Cum să scrieți e-mailul de respingere a candidatului perfect
Publicat: 2022-03-22Să-i spui unui potențial candidat că nu are un loc de muncă este unul dintre cele mai provocatoare lucruri pe care oricine le poate face, dar este esențial să faci tu. Persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă și-au luat timpul, efortul și, în unele cazuri, cheltuielile pentru a depune o cerere și a participa la un interviu, așa că cel mai puțin pe care îl poți face este să le spui dacă nu au un loc de muncă.
Cele mai bune e-mailuri de respingere a candidaților sunt personale și profesionale, oferind suficient feedback celui care caută un loc de muncă. Ei găsesc echilibrul potrivit între a fi pozitivi, informativi și încurajatori, în timp ce tot spun nu.
Faceți-o corect și vă puteți îmbunătăți reputația afacerii dvs. Găsiți greșit, iar un e-mail de respingere a unui loc de muncă prost se poate răspândi rapid în întreaga lume, dăunându-vă reputației și credibilității.
Deci, cum scrieți scrisoarea de respingere a candidatului perfect? Citiți ghidul nostru pentru a afla.
Ce este un e-mail de respingere?
Un răspuns prin e-mail de respingere a unui loc de muncă este o curtoazie profesională pentru solicitanții de locuri de muncă care nu au avut succes după ce au depus o cerere sau au participat la un interviu.
Odată ce te-ai decis pe cine să intervievezi sau pe cine să angajezi, este esențial să anunți candidații nereușiți cât mai curând posibil.
Nu există reguli reale privind e-mailurile de respingere a unui loc de muncă, dar cu siguranță ar trebui să trimiteți unul. Din păcate, multe organizații nu se deranjează.
Platforma de locuri de muncă Workable a constatat că 75% dintre solicitanții de locuri de muncă nu primesc niciodată un răspuns după trimiterea unei cereri. Încă 60% nu au primit niciodată feedback după un interviu.
De ce trebuie să știu despre e-mailurile de respingere a locurilor de muncă?
Sarcina de a elabora o scrisoare de respingere este adesea delegată personalului care poate să nu fi fost implicat în procesul de selecție. Cheia este să găsiți tonul potrivit între a fi încurajator și pozitiv, dar cinstit și profesionist.
Dacă nu ați mai scris niciodată o scrisoare de respingere a solicitantului, poate fi nevoie de puțină practică înainte de a atinge toate notele potrivite. Chiar și recrutorii cu experiență pot găsi că e-mailurile de respingere pot fi dificil de creat.
A spune cuiva vești proaste este întotdeauna dificil, dar a scrie scrisori de respingere este deosebit de dificil. Persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă devin investite emoțional în procesul de recrutare, iar respingerea poate fi greu de acceptat.
De la aplicare la o programare, procesul mediu de recrutare durează 27 de zile, a constatat Glassdoor. Dacă candidații au fost invitați la interviu și s-au întâlnit cu potențiali angajatori, un „nu” poate fi dificil de acceptat. Când sunt respinși, cei care caută un loc de muncă vor experimenta o serie de emoții, inclusiv dezamăgire, furie și frustrare.
O scrisoare lipsă sau scrisă prost ar putea dăuna conceptului de sine al destinatarului și intențiilor viitoare ale potențialilor recruți", au descoperit cercetătorii. Mai simplu spus, o scrisoare de respingere proastă ar putea afecta de durată sănătatea mintală a cuiva.
Într-un alt studiu, cadrele universitare au descoperit că solicitanții respinși fără a primi corespondență au fost mai susceptibili să creadă că organizația nu și-a îndeplinit obligațiile. Cei care nu au primit o scrisoare de respingere personalizată au avut ceea ce cercetătorii descriu drept „intenții mai negative” față de organizație.
O scrisoare de respingere bine scrisă poate realiza trei lucruri:
- Furnizați cu promptitudine știrile esențiale.
- Oferiți închidere emoțională pentru solicitantul de locuri de muncă.
- Protejați reputația și îmbunătățiți percepția lor asupra organizației dvs.
O scrisoare de respingere înainte de interviu sau un e-mail de respingere după interviul de angajare poate fi atât de scurtă sau lungă pe cât doriți, dar trebuie să conțină câteva detalii pe care le vom trata în continuare.
Ce face un e-mail excelent de respingere a candidatului?
Am mai scris despre eticheta de e-mail profesională, dar o scrisoare de respingere pentru locurile de muncă vacante este ușor diferită. Cercetarea noastră a identificat că există patru părți principale ale oricărui e-mail de respingere de succes.
- Mulțumim solicitantului
- Dați veștile proaste
- Explicați motivele
- Încheiați pozitiv
Să ne uităm la acestea mai detaliat.
1. Mulțumiți solicitantului
Solicitanții de locuri de muncă au investit timp și efort pentru a aplica. Sunt entuziaști, entuziasmați și au investit emoțional în acest proces. Aplicarea pentru un loc de muncă este grea, iar respingerea este și mai grea. Prin urmare, este esențial să recunoaștem acest lucru mulțumindu-le pentru efortul depus.
2. Dați veștile proaste
Scrisorile de respingere sunt despre vești proaste, așa că fiți clar și direct. Dacă este un nu, atunci spune asta.
Răspunsul dumneavoastră trebuie să fie definitiv și să nu lase solicitantul să nu se iluzie că are o șansă. O pauză curată este cea mai corectă abordare.
3. Explicați motivele
Este vital să explicați de ce persoana respectivă nu și-a găsit un loc de muncă.
Puteți introduce aici cât de multe detalii doriți. În unele cazuri, poate fi la fel de simplu ca să spuneți că au existat candidați mai potriviți sau poate doriți să oferiți feedback lung și detaliat. Vedeți exemplele noastre de mai jos pentru a vă inspira.
Chiar și un feedback scurt este mai bine decât un feedback.
4. Încheiați pozitiv
Terminarea e-mailului cu o notă pozitivă este esențială. Nu i-ați oferit acestei persoane un loc de muncă, dar există un rol pentru ea.
Mulțumiți solicitantului, recunoașteți-i punctele forte și încurajați-l să aplice din nou. Dacă sunteți pregătit să urmați, oferiți-i să oferiți feedback solicitantului.
Cum să respingi un candidat prin e-mail
Ați citit cadrul nostru pentru construirea e-mailului perfect, dar s-ar putea să vă întrebați cum se traduce asta într-un e-mail de respingere? Să aruncăm o privire la câteva dintre sfaturile cruciale pentru scrierea unei scrisori de respingere a cererii.
1. Folosiți numele persoanei
Poate fi tentant să trimiteți un e-mail de grup tuturor intervievaților, dar nu faceți acest lucru. Adresați-vă întotdeauna persoanei pe nume. Ei o vor aprecia.
Preferăm să folosim prenumele, deoarece sună mult mai personal. Puteți afla mai multe despre cum să începeți un e-mail profesional în blogul nostru aprofundat.
2. Mulțumește-le pentru aplicare
Fiecare cerere și interviu reprezintă ore de efort din partea unui solicitant de locuri de muncă, așa că o mulțumire nu este doar binevenită; este o necesitate.
Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a aplica pentru postul de UX Designer.
3. Începeți cu veștile proaste (și nu vă cereți scuze că ați ales cel mai bun candidat)
Spuneți-le imediat oamenilor că nu au avut succes. Nu lăsați până la sfârșitul e-mailului pentru a oferi veștile proaste. Persoanele în căutarea unui loc de muncă vă vor citi și reciti e-mailul, așa că fiți clar, nu vagi.
De exemplu :
- Cu această ocazie, am decis să nu vă ducem cererea mai departe.
- Vă scriu pentru a vă anunța că nu ați fost selectat pentru un interviu.
- Din păcate, nu vom continua cu cererea dvs. în acest moment.
Poate vrei să-ți spui scuze, dar nu. Deciziile pe care le iei sunt cele mai bune pentru afacerea ta și nu este nevoie să-ți ceri scuze.
4. Fii personal
Petrecând puțin timp reflectând asupra experienței unui candidat, îl poate face pe solicitantul de locuri de muncă să simtă că decizia ta este considerată și corectă. O respingere fără explicație poate duce la confuzie, frustrare și supărare.
5. Dacă oferiți feedback, asigurați-vă că o spuneți cu adevărat
Atât de multe organizații oferă feedback, dar nu (din multe motive). Dacă nu sunteți pregătit să oferiți feedback, atunci nu vă oferiți să faceți acest lucru.
6. Încurajați-i să aplice din nou
Ușa nu este niciodată închisă candidaților grozavi, așa că încurajați-i să aplice din nou. Includeți detalii despre cum pot căuta noi oportunități.
Poți sugera persoanelor în căutarea unui loc de muncă să se conecteze cu tine pe platformele de social media, cum ar fi LinkedIn, pentru a afla despre noi oportunități.
7. Încheiați profesional
Am scris un blog detaliat despre cele mai bune practici pentru terminarea e-mailurilor profesionale. Verifică.
8. Verificați toate e-mailurile
Nu există nimic mai rău decât un e-mail de respingere scris prost, așa că asigurați-vă că îl verificați înainte de a-l trimite.
Cât de lungă ar trebui să fie scrisoarea mea de respingere?
Nu există un răspuns corect sau greșit. Primul lucru este să scrieți o scrisoare de respingere a unui loc de muncă. Atât de multe companii și organizații nici măcar nu fac acest pas.
Un ghid bun este că, cu cât cineva a fost implicat mai mult timp în procesul de selecție a postului, cu atât mai detaliată ar trebui să fie scrisoarea de respingere a candidatului. În cele mai multe cazuri, trei sau patru paragrafe sunt suficiente.
Linia de subiect pentru e-mailul de respingere
Cel mai bine este să păstrați lucrurile simple, clare și profesionale. Vă recomandăm să enumerați titlul postului în linia de subiect. Ca exemplu, puteți folosi următoarele.
Șablon de e-mail de respingere
Ar trebui să vă personalizați e-mailurile de respingere pentru fiecare rol și fiecare organizație, dar iată câteva exemple de bază pe care le puteți urma.
Exemplul 1: e-mail de bază de respingere a candidatului
Aceasta este o scrisoare de respingere destul de standard, care este adaptată persoanei respective. Este profesional, la obiect și clar.
Exemplul 2: scrisoare formală de respingere
Dacă scrieți în numele altcuiva, păstrați-l pe scurt și formal. Iată un exemplu.
Exemplul 3: e-mail de respingere detaliat
Dacă sunteți pregătit să oferiți feedback detaliat, acesta poate fi extrem de benefic pentru persoana care caută un loc de muncă. Acest șablon este un exemplu de scrisoare de respingere potrivită după interviu. Este modelat pe e-mailul de respingere folosit de Apple.
Exemplul 4: e-mail personal de respingere a unui loc de muncă
Dacă conduceți singur o afacere și doriți să faceți ceva ușor diferit (în timp ce urmați principiile noastre de bază), atunci de ce nu?
Încă te străduiești să scrii acel e-mail de respingere a candidatului? Flowrite transformă secvențe de cuvinte în e-mailuri gata de trimis, care sunt atât personale, cât și profesionale. Dacă vrei să fii primul care experimentează viitorul scrisului, solicită acces acum.