12 sfaturi de top pentru scrierea afacerilor pe care oricine le poate folosi

Dacă tocmai îți începi cariera în afaceri sau un profesionist experimentat, aceste sfaturi de scriere în afaceri te vor ajuta să-ți duci comunicarea la locul de muncă la nivelul următor.

Când vă aflați într-o poziție care necesită să creați comunicații de afaceri la nivel înalt, este esențial să lucrați în mod constant pentru a vă dezvolta abilitățile de scriere de afaceri. Indiferent dacă îți îmbunătățești structura propoziției pentru a crea o scriere bună pentru afaceri sau dacă încerci să-ți sporești utilizarea vocii active în loc de vocea pasivă pentru a crește claritatea scrisului, creșterea abilităților te poate ajuta să creezi o scriere de afaceri mai eficientă, care să-ți primească mesajul. peste.

Aici, vom arunca o privire la câteva sfaturi pe care le puteți folosi pentru a crea o comunicare mai eficientă și pentru a dezvolta tehnici de scriere de afaceri mai bune.

1. Cunoaște-ți publicul

Indiferent de tipul de scriere la care lucrați, cunoașterea audienței este esențială pentru utilizarea abilităților de comunicare potrivite care vă vor face să vă transpuneți punctul de vedere. Dacă scrieți o notă care detaliază cele mai recente modificări de cercetare pentru superiorii dvs., veți adopta o abordare diferită decât a scrie o actualizare trimestrială pentru membrii consiliului. Când vă cunoașteți publicul, vă puteți personaliza documentul de afaceri pentru a-i întâlni la nivelul lor de cunoștințe, indiferent dacă includ termenii tehnici cu care sunt familiarizați sau luați timpul și spațiul necesar pentru a-i pune la curent cu cele mai recente schimbări din industria dvs. .

2. Cercetați temeinic temeiuri

Când lucrați pentru a dezvolta rapid o bucată de comunicare de afaceri, poate fi tentant doar să faceți cercetări la nivel de suprafață. În schimb, fă-ți timp pentru a aprofunda problemele pe care le discuti. Aceasta nu este doar o mișcare inteligentă pentru a vă ajuta să deveniți un scriitor de afaceri mai bun, ci vă va oferi, de asemenea, informațiile de care aveți nevoie atunci când un supervizor sau un membru al consiliului de administrație vă oprește inevitabil pe hol pentru a discuta un punct din scrierea dvs.

Dacă simțiți că aveți nevoie de mai mult timp decât v-a permis supervizorul dvs. pentru a finaliza volumul de cercetări pe care le necesită scrisul dvs. de afaceri, nu ezitați să contactați ei și să explicați cum amânarea termenului limită v-ar sprijini atât pe dvs., cât și pe companie.

3. Cunoaște-ți scopul

Cu unele tipuri de scris de afaceri, punctul principal este clar. Poate că scrieți o actualizare pentru echipa dumneavoastră cu privire la o problemă specifică pe care ați lucrat să o rezolvați sau vă oferiți consiliului dumneavoastră o actualizare financiară pentru trimestrul. Aceste tipuri de comunicare scrisă au un scop clar, făcându-vă ușor să rămâneți pe drumul cel bun în timp ce scrieți.

Pentru alte tipuri de comunicare, totuși, poate fi mai greu să ajungi la obiect, mai ales dacă nu ești sigur care este ideea. Dacă scrieți o actualizare pentru constituenți sau furnizați un raport de progres șefului dvs., faceți tot posibilul pentru a clarifica punctele pe care lucrați să le acoperiți înainte de a începe să scrieți. Munca ta va fi mai accesibilă, iar publicul tău va aprecia abordarea ta concisă.

4. Anticipați întrebările

Când ajungeți la finalul scrisului de afaceri, acordați-vă un moment pentru a vă imagina că sunteți un membru al publicului. Faceți tot posibilul să vă asumați nivelul de cunoștințe despre munca dvs. Acum, întoarce-te la începutul scrisului tău și încearcă să o citești prin ochii lor. Ce întrebări ar avea probabil? Ce părți ale scrierii tale ar fi dificil de înțeles pentru ei? Anticipând întrebările pe care publicul dvs. le-ar putea avea și introducând răspunsurile în scrisul dvs., puteți crea o comunicare mai precisă și mai eficientă.

5. Schiță înainte de a scrie

Odată ce cunoașteți scopul scrisului dvs. de afaceri, poate fi util să dezvoltați o schiță înainte de a începe munca de scris propriu-zisă. Introducerea punctelor principale pe hârtie vă poate ajuta să explorați mai ușor introducerea scrisului și vă poate ajuta să decideți cât timp și spațiu să dedicați fiecărei zone de interes. Dacă vă străduiți să finalizați schița, nu vă faceți griji – chiar dacă notați unul sau două puncte principale și câteva detalii de susținere vă pot ajuta să mergeți în direcția corectă atunci când nu sunteți sigur de unde să începeți.

6. Evitați complicațiile excesive

Poate fi tentant să-ți arăți cunoștințele din domeniu atunci când scrii pentru afaceri, dar rezistă nevoii de a exagera cu jargonul tehnic atunci când scrii. Dacă există o alternativă simplă la un cuvânt complicat, folosește-o. Când îți păstrezi scrisul simplu, faci ca publicul să-ți înțeleagă mai ușor ideile.

