7 exemple de scriere de top pentru afaceri: un ghid pentru scriitorii de afaceri

Scrisul de afaceri vine în multe forme și dimensiuni. Studiați aceste 7 exemple de scriere de afaceri pentru a afla cum să utilizați comunicarea scrisă în compania dvs.

Scrierea de afaceri este o parte a operațiunilor zilnice de afaceri, indiferent de dimensiunea companiei. Structura propoziției, alegerea cuvântului și formatarea unei piese de comunicare de afaceri sunt specifice tipului de document trimis. Angajații cărora li se cere să elaboreze un document de afaceri trebuie să înțeleagă diferitele tipuri de scris de afaceri care există. Câteva sfaturi generale de scriere se aplică tuturor tipurilor de scriere de afaceri, inclusiv:

• Scrieți cu voce activă, nu cu voce pasivă
• Fii concis și direct în comunicarea ta
• Angajați-vă să evitați greșelile de scriere prin corectarea și utilizarea programelor de gramatică și de verificare ortografică
• Evitați jargonul și cuvintele la modă
• Folosiți acronimele cu moderație

În plus, oricine scrie pentru o afacere trebuie să se angajeze să lucreze fără erori. Majoritatea companiilor vor avea ghiduri de scriere care acoperă stilul și tonul documentelor lor scrise, iar scriitorii ar trebui să le studieze și pe acestea. Cu toate acestea, există o oarecare varietate în diferitele tipuri de scris utilizate în afaceri. Iată o listă de exemple de scriere de afaceri pe care le puteți studia pentru a crea lucrări mai bine scrise pentru afacerea sau organizația dvs.

1. Scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri sunt o formă de scriere de afaceri tranzacțională. O scrisoare de afaceri este un document formal scris trimis de la o persoană din cadrul unei organizații la alta. Există de multe ori când cineva ar putea avea nevoie să folosească acest tip de comunicare de afaceri, inclusiv:

• Scrisori de propunere de afaceri: Aceste scrisori propun un acord de afaceri între două părți și prezintă termenii acelui acord.
• Scrisoare de recomandare: O scrisoare de recomandare este trimisă unui potențial angajator pentru a recomanda un candidat pentru o poziție.
• Scrisori de urmărire: După un interviu sau altă comunicare în persoană, profesioniștii în afaceri trimit de obicei o scrisoare de continuare care acoperă conversația sau interviul și orice întrebări care apar ulterior.
• Scrisoare de ofertă: o scrisoare de ofertă prezintă termenii unei oferte de afaceri, de obicei atunci când o ofertă de muncă este pe masă.
• Scrisoarea de intenție: o scrisoare de intenție însoțește un CV sau o cerere pentru un loc de muncă.
• Scrisoare de demisie: Această scrisoare spune unei companii că anunțați să vă renunțați la locul de muncă. Majoritatea companiilor solicită o scrisoare de demisie în câteva săptămâni de la data încheierii.

Iată un șablon pe care îl puteți folosi atunci când scrieți o scrisoare de afaceri. Rețineți că veți sări peste o linie între fiecare secțiune:

• Informatia ta de contact
• Data în format lună, zi, an
• Titlul postului, numele companiei și adresa destinatarului
• Salut, de obicei în format „Numele persoanei dragi”.
• Corpul literei, la un singur paragraf pentru fiecare paragraf, cu un spațiu între ele.
• Apel la acțiune pentru a încheia corpul scrisorii care include e-mail și numărul de telefon, dacă este cazul.
• Închidere în formatul „Cu respect,”
• Semnătură de mână
• Nume tastat

Iată cum ar putea arăta:

John Smith
123 Drury Lane
New York, NY 12345

20 aprilie 2021

Sarah Collins
Director, Resurse Umane
ACME Tech
123 Business Road
New York, NY 12345

Stimata doamna Collins,

Vă scriu pentru a vă spune despre viitorul nostru eveniment tehnologic din New York și pentru a vă invita să fiți un vorbitor principal. Evenimentul va avea loc în perioada 15-18 septembrie la hotelul Raddison.

În ultimii cinci ani, v-am urmărit expertiza în resursele umane pe măsură ce ați dezvoltat ACME Tech și ați incorporat oameni noi. Credem că veți fi un atu pentru participanții noștri care caută modalități mai bune de a-și integra noii angajați în companiile lor de tehnologie.

Pachetul vorbitorului dumneavoastră va include cazare, masă și un onorariu modest.

Dacă aveți întrebări, nu ezitați să mă contactați la [email protected] sau să sunați la 444-444-4444. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Cu sinceritate

(Semnătură)

John Smith

2. E-mailuri de afaceri

E-mailurile de afaceri sunt similare ca structură cu scrisorile de afaceri. Cu toate acestea, ele conțin și o linie de subiect. În această formă de comunicare profesională, veți dori ca subiectul să spună de la cine este e-mailul și de ce este trimis. În e-mail, veți urma același format ca o scrisoare de afaceri, dar omiteți informațiile de contact și data din partea de sus. Structura scrisorii ar trebui să fie similară. În semnătură, închideți scrisoarea cu numele, titlul, numărul de telefon și adresa de e-mail. Iată cum ați putea ajusta scrisoarea de afaceri anterioară pentru a se potrivi cu formatul de e-mail:

Subiect: invitația unui vorbitor principal din septembrie

Stimata doamna Collins,

Vă scriu pentru a vă spune despre viitorul nostru eveniment tehnologic din New York și pentru a vă invita să fiți un vorbitor principal. Evenimentul va avea loc în perioada 15-18 septembrie la hotelul Raddison.

În ultimii cinci ani, v-am urmărit expertiza în resursele umane pe măsură ce ați dezvoltat ACME Tech și ați incorporat oameni noi. Credem că veți fi un atu pentru participanții noștri care caută modalități mai bune de a-și integra noii angajați în companiile lor de tehnologie.

Pachetul vorbitorului dumneavoastră va include cazare, masă și un onorariu modest.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați la [email protected] sau să sunați la 444-444-4444. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Cu sinceritate

John Smith, coordonator de marketing, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Note

Un memoriu sau un memorandum este o formă scurtă și concisă de comunicare, trimisă de obicei unui grup de oameni din cadrul unei afaceri. Este de obicei folosit pentru a anunța membrii organizației. Memo-urile au un șablon specific pentru titlu, care este:

• MEMORANDUM
• CĂTRE: (numele complete ale cititorilor și titlurile postului)
• DE LA: (numele complet și titlul expeditorului)
• DATA: (data completă)
• SUBIECT: (subiect scurt care indică temeinic punctul principal al memoriului)

Nota în sine are o introducere care reia subiectul într-o propoziție. Paragrafele din corp oferă motivele anunțului sau alt scop al notei. Se încheie cu un paragraf de încheiere care rezumă punctele și reamintește cititorilor ce ar trebui să facă cu informațiile conținute. Iată un exemplu de notă practică:

Către: Echipa HR

De la: John Smith, manager

Data: 20 aprilie 2021

Subiect: Utilizarea necorespunzătoare a aplicațiilor pentru telefon în timpul companiei.

Echipa HR,

Mi s-a atras atenția că unii din birou petrec prea mult timp la ceas jucându-se pe telefoanele lor.

Cercetările statistice recente au descoperit că oamenii care petrec timp pe jocuri de pe telefon costă aproximativ 1 milion de dolari pe an pentru o companie medie. Aceasta este o pierdere pe care nu o putem permite.

Nu dorim să introducem reguli inutile, așa că vă rugăm să fiți mai conștienți de utilizarea telefonului dvs. Amintiți-vă, sunteți la ora companiei.

Mulțumesc,

John Smith, manager

4. Manuale

Manualele oferă informații de care angajații au nevoie pentru a-și face treaba bine. Aceasta include regulile biroului sau companiei și procedurile care trebuie urmate pentru a lucra pentru companie. Manualele angajaților sunt esențiale în ceea ce privește legalitățile angajării. Dacă ceva nu este clar subliniat în manual, angajații nu pot fi trași la răspundere pentru aceste acțiuni. De asemenea, trebuie să fie clare și instructive, astfel încât angajații să le poată citi și să înțeleagă clar așteptările. În timp ce fiecare companie va avea propriile reguli, unele dintre componentele majorității manualelor angajaților includ:

• Declarația de misiune și istoricul companiei
• Declaratii legale
• Cod vestimentar
• Ore și compensare
• Politici privind orele suplimentare
• Beneficii
• Responsabilități și așteptări
• concediu de companie și concediu plătit
• Oportunități de promovare
• Reguli de călătorie și rambursare

Afișarea unui exemplu de manual este imposibilă din cauza lungimii sale, dar iată un fragment care arată cum ar putea suna un manual. Acest exemplu vine de la Indeed.com.

2. Cod vestimentar

Vă vom oferi patru tricouri cu numele nostru pe ele și patru șorțuri albe pentru talie. Îți poți alege tricourile în trei culori și mărimi. Sunteți responsabil să luați cămășile și șorțurile acasă și să le spălați după tură. Ele pot fi înlocuite gratuit dacă sunt distruse la serviciu sau în altă parte. Angajații pot purta blugi fără găuri, pantaloni și fuste și pantaloni scurți la cel mult șase inci deasupra genunchiului. Jambierele și alte îmbrăcăminte de antrenament nu sunt permise. Puteți purta orice pantofi, dar trebuie să fiți aproape din motive de siguranță.

