Cum să formatați o scrisoare de afaceri în 7 pași

Scrierea unei scrisori oficiale de afaceri poate fi o sarcină intimidantă, nu trebuie să fie dificilă. Există reguli stabilite pentru aspect și ton pe care le puteți urma cu ușurință pentru a crea o corespondență șlefuită.

În timp ce majoritatea scrisorilor de afaceri sunt trimise ca documente digitale în zilele noastre, le veți găsi în continuare tipărite în mod demodat. Scrisorile de afaceri pot fi folosite pentru a informa părțile interesate, pentru a furniza o scrisoare de referință, pentru a confirma angajarea sau pentru a împărtăși o ofertă de muncă, printre alte corespondențe de afaceri importante.

În acest ghid, vom discuta despre modul de formatare a unei scrisori în scopuri comerciale folosind formularul de blocare. (Alte opțiuni pentru formatare includ blocul modificat, semibloc și formele indentate.)

Sa trecem la treaba.

Formatarea unei scrisori de afaceri

O scrisoare de afaceri este un document scris oficial care servește un scop oficial. De obicei, este trimis de la o companie la alta sau către clienți, părți interesate sau angajați. Literele formatate corect afișează structura, uniformitatea și organizarea.

Iată la ce trebuie să acordați atenție atunci când formatați scrisoarea de afaceri.

• marginile
• spaţiere
• marimea fontului
• abordare
• antet
• justificare

Cum se formatează o scrisoare de afaceri

Formatarea unei scrisori de afaceri nu trebuie să fie descurajantă. Există un proces simplu în șase pași care a apărut în secolul al XII-lea. Asta a fost acum nouă secole! Urmați această metodă încercată și adevărată pentru a structura eficient și eficient corespondența formală.

1 Setări document

Înainte de a începe să scrieți scrisoarea dvs. de afaceri, setați fontul la Times New Roman sau Arial, dimensiunea fontului 12. Aliniați textul la stânga și asigurați-vă că scrisul este la un singur spațiu, cu o linie goală între paragrafe. Ar trebui să existe o marjă de doi inci în partea de sus și de jos a documentului și o marjă de un inch pe ambele părți.

2 Informații de contact și data

În partea de sus a scrisorii, adăugați antetul, care include numele și datele de contact ale unei persoane sau companiei. Antetul este adesea centrat sau aliniat la stânga în partea de sus a documentului, cu numele și un logo al companiei (dacă este relevant) pe linia de sus și alte informații pertinente, cum ar fi locația și detaliile de contact pe rândurile de mai jos, deși aceste informații sunt opțional.

Sub antetul, adăugați informațiile de contact atât pentru dvs., cât și pentru destinatar. Mai jos sunt informațiile pe care ar trebui să le enumerați în partea de sus a scrisorii dvs., în ordinea în care ar trebui să apară.

• Numele dumneavoastră
• titlul postului tău
• compania dvs
• adresa afacerii dvs
• numărul de telefon al companiei dvs
• adresa de e-mail a companiei dvs

Sari peste un rând la sfârșitul informațiilor și introduceți data la care scrieți scrisoarea. Apoi sări peste alt rând înainte de a adăuga informațiile destinatarului.

• numele destinatarului dvs
• titlul destinatarului dvs
• compania destinatarului dvs
• adresa companiei destinatarului dvs

Încă o dată, sări peste un rând și, cu caractere aldine, adaugă subiectul scrisorii tale.

3 Salutare

O scrisoare de afaceri ar trebui să fie un document oficial. Salutul ar trebui să se potrivească cu natura profesională a scrisorii.

Iată câteva salutări pe care le-ați putea folosi pentru o scrisoare de afaceri.

• Pentru cei interesaţi
• Stimate domnule/doamna/Mx. / Dr. [Nume]
• Stimate [Prenumele] (dacă aveți o relație informală cu destinatarul)

4 Corp

Acum este timpul să scriem. Folosind linii cu un singur spațiu cu un spațiu suplimentar între fiecare paragraf, redactați corpul scrisorii dvs. de afaceri. Corpul majorității scrisorilor de afaceri se desfășoară în trei părți. Încercați să păstrați scrisoarea pe o singură pagină, ceea ce este de preferat.