Deși publicul dvs. va citi probabil la un nivel înalt, se recomandă să urmăriți un nivel de lectură de liceu sau gimnaziu în munca dvs. Nu încercați să predați o clasă de facultate atunci când trimiteți o bucată de comunicare de afaceri – încercați să transmiteți o idee publicului dvs. rapid, eficient și are sens. Nu vă faceți griji dacă încercați să impresionați oamenii din lumea afacerilor cu un vocabular elegant. Vor fi mult mai impresionați de capacitatea ta de a-ți articula punctele simplu dar precis.

7. Citiți-l

Când îți citești munca cu voce tare, poate fi mai ușor să găsești puncte cu o frază incomodă sau o gramatică incorectă. Adesea, ochii noștri trece peste aceste probleme în timpul procesului de corectare. Dacă te simți confortabil, un prieten să-ți citească munca cu voce tare îți poate oferi mai multă perspectivă asupra modului în care scrierile tale vor ajunge publicului tău. Încercați să nu fiți prea dur cu voi înșivă pentru greșelile simple atunci când vă ascultați munca – întoarceți-vă și faceți corecțiile necesare înainte de a trece mai departe cu trimiterea comunicării către ceilalți.

8. Eliminați umplutura

Poate fi tentant să completați corpul e-mailului sau al altor comunicări de afaceri cu cuvinte de completare, mai ales dacă încercați să arătați că înțelegeți profund sarcina. În lumea afacerilor, totuși, verbiajul inutil este descurajat. Veți dori să vă păstrați scrisul cât mai concis posibil. Întrebați-vă dacă publicul dvs. primește informațiile de care au nevoie din comunicarea dvs. și, dacă da, încheiați-o acolo. Dacă trebuie să completați un spațiu într-un buletin informativ sau alt tip de actualizare și nu aveți informații relevante, întrebați-vă supervizorul dacă puteți contacta un alt departament pentru a combina actualizările.

9. Uitați de jargonul afacerilor

Când îți finalizezi scrierea afacerii, fă-ți un minut să te întorci și să cauți cuvinte pe care majoritatea oamenilor nu le-ar înțelege. Cu toate acestea, nu este nicio problemă dacă aveți termeni specifici industriei pe care nu îi puteți modifica. Dacă ați folosit jargonul în mod inutil, scoateți-l și mergeți cu un cuvânt mai puțin complicat.

Buzzwords nu vă va convinge audiența că știți despre ce vorbiți și vă poate îndepărta tonul profesional pentru care doriți să încercați în comunicarea dvs. de afaceri. Vrei să faci cât mai simplu posibil ca oamenii care citesc comunicarea ta de afaceri să înțeleagă ceea ce încerci să spui. Menținerea vocabularului simplu poate face citirea comunicării mai eficientă.

10. Cere ajutor

Dacă sunteți nou în ceea ce privește scrisul de afaceri, poate fi dificil să vă dați seama exact cum să vă organizați comunicările de afaceri. Acest lucru poate fi valabil mai ales dacă stilul dvs. de scris este de obicei mai potrivit pentru rețelele sociale sau scrisul persuasiv sau dacă nu ați lucrat niciodată ca scriitor profesionist într-o capacitate de afaceri.

Când le cereți altora feedback cu privire la scrierea afacerii dvs., spuneți-le că nu doar ceri ajutor cu greșelile de scriere. În schimb, spuneți-le că doriți feedback pentru a face scrisul mai concis și mai potrivit pentru publicul dvs. Este o mișcare inteligentă să rulezi prima versiune a scrisorilor de afaceri și alte comunicări din partea supervizorului sau a directorului de comunicare, mai ales dacă încă te obișnuiești cu ghidul de stil al companiei tale.

11. Angajați-vă pentru îmbunătățire

Când abia începeți să scrieți afaceri, este logic să vă simțiți nesigur și nervos dacă comunicați cu colegii și superiorii dvs. în stilul și formatul corect. Ca orice abilitate nouă, poate dura timp pentru a vă dezvolta scrierea tehnică. Rămâneți angajat să vă îmbunătățiți nu numai că va atrage atenția supervizorului dvs., ci vă va ajuta, de asemenea, să vă creșteți încrederea. Folosirea verificatoarelor ortografice, cursurile de scriere online sau în persoană și utilizarea verificatoarelor gramaticale (cum ar fi Grammarly și editorul Hemingway) vă pot ajuta să vă sporiți încrederea în abilitățile de scriere în afaceri.

12. Folosiți un verificator de gramatică

Un verificator gramatical bun este cel mai simplu mod de a găsi și remedia rapid erorile gramaticale și de punctuație din rapoartele, e-mailurile și documentele dvs. de afaceri. Puteți instala un verificator gramatical ca aplicație desktop sau plugin pentru instrumentul preferat de scriere a e-mailurilor sau procesorul de text. Ar trebui să identifice aceste greșeli aproape instantaneu. Apoi, puteți găsi și remedia mai multe greșeli gramaticale decât va prinde verificatorul gramatical încorporat în sistemul dvs. de operare.

Grammarly este unul dintre cei mai buni verificatori gramaticali pentru profesioniștii în afaceri. Aflați de ce în această recenzie Grammarly.