaceri bine scrisă, clară și concisă, vă va comunica în mod eficient solicitarea. Ar trebui să asigure un răspuns rapid, cu toate informațiile de care aveți nevoie pentru a vă îndeplini treaba.

Pentru a vă ajuta, am defalcat procesul, descriind părțile fundamentale ale creării unui e-mail eficient pentru întrebările de afaceri. Am oferit un set de linii directoare și cele mai bune practici care vor ajuta pe oricine să creeze interogarea perfectă. Vă vom prezenta, de asemenea, formatul de e-mail pentru solicitări de afaceri, vă vom oferi mostre și vă vom arăta cum să le trimiteți cu încredere – și mai rapid – datorită șablonului nostru de e-mailuri pentru întrebări de afaceri.

Până când ai citit această postare pe blog, ai dobândit cunoștințele și abilitățile care îți oferă cea mai bună șansă de a obține informațiile pe care le dorești, atunci când îți dorești și de a începe fiecare nouă relație cu piciorul bun. ‍

Ce este o anchetă de afaceri?

Să începem prin a defini ce este o anchetă de afaceri.

O anchetă este o solicitare de informații.

O anchetă de afaceri este o solicitare formală de informații din partea unei organizații.

Unele dintre motivele pentru care ați putea dori să trimiteți un e-mail de întrebare de afaceri includ:

• Solicitarea unui catalog, prețuri sau informații despre un produs
• Solicitarea detaliilor unui serviciu
• Doresc o mostră de produs
• Cererea de disponibilitate a spațiului, de exemplu, la un hotel sau o expoziție.

Acestea sunt doar câteva motive, dar există o gamă aproape nelimitată de situații când este necesară solicitarea de informații de la o altă companie.

Într-un sens, ancheta de afaceri poate fi definită ca primul pas al formării unei relații cu o afacere. La urma urmei, îl scrieți pentru a afla mai multe despre serviciul, produsul sau compania pe care vă gândiți să o utilizați, să cumpărați sau cu care colaborați. Caracteristica principală este că această comunicare urmărește să solicite informații mai detaliate de la companie.

OK, deci trebuie să faci o anchetă de afaceri. Sigur, poți să trimiți mesaj cuiva și să spui: „Îmi poți trimite XXX” sau „Vreau AAA”. Cu toate acestea, acest lucru ar putea afecta reputația dvs. și orice companie pe care o reprezentați.

Când scriem online, mulți dintre noi au tendința de a scrie conversațional, au descoperit cercetătorii. Deși o astfel de abordare poate fi potrivită atunci când scrieți unui prieten, a fi informal poate fi perceput ca nepoliticos, nepoliticos și chiar neprofesionist în comunicarea de afaceri.

Există și diferențe vizibile, în special atunci când comunicați cu întreprinderi din țări sau culturi diferite. De exemplu, americanii sunt mai predispuși să ofere complimente. În schimb, cercetătorii au descoperit că coreenii ajung direct la subiect atunci când compară obiceiurile de e-mail ale celor două națiuni. Respectând o structură stabilită, eviți potențialul de confuzie interculturală.

Principiul de bază al e-mailului este de a comunica cu „claritate și empatie”, spune Erica Dhawan, expert în comunicare și colaborator la Harvard Business Review. Sfatul ei este că ar trebui să încetinești și să te concentrezi atât pe ceea ce spui, cât și pe felul în care îl spui, sau ai putea afecta percepția pe care o poate avea o afacere despre tine.

Suntem total de acord. De aceea am creat ghidul nostru complet pe această temă. Restul acestei postări pe blog vă va ajuta să evitați problemele și capcanele obișnuite atunci când creați un e-mail de întrebare de afaceri.

Cum să scrieți un e-mail de întrebare de afaceri – Ghidul complet

E timpul să începi să scrii. Fiecare întrebare de afaceri ar trebui să urmeze un format standard care îi dictează structura și un set de linii directoare care îi modelează conținutul. Următoarele trei părți vă vor ajuta să navigați în aceste nuanțe în orice situație.

Cui se adresează e-mailul pentru întrebarea dvs. de afaceri?

Înainte de a pune pixul pe hârtie și de a vă ghida prin cum să scrieți un e-mail în care să cereți informații, să începem prin a identifica cine îl va primi.