• Introducere: Prezentați scopul scrisorii dvs.Explicați de ce îl scrieți, ce sperați să realizați și o prezentare rapidă a informațiilor importante pe care le veți acoperi.
• Textul principal: furnizați detalii despre informațiile importante pe care le-ați subliniat în paragraful introductiv. Acesta poate fi de la unul la cinci paragrafe.
• Concluzie: rezumați tot ce ați discutat. Includeți, dacă este relevant, un îndemn la acțiune sau pașii următori.

5 Închidere și semnătură

Poate fi ciudat să închei o scrisoare. Totuși, o închidere clișeică suprautilizată poate fi de fapt potrivită perfectă pentru o scrisoare profesională. Indiferent dacă alegeți o închidere formală sau informală, păstrați-l profesional. Acestea sunt câteva posibilități.

• Cu sinceritate
• Cu respect
• Cordial
• Cel mai bun
• Mulțumesc
• Salutari

Sub închidere, lăsați patru până la șase rânduri necompletate, astfel încât să puteți semna documentul fie după ce l-ați imprimat, fie printr-o aplicație de semnare electronică. După cele patru rânduri, introduceți numele complet și titlul pe linia de sub numele dvs.

6 carcase (opțional)

Dacă aveți documente pe care doriți să le includeți împreună cu scrisoarea dvs., cum ar fi un formular sau un CV, le puteți nota scriind „Anexă(e):” urmată de o listă cu celelalte documente, la câteva rânduri sub închiderea dvs.

7 Revizuire

Înainte de a trimite scrisoarea, fă-ți timp să o corectezi. O scrisoare profesională nu este doar formatată corect, ci și gramatica, punctuația și ortografia ar trebui să fie fără greșeli. Efectuați o verificare a gramaticii și luați în considerare tonul dvs. pentru a vă asigura că sunteți profesionist.

Exemple de format de scrisori de afaceri

1 Exemplu de scrisoare de afaceri cu formular bloc

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 noiembrie 2023

Dl. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Subiect: Logistica sărbătorii de Crăciun

Stimate domnule Grinch,

Vă scriu pentru a vă cere ajutorul pentru a face sărbătoarea noastră de Crăciun mai mare și mai strălucitoare decât oricând. Deoarece ne-ați ajutat în trecut cu facilitarea sărbătorii, sperăm că veți fi dispus să participați din nou în acest an.

Îmi imaginez un brad alb de 84 de picioare înălțime pentru bradul nostru de Crăciun de anul acesta, unul din Auburn, Pennsylvania. Va necesita ceva logistică de transport. În plus, sperăm să facem plimbări cu sania cu reni adevărați. Ca și anul trecut, vom avea semnul orașului. În plus, am dori să amenajăm un amfiteatru mobil în centrul orașului, cu lumini, sclipici și o mașină de ceață pentru a începe spectacolul.

Anul acesta, căutăm finanțare pentru bradul de Crăciun și transportul acestuia la Whoville. Cu toate acestea, suntem bucuroși să acceptăm orice altă asistență pe care o puteți oferi. Vă rugăm să-mi spuneți cu ce doriți să ajutați și vă voi contacta cu mai multe informații.

Cel mai bun,

[semnătură]

Cindy Lou Who, organizator șef de Crăciun Whoville, Inc.

Anexe: fișa costurilor pentru pomul de Crăciun, lista oportunităților de voluntariat

2. Exemplu de scrisoare de afaceri cu formular bloc

 PROPRIETĂȚI BIG BEAR 

O SOCIETATE CU RĂSPUNDERE LIMITĂ

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 martie 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Subiect: Dovada de angajare

Dragă Amanda,

Un angajat de-al tău, Hayley McPhee, a aplicat pentru un apartament într-unul dintre complexele noastre de apartamente. Vă contactez pentru dovada angajării.

Pentru ca cererea ei de locuință să fie aprobată, am nevoie de dovada angajării și informații despre salariu. Vă rugăm să trimiteți acest lucru la adresa menționată în partea de sus a acestei scrisori cât mai curând posibil. De asemenea, pot accepta aceste informații prin e-mail dacă le puteți atașa ca PDF.

Iată un rezumat rapid al informațiilor pe care le caut pentru această aplicație.

• O scrisoare care atestă angajarea ei
• Rezumatul salariului

Cel mai bun,

[semnătură]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC