10 chei pentru o scriere eficientă în afaceri

Indiferent dacă redactați primul CV și scrisoarea de intenție, fie că sunteți un angajat veteran sau un freelancer care dorește să vă îmbunătățiți comunicarea profesională, este important să înțelegeți elementele esențiale ale scrisului de afaceri.

Scrierea de afaceri este un tip specific de comunicare scrisă utilizată în toate tipurile de operațiuni de afaceri și este fundamentală pentru a comunica eficient și pentru a avea succes în orice mediu profesional. Acest ghid vă va ajuta să aflați ce este scrierea de afaceri, de ce este importantă și cum să vă îmbunătățiți propria scriere de afaceri pentru o comunicare eficientă.

Ce este scrisul de afaceri?

Scrierea de afaceri este comunicare profesională folosită pentru a transmite informații, instrui, face propuneri sau stabili acorduri cu claritate, concizie, eficacitate și profesionalism.

De ce este important scrisul de afaceri?

Scrierea de afaceri este importantă din mai multe motive:

• Comunicare clară și eficientă:scrierea accesibilă și concisă este esențială pentru afaceri, deoarece minimizează neînțelegerile și confuzia, ajută la stabilirea așteptărilor și promovează înțelegerea comună.
• Eficiență și productivitate:comunicarea clară economisește timp, asigurându-se că mesajele sunt înțelese cu acuratețe prima dată când sunt comunicate.
• Demonstrarea profesionalismului:Utilizarea tonului și a limbajului adecvat transmite profesionalism, ceea ce ajută la stabilirea credibilității și a încrederii în rândul colegilor, clienților și părților interesate.
• Documentare și păstrare a înregistrărilor:cuvântul scris, fie că este într-un e-mail, un raport anual sau orice altceva, acționează ca o înregistrare oficială, documentând acordurile, deciziile și informațiile importante. Scrierea corectă și bine documentată de afaceri poate servi drept dovezi pentru a susține sau apăra pretențiile legale sau litigiile și pentru a susține răspunderea.
• Conformitate și scopuri legale:În anumite contexte, limbajul scris asigură conformitatea cu reglementările și cerințele legale. Un contract este un bun exemplu. În astfel de cazuri, standardele trebuie să fie explicate clar și complet în conformitate cu cerințele și politicile specifice.

• Îmbunătățireaimaginii mărcii și obținerea influenței: Comunicarea consecventă și bine realizată întărește identitatea mărcii, favorizând o impresie favorabilă și de încredere în rândul clienților și al publicului. Din acest motiv, scrisul de afaceri se aplică indiferent dacă scrisul este formal sau informal.
• Convingerea clienților, partenerilor și clienților să acționeze: Comunicațiile de marketing eficiente, concise, clare, profesionale și de marcă pot capta atenția, pot transmite rapid informații de interes și pot inspira implicare, mai ales atunci când este inclus un îndemn puternic la acțiune.

Tipuri de scris de afaceri

Scrierea de afaceri ar trebui aplicată tuturor materialelor scrise de afaceri, inclusiv, dar fără a se limita la, următoarele:

Cereri de locuri de muncă

O aplicație include de obicei numele dvs., informațiile de contact, experiența de muncă, abilitățile, educația și alte detalii pertinente, precum și scrisoarea de intenție care o însoțește.

Propuneri

Aceste documente formale de afaceri conturează un plan, idee sau proiect sugerat și sunt concepute pentru a-i convinge pe alții să accepte, să sprijine sau să finanțeze un anumit curs de acțiune. O propunere bine scrisă îi lasă cititorului cu o înțelegere clară a ceea ce este oferit și răspunde la orice întrebări pe care le-ar putea avea despre aceasta.

Prezentări

Aceste combinații de cuvinte și elemente vizuale folosesc adesea diapozitive, conținut multimedia sau vorbit pentru a comunica informații, idei sau mesaje despre un anumit subiect unui public.