Întrebarea cheie este: scrii la un cont de e-mail personal sau la unul corporativ?

Multe organizații au o adresă de e-mail generică pentru întrebări (cum ar fi hello@ sau info@). Când scrieți la astfel de adrese de e-mail, ar trebui să fiți formal și direct. În esență, vă adresați unei organizații.

Un e-mail personal vă permite să interacționați direct cu o persoană, adresându-i-i numele. Folosirea prenumelui cuiva poate crea o conexiune instantanee, dar poate fi inacceptabil din punct de vedere cultural în lumea afacerilor.

Sfatul nostru este să fii precaut. Este mai bine să fii formal decât informal. În acest fel, eviți riscul de a supăra sau a jigni pe cineva.

Mai aveți nevoie de câteva sfaturi privind eticheta prin e-mail? Apoi, ghidul nostru pentru regulile și eticheta de e-mail.

Formatul standard de e-mail pentru întrebări de afaceri

O anchetă profesională de afaceri urmează un format tradițional care explică clar ceea ce doriți. Există cinci aspecte cheie ale acestuia:

1. Subiect de e-mail pentru întrebări
2. Salut
3. Corp
4. Închidere
5. Închidere/semnare

Să ne uităm în detaliu la diferitele părți ale formatului perfect de e-mail pentru întrebări de afaceri.

1. Subiect de e-mail pentru întrebare

Când scrieți un e-mail pentru întrebări de afaceri, păstrați subiectul e-mailului scurt, dulce și direct la obiect. Cel mai bun subiect de e-mail pentru o copie de anchetă este scurt, politicos și profesionist.

Vom detalia câteva exemple de e-mailuri de întrebări de afaceri mai târziu, dar ne concentrăm pe a le păstra în cât mai puține cuvinte posibil.

2. Salutare

Cheia aici este să urmați formalitatea. Cu excepția cazului în care sunteți în termeni de prenume cu persoana respectivă, evitați „Bună”, „Hei” sau „Bună ziua” și rămâneți la saluturile formale încercate și testate, cum ar fi „Dragă”.

Folosirea termenilor profesionali poate îmbunătăți modul în care sunteți percepuți dumneavoastră și organizația pe care o reprezentați. Descriem de ce este cazul și explicăm cum să începeți un e-mail profesional în funcția noastră.

3. Corp

Corpul este carnea mesajului tău unde faci cererea. Principiul de bază atunci când creați un e-mail pentru întrebări de afaceri este să ajungeți direct la obiect.

Motivul este că ne înecăm cu toții sub greutatea comunicării digitale și mulți dintre noi nu citim întregul e-mail, spune Matt Plummer. În schimb, îl scanăm pentru informațiile esențiale.

Menținerea concisă, dulce și directă la obiect este esențială pentru a obține un răspuns. De asemenea, reduce riscul de neînțelegere.

Să presupunem că solicitați mai multe informații simultan în e-mailul de solicitare, cum ar fi solicitarea de detalii pentru o serie de produse. În acest caz, puteți utiliza punctele marcatoare pentru a vă face cererile mai clare, menținând în același timp un număr scăzut de cuvinte.

4. Închidere

Odată ce ați făcut cererea, furnizați o scurtă declarație de închidere la adresa de e-mail de solicitare a companiei. Este util aici să descrieți cum veți folosi informațiile și pașii următori. De exemplu, dacă solicitați un catalog, puteți explica că doriți să plasați o comandă în curând.

În încheiere, gestionați așteptările. Dacă aveți nevoie de informații până la o anumită dată, spuneți acest lucru. De asemenea, clarificați canalele de comunicare adecvate. Dacă ești îngrijorat de apelurile la rece, spune-le oamenilor care este cel mai potrivit canal să te contacteze.

5. Semnătura/Semnătura

Nu uitați să adăugați o semnare adecvată (cu sinceritate, cu sinceritate sau similar) și o semnătură care să conțină toate detaliile dvs., inclusiv numele, titlul postului și detaliile de contact.

Dacă cereți cuiva să vă trimită ceva prin poștă, asigurați-vă că adresa dvs. este corectă.

Doriți să aflați mai multe despre cum să trimiteți un e-mail de întrebare? Citiți ghidul nostru despre cum să încheiați un e-mail profesional.

Cele mai bune practici pentru redactarea unei anchete de afaceri

Inspirându-ne de la Harvard Business Review, am elaborat cinci cele mai bune practici pentru scrierea unui e-mail de întrebare în scopuri comerciale. Urmați acestea și fiecare solicitare de informații va fi comunicată clar și eficient.

1. Personalizați mesajul
2. Explica cine esti
3. Fii clar ce vrei, când și de ce
4. Păstrați-l scurt și dulce
5. Verificați (apoi verificați din nou)

Să parcurgem aceste linii directoare mai detaliat.

1. Personalizați mesajul

Oamenii de afaceri sunt sub presiune și, prin urmare, cu cât poți ajunge mai repede la obiect și poți fi mai specific, cu atât vei primi un răspuns.

După cum am explicat mai sus, întrebările de afaceri sunt o comunicare formală, așa că fiți politicos și profesioniști mai degrabă decât încercați să fiți prietenos.

Utilizarea unui șablon de tip cookie-cutter preluat de pe un site web poate să nu comunice sau să transmită corect mesajul dorit.

Instrumentele avansate de asistență pentru scriere, cum ar fi Flowrite, vă pot ajuta să vă găsiți vocea autentică. Vă permite să creați întrebări de afaceri personalizate, care sunt politicoase, profesioniste și mai susceptibile de a genera un răspuns rapid.

2. Explicați cine sunteți

Când scrieți un e-mail de întrebare de afaceri sau solicitați informații, cine sunteți contează. Nu sari imediat la cererea ta. În schimb, spune-i cititorului cine ești.

Acest lucru oferă cititorului o înțelegere a persoanei cu care comunică și de ce ar trebui să te ia în serios.

3. Fii clar ce vrei, când și de ce

Expeditorii de e-mailuri supraestimează cât de repede expeditorii așteaptă răspunsuri, au descoperit cercetătorii. E-mailurile de întrebări de afaceri trimise în afara orelor de lucru pot fi mai urgente, creând presiune pentru a răspunde care poate provoca stres.

Principala concluzie este: atunci când trimiteți un e-mail de întrebare de afaceri, fiți clar despre informațiile pe care le solicitați, când aveți nevoie de ele și, mai ales, de ce.

Potrivit lui Avery Blank din Forbes, a fi clar ce aveți nevoie și de ce reduce confuzia și face mult mai probabil să primiți un răspuns. Bonusul este că veți economisi timpul, efortul și potențiala jenă de a fi nevoit să trimiteți o cerere de continuare.

De asemenea, claritatea vă poate împiedica să primiți sute de e-mailuri sau apeluri reci. Dacă doriți un răspuns prin e-mail, spuneți așa. Dacă așteptați un apel telefonic, cereți unul.

Nu lăsați persoana să ghicească.

4. Păstrați-l scurt și dulce

Profesioniștii din afaceri sunt ocupați, așa că păstrați cererea concisă.

Cât de lung ar trebui să fie mesajul tău?

Experții de la Hubspot recomandă ca e-mailul tău să aibă o lungime între 50-125 de cuvinte. Deși este posibil să nu fie posibil să vă limitați mesajul la 125, în mod ideal, acesta ar trebui să fie sub 200 de cuvinte.

5. Verificați-l (apoi verificați din nou)

Precizia este esențială atunci când scrieți un e-mail de afaceri, așa că asigurați-vă că revizuiți și perfecționați mesajele înainte de a le trimite. Dacă trimiteți mai multe e-mailuri simultan, verificați din nou informațiile esențiale, cum ar fi numele destinatarului și organizația acestuia.

Dacă comunici într-o limbă care nu este prima ta, atunci fii deosebit de atent. Verificatorii ortografici online gratuit pot avea probleme cu contextul sau nu înțeleg anumiți termeni tehnici sau profesionali, așa că nu aveți întotdeauna încredere în recomandările lor fără a verifica.

Pentru a evita problemele, încercați un instrument de scriere AI, cum ar fi Flowrite, care înțelege cui vă adresați și intenția mesajului dvs.

Când ar trebui să urmăresc o anchetă de afaceri?

Dacă ați urmat sfaturile și îndrumările noastre de mai sus, probabil veți primi un răspuns. Cu toate acestea, dacă încă așteptați, atunci este OK să trimiteți un e-mail de memento.