5. Rapoarte de afaceri

Rapoartele de afaceri sunt scrieri informaționale care arată rezultatele organizației sau informații despre un proiect. De obicei, aceste rapoarte conțin date și cercetări și sunt trimise conducerii sau părților interesate pentru a-i ajuta să ia decizii pentru afacere. Există multe tipuri de rapoarte pe care o companie le poate face, inclusiv rapoarte despre:

• Conformitate
• Investigatii
• Fezabilitate
• Recomandări pentru afaceri

Părțile unui raport de afaceri includ:

• Rezumat
• Cuprins
• Introducere
• Corp, care poate fi marcatori în loc de paragrafe
• Concluzie
• Referințe
• Anexă opțională

Iată un exemplu de extras dintr-un raport de afaceri:

În 2021, ACME Tech a semnat zece clienți noi, iar rețelele sociale au fost esențiale în obținerea acelor clienți. Acest raport rezumă acoperirea prezenței noastre în rețelele sociale, oferind rezultate care ne pot ajuta să ne dezvoltăm eforturile de marketing în anul următor.

6. Ordinea de zi a ședințelor

Deși ar fi ideal ca fiecare angajat să participe la fiecare întâlnire, uneori acest lucru nu este posibil. Agendele întâlnirilor sunt scurte ghiduri pentru subiectele abordate într-o întâlnire de afaceri. Aceasta este, de asemenea, una dintre formele informaționale ale scrisului de afaceri. Ordinea de zi a ședinței este scrisă înainte de ședință și ghidează direcția ședinței. Acestea sunt scrise sub formă de schiță sau marcatoare, astfel încât liderul întâlnirii să poată vedea cu ușurință ce trebuie să se întâmple. După întâlnire, ordinea de zi poate fi trimisă persoanelor care nu au putut participa, astfel încât să știe ce s-a întâmplat. Iată un exemplu de agendă:

AGENDA REUNIUNII

Data: 20 aprilie 2021
Ora: 12 pm
Locație: Sala de conferințe

DETALII AGENDA

Obiective: Scopul întâlnirii este de a discuta despre strategiile de marketing pe rețelele sociale de implementat pentru anul fiscal următor.

Examinați campaniile anterioare pe rețelele sociale

Timp: 15 minute
Scop: Furnizarea de informații
Lider: John Smith

A. Afișați exemple de campanii în rețelele sociale
b. Examinați eficacitatea acestor campanii
c. Identificați campaniile care au fost cele mai eficiente.

7. Comunicate de presă

Comunicatele de presă sunt trimise la principalele instituții de știri pentru a anunța schimbări sau știri din cadrul organizației. Ele pot fi de ajutor în marketing, deoarece păstrează numele afacerii în fața potențialilor săi clienți și, de asemenea, pot ajuta la încurajarea entuziasmului cu privire la schimbările bune pentru afacere. Cu toate acestea, comunicatele de presă sunt rareori folosite pentru știri proaste, având ca scop îmbunătățirea marketingului cu ele. Comunicatele de presă folosesc un ton profesional și tehnici bune de scriere de afaceri. Nu sunt niciodată mai lungi de 500 de cuvinte și de obicei au citate de la conducere sau de la părțile interesate. Se termină cu un conținut general „despre noi” care indică afacerea. Iată un exemplu de comunicat de presă:

ACME Tech anunță un nou CEO

Noul lider vine într-un moment de creștere fără precedent pentru compania de tehnologie din New York.

NEW YORK, NY, 20 aprilie 2021 – ACME Tech, o firmă de tehnologie cu sediul în New York, a anunțat miercuri că va aduce un nou CEO. Gerald Fitzgerald se va alătura companiei în septembrie, la începutul anului fiscal.

CEO-ul interimar și-a exprimat entuziasmul față de adăugare. „Sunt încântat să aduc un lider atât de puternic companiei noastre atunci când mă confrunt cu o creștere fără precedent. Aștept cu nerăbdare să colaborez cu Gerald pentru a împinge ACME Tech la noi culmi.”

Se așteaptă ca dl Fitzgerald să se concentreze puternic pe prezența companiei în rețelele sociale și pe aducerea de produse noi și inovatoare pe piață.

Despre ACME Tech

ACME Tech este o firmă de tehnologie din New York care se concentrează pe produse inovatoare business-to-business. Sunt cunoscuți în special pentru produsele lor software CRM.

Cauți mai mult? Consultați articolul nostru despre cel mai bun ghid de stil pentru scrierea de afaceri!