E-mailuri

E-mailurile de afaceri ar trebui să fie e-mailuri formale și să includă o linie de subiect relevantă, salut, corpul textului și o semnătură de e-mail sau un bloc de text care să includă numele, funcția, compania și informațiile de contact. Uneori pot fi incluse informații suplimentare, cum ar fi un citat, un link pentru site-ul web, mânere de rețele sociale și pronume.

Scrisori de afaceri

Există o structură cunoscută a scrisorilor de afaceri care solicită elemente specifice, cum ar fi numele destinatarului și informațiile de contact, data, un salut, corpul de copiere, numele și informațiile dvs. de contact, o închidere și o referire la anexe sau atașamente, dacă aplicabil. Scrisorile de referință au o formalitate similară.

Planuri de afaceri

Planurile de afaceri sunt foi de parcurs pentru afaceri, care conturează elementele fundamentale ale afacerii, obiectivele, strategiile și multe altele. O foaie de parcurs bine definită și ușor de înțeles oferă o cale clară către atingerea obiectivelor dvs. de afaceri, indiferent dacă vă creați planul pentru dvs. sau îl distribuiți pentru a strânge fonduri sau pentru a obține îndrumare.

Rapoarte

Rapoartele urmăresc să informeze și să sintetizeze informații despre un anumit subiect, proiect sau situație. Acestea includ adesea date, constatări, analize, concluzii și recomandări, toate acestea fiind cel mai bine prezentate într-o manieră organizată.

Note

Prescurtare pentru „memorandum”, o notă este un document concis folosit pentru comunicarea internă în cadrul unei afaceri. Deoarece notificările tind să fie scurte, folosiți cuvintele în mod judicios pentru claritate și impact.

Foi de calcul

În timp ce funcția principală a foilor de calcul este de a gestiona date numerice și de a efectua calcule, ele conțin, de asemenea, anteturi, etichete, descrieri sau note explicative în celule sau comentarii. Selectarea cu atenție a cuvintelor vă asigură claritatea și acuratețea.

Discursuri

Discursurile de afaceri încep ca documente scrise care ar trebui să se concentreze pe transmiterea punctelor lor în mod clar, concis, profesional și într-o manieră captivantă.

Comunicate de presă

Această comunicare oficială concepută pentru a partaja informații demne de știri cu mass-media tinde să aibă o formatare specifică pentru o scanare ușoară. Elementele comunicatelor de presă, indiferent dacă sunt scrise de o persoană sau de AI, includ un titlu, data emiterii, corpul care explică știrile, citate de la persoane relevante, un rezumat general al companiei emitente și informații de contact pentru întrebările mass-media.

Copywriting

Scopul acestei forme de artă scrisă folosită în publicitate, site-uri web, e-mailuri, descrieri de produse și multe altele este de a influența un public să întreprindă o anumită acțiune, fie că este vorba de a citi, de a implica, de a cumpăra, de a partaja sau mai mult. În timp ce copywriting include scrierea în vocea sau personalitatea mărcii, aceasta aderă, de asemenea, la principiile unei bune scrisuri de afaceri.

Cărți albe

Aceste rapoarte cuprinzătoare educă cititorii, oferă perspective și influențează luarea deciziilor printr-o examinare aprofundată a unei anumite probleme, tehnologie, produs sau concept. Cărțile albe includ adesea date, statistici, studii de caz și opinii ale experților, toate acestea fiind organizate cu atenție și prezentate cu un ton formal, autoritar.

10 chei pentru o scriere eficientă în afaceri

Scrierea de afaceri poate lua multe forme, dar scopul său este de neclintit: să comunice clar, eficient și succint. Aplicați următoarele chei comunicării dvs. profesionale pentru a experimenta beneficiile scrisului de afaceri excelent.

1 Angajamentul față de scop

Pentru a crea comunicații succinte și clare, aveți nevoie de un mesaj clar. Identificați scopul mesajului dvs., apoi folosiți-l ca ghid pentru a vă asigura că rămâneți la punct.

2 Respect pentru publicul tău

Pentru a ajunge la publicul dvs., trebuie să vorbiți limba lor. Identificați-vă publicul cheie, apoi luați în considerare ceea ce au nevoie sau doresc să afle, prioritățile lor și cel mai bun mod de a vă organiza informațiile pentru a-i atrage.