Am explicat cum să creați e-mailuri de memento aici, dar întrebarea rămâne: când să trimiteți un e-mail de memento pentru o întrebare de afaceri?

Dacă solicitarea dvs. nu este urgentă, acordați persoanei cel puțin câteva zile pentru a vă răspunde. În cazuri urgente, puteți e-mail sau chiar suna mai devreme.

În toate cazurile, merită să fii politicos atunci când te gândești la cum să scrii un e-mail de continuare. Este posibil să existe un motiv real pentru care cineva poate să nu fi răspuns la mesajul tău.

Exemple de e-mail pentru întrebări de afaceri

Așadar, am subliniat principiile de bază ale creării e-mailului perfect pentru întrebări de afaceri. Totuși, este întotdeauna util să le vezi în practică.

Pentru a explica unele dintre punctele fundamentale, am creat mai jos câteva exemple de e-mailuri de întrebări de afaceri.

Acuratețea și autenticitatea sunt esențiale atunci când se creează o întrebare prin e-mail. Vrei ca oamenii să înțeleagă că ești serios și nu vei obține asta folosind un șablon în care completezi spațiile libere. În loc să copiați și să lipiți, folosiți-le ca inspirație pentru a vă crea e-mailul.

Mai bine, folosirea Flowrite este cea mai simplă – și cea mai rapidă – modalitate de a scrie e-mailuri de întrebări de afaceri. Cu ajutorul celor mai recente evoluții în inteligența artificială, instrumentul nostru poate genera e-mailuri autentice și personalizate care vă vor asigura că obțineți informațiile de care aveți nevoie.

E-mail către o organizație

Dacă trimiteți o adresă de e-mail generică, păstrați lucrurile formale. În acest exemplu de e-mail pentru întrebări despre afaceri, solicităm să ni se trimită un catalog. Este rapid și ușor, explică ce vrei, când vrei și de ce.

E-mail către o persoană

Formatul acestui exemplu de e-mail de solicitare de afaceri este în esență același cu primul, dar este personalizat pentru destinatar. Când creați o conexiune personală, creșteți șansele unui răspuns. Din nou, veți vedea cum gestionăm așteptările la sfârșitul e-mailului într-un mod politicos, dar ferm.

Solicită informații detaliate

În acest exemplu, dorim mai multe informații care să ne permită să luăm o decizie de cumpărare. Deci, în loc de un mesaj lung și întins, punctele de marcare clarifică de ce avem nevoie, când și de ce.

Scrierea cu șablonul de e-mail pentru întrebări de afaceri Flowrite

Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă punctele scurte în e-mailuri și mesaje cu drepturi depline. Doar notați câteva propoziții ca instrucțiuni, selectați șablonul potrivit și urmăriți cum se scrie e-mailul.

Când vorbim despre șabloane de e-mail, nu ne referim la nimic prescris pe care trebuie să-l copiați și să lipiți. În schimb, șabloanele noastre ghidează AI să scrie tipul corect de e-mail pentru scopul tău de la zero. Iată un exemplu al șablonului nostru de anchetă de afaceri în acțiune.

După cum vedeți, e-mailul pe care Flowrite îl generează pentru dvs. este personalizat și conștient de context. În plus, nu trebuie să vă obsedați asupra modului în care destinatarul ar putea percepe alegerile de cuvinte sau expresii, deoarece puteți selecta tonul e-mailului generat. Greșeli de ortografie și gramatică? Este fluent și în engleză. Sindromul ecranului gol? Selectați șablonul fără a scrie niciun punct, iar Flowrite va genera un exemplu de e-mail pentru dvs.

Ce ar trebui să iau din asta?

Acum ar trebui să înțelegeți ce este o solicitare de afaceri (și ce nu este), formatul corect de e-mail de solicitare de afaceri și câteva bune practici pentru crearea corespondenței corporative. Acum ar trebui să fiți clar cum să scrieți un e-mail de întrebare de afaceri.

Exemplele pe care le-am oferit demonstrează cum puteți crea întrebări de afaceri directe și detaliate, care vă oferă încrederea de a crea propriile întrebări.

Sfatul nostru final este să vă abțineți de la copierea și lipirea și să introduceți o oarecare personalitate comunicărilor dvs. profesionale.