3 Formalitate

Formalitatea în scrisul de afaceri cuprinde întregul pachet profesional - tonul, structura și limbajul scrisului dvs. și formatul în care îl prezentați. Acordați atenție tuturor acestor elemente în timp ce vă creați documentul.

4 Ton adecvat

Tonul scrisului dvs. ar trebui să fie potrivit pentru publicul dvs., subiectul și tipul de document. Cu toate acestea, tonul tău ar trebui să transmită întotdeauna profesionalism și nuanțe contextuale ale minții. De exemplu, într-o scrisoare oficială, este indicat să salutați cititorul mai degrabă pe nume de familie decât pe prenume, în timp ce un anunț despre o zi liberă surpriză ar fi scris pe un ton mai entuziast decât unul despre închiderea unei companii.

5 Formatul adecvat

Scrierea de afaceri respectă formatarea standard din industrie, care poate varia în funcție de tipul de document. De exemplu, prezentările includ titluri, puncte de discuție și imagini, în timp ce CV-urile includ blocuri de text. Pentru scrierea de scrisori, memorii și alte comunicări scrise standard, scrierea de afaceri urmează adesea formula organizațională populară OABC (deschidere, agendă, corp, închidere).

6 Claritate

Scrierea puternică de afaceri prezintă mesaje clare, directe, ușor de înțeles de către cititor. Pentru o claritate optimă, utilizați propoziții scurte și un limbaj simplu, concentrându-vă exclusiv pe subiectul în cauză. Când prezentați o mulțime de informații, luați în considerare utilizarea unor paragrafe scurte sau liste pentru a face conținutul mai ușor de citit.

7 Concizie

Concis nu înseamnă brusc sau contondent. Înseamnă să transmită clar mesajul tău în cât mai puține cuvinte posibile. Pentru a face acest lucru, evitați pufurile, jargonul și informațiile în afara subiectului. De asemenea, recitiți și revizuiți-vă munca, eliminând cuvintele inutile (căutați adjective și adverbe), înlocuind cuvintele lungi cu altele scurte și rupând propozițiile lungi.

8 Apel la acțiune

Unele scrieri sunt pur informative. Dar dacă doriți ca cititorul să facă ceva, includeți un îndemn la acțiune (CTA). Un CTA este esențial pentru marketing, publicitate, vânzări sau orice formă de comunicare care urmărește să provoace un răspuns. Oferiți cititorului îndrumări clare cu privire la ceea ce poate face în continuare pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele de afaceri și asigurați-vă că includeți stimulentele sau motivele necesare.

9 Precizie

Precizia și corectitudinea informațiilor sunt parte integrantă a scrisului de afaceri de calitate. Ea stabilește profesionalismul, conferă credibilitate conținutului și apără împotriva confuziei și, în anumite cazuri, a eventualelor probleme juridice.

10 Fără greșeli

Utilizarea corectă a gramaticii și a punctuației este crucială dacă doriți ca scrisul dvs. să fie luat în serios. Editați, corectați și verificați întotdeauna munca dvs. cu ajutorul asistenței pentru scriere AI.

Întrebări frecvente despre scrisul de afaceri

Ce este scrisul de afaceri?

Scrierea de afaceri se referă la comunicarea profesională folosită pentru a transmite informații, instrui, face propuneri sau stabili acorduri cu claritate, concizie, eficacitate și profesionalism.

Când folosești scrisul de afaceri?

Scrierea de afaceri ar trebui aplicată tuturor materialelor scrise de afaceri, inclusiv, dar fără a se limita la, cereri de locuri de muncă, propuneri, prezentări, e-mailuri, scrisori de afaceri, planuri de afaceri, rapoarte, memorii, foi de calcul, discursuri, comunicate de presă, redactare și documente albe.

Care sunt trei părți esențiale ale scrisului de afaceri?

Trei părți esențiale ale scrisului de afaceri sunt comunicarea clară și concisă; relevanța și scopul conținutului; și profesionalism în ton și